Kamera, Laptop, Reisen: Was du als Selbstständiger absetzen kannst

Welche Betriebsausgaben kannst du als Selbständiger steuerlich absetzen? Was bedeutet "steuerliches Absetzen" überhaupt? Und in welcher Höhe können Betriebsausgaben dann geltend gemacht werden? Über diese und weitere Fragen möchte ich mit dir in dieser Folge meines Gründergedanken Podcasts sprechen.

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Bevor wir konkret über bestimmte Betriebsausgaben sprechen, müssen wir uns einmal der Frage widmen, was bedeutet überhaupt "absetzen"? Denn das ist tatsächlich ein Begriff, der vielleicht etwas missverständlich ist oder den vielleicht auch nicht alle verstehen. Es geht darum, du musst als Selbständiger einen Gewinn ermitteln, sei es durch eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung oder Betriebsvermögensvergleich, also sprich Bilanzierung, doppelte Buchführung. Und im Rahmen dieser Gewinnermittlung musst du natürlich deine Betriebseinnahmen, also deine Umsätze, versteuern. Und "absetzen" bedeutet jetzt einfach nur, gegen diese Umsätze kannst du bestimmte Dinge gegenrechnen. Das heißt, Betriebsausgaben absetzen, die mindern dann deinen Gewinn und dadurch, dass sie deinen Gewinn mindern, musst du weniger Einkommensteuer zahlen. Das heißt, es geht beim Absetzen vor allem darum, den Gewinn zu reduzieren und damit auch die Steuerlast, die Einkommensteuerlast zu reduzieren.

Bedeutet aber auch, wenn du z.B. keine Einkommensteuer zahlst, weil du mit deinem Gewinn unter dem sogenannten Grundfreibetrag z.B. liegst, dann bekommst du natürlich auch keine Steuer zurück. Also, absetzen kannst du immer nur dann, wenn du tatsächlich auch Steuern zahlst, bzw. du kannst auch immer nur dann Steuern zurückbekommen, wenn du zuvor welche gezahlt hast. Also, man bekommt jetzt nicht irgendwie eine zusätzliche Steuervergütung oder dergleichen. Das gibt es zumindest im Bereich der Einkommensteuer nicht.

Das also zum Begriff des Absetzens. Jetzt ist die Frage: Was kann ich denn als Selbständiger absetzen? Und generell ist es so, Betriebsausgaben, das ist im Einkommensteuergesetz definiert. Das sind erstmal alle Ausgaben, die mit dem Betrieb zusammenhängen. Das heißt, das Gesetz hat eine sehr, sehr weite Definition und sagt erstmal im Kern: Alles, was betrieblich ist, ist grundsätzlich auch eine Betriebsausgabe. Aber natürlich gibt es davon Haus- und Neben... Ich habe jetzt hier für diejenigen, die über YouTube zuschauen, ich habe hier einfach mal ein paar Folien mitgebracht, die stammen aus meinem Steuer-Grundkurs. Da habe ich also ganz, ganz viel dazu auch erklärt. Wir gucken uns einen kleinen Ausschnitt heute an. Für diejenigen, die über Spotify zuhören, ihr habt die Möglichkeit auf den Player zu drücken, dann seht ihr die Folien auch. Also, wir laden auch in Spotify per Video-Podcast hoch, aber braucht ihr aus meiner Sicht auch nicht. Wer gut zuhört, der kann es denke ich auch ohne Folien nachvollziehen.

Betriebsausgaben sind alle Ausgaben, die mit dem Betrieb zusammenhängen. Das können z.B. Verwaltungskosten sein, also so Dinge wie deine Buchhaltungssoftware, den Steuerberater, den du damit beauftragst, deine Steuererklärung zu machen, aber auch so Sachen wie beispielsweise Telefonkosten. Ja, wenn ich sage, als Selbständiger muss ich natürlich telefonieren mit Kunden, mit Geschäftspartnern, brauche ich irgendwie ein betriebliches Handyvertrag, dann ist auch das natürlich grundsätzlich Betriebsausgabe. Also, Verwaltungskosten, Fremdleistung beispielsweise auch. Also z.B. Subunternehmer. Wenn ich jetzt sage, ich bin eine Online-Marketing-Agentur, ich er-bringe für meinen Kunden ein Gesamtpaket, z.B. die Entwicklung einer neuen Internetseite und jetzt beziehe ich eine Leistung von einem Fotografen und den kaufe ich mir also ein, damit er Bilder für den Kunden macht, die ich dann wieder in meinem Projekt mitnutzen kann. Das wären Fremdleistungen, Subunternehmer, natürlich auch Betriebsausgaben, weil da ein ganz klarer betrieblicher Zusammenhang da ist. Dann so Dinge wie Miete, ja, Büromiete, wenn ich ein Büro brauche, ein Lagermiete, was auch immer, das fällt auch drunter. Telekommunikationsaufwendungen habe ich jetzt hier noch mal auf der Folie extra aufgeführt, kann man auch unter die Verwaltungskosten packen.

