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皆さんこんにちは高田です。今日はMicrosoft TeamsをPower Automateを使って、あの上手に管理する方法を紹介したいと思います。
Microsoft Teamsは大変便利なのですが、何も管理せずにですね、あのチャットのような形式であの情報やり取りしていると、どんどんですね、あの過去の有用なデータも埋もれてしまって、あの管理がしづらかったりするんですけれども、まそういったところをですね、Power Automateをあの使ったちょっとしたヒント風を加えるだけで、あの上手に管理できるようになりますよといったような内容になってます。
もちろんですね、あのPower Automateの使い方を学びたい方にもですね、おすすめの内容なんですけれども、あの最近ですね、話題になっているそのChatGPTですとかのですね、あのいわゆる生成AI、そういったもののために車内データを将来的に活用されたいって言う方ですね、まそういった方にとっても、ま今回の動画の内容はかなりあの参考になる部分もあるんじゃないかなと思いますので、是非ですね、最後までご視聴いただければと思います。
はい、今回の動画なんですけれども、前半は私の方で事前に用意したサンプルを見ていただいて、ま今日やることっていうところですね、あの分かりやすく説明しようと思います。え、後半でですね、あの私が用意したサンプルと同じものをですね、皆さんと一緒に作っていくという形を取ります。
で、改めて対象者の説明ですけれども、まず1つ目がTeamsを活用してチームの仕事を管理する、ですね、まリーダーの方にお勧めの内容となっております。ま、特にですね、なんとなくTeamsを使ってるだけだとちょっと情報が散らばっちゃって管理しづらいなとか、そういったところにですね、課題意識をお持ちの方に見ていただくといいんじゃないかなと思います。
あとはですね、あのこれからPower Automateを学びたい初心者の方にもお勧めです。ま、今回取り上げる内容は一部難しいところもあるんですけれども、一旦私と同じものを作るだけであれば、あの私がこれからですね、お見せする操作内容を、ま身を真似でですね、そのまま実施いただくだけでも動くものが出来上がりますので、とりあえず一旦あのまず最初の一歩としてですね、作ってみたいという方にもお勧めできる内容となっております。
で、最後3つ目ですけれども、ま生成AIとかですね、業務で蓄積したデータをナレッジ活用としてあの利用していきたいけれども、ま実際どういう風にですね、あのデータを蓄積していけばいいかっていうところが分からずにですね、ちょっと困ってるというですね、あのそういった担当者の方にもですね、お勧めできる内容です。
で、本動画は生成AIをメインのテーマにしてはいませんので、生成AIの使い方自体には全然あの言及しないんですけれども、ま生成AIを活用する前提でどういう風にあのデータを蓄積していけばいいのかっていう観点においては、こういったナレッジ活用とですね、共通する部分があるので、まその辺りですね、あの新しい気づきですとか、まそういったものがあるんじゃないかなと思います。
はい、次に想定業務の説明になります。こちらに関しては私が事前に用意してきたサンプルに対しての説明です。で、今回なんですけれども、あの車内の問い合わせにその担当者が対応するための業務をですね、半自動化して、で情報もま確実に管理していくというところのサンプルを用意してます。
で、ま特にですね、あのこの業務っていうところの限定はあまりなくてですね、あのこの今回ご紹介する仕組みは車内の様々なですね、そのコミュニケーション絡めた情報の管理に使い回せるっていう形になっていますので、ま今回ですね、この業務のパターンとこのPower Automateの使い方というところでマスターしていただければ、まご自身のですね、関わる様々な業務にま応用して使うことができるんじゃないかなと思います。
で、ま主な要素ですけれども、まず仕事の状況をまステータス管理ができるということ。あとは次にですね、仕事の過程です。その結果のアウトプットだけでなくて、過程のコミュニケーション、ま今回は主にTeams上でのコミュニケーションというところですね、まフォーカスしてますけれども、まそういったところを管理できるということ。と仕事の結果ですね、例えばそのドキュメント作成みたいな形でアウトプットが生じる場合に、そういったものもですね、管理していくことができますよ。
