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はい、どうも皆さん、こんにちは。今日の元春です。今回はプランナーの使い方、初めて講座ということで、Microsoft 365のアプリの一つであるプランナーの使い方を紹介しています。で、この講座なんですけれども、初めてプランナーを使いたいと思っている方、それからプランナーに興味あるんだけれども、どうやって使ったらいいかわからないという方のための講座となっています。この動画最後までご視聴いただければ、プランナーの基本的な使い方をマスターできますので、ぜひ最後まで動画の方ご視聴いただければと思います。それでは本編の方行ってみましょう。
はい、それでは早速、プランナーの画面を通してアプリのデモの方を行っていこうと思います。今見えている画面がプランナーのアプリケーションの中身になっています。で、これよく見ていただくと分かるんですけれども、実はこれTeamsの中でプランナーを動かしています。今回の例ですと、この経理部というチーム部署ですね、中のチャネル「2023年度決算」という決算のことを扱うチャンネルがあるんですが、この中にこちらタブとして「決算スケジュール」というタブを用意して、その中にプランナーのアプリを埋め込んで使っているようなデモになっています。もちろんプランナー単体で動かしてもいいんですけれども、このようにTeamsのタブ機能として準備しておくことで、当然これ決算のスケジュールを扱うプランになっているんですけれども、投稿から例えばタスクに何か問題があった時とかにも、このタスクちょっと遅れてるけども誰か手伝ってください、みたいなより濃密な会話ができたり、タスクの抜け漏れとか、あとはタスクの遅延を防ぐことができると思いますので、プランナー単体で使ってもいいんですが、Teamsの中に埋め込んで使うことで、より作業効率が上がったり、タスクの抜け漏れが防げると思いますので、このようにタブ機能で使っていくといいんじゃないかなと僕の方は思っています。
はい、じゃあ早速プランナーの中身の紹介していこうと思います。まずプランナーというのはですね、3つの階層に分かれています。一番大きな階層というか単位ですね、はこちら今見えている画面全体ですね、これを「プラン」という風に言います。今回のプランはこのタブの名前そのままです。「決算スケジュール」という全体のプランがある、これが1個目の階層です。で、2つ目の階層としてこちら縦割りになっていますよね。その名前が「決算日まで」とか「一時締めまで」みたいな名前がついていると思うんですが、これを「バケット」という風に言います。セクションのようなものだと思っていただければと思います。で、そのセクションの中に1個1個タスクがある、これが第3階層目。もう1回言うと、まず一番大きな単位として「プラン」という大きな単位枠組みがあると。その中には「バケット」という縦割りのセクションのようなものがあって、そのセクションの中にはタスクが何個か割り振られていて、そのひとかたまりのことをバケットという、バケットが何個か固まってそれがプランになるというような感じの階層構造だと覚えていただければと思います。
じゃあちょっとまずこれもタスクできているんですけれども、なんか1個タスクを作ってみようと思います。タスクを作りたい場合ですね、じゃあこの一時締めまでのところでタスクを何か作ってみようと思います。こちら「タスクを追加」というところを押すことで、このようにタスクを作ることができます。で、作り方は簡単です。タスク名を入力していきます。じゃあ何か、えっと、作業を入れていきましょうか。「金庫現金締め作業」みたいなタスクを追加しようと思います。で、これ入れていただいてもうタスクを追加してもいいんですが、ここに「期限の設定」と「割り当てる」とあります。こちら「期限の設定」クリックすることで、この現金金庫の現金の締め作業をいつまでにやらなきゃいけないかっていう期限を決めることができます。じゃあ一次締め、今回の決算は8月末の決算を想定していますので、一時締めであれば9月になってからだと思いますので、じゃあ一時締めが9月の5日だったとするのであれば、こちら9月の5日に期限を設定する。で、「割り当てる」こちらクリックしますと、このように経理部のチーム、今デモなので3人なんですが、じゃあ誰かにこのタスクを割り当てるということになるんですが、じゃあ例えば今日の元春さんに割り当てるのであれば、こちら「表の元春」という風に押していただくと、このようにですね、この作業は期限が9月5日までで、今日の元春さんに割り振るんだという形でタスクを作ることができます。こちら「タスクを追加」ボタンを押しますと、はい、このように「金庫現金締め作業」というタスクがこの「一時締めまで」というバケットの中に埋め込まれました。このようにタスクは作っていきます。非常にシンプルなアプリケーションになっています。