Das alles ist nicht abschließend, das sind jetzt nur ein paar Beispiele. Generell bei diesen Betriebsausgaben, also Verwaltungskosten, Fremdleistung, Büromiete, Telekommunikation, da gibt es in der Regel auch keine großen Besonderheiten, einfach aus dem Grund, weil dort der betriebliche Zusammenhang ja eigentlich relativ klar ist. Wenn ich sage, ich miete ein Büro, dann ist das eindeutig betrieblich, ergo ist es eindeutig eine Betriebsausgabe. Da gibt es insofern auch keine Besonderheiten bei der Ermittlung der Betriebsausgaben, sondern ich setze dann eben meine Miete und meine Nebenkosten an und dann ist das so.

Es gibt aber auch ein paar Kategorien von Betriebsausgaben, da will ich heute mit dir ein bisschen tiefer rein. Die sind schon etwas spezieller. Beispielsweise Fahrtkosten. Da muss man genau unterscheiden, habe ich sogenanntes Betriebsvermögen oder habe ich sogenanntes Privatvermögen. Dann gibt es noch Homeoffice. Auch da gibt es die Unterscheidung: häusliches Arbeitszimmer, Homeoffice-Pauschale. Und das bekommt auch letzten Endes nicht jeder.

Wenn ich bestimmte Wirtschaftsgüter kaufe, ich kaufe mir z.B. einen Laptop, ich kaufe mir eine Kamera oder was auch immer, dann kann ich diese Wirtschaftsgüter in der Regel nicht sofort abschreiben, sondern ich kann nur den Wertverlust im Laufe der Zeit steuermindernd geltend machen. Man nennt das auch die Abschreibung, bzw. der steuerliche Begriff dafür ist AfA. Aber das ist auch eine Betriebsausgabe. Da muss ich aber ausrechnen, wie hoch ist denn überhaupt die Abschreibung, wie viel Wertverlust hat das Wirtschaftsgut. Also, ich kann jetzt nicht einfach hingehen und sagen, ich nehme den Rechnungsbetrag und das ist meine Betriebsausgabe, sondern ich muss das schon noch mal ermitteln, wie viel kann ich abziehen. Und es kann passieren, dass Liquidität und Steuer an der Stelle auseinandergehen, dass ich also 2000 € bezahle, Liquiditätsabfluss, D ich aber de facto nur 500 € steuermindernd dann geltend machen kann wegen der Abschreibung. Das heißt, auch da müssen wir noch mal etwas genauer reinschauen. Das sind so Kategorien, die sind dann etwas umfangreicher und da muss man auch einiges an Kenntnis haben, wie man diese Betriebsausgaben ermittelt. Das heißt, da muss man auf jeden Fall aufpassen.

Bevor wir mit diesen einzelnen Varianten oder in diese einzelnen Varianten eintauchen, vielleicht noch kurz ein Wort zu gemischten Aufwendungen. Also beispielsweise eine Reise, eine Workation, wo du sagst, ich reise irgendwohin und ich mache dort teilweise etwas betriebliches, teilweise auch etwas privates. Wurde ich auch schon häufig gefragt. Also, ich mache ein konkretes Beispiel: Du willst einen Online-Kurs aufnehmen und in dem Online-Kurs geht es um das Thema digitale Nomaden. Jetzt macht es natürlich Sinn zu sagen, wenn ich ein Online-Kurs zu dem Thema aufnehme, dann reise ich auch irgendwo in eine schöne Destination, wo ich irgendwie eine Palme und ein Strand im Hintergrund habe. Dann sieht das besser aus, wenn ich dort den Kurs drehe, ist irgendwie authentischer. Dann hast du ja, dann fliegst du ja dahin und produzierst hier einen Kurs. Das heißt, eigentlich ist es ja eine Betriebsausgabe, eigentlich ist es durch den Betrieb veranlasst. Auf der anderen Seite muss man natürlich gerade bei so Reisen auch sehen, du wirst wahrscheinlich nicht hinfliegen, den Kurs produzieren und sofort wieder wegfliegen, sondern du wirst wahrscheinlich auch dir ein paar freie Tage gönnen, wirst dann ein bisschen noch die Gegend erkunden, wirst das also nutzen. Das heißt, gerade bei digitalen Nomaden, die Workations machen, also Vacation und Work miteinander verbinden, gerade da liegen ja häufig gemischt genutzte Aufwendungen vor.

Oder auch beispielsweise beim Telefon: Wenn ich sage, ich habe keine eigene betriebliche Handynummer, sondern ich nutze eine Handynummer für privat und betrieblich, dann ist das ja nicht 100% Betriebsausgabe, sondern habe ich ja auch noch irgendwie ein Privatanteil. Wenn man sowas hat, dann kann man die Betriebsausgaben auch absetzen, aber eben nur soweit sie denn auch auf den betrieblichen Teil entfallen. Das heißt, da muss man im Prinzip überlegen, wie viel betrieblicher Anteil ist da drin, wie viel privater Anteil ist da drin. Und die Logik ist in der Regel, dass man sagt, ich erfasse die Betriebsausgaben in voller Höhe, aber dafür muss ich dann eine sogenannte Nutzungsentnahme noch ansetzen. Die Nutzungsentnahme wird als eine Einnahme fiktiv gegengerechnet. Das heißt, im Gewinn ist nur noch das drin, was wirklich auf den betrieblichen Anteil entfällt.