で、このステータス管理とかコミュニケーション管理とかアウトプット管理とかっていうところの要素を、ま全てをですね、あの紐付けて大腸管理ができるようにPower Automateをうまく活用していきます。
で、今回ご紹介する内容は本当に基本の基本のシンプルなものになるんですけれども、あの実際の業務の要件に応じてですね、かなり柔軟に機能拡張などもできる仕組みになっていますので、まその辺りにもですね、注目して、あの自分が業務に活用するんだとしたらどういう風にしようかなっていうところもですね、意識して見ていただく面白いんじゃないかなと思います。
はい、で特にですね、注目してみていただきたいポイントとしては、この状況とか過程とか結果っていうところの仕事上ですね、発生するその情報をですね、余すところなくあの全てですね、紐付けてま管理ができるというところになりまして、まそれを行うからこそ、後々ですね、車内教育ですとか、そのナレッジ活用っていうところにおいて、ま当時の仕事の状況をま再現度高くですね、あの追体験するようなレベルで見ることができるので、ま結果的にはですね、こう生成AIが求めるようなその繋がりのデータですね、まそういったところにも該当するので、ま蓄積した情報を活用できるそういった状況にもなりますよっていうところで、まこの辺りもですね、あの情報管理するような方々はあの注目して見ていただければなと思います。
はい、次にですね、今回あのサンプルで使用しているサービスなんですけれども、まずFormsですね。こちらは問い合わせの画面で使用しています。次にコミュニケーションツール場としてはTeamsを使っていまして、大腸管理はSharePointで、それは全てをつなげるのはPower Automateという形の構成になっています。
実際のシステムとして完成したイメージはこういう感じです。その問い合わせの受付フォームに関しては、組織内の全員がアクセス可能な状態で、ま用事がある方はここから問い合わせてください、みたいな感じで使っています。その先ですね、問い合わせた先に関してはこの担当するチーム内のメンバーのみがアクセス可能な場所としてあの定義してまして、そこはですね、TeamsだったりSharePointの大腸だったりっていうことですね。あとはPower Automateでこういったですね、あのシンプルな構成のあのPower Automateの使い方というのは私のですね、あの過去のYouTube動画でも詳しく取り上げた経緯がございますので。
で、今回ですね、あのまどちらかといえばそのコミュニケーションとか、その一連の繋がりの管理のとこにフォーカスを当ててご紹介するという目的もございますので、これからですね、あの私と一緒にあの作っていきましょうっていうパートでは、Formsですとか、このSharePoint、あとTeamsですね、の詳しい使い方というところはあまりお話ししてる時間はないと思いますので、あのいくつかですね、過去の私のYouTube動画でおすすめのものを掲載しておきますので、まForms、Teams、SharePointのあのそれぞれのに対してちょっと詳しく学びたいよっていう本当の初心者の方は、まそちらの動画も合わせて見ていただくと参考になるんじゃないかなと思います。
で、これからですね、サンプルのデモを行った後に一緒に物づくりをしていくんですけれども、その際にですね、一部の情報をこういった資料からですね、コピペするような形で作業していきます。で、この今映し出してるの資料はダウンロードしてですね、皆さんの方でもお使いいただけるように公開しておきますので、あの本動画のですね、概要欄の方からちょっとURLを見つけてですね、ダウンロードしてお使いいただければなと思います。