はい、じゃあどんどん機能の方を紹介していこうと思います。またタスクの作り方は分かったと思うんですが、じゃあこのタスクの中身ですね、中身について少し触れていこうと思います。まずこちら目立っているんですが、この色がたくさんついている「税金チーム」とか「固定資産チーム」「仕入れチーム」みたいな感じで、チームの名前がこのタスクの上に載っていると思うんですが、これについて紹介しようと思います。これ「ラベル」と言います。ちょっとじゃあこちら「固定資産チーム」というところ、こちらのタスクをですね、クリックしてみましょう。そうすると詳細が現れます。タスクの詳細を見たければ、このタスククリックすると詳細を見ることができます。はい、これ「固定資産チーム」という風に書いてあるんですが、ラベルというのはですね、このように例えば今回の例で言うとチームですね、経理部の中にもいろんな業務があって、それぞれ役割分担をしているんですが、その役割分担されたチームをこのようにタスクに入れることで、このタスクは固定資産チームが担当しているんだなとか、あとはこちら左下のタスク「全社員への決算スケジュールアナウンス」というのは、全員、全部のチームが関連しているんだなということで、どのチームにタスクが割り振られているのかということを表す役割で使っています。で、ラベルなんですけれども、このようにたくさん色がついています。今回の例で言うとそのチーム役割ベースでやっているんですが、別にそうじゃなくてもいろんなやり方があります。例えば紫で色をつけて、この業務は非常に負荷が高いから「業務」みたいな風にして、このように目立たせることで、あ、このタスクは業務負荷が大きいんだなっていう風にチームの人に分かってもらったりすることもできますし、あとは別の用途としては、ちょっとこれ赤でつけましょうか。赤でつけてここですね、これこんな感じでラベルの名前は直すことができます。「承認が必要」みたいな、「要承認」ですかね。はい、このように「承認」というラベルをつけることで、このタスクを行うためには承認がいるんだな、みたいなそんな使い方をすることもできます。今回は役割分担ということでチームにしています。じゃあこの「絵を確認」と「業務がない」というラベルは消しましょう。ラベルもこのように簡単に作ることもできますし、消すこともできます。以上がラベルの説明です。
はい、そしたらですね、これバケットについてちょっと説明しようと思います。バケットというのは、プランという大きな単位があった中の、さらに1つ下の階層、セクションのようなものだと思っててください。今回は「決算日まで」「一時締め」「二次締め」「最終締め」ということで、時系列でバケットの方を作っています。で、このバケットの作り方も自由で、別に今回は決算のスケジュールだったので時系列で作っているんですが、そうじゃなくても役割で逆にバケットを作ってもいいかもしれないですよね。例えば「固定資産チーム」っていうバケットを作ったり、「仕入れチーム」というバケットを作って運用してもいいと思います。この縦割りの方法もいろんなやり方があると思います。で、これバケットなんですけれども、例えば間違えてしまって、こちら「在庫の商品棚卸し」というのを一時締めまでのバケットに入れているんだけれども、実は決算日までに棚卸しやんなきゃ意味ないよねってことであれば、これバケットを移動することができます。タスク詳細をこのようにクリックして表示させまして、バケット今「一時締めまで」となってるんですが、これ「決算日まで」という風に直すことでですね、はい、今バケットがこちらに移動したと思うんですが、このようにバケット移動することができます。で、もっと簡単なやり方があって、これつまんであげてですね、このようにドラッグ&ドロップで動かすこともできます。やっぱり一時締めまででよかったっていうことであれば、このようにバケットを移動させることもできたりします。以上がバケットの考え方です。
はい、続いてはですね、進行状況を表すステータスについて紹介しようと思います。こちら「固定資産の棚卸し」でちょっと確認しようと思います。こちらタスクの詳細クリックしていきますと、こちらですね、進行状況今「処理中」になっているんですが、こちらクリックしますと選択肢が3つあります。タスクは開始していない時は「開始前」、今まさに絶賛処理中の場合は「処理中」、タスクが終わったら「完了済み」にする、といった形です。で、これ完了済みにしますとですね、はい、このようにバケットの中から見えなくなります。これどこに行くのかっていうと、こちらですね、「完了済みタスク」というところに行きます。で、これ矢印ボタンで展開できるんですが、展開していただくとこのようにタスク見えるようになっています。ただ完了したタスクなので、このように横線が引かれて、このタスクは完了しているよというような見た目になっています。再度こちらをクリックしてちょっと一旦「処理中」に戻しますね。で、これよくよく見ると「開始前」「処理中」「完了済み」というかなりざっくりしていて、この処理中だった時のグラデーションが全く分からないんですね。で、例えばこの固定資産の棚卸しであればいろんな作業があると思うんですが、それが「処理中」となっていても、じゃあどのところまで行っているんだっていうのが全然分からないと思います。