Also, nehmen wir an, das Handy kostet 30 € im Monat. Ich sage, ich nutze das sowohl betrieblich als auch privat, dann müsstest du jetzt erstmal die Handykosten buchen als Betriebsausgabe, würdest also erstmal die 30 € erfassen, müsstest aber dann sagen, okay, ich habe aber ein Privatanteil, den muss man im Zweifel schätzen, der lässt sich ja in den seltensten Fällen ganz, ganz sicher, ganz 100% irgendwie feststellen. Wenn ich jetzt sage, okay, ungefähr 70% telefoniere ich privat, sorry, betrieblich, 30% telefoniere ich privat, dann wäre also die Logik oder die richtige Lösung zu sagen, ich nehme die 30 € pro Monat mal 30%, das gibt Summe X oder Produkt X und das setze ich dann jetzt als eine Nutzungsentnahme an. Also als eine Einnahme habe ich auf der Einnahmenseite die 30%, auf der Ausgabenseite habe ich die 100%. Im Gewinn übrig bleiben, wenn man es gegenrechnet, saldiert, sind dann noch die 70%. Das ist also so ein bisschen die Besonderheit noch bei gemischt genutzten Aufwendungen. Das kann bei Workations passieren, das kann bei Handyverträgen und dergleichen passieren, aber grundsätzlich kannst du auch bei solchen gemischt genutzten Aufwendungen Betriebsausgaben geltend machen, wenn man denn gut abgrenzen kann, was ist betrieblich, was ist privat.

Ich will jetzt im Folgenden mit dir noch auf diese besonderen Betriebsausgaben eingehen, also auf die Fahrtkosten, das Homeoffice und auch die Abschreibungen, weil das einfach etwas ist, was man auf jeden Fall wissen sollte als Selbständiger.

Fangen wir mit den Fahrtkosten an. Bei den Fahrtkosten ist es so, man muss immer differenzieren, wie wird das Fahrzeug benutzt und da gibt es im Wesentlichen eigentlich zwei Kategorien. Das eine ist, dass man sagt, das Fahrzeug wird zu mehr als 50% betrieblich genutzt. Also, nutzt das Fahrzeug mehr als die Hälfte betrieblich. Es ist auch egal, ob das ein geleastes Fahrzeug, ein angeschafftes Fahrzeug ist, das ist alles erstmal egal. Es kommt wirklich nur auf die Nutzung an. Und wenn du sagst, mehr als 50% betriebliche Nutzung, dann wäre die Konsequenz, dass das Fahrzeug sogenanntes Betriebsvermögen wird, bzw. bei dem Leasingvertrag wird es dann einfach ein betrieblich veranlasster Leasingvertrag. Also, in beiden Fällen müsste man dann sagen, okay, das Fahrzeug wird Betriebsvermögen. Also, das Fahrzeug wird jetzt auch in der Gewinnermittlung erfasst. Das heißt, bei einem angeschafften Fahrzeug müsstest du das Fahrzeug im Betriebsvermögen anschaffen, würdest es dann auch abschreiben, würdest auch die ganzen Ausgaben im Zusammenhang mit dem Fahrzeug, wie z.B. Tankquittungen, Werkstattrechnungen, solche Sachen aufbewahren. Das ist alles erstmal dann Betriebsausgabe. Beim geleasten Fahrzeug ist es genauso. Der Unterschied ist nur, das wird in der Regel nicht im Anlagevermögen aktiviert, weil es mir nicht zugerechnet wird, aber die Leasingraten wären dann erstmal Betriebsausgaben.

Das heißt, am Ende des Tages würde man in dieser Fallgruppe erstmal alles als Betriebsausgabe erfassen. Und dann musst du aber natürlich, wenn du sagst, ich nutze es auch privat, und das wird in den allermeisten Fällen auch so sein, teilweise wird es sogar von der Rechtsprechung unterstellt, dass ein Einzelunternehmer, der ein betriebliches Fahrzeug zur Privatnutzung zur Verfügung stehen hat, dieses Fahrzeug dann auch tatsächlich privat nutzt. Das nennt man der sogenannte Anscheinsbeweis, den kann man zwar entkräften, aber es wird grundsätzlich unterstellt. Das heißt, du musst in der Regel eine Privatentnahme versteuern. Und da gibt es dann die 1%-Methode und die Fahrtenbuchmethode, mit der man also diesen Nutzungsanteil, diesen Nutzungswert berechnen kann. Auch hier die Logik ist wieder: Man berechnet die Nutzungsentnahme, die wird als Einnahme dann erfasst und die Einnahmen gegen die Ausgaben gerechnet, gibt dann im Gewinn den Anteil, der auf das Betriebsvermögen oder auf die betriebliche Nutzung entfällt. So die Idee, wie das mit der 1%- und der Fahrtenbuchmethode funktioniert, das würde jetzt hier wirklich den Rahmen sprengen. Dazu machen wir noch mal eigene Videos. Vielleicht an der Stelle nur der Hinweis: Wenn du in dieser Variante drin bist, dann musst du alle deine PKW-Kosten aufzeichnen. Also, es ist dann ganz wichtig, dass du auch die einzelnen Tankbelege und dergleichen auch hast, weil ja erstmal alles als Betriebsausgabe angesetzt wird, bevor es dann mit der Nutzungsentnahme teilweise kompensiert wird.