はい、それではデモの方をしていきたいと思います。まず問い合わせフォームですね。ま今回ですね、シナリオとしては商品開発部という部門ですね。こちらに対して車内の担当者があの何かしら依頼ですとか問い合わせをする時にですね、こちらのフォームから問い合わせてくださいという形ですね。で、こちらのフォームに必要事項を記入して送信をすると、問い合わせが完了するという形で問合わせを受け付けたです。ね、その商品開発部の方の中の内部の動きとしては、まずこちらのSharePointの問い合わせの管理大腸というところですね。こちらの方にあのフォームズからあの問い合わせがあった内容をまあの記録して、でこれはま記録は自動的にですね、Power Automateの方でま連携していくという形ですね。で、こちらの大腸の方をですね、中心に管理していくんですけれども、付随するです。ね、このTeamsのスレッドですとか、あとはですね、チーム内で発生したこの成果物がある場合は、こちらのフォルダーの方に格納してくださいねっていう形で、まリンクがされているという形ですね。
で、Teamsの方なんですけれども、こちらの方ですね。はい、商品開発部の中の社内問い合わせ管理というですね、あのチャネルの方に問合があのフォームズからあった際に、まずは自動的にまま先ほどのSharePointの大腸にあの記録されるのと同じタイミングでこういった形ですね、通知が飛びます。で、その後のコミュニケーションに関してはこのスレッドの中でですね、担当者でやりましょう、って形になるんですけれども、まずまチームのリーダーがまテスト太郎君にですね、本件の担当対応をお願いしますっていう形でアサインをしましたら、ま担当者の太郎君がですね、こういう形で仕事をしていくわけです。で、適宜ですね、そのリーダー宛にその確認お願いしますとか、あの質問あるんですけど、みたいな形でまコミュニケーションするっていう様子もまこのTeamsの スレッドにこう残していくと。で、アウトプットは完成して、ま仕事の完了は確認できましたら、ま本件はクローズしますっていうことで、ま完了していくという流れです。
で、ポイントとしてはこの管理大腸とこの成果物のところとですね、それぞれこのTeamsのスレッドがま相互でリンクで繋がり合っているので、まこっちのあのTeamsの方からでもですね、管理大腸をま開いてこのステータスですね、対応状況を確認したりっていうこともできますし、ま先ほどクリックしてお見せしたように、こっちの管理大腸の方からTeamsのスレッドを開いたりとか、ま成果物のフォルダーを開いたりっていうこともまできるという形です。
で、基本大腸ベースで管理がされているので、このTeamsのですね、単体であの情報追っていく場合に関してはこの過去の情報がですね、こうだーって形であの不労情報としてどんどん流れていってしまうんですけれども、後からも見返そうとしてもですね、このTeamsをですね、こう見て情報探してくださいって言われてもですね、なかなか難しいところがあるんですけれど、もまこういったこのSharePointのですね、その管理大腸の方で案件ごとのですね、その管理というのがされていますので、ま何々の件についてもう1回振り返りたいな、っていう時はこの大腸の方でですね、該当のものを見つけてこのリンクこクリックしてそれぞれ情報を追っていけば良いという形になります。
で、こういう風にあの管理されていますので、例えばこう新人があの入社して配属された時のあのオリエンテーションだったりとか、あの教育っていうところであの例えば過去のこういった事例をあの一通り見て仕事のやり方っていうところを覚えてくださいっていう形にすると、まこういったあの完成したです。ね、この成果物だけではなくて、この成果物がどういう経緯で出来上がったかみたいなところのコミュニケーションの様子もですね、あの追体験する形で見ることができますので、まこういったTeamsの方でですね、日々やり取りしてる情報もこういった教育の資産とか、こうナレッジ活用ためのですね、情報源としてま有効活用ができるという形になります。
で、こちらの方のあのメッセージリンクとか、このフォルダーへのリンクとかっていうところは人間がですね、仕事をま円滑に進めるために提供してるようなこのリンクになりますけれども、まそれとは別にこうシステム的なリンクというのも持ってまして、と今回はですね、Teamsの方を繋げるという目的でやってますので、このTeamsのですね、チームのIDとチャンネルのIDとあとはメッセージのIDっていうですね、この3段階のIDを大腸に記録するようにしています。このまチームチャネルメッセージっていうのは、まここで見たところのこの一番上の回想はチームですよね。で、このもう一個下の回想がチャンネルのIDということで、でさらにこのメッセージのIDというのは、このスレッドのですね、一番親の投稿のIDという形になりまして、この3段階で記録することによってシステム的にもですね、後からこの場所をま大腸と紐付けてですね、特定することができるようになっています。