そこで便利な機能なのがこの「チェックリスト」という機能です。これチェックリストなんですけれども、今こんな感じになっていまして、アイテムをこのように追加することができます。ちょっと適当に追加するんですが、はい、このように簡単にチェックリストを追加することができます。ここでこの処理中の中の作業ですね、細分化して記入することができます。ちょっとこれ今アート適当に打っちゃったんで削除します。削除する場合はこちらゴミ箱で簡単にチェックリスト削除することができます。今回のこの固定資産の棚卸しなんですけれども、作業を準備していますので、チェックリストを4つ作っています。「案内メールを通知して」「チェックリストを作って」「チェックリストを回収して」「最終的に棚卸しの際を確認する」みたいなそんな作業内容なんですけども、これ終わったらこんな感じでチェックをしていく。じゃあこれチェックリスト回収が終わったんだったらこれをポチッと押すと、はい、チェックが4/4終わってますということで今これゲージが上がりました。で、全部終わると、はい、このようにコンプリートじゃないんですけども、チェック全部終わっているよみたいな感じで、あ、じゃあこの作業は終わったんだなっていう風になります。はい、で、この右の「カードに表示する」というチェックボックス今オンになっているんですが、これどういうことかと言いますと、ちょっと分かりやすくするために先ほどの状態に戻しますね。2個の作業チェックが終わっているという状態にして、再びですね、こちら固定資産のタスクの方詳細閉じますと、はい、このように残りのタスクですね、チェックリストのチェックがオンになっていないもの、「チェックリスト回収」とあと「帳簿の実地棚卸資産のチェック」というこの2つのタスクまだチェックオンにしてなかったんですが、そのチェックリストがこのようにカードに表示されます。なので残りのタスク、チェックリストが分かるというような見せ方をすることができます。これがチェックリストの大きな特徴になります。はい、なのでこの進行状況のステータスなんですけれども、当然「開始前」と「完了済み」はそのままでいいんですが、この「処理中」もしこういった割と細かい作業、いろんな人が関わったり、あとはタスクの内容が非常に多い場合は、このチェックリストと合わせて使っていただくことで、よりタスクが詳細化されて見える化しますので、使っていただければと思います。はい、以上が進行状況についての紹介です。
はい、続いては優先度のステータスについて紹介しようと思います。今回こちらのタスクで行ってみましょう。こちら優先度というのはこちらですね、今「優先度中」になっています。こちらクリックしますと「緊急」「重要」「中」「低」という4つのステータスから優先度というのはなっていることが分かります。こちら例えばじゃあ「重要」に変えてみましょう。「重要」にするとどうなるかというと、こちらタスクの左側を見てください。びっくりマークが付いたかと思います。このようにこのタスクの優先度は高いというような見せることができるというのがこの優先度のステータスになります。それだけではなくて、ちょっとこれ特徴的なのがこの「緊急」というステータスですね。これをステータス「緊急」にすることではい、このようにタスクに割り当てられた人に対して通知をすることができます。通知されるとこのようにアクティビティのフィールドのところに「表の元春さんがあなたのステータスを緊急にしました」という通知を送ることができます。はい、こんな使い方ができるのがこの優先度のステータスですね。
はい、ではどんどん行こうと思います。このタスクの開始日と期限について解説していこうと思います。はい、開始日というのはもう読んで字のごとく、いつからこのタスクが始まったのかというものを表すものになっています。これこちらを押すことでこのようにカレンダーが表示されますので、いつから開始されるのかということをこのカレンダーから選択することができます。より重要なのがこの期限ですね。期限というのはこのタスクのお尻のことになりますので、これすごい重要ですよね。開始日よりも期限がとても重要なところになってきます。で、これちょっとタスクを変えてみましょう。こちら「全社員への決算スケジュールアナウンス」というタスク、こちらをクリックします。はい、期限が2023年の8月の20日に割り振られています。実は今日の日付なんですが、今日が2023年の8月の21日になっていて、これ実は期限切れてしまっているんですね。じゃあこれ期限切れるとどうなるかというと、こちらタスクの左下見てください。8月20日となってそこが赤く光っていることが分かると思います。これ警告されていますよね。期限が過ぎているタスクに対してはこのように「期限が遅延していますよ」というアラートをこの色で表すことができます。はい、このように期限日というのは使うことができますので、しっかりこのタスクのお尻というのは決めておいた方がではないかと思います。