Und da ist mein Tipp an dich: Es gibt sogenannte Tankkarten. Das ist für Verbrennerautos eine super Sache. Elektroautos haben das in der Regel sowieso, dass man also eine Ladekarte hat, mit der man sich an der Ladesäule dann ausweist. Aber bei dem Verbrenner ist das eine tolle Sache, sich so eine Tankkarte zu kaufen. Gibt's von verschiedenen Firmen, kostet 1, 2 € im Monat und mit dieser Tankkarte hast du ein Vorteil, dass du mit der dann quasi bezahlen kannst an der Tankstelle und du bekommst dann nur eine Abbuchung pro Monat, wo alle deine Tankvorgänge drin sind. Das heißt, du hast einfach weniger Banktransaktionen in deiner Buchhaltung, das ist übersichtlicher. Das Entscheidende ist, du bekommst einmal im Monat eine Rechnung per E-Mail, sogar in der Regel als E-Rechnung und hast dann nicht diese Zettelwirtschaft, dass du irgendwelche Tankbelege die ganze Zeit aufbewahren und scannen musst. Also, ist einfach nur ein kleiner Tipp für diejenigen, die PKW-Kosten aufzeichnen müssen: Besorgt euch eine Tankkarte, dann habt ihr einfach die Belege alle beisammen und habt nicht diese Zettelwirtschaft, weil da geht schnell auch schon mal was verloren.

Die zweite Variante, die es bei den Fahrtkosten gibt, ist, dass wir sagen, wir haben einen PKW, der wird zu maximal oder weniger als 50% betrieblich genutzt. Also, die private Nutzung, die überwiegt in dem Fall. Ist die Logik genau umgekehrt. Da sagt man, das Fahrzeug ist grundsätzlich Privatvermögen. Es gibt zwar noch so eine kleine Ausnahme, die nennt sich gewillkürtes Betriebsvermögen, da will ich aber heute nicht drauf eingehen, einerseits, weil den Rahmen sprengt, andererseits, weil sich in vielen Fällen gar nicht lohnt. Aber in dieser Variante hättest du grundsätzlich ein Fahrzeug des Privatvermögens. Das heißt, das Fahrzeug selbst ist keine Betriebsausgabe. Das Fahrzeug, der Leasingvertrag, die Abschreibung, die laufenden Kosten, Sprit, Versicherung, all das ist erstmal privat. Das heißt, du brauchst das auch nicht aufzuzeichnen, du brauchst es nicht oder jedenfalls brauchst du es nicht als Betriebsausgabe in deiner Gewinnermittlung aufzuzeichnen und zu erfassen. Gilt also alles erstmal als privat.

Jetzt kannst du aber für die betriebliche Nutzung eine sogenannte Nutzungseinlage erfassen. Das heißt, man sagt, okay, es ist alles erstmal privat, aber soweit ich das Fahrzeug eben doch betrieblich nutze, lege ich es ein. Und wie diese Nutzungseinlage berechnet wird, da gibt es ganz unterschiedliche Möglichkeiten. Man kann beispielsweise eine Aufstellung sich erstellen, das muss kein Fahrtenbuch sein, es reicht eine Excel-Aufstellung grundsätzlich aus, wo man eben hinschreibt, ich bin an dem Tag zu dem und dem Kunden gefahren, das war so, so viele Kilometer und ich setze das jetzt beispielsweise mit 30 Cent den Kilometer an. Man kann das noch auf ganz viele Arten optimieren. Es gibt noch die Möglichkeit, ein individuellen Kilometersatz anzusetzen. Es gibt die Möglichkeit, freiwillig ein Fahrtenbuch zu führen und dann die Nutzungseinlage noch mal etwas anders zu bewerten. Ist in manchen Fällen, je nachdem, auch etwas leichter noch von der Ermittlung. Also, da gibt es ganz verschiedene Varianten, wie man vorgehen kann oder welche Möglichkeiten du dort hast. Will ich jetzt auch nicht zu tief drauf eingehen, weil es zu lange dauert.

Der Punkt ist aber, aber egal in welcher Variante du drin bist, ob du dein Auto überwiegend betrieblich oder überwiegend privat nutzt, du kannst in jeder Variante Betriebsausgaben absetzen. Man muss sie nur entsprechend ermitteln und man muss eben dran denken. Und gerade bei dieser Variante Privatvermögen tauchen ja in deiner Gewinnermittlung grundsätzlich keine PKW-Kosten auf und da ist es schon wichtig, dass man weiß, ah, okay, ich kann aber trotzdem Ausgaben absetzen, damit man das einfach für sich im Hinterkopf behält bzw. damit man auch die Steuerberatung vielleicht darauf aufmerksam machen kann. Viele Steuerberater denken da dran, manche aber auch nicht. Deswegen, es schadet nicht, auch als Selbständiger, egal ob du jetzt deine Gewinnermittlung nur selbst machst oder outsourcest, zu wissen, okay, ich kann auf jeden Fall immer Fahrtkosten geltend machen für die betrieblichen Fahrten. Frage ist nur, über welchen Mechanismus das Ganze läuft.