ですので、ま将来的にですね、例えば生成AIのための検索データとか学習データにまこういったものを活用していきたいっていう際は、まこういったIDを規定にですね、情報をあの整理して、ま引っこ抜くみたいなことをですね、まエンジニアの方にですね、やっていただければ、あのできると思いますので、まその辺りですね、ま対応できるような仕組みにもなってますっていう感じですね。
ではですね、1回あの問い合わせをするところからですね、あの動かしてみましょうか。えっと適当に入力していきます。YouTubeでも。ではい、こんな感じで問い合わせを行いますと。で、問い合わせを行ったことによって、あのこちらですね、フォームズに入力した内容がのSharePointの管理大腸に自動的にですね、転記されてることが分かるんじゃないかなと思います。こちらがフォームで入力した懸命ですよね。Teamsの方を見てみると、こんな感じでですね、Teamsの方にも投稿がされてますね。で、えっとこちらですね、あのま管理上はこういう形で大腸とTeamsが繋がるようになってますので、例えばあのここにですね、あの今受付ステータスなので、あの担当者をアサインして仕事をあの進めてくっていう場合は、まず管理大腸の方からこの担当者ですね、決めて、でステータスもま仕事を開始してもらうので対応中にして、でこのTeamsのスレッドの方にジャンプして、テスト太郎君にまこんな感じでメンションするとはい、というのがま基本的な使い方になります。
ただですね、こういったあの管理大腸からこうたどれるといえ、管理大腸のを更新して、さらにこの投稿の方でもですね、メンションするっていうのはちょっとですね、手間がまかかると。ま今回はですね、SharePointとTeamsの2箇所だけなので、ま全然ま大変っていうことでもないかもしれないんですけども、例えばこれですね、タスクの管理でそのPlannerの方にもPower Automate自動的にあの更新をかけたいとかなると、今度は2箇所から3箇所になりますよね。で、まこういった同じようなですね、あの情報の書き写しみたいなのって結構業務上ですね、あのやり忘れとかそのミスの原因になる部分でありますので、まこういったところもですね、一応自動化できますよっていうようなデモもですね、用意をしています。
で、先ほどですね、こういった後からシステム的にあのあの対応できるようにIDも記録してますよっていうところなんですけども、このIDを活用する例として、ま今は手作業であのサインとかやるでもしたんですけども、このSharePointのリスト自体にですね、Power Automateを仕組んであの仕込んでですね、対応するっていうあのやり方もあります。じゃ、今ここのテストっていう項目で受付で担当者がサインされてないものがありますけれども、ここに対してですね、ちょっとやってみましょうか。で、こんな感じでその自動化っていうメニューに担当サイン処理っていうですね、それを実行すると、ここに担当者を入れてくださいっていう入力項目が出ますので、さっきと同じようにテスト太郎君をアサインしてフローの実行っていうのをやります。で、そうするとフローが実行されたことによって、さっきと同じと今このステータスが受付が対応中に変わったのですね。それとテスト太郎君が設定がされて、でさらにTeamsの方にジャンプしてみると、こういう感じですね。さっき私が手打ちであのテスト太郎君メンションしてお願いしますってやったんですけど、まこういったお願いしすっていう投稿も自動化されますという感じ。で、こういった機能実現できるのはなぜどうしてかと言と、まこういったIDというのをあらかじめ大腸に仕込んでいるので、あの後々ですね、あの機能拡張でそのPower Automateを追加するっていう時にもですね、こういった情報を頼りにですね、自動化ができるという形になってます。