はい、続いてはメモですね。こちらメモなんですけれども、この使い方ちょっと微妙でして、ここに「説明を入力するかメモを追加します」というようになります。ここのメモで例えばこの「全社員への決算スケジュールアナウンス」タスクを例にとると、これは経理部全員があてがわれているんですけども、じゃあ何かこの決算のスケジュールの案内ところで他の人、石井さんとか鈴木さんとかに何か伝えたいことがあってここにメモを取ったとします。ただここにメモを取っても先ほどのように通知が来たり、Outlookにメールが来たりするわけではないので、このメモ欄というのはこのタスクが割り振られた人が何かこう備忘録的にメモを取るために使うというところになるかと思います。ここは記載しても通知が来たりしないのでちょっと気を付けていただければと思います。これがメモの機能です。
はい、では最後のところになりましたが、添付ファイルですね。添付ファイルをこのタスクに埋め込むことができます。じゃあこの「全社員への決算スケジュールアナウンス」というところに、実際に全社員に送るWordファイルを添付してみようと思います。こちら「添付ファイル追加」ボタンを押しますと、コンピューターから自分のデバイスからですね、もしくはチームのファイルから添付ファイルを追加することができます。ちょっと今回コンピューターからにしてワードファイルの方を選択していこうと思います。はい、今回この「決算案内」というワードのファイルですね、こちらを選択しようと思います。こちらをクリックしますと、はい、このように添付ファイルつけることができます。これ開けますと、ワードファイルこのように決算のスケジュールの案内が実際に開くというわけです。はい、で、これ画面戻しますとちょっとこのようにワードファイルが表示されてしまっています。ちょっとこれタスクサイドクリックしますと、はい、こちら「カードに表示する」というところ、添付ファイルのところにチェックがオンになってしまっています。このようにちょっと添付ファイルをカードに表示するところオンにしてしまいますと、こんなちょっとタスクが見えづらくなってしまいますので、添付ファイルのところの「カードに表示する」はチェックをオフにしておいた方がいいかと思います。はい、これで見た目がすっきりしたと思います。こちら気をつけてください。
はい、じゃあ最後にですね、まあこれ全体的な解説はしてきましたので、こちら上のメニューですね、こちらをちょっと簡単に紹介して終わろうと思います。はい、まずこの「バケットでグループ化」というところなんですけれども、こちらクリックしますと、今はこれバケットでグループ化してこの縦ですね、縦表示をしています。あとは「担当者」このように担当者に割り振られたタスクでこのように縦割りで表示させることもできます。あとは「進行状況」ですね、先ほど確認したように「開始前」「進行中」「完了済み」というような見せ方をすることもできますし、「期限」ですね、先ほど解説したようにも期限が切れちゃってる遅延しているものがこのように出てきたり、今週中に終わりを迎えるタスク、来週、今後みたいな感じでグループ化をすることもできます。あと「ラベル」ですね、はい、「税金チーム」今回はチームでやったと思いますけども、このようにチームのタスクを一覧でグループ化して見せることもできます。ただ「優先度」ですね、このように緊急のタスクがどれだけあるか、重要なタスクはどれだけあるかというような見せ方をすることもできます。
はい、バケットにもう1回切り替えて次「フィルター」ですね。フィルターで例えば表の元春さんに割り当てられているタスクだけを抜き出したいのであれば、こちら「表の元春」を選択することではい、このようにフィルターをかけて表示させることもできます。クリアしたい場合はこちら「クリア」ボタンを押すことで再び全部のプランをタスクを見ることができます。はい、であとこちら「リスト」とか「ボード」とか「グラフ」「スケジュール」ってなってるのはこの全体のプランの見せ方ですね。「リスト」にしますとこれいわゆるtodo的な見せ方になりますね。リスト表示になります。で、今までずっと見ていたのはこの「ボード」ですね。いわゆるトヨタの看板方式のような見せ方です。で、「スケジュール」にしますとこのようにスケジュール、これは開始日から期限日までの日にちでこのように帯で表示されるようになります。こんな見せ方をすることができます。まあ通常はこの「ボード」看板方式と言われる見せ方で見せていくことが多いです。はい、ざっくりとプランナーのアプリのデモの方を行ってきました。
はい、いかがだったでしょうか。プランナーの基本的な使い方がご理解いただけたんじゃないかと思います。学びのよろずやチャンネルではこの動画の他にもIT系を中心とした皆さんの業務の効率を上げるような講座を定期的にアップロードしています。もしこの動画が少しでも参考になったという方はグッドボタン、それからチャンネル登録の方も併せていただけると大変嬉しいです。それでは今回はこの辺で失礼しようと思います。動画の方最後までご視聴いただきまして本当にありがとうございます。今日の元春でした。バイバイ。