Dazu haben wir übrigens auch ein ausführliches Training bei mir in dem Steuercommunity-Bereich veröffentlicht, bzw. dazu habe ich einen eigenen Online-Kurs: "Firmenwagen von der Steuer absetzen". Da werden diese beiden Wege noch mal sehr viel detaillierter erklärt, auch die Frage, was man da noch optimieren kann. Ist halt ein sehr spezielles Thema, würde jetzt locker anderthalb Stunden dauern, das in Ruhe zu erläutern, deswegen sprengt es den Rahmen für die Podcast-Folge. Es gibt aber ergänzende Ressourcen dazu. Wer mag.

Die zweite Kategorie an Betriebsausgaben, die so ein bisschen besonders ist, ist das Homeoffice. Und zwar deshalb, weil es dort mittlerweile zwei verschiedene Regelungen gibt. Das ist einmal das häusliche Arbeitszimmer und einmal die Tagespauschale. Beim häuslichen Arbeitszimmer, das kannst du dir merken, das ist ein ausschließlich oder fast ausschließlich beruflich genutzter Raum. Also, das ist wirklich der Fall, du hast in deinem Haus, egal ob das jetzt eine Wohnung oder im Eigentum ist, hast dort einen Raum, der wird wirklich nur für die Arbeit genutzt. Also, abgeschlossener Raum, kein Durchgangszimmer, keine Ecke im Wohnzimmer. Das ist die eine Voraussetzung. Die andere Voraussetzung ist, dieses Arbeitszimmer muss dann auch der Mittelpunkt deiner beruflichen Tätigkeit sein. Also, du musst wirklich nach deinem Berufsbild und auch deiner Arbeitszeit ganz überwiegend in diesem Arbeitszimmer tätig sein. Und das ist bei manchen Berufsgruppen gegeben, bei anderen wiederum nicht. Also, bei mir z.B. als Steuerberater ist das jetzt relativ eindeutig. Mittlerweile arbeite ich nur noch von zu Hause, ich habe meine Kanzlei hier zu Hause, ich mache alles von hier, nehme auch hier meine YouTube-Videos auf. Da ist das klar, ich bin beruflich im Prinzip nur noch hier tätig. Aber z.B. bei Versicherungsvertretern, die ich in der Kanzlei betreue, da gibt es Rechtsprechung, die sagt, na ja, also das Berufsbild eines Versicherungsvertreters zeichnet sich eigentlich dadurch aus, dass der Versicherungsvertreter ja zum Kunden fährt und weil es im Prinzip ein Handelsvertreter, ein Außendienstvertreter ist, ist eigentlich das Berufsbild nicht dazu geneigt, das häusliche Arbeitszimmer dort anzunehmen. Warum sage ich eigentlich? Es gibt natürlich auch Versicherungsvertreter, die jetzt seit Corona wirklich auch 100% Videoberatung machen, da ist es meines Erachtens noch mal was anderes. Und deswegen muss man immer schauen, ist das denn der Mittelpunkt der beruflichen Tätigkeit.

Wenn du so ein Zimmer hast und es der Mittelpunkt ist, dann kannst du die Kosten grundsätzlich in voller Höhe absetzen. Also, die Miete, die Nebenkosten und das runtergebrochen auf die Quadratmeter, die auf dieses Arbeitszimmer entfallen. Das würde dann funktionieren. Ich habe zu diesem häuslichen Arbeitszimmer auch noch andere Videos auf meinem Kanal veröffentlicht. Vielleicht da kurz der Hinweis: Es gibt ein ganz großes Problem beim Arbeitszimmer, wenn du im Eigentum bist, dann kann es passieren, dass dieses Arbeitszimmer zu sogenanntem Betriebsvermögen wird. Das hat den Nachteil, dass du die Immobilie nicht mehr steuerneutral verkaufen kannst, jedenfalls nicht mehr bezogen auf das Arbeitszimmer. Da habe ich einige Videos zu gemacht. Das heißt, wenn dich das interessiert, schau da gerne noch mal rein, wenn du im Eigentum bist, da habe ich es noch mal ein bisschen detaillierter dargestellt.