はい、あとはこの成果物のフォルダーに関しては、変用のですね、ドキュメントライブラリーを1個作っているんですけれども、まこんな感じでですね、あの自動的に被らない名前であのフォルダーを作ることにしてまして、このフォルダーの名前に関してはこのSharePointのですね、この大腸の方のリストアイテムのIDというですね、絶対にこの重複しないあの情報を元に作ってます。よくですね、あの業務上で人間がフォルダーを作る時、何々案件の名前みたいな感じで見て分かるような名前にするっていうことをよくやると思うんですけども、まそうするとですね、名前が競合してしまったりとか、あまシステム的に管理が色々あの必要になってくるので、まそういった手間を省くためにですね、自動的にIDの情報と一致させて払い出すという形にしてます。で、基本的にはこのフォルダーを直接見るっていうにはしない想定で、全部管理大腸の方からですね、このリンクでたるっていうことにあのしますので、特にですね、こういった名前がですね、機械的なものであっても、ま不明に感じるってことはないんじゃないかなと思います。
ではですね、あのこれから皆さんと一緒にも、こちらと同じ仕組みを作っていきますが、応目標としてはですね、この問い合わせフォームから問い合わせ、フォームからですね、あの送信をしましたら、このTeamsスレッドとこの管理大腸の方ですね、ま自動的にあのま情報を転記して投稿するっていうところまでをあの細かく見ていきまして、ま追加機能のですね、先ほどお見せしたこういったリストからですね、あのさらにあのアサイン処理とかっていうところを追加するところまでやってしまうと、ちょっと動画の尺が長くなりすぎてしまうので、まこちらに関してはですね、私があの作成済みのフローの設定をざっと紹介するぐらいにですね、まとめたいかなと思います。で、この辺りはっば初心者向けというよりは、あのちょっと一歩踏み込んだですね、応用の機能になりますので、まさらにあの自動化を進めたいみたいなですね、高い目標あの持ちの方はご自身のですね、あの学習のネタとしてちょっと頑張って取り組んでいただければいいんじゃないかなと思います。
はい、それではですね、あの作成の方を一緒にしていきたいと思うんですけれども、まずご用意いただく必要があるのが、このTeamsのですね、チームですね。こちらご自身であの今回そのPower Automateの開発に使っても大丈夫な場所っていうのを確保してください。自動的にですね、あの情報がポストされてきてですね、その他の業務の情報と混ざってしまう可能性があるので、チャネルはですね、今回用に新しく追加することをお勧めします。で、問い合わせ管理練習っていう形で、まこのチャネル名はですね、分かりやすい名前で決めていただければ大丈夫です。で、えっと標準のチームでチャネルでですね、作ってください。で、こちらにチェック入れるとチャネルが常に表示されて見やすくなるので、私はここにチェックを入れていきます。はい、でチャネルが覚成できましたね。で、先ほどこちらの社内問い合わせ管理というところでデモを動かしましたけれども、ま結果的に同じようなあの形でこちらに投稿通知がされるようなですね、ものをこれから作っていきます。
はい、次にですね、Formsの問い合わせフォームを作っていきますが、えっとですね、こちらですね、Formsの画面から辿っていくと、こういう感じでま自分が過去に作ったものがあればここにずらっと並ぶとともに、下にスクロールしていただくとマイグループというカテゴリーがあります。で、たくさん参加してるチームがあるとうんたくさん表示されてるんですけども、そこ表示を増やすをクリックしていただくとうん全部見ることができます。で、今回選択するのはこの商品開発部というところになるんですけども、これは何かと言うと、先ほどのこのチームですね、このチームに対するその紐づいたグループというあの場所になりますので、ここに対してあのフォームをですね、追加をしていきます。で、とフォームを新規作成する時にこちらの新しいフォームというあのところもあるんですけども、こちらで始めるとま個人所有のフォームになってしまって、あの退職とかですね、そういったところでアカウントが消えてしまうと作られたものはあの消えて引き継ぎができな いっていう状態になってしまうので、必ずですね、このグループですね、あの適切なグループの中に作るようにするということをお勧めします。