Die zweite Variante ist die Homeoffice-Pauschale. Offiziell nennt die sich Tagespauschale. Ich sage aber immer Homeoffice-Pauschale, weil ich finde, da weiß direkt jeder, was gemeint ist. Die hatte man im Zuge der Corona-Pandemie eingeführt, man hat sie dann seit 2023 fest im Gesetz verankert. Sie war eigentlich nur als Übergangsregelung gedacht und hat festgestellt, mittlerweile machen so viele Homeoffice, egal ob selbständig oder angestellt, dass man ja das ruhig dauerhaft auch im Gesetz belassen kann. Und diese Pauschale sagt, du kannst für jeden Tag, den du überwiegend in deiner Wohnung tätig warst, 6 € pro Tag pauschal absetzen. Das Schöne an dieser Tagespauschale oder Homeoffice-Pauschale ist, du brauchst kein abgeschlossenes Arbeitszimmer. Also, selbst wenn du vom Küchentisch oder Esstisch aus arbeiten würdest, könntest du diese Homeoffice-Pauschale geltend machen. Das würde grundsätzlich gehen. Du brauchst nicht diesen abgeschlossenen Raum, du brauchst auch nicht den Mittelpunkt der beruflichen Tätigkeit im Arbeitszimmer. Aber du musst halt, und das ist die Voraussetzung, du musst mehr als die Hälfte deiner Arbeitszeit, also überwiegend an einem Tag im Homeoffice tätig gewesen sein. Das heißt, wenn ein Mandant von mir, ein Versicherungsvertreter, fünf Stunden am Vormittag zu Hause gearbeitet hat, hat vielleicht eine Videoberatung gemacht, noch ein paar Sachen nachbearbeitet, die eigene Buchhaltung gemacht, solche Sachen und ist dann zum Kunden nachmittags gefahren und war noch mal drei Stunden unterwegs, dann hat er 8 Stunden gearbeitet, war aber 5 Stunden, also überwiegend im Homeoffice tätig und könnte er für den Tag die 6 € pro Tag geltend machen, unabhängig davon, wie viel Miete er zahlt, unabhängig davon, ob das Eigentum oder ein Mietobjekt ist, unabhängig davon, ob es der Mittelpunkt der beruflichen Tätigkeit ist und auch unabhängig von irgendwelchen Aufzeichnungen und der Ermittlung von Betriebsausgaben. Das heißt, die Homeoffice-Pauschale ist recht einfach im Handling und sie bietet doch die Möglichkeit im Prinzip für jedermann, jeder Frau, natürlich auch dort Kosten geltend zu machen. Und das ist glaube ich eine ganz, ganz gute und auch tolle Sache.

Diese Homeoffice-Pauschale muss man aber auch dran denken, weil man muss dann beispielsweise eine Aufstellung führen, man muss dokumentieren, wann war ich denn im Homeoffice, wann habe ich diese Kriterien erfüllt, wann war ich mehr als die Hälfte meiner Arbeitszeit dort. Und diese Aufstellung, das nennt man dann einen sogenannten Eigenbeleg, müsste man dann z.B. auch dem Steuerberater einreichen. Ansonsten kann es passieren, dass der Steuerberater das vergisst bzw. nicht unbedingt dann dran denkt. Und das muss man also durchaus auf dem Schirm haben, natürlich auch, wenn du deine Steuererklärung selber machst.

Ja, und die letzte Kategorie von Betriebsausgaben, die noch so ein bisschen spezieller sind, sind die Abschreibungen, ja, oder auch AfA genannt. Also, die Frage, was mache ich, wenn ich etwas kaufe, wenn ich investiere? Und da ist es eben so, wenn ich jetzt sage, ich kaufe, kaufe mir beispielsweise eine neue Kamera für mein YouTube-Setup, die Kamera kostet 2500 €. Dann tausche ich in dem Moment, in dem ich die Kamera kaufe, Kamera gegen Geld, aber die Kamera ist ja eigentlich in dem Moment noch genau das wert, was ich an Geld dorthin gegeben habe. Wenn ich die jetzt auspacke, wenn ich die jetzt eine Zeit lang nutze, dann verliert sie natürlich an Wert. Aber in dem Moment, indem ich einfach nur Geld gegen Kamera tausche, habe ich noch keinen Vermögensverlust. Und wenn ich noch keinen Vermögensverlust habe, ich habe eine andere Vermögensallokation, ich habe weniger Cash auf dem Konto, dafür habe ich mehr Sachanlagen, aber ich habe keinen Verlust gemacht. In das heißt, in dem Moment kann ich noch keine Betriebsausgabe abziehen, weil mein Vermögen hat sich nicht verringert. Und ein Aufwand im steuerlichen Sinne definiert sich eigentlich als ein Tatbestand, der zu einem Vermögensverlust führt. Deswegen grundsätzlich führt die Anschaffung eines Wirtschaftsguts noch nicht zu Betriebsausgaben. Aber natürlich ist es so, dass die Kamera jetzt im Laufe der Zeit an Wert verliert, vollkommen klar. Eine gebrauchte Kamera ist nicht mehr so viel wert wie eine neue. Und genau diesen Wertverlust, der führt ja zu einem Vermögensverlust. Mein Geld ist weg und meine Kamera wird jetzt weniger wert im Laufe der Zeit. Ergo kann ich diesen Vermögensverlust, diesen Wertverlust, den kann ich als Betriebsausgabe geltend machen. Und das ist das, was die sogenannte Abschreibung macht.

Die Abschreibung sagt also, wir müssen bei Wirtschaftsgütern, bei Anlagevermögen, bei Dingen, die langfristig dem Unternehmen dienen, müssen wir hingehen und müssen diese Sachen aktivieren. Aktivieren bedeutet, wir nehmen sie ins Anlageverzeichnis auf, also, wir erfassen sie auch als Anlagegut in unserer Gewinnermittlung. Und dann müssen wir hingehen und müssen diese Anschaffungskosten, z.B. die 2500 € von der Kamera, auf die sogenannte betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer verteilen. Wir müssen also schätzen, wie lange kann man die Kamera nutzen, bis sie wertlos ist. Sagen wir mal 7 Jahre. Und dann würde ich also diese 2500 € durch 7 Jahre teilen und dann komme ich auf einen Betrag X. Und das ist das, was sozusagen rechnerisch die Kamera jedes Jahr an Wert verliert. Und das kann ich dann als Betriebsausgabe absetzen. Das ist die sogenannte Abschreibung, also die Verteilung der Anschaffungskosten über die Nutzungsdauer. Der rechnerische Wertverlust, der führt zu einem Vermögensverlust, zu einem Aufwand, den kann ich geltend machen, nicht aber die Anschaffung selbst.

Und jetzt gibt es bei diesen Abschreibungsregelungen natürlich ganz verschiedene Varianten. Das eine ist z.B. es gibt sogenannte geringwertige Wirtschaftsgüter, oder neuerdings auch Computerhardware und Software. Da gab es ein BMF-Schreiben vom 22. Februar 2022, wo also die Finanzverwaltung sagt, Computerhardware und Software, jedenfalls bestimmte Geräte, auch nicht alle, die behandeln wir faktisch wie ein geringwertiges Wirtschaftsgut, auch wenn sie teurer sind. Das ist die erste Variante, die haben noch mal steuerliche Begünstigung. Und wenn ich sage, ich habe kein geringwertiges Wirtschaftsgut, dann bleibt es bei dem, was ich gerade gesagt habe, nämlich bei der Abschreibung.

Schauen wir uns als erstes mal kurz die GWGs und die Computerhardware und Software an. Also, GWG, das sind Wirtschaftsgüter, die sind selbständig nutzungsfähig, also ich kann sie nutzen ohne andere Geräte und die Anschaffungskosten betragen maximal 800 € netto, sprich 952 € inklusive Mehrwertsteuer. Das heißt, wenn ich jetzt sagen würde, ich kaufe mir ein neues Smartphone und das Smartphone, das liegt unter 800 € netto, man kann ein Smartphone natürlich selbständig nutzen, man braucht dafür keine anderen Geräte, dann hätte ich grundsätzlich ein geringwertiges Wirtschaftsgut und dann könnte ich sagen, ich ziehe dieses geringwertige Wirtschaftsgut jetzt sofort ab. Das heißt, das ist wie eine Art Sofortabschreibung. Das heißt, geringwertige Wirtschaftsgüter, wenn du z.B. zum Jahresende dir überlegst, was kann ich noch tun, um Steuern zu sparen, dann wären geringwertige Wirtschaftsgüter zu bevorzugen, weil man sie eben sofort abziehen kann. Und bei anderen Wirtschaftsgütern müsstest du sie halt über die Nutzungsdauer abschreiben.

Die zweite Kategorie, die mittlerweile ähnlich behandelt wird, sind Computerhardware und Software. Da fallen so Dinge drunter wie Notebooks, Bildschirme, Computerperipherie, also auch Mäuse, Tastaturen, all solche Dinge. Die kann man seit 2022 sofort steuermindernd geltend machen, sofort Höhe abziehen, selbst dann, wenn sie mehr als 800 € kosten und selbst dann, wenn sie nicht selbständig nutzungsfähig sind. Also z.B. der Bildschirm, den ich hier habe, das ist ein Apple Pro, nee, nicht Pro Display, ein Studio Display, liegt so bei 1500 €. Der Bildschirm und das war z.B. eine Investition, die liegt ja über 800 €. Streng genommen ist ein Bildschirm auch nicht selbständig nutzungsfähig, weil ich brauche ja noch ein anderes Gerät, um diesen Bildschirm zu betreiben. Das heißt, an sich hätte ich diesen Bildschirm, wenn ich ihn gekauft hätte, nicht sofort abziehen dürfen. Weil es bei den BMF-Schreiben seit 2022 steht, na ja, auch Computerperipherie fällt drunter und kann wie ein GWG behandelt werden, unabhängig von der Betragshöhe, konnte ich diesen Bildschirm z.B. sofort steuermindernd geltend machen. Das heißt, so Investitionen in Computer und Dinge, die du jeden Tag nutzt, gute Bildschirme, gute Notebooks, gute Peripheriegeräte, die Spaß machen, das sind alles Dinge, die sich steuerlich anbieten, weil es da eben mittlerweile diese Subventionsnorm durch dieses BMF-Schreiben gibt. Aber man muss vorsichtig sein, nicht alles ist begünstigt. Also z.B. ein Smartphone gilt nicht als Computer. Das heißt, beim Smartphone müsste man unter der 800 € Grenze bleiben, um es sofort geltend zu machen. Und alles, was so in die Serverrichtung geht, kann man sich merken, ist auch nicht begünstigt. Also, wir reden wirklich von Computerhardware für den Endnutzer. Es gibt noch so ein Zwischenbereich zwischen Server und Endnutzer. Es gibt z.B. ein BMF-Schreiben, die sogenannten Small Scale Server und das ist dort definiert als so eine Art Synology Disk Station oder WD My Cloud und wie sie alle heißen, also so kleinere NAS-Systeme können auch noch begünstigt sein. Aber sobald es in die professionelle Serverrichtung geht, ist dann auch Ende. Also, man muss genau gucken, was ist begünstigt, was nicht. Aber diese Sachen kann man eben sofort abschreiben. Das heißt, anders als das, was ich eben gesagt habe, nämlich Verteilung über die Nutzungsdauer, gibt es dort besondere Subventionierungsformen.