はい、でですね、今私がデモでお見せしたフォームがすでにあるんですけども、ここに新しいですね、グループのフォームを追加をしていきます。で、いくつかですね、項目を追加していくんですけれども、えっとまずフォームの名前ですね。はい、ちょっと同じ名前だと分かりづらくなくなってしまうので、私はこういった練習っていうのをつけた名前にしました。ま、ここはお好きな名前で大丈夫です。で、次に項目ですね、追加をしていきます。まずは懸命ですね。で、必須入力にする場合はこちら必須にします。ま、この辺りもですね、今回は必須だろうが何だろうがあまり関係ないとこであるので、はい、まお好きなように作っていただいて大丈夫かなと思いますが、ま初心者の方はですね、私と同じような作り方にしていただくと迷うところが少ないと思います。次問い合わせカテゴリーですね、選択肢の項目を追加していきます。はい、でオプションもですね、あの自由にあの分かりやすいものですね、あの各自で追加いただければ大丈夫で、ちょっと私は時間節約のためにもうこの定の状態でやりますね。で、えっとドロップダウンの選択にしたいので、ここからドロップダウンということで選んでおきます。えっと次が対応完了希望日ですね、日付を選択するという項目をはい、追加していきいます。はい、で次が問い合わせ内容ですね、リスト問い合わせ内容で、こちら長い回答にですね、チェック入れていただくと複数業入力のフォームになります。以上でですね、フォームの作成は完了で、こちらですね、プレビューで見ていただくとはい、動作確認の方ができます。で、一度ですね、このフォームズていうとこクリックしていただくと、ま作成してるものがですね、ま保存されてるということが確認できると思います。で、これ最近の履歴の方からですね、あの再度編集する場合、こちはクリックして開いていただいてもいいですしま、こちらの履歴見つからないっていう場合は、最初と同じようにですね、このマイグループの方から辿ってバトのこのグループを開いていただければ、このグループのフォームの中にですね、自分が作ってるものが表示されます。
はい、次にですね、SharePointの方でその大腸を作作っていきたいと思います。この管理大腸との成果物上げるためのそのドキュメントライブラリーですね、この2点を作っていきます。で、こちらの場所も商品開発部の場所になっているんですけれども、こちらのですね、やっぱりチームズのに紐づいたですね、こSharePointになっていまして、開き方はですね、こちらのチームの方のえっとファイルっていうところをしていただいて、ここにですね、このSharePointで開くというのがありますので、これをしていただくと、この商品開発ですね、今回で言うとのサイトが開きます。で、え、こちらですね、サイトコンテンツっていうですね、リンクがあると思いますので、こちらをクリックしてください。もしこのリンクが見当たらない場合は、右上の歯マークの方からサイトコンテンツをクリックしていただいても同じ場所に飛びます。で、こちらにですね、このリストとドキュメントライブラリそれぞれ追加していくんですけれども、まずリストの方を追加していきます。で、空白のリストからリスト名はし車内問い管理隊長とするんですけど、私はこの名前ですでに作っているので、デモっていう形で名前を変えますね。で、こちらチェック入れとくと後からそのたどりやすくなるので、入れたままにして作成をします。で、こちらにですね、必要な列項目を追加していきます。で、こちらの作業なんですけれども、YouTube動画の概要欄のURLからですね、PDFでこの資料をダウンロードいただいて、まこちらのですね、コピペ用コードSharePointリスト作成というところですね、まこちらをですね、使いながら作業の方進めていきます。この内部名とかですね、表示名っていう意味合いに関しては、過去のYouTube動画でも説明してるものがありますので、詳しくは割愛しますが、その辺り詳しく学びたいという方はですね、過去の動画も見ていただければと思います。じゃですね、こちら の作成したリストの画面ですね、開いた状態 で右上の歯車マークでリストの設定という ところを開いてください。で、とこちらですね、列の作成というところをクリックして ください。で、まずはですね、この内部名っていうところをコピーしていただいて、で種類がですね、選択肢です。