Wenn wir hingegen das nicht haben, also, wenn wir kein geringwertiges Wirtschaftsgut und auch keine Computerhardware und Software haben, dann bleibt uns tatsächlich nur die Abschreibung. Das heißt, meine Kamera beispielsweise, die ist kein Computer, die kostet mehr als 800 €. Fällt also nicht drunter, die muss ich tatsächlich auf die Nutzungsdauer abschreiben. Genauso mein Bürostuhl z.B., der kostet mehr als 800 € netto, weil ich da auch investiert habe und gesagt habe, komm, guter Bürostuhl, das macht einfach Sinn, wenn du jeden Tag viele Stunden drauf sitzt. Den müsste ich auch z.B. abschreiben über einen längeren Zeitraum, sogar in dem Fall 13 Jahre, meine ich, wenn ich richtig im Kopf hab. Also, da bezahlst du Cash viel Geld für den Bürostuhl, aber du bekommst steuerlich eben die Betriebsausgaben über einen längeren Zeitraum, je nachdem, was das für ein Wirtschaftsgut ist. Das heißt, man muss also wirklich gerade bei so Investitionen in Wirtschaftsgütern immer im Blick behalten, Liquidität und Steuerauswirkung. Die können dort doch auseinandergehen und das muss man ein bisschen auf dem Schirm haben, dass man nicht all sein Geld für irgendwelche Sachen ausgibt, die man aber steuermindernd gar nicht in der Höhe bekommt und dann muss man verhältnismäßig zu dem, was noch übrig bleibt an Liquidität, verhältnismäßig viel Steuern zahlen. Das sollte man schon ein bisschen im Blick behalten.

Aber das sind eigentlich in der Zusammenfassung so die wesentlichen Betriebsausgaben. Also, äh, lese es noch mal vor: Verwaltungskosten, Telekommunikation, solche Sachen, Fremdleistung, Miete, das sind alles Dinge, die sind relativ eindeutig, weil sie sich sofort einem Betrieb zuordnen lassen. Bei Fahrtkosten, Homeoffice, Abschreibung, da müssen wir die Betriebsausgaben erst noch ermitteln. Das kann, je nachdem, wovon wir sprechen, auch etwas aufwendiger sein. Das heißt, es macht Sinn, sich damit auch zu beschäftigen. Und bei gemischt genutzten Aufwendungen, da müssen wir immer noch gucken, wie viel ist privat, wie viel ist betrieblich. Da können wir natürlich nur den betrieblichen Teil absetzen. Aber das sind eigentlich die steuerlichen Spielregeln.

Ansonsten ist die Definition einer Betriebsausgabe erstmal relativ offen. Und wenn du mehr dazu wissen willst, wie diese Betriebsausgaben zu ermitteln sind, wie man eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung beispielsweise auch selber erstellt, welche Dinge man absetzen kann, wie man auch überprüfen kann, ob der eigene Steuerberater alles für einen rausholt, oder wie man auch proaktiv bestimmte Dinge noch ansetzen kann, dann empfehle ich dir wirklich mal bei mir auf der Webseite vorbeizukommen. Ich habe verschiedene Kurse, es gibt den Steuer-Grundkurs, es gibt den Einnahmen-Überschuss-Rechnungskurs, es gibt den Kurs "Steuern sparen zum Jahresende", wo wir auch noch mal viel mit Betriebsausgaben machen. Da haben wir einfach mehr Zeit als hier. Das sind insgesamt knapp 30 Stunden Kursinhalt und da kannst du einfach diese ganzen Sachen rund um das Thema Steuern lernen. Wenn es dich interessiert und ich würde das jedem Selbständigen empfehlen, sich auch wirklich mit diesen Dingen zu beschäftigen, zumindest mal ab einem gewissen Punkt macht es einfach Sinn, das Thema Steuern in die Hand zu nehmen und da auch sein Setup zu professionalisieren. Also, wenn dich das interessiert, schau gerne vorbei.

Ansonsten würde mich natürlich interessieren, wie hat dir die Folge gefallen? Lass doch gerne ein Like und ein Abo da. Wenn du Fragen hast, schreib gerne in die Kommentare. Ich gebe mir alle Mühe, die Kommentare zu beantworten. Auch wenn du Ideen für weitere Folgen hast, wenn du sagst, der und der Aspekt, den fand ich total interessant, kannst du dafür noch mal was Eigenes machen, lass es mich gerne über die Kommentare wissen.

Damit bedanke ich mich bei dir fürs Zuhören und bis zum nächsten Mal hier im Gründergedanken Podcast.

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