ね、て、でこの種類が選択肢と、でその他のところ の選択肢のリストですね、まこれは何でもいいんですけれども、まデフォルトの状態だとちょっとかこ悪いので、はい、それっぽいやつですね、はい、やっときますね。で、この規定値のとこですね、回クリックしていただくと一番上のものが適用されますので、この状態でオを押します。はい、そうしましたら、この列がですね、追加されたことが分かると思いますが、もう1回ですね、こちら のタイトル部分をクリックしていただいて、今度はこの表示名というところからですね、最終的に表示したい項目の名前をコピーして貼り付けていただいて、オッケーで更新をしてのステータスっていうあの表示名に変わったねっていうことで、列の追加一つ完了ですね。じゃ同じようにあの他の列も追加していきます。列の作成をし て担当者列ですね。はい、こをクリックして、こちら はマタグループです。ね、その他の項目はその規定の設定でオーで、そのままオッケですね。はい、で表示名は担当者 と、で担当しでオッケーです。ね、次がえっとメッセージリンクなんですけども、複数業テキストで、ま表示名と内部名一緒なので、こは付け直しというのはしなくていいですね。と成で複数用テキスト で、でオプションがですね、この書式なしと いうところですね、選んで ください。で、オッケーです。ね、で、このJSON書式設定というのは、後ほどですね、ご説明とあの設定のして いきますので、今あのスキップして何もしない状態でスキップしていき、次フォルダーリンクという列を追加します。で、複数業テキスト で、同じく書式なしですね、こちらを選択してオッケーです。はい、次ですね、カテゴリー で、事業テキストでオッケー です。表示名がですね、問い合わせカテ はい、で次が希望日です。ね、こちら がこ日付と時刻ですね、種類はこちらも定のままですね、はい、オッを押していただければ大丈夫です。はい、で表示名ですね、こちらをコピーし て、はい、で次が問い合わせ内容の複数業テキストですね。え、問い合わせ内容の複数業テキストで、業テキストはですね、書式なしにしておきましょう。オです。表示名の方 をしてね、はい、はい、次が質問者です。ね、こちらもジにコピーピして、ユーザーマターグループですね、他設定を変る必要なしで、はい、名前直し て、はい、オッケーです。ね、で、最後3つですね、全部今日同じですけれども、1行テキストでチームのIDとチャネルのIDとメッセージIDを保存する列をそれ追加をしていきます。はい、一業テキストでね、追加をし て、次チャネルIDです。ね、業テキストで追加をし ます。で、メッセージIDも業テキストで追加をしていきます。とはい、これでえっとの作成は完了ですね。じゃ、SharePointリストの方は作成ができ ましたので、じゃですね、見てみると、ま先ほどデモでお見せしたのと同じような構成になっているということが確認できると思います。で、本動画では詳しく説明しないんですけれども、こういったですね、あのSharePointのリストのビューとかを使えば、あの自分でその業務に必要な情報に絞った状態で使いやすくですね、あの表示を並べ替えたりフィルターしたりですね、まそういったこともできます。では大腸はでき ましたので、次ライブラリーの方ですね、作っ ていきたいと思います。またですね、サイトコンテンツのクリックしていただいて、こちらですね、新規の今度はドキュメントライブラリーというのを選択してください。で、車内トアはお好きな名前で付けていただいて大丈夫ですが、私は既に同じ名前のものあるのでデモをけ、はい、でこれ作成です。ね、で、特にですね、こちらはあのカスタマイズ項目は今回ありませんので、あのこれ追加していただければですね、これ で完了となります。で、大腸と成果物のドキュメントライブラリーということで完成しました。
ではですね、あの全て準備が整いましたので、Power Automateの方でですね、あのFormsとTeamsとあとはSharePointですね、を接続するというところをやっていきたいと思います。ではですね、このPower Automateをクリックして ください。で、マフをクリックします。え、過去にですね、自分であの作成したフローがある場合はここに一覧が表示されます。で、こちらの2つがですね、先ほど冒頭のデモでお見せしたものですね、け、あのフォームズから受付けて自動的に情報を転記するものと、あとは追加機能のですね、アサイン処理っていうところをそれぞれあのフローで作っているという形です。ではですね、新しいフローを作成して、え、自動化したクラウドフローと いうところをクリックして ください。で、フローの名前は分かりやすいものをつけていただければと思います。はい、私はデモの問い合わせ受付とします。で、トリガーなんですけれども、Formsの新しい音が送信される時、こちらを選択して作成をクリックしてください。でですね、あのPower Automateの開発画面が新しいバージョンにえっととなりまして、今までの動画とですね、見た目が変わっているんですけれども、私の過去の動画を見てあの真似してやっていただく際はこの新しいデザイナーアトとこですね、こチェック外していただくと、あの私があの公開した過去の動画と同じような見た目になりますので、必要に応じてこちらを切り替えてあの利用するようにしてください。で、今回ですね、もうこのまま新しい画面の方でですね、作業を進めていきます。まずですね、この新しい音が送信される時というものをクリックしていただいて設定をしていただきます。まずコネクションがありますんになってるので、このチェンジコネクションクリックして、すでにですね、あのならか何らかのフローを作ったことがある方は接続があると思い ますので、それをクリックしていただけば大丈夫です。で、接続がない方はですね、ADD Newからですね、認証をして接続をして いただければ大丈夫です。まずですね、フォームズのフォームIDなんですけれども、と今回ですね、こちら一覧で出てくるのは個人所有のフォームだけになっておりまして、とグループフォームはですね、こちらのカスタム値の入力というところから手作業でIDを入れる仕様になっています。IDの確認の方ですが、と作成したですね、このグループのフォームを開いていただくと、アドレスバーのですね、上にこのIDイっていうあの部分があるんですけども、このイコールの後ろをですね、全部コピーしていただくと、それがIDということになってます。はい、こういう感じでコピーしたIDを貼り付けてください。で、次なんですけれども、このフォームズにですね、入力された値の詳細を取得するっていうあの必要がありまして、ここのアクションの追加のところから、えっとFormsですね、Formsで検索していただいて、トの詳細を取得する、これをクリックして ください。はい、IDに関しては先ほどと一緒ですね、カスタム値の入力からコピーしたものですね、同じものを貼り付けてください。で、ーIDという方はこちらですね、雷マークの方から新しい音が送信される時に受け取ったフォームズのですね、フォームの回答のIDですね、はい、こちらをクリックします。で、ここでなんですけども、とボイ位置っていうものでですね、囲まれてしまうっていうちょっとなん不具合なのかなんか仕様変更なのかわかんないですけどありまして、私の過去のYouTube動画ではこういう動きはしてないんですけども、この動画撮影時点ではですね、こういう感じになっちゃってます。で、このまま作業を進めていくと、これエラーになってですね、動かないっていうことがえっとありますので、ちょっと修正をしてていく必要があります。で、こういう事象になった場合は見ていただくべきは、この最初のですね、一番開始のですね、アクションのところをクリックしていただいて、でそこのですね、設定っていうのをですね、見ていただくんですね。で、そうすると過去のバージョンではここが規定でこの分割がオンになっていて、でこの配列のところ でこうこれが選択されてたんですけども、これがですね、最近フロー新規作成するとなんか外れた状態で開始してしまうので、まこういったあの不具合になってるっていう感じみたいです。はい、なのでここの設定のところですね、見ていただいて、まちょっと同じような感じで対応お願い いたします。で、そうすることによって、えっと今度はですね、ちょっとこの41はいらないので削除しますね。はい、で今度はえっとこれ消して、こういう感じでやってもですね、あの位置が自動的に追加されることなく、ま正しく設定ができますという感じです。はい、ちょっと謎仕様なんですけども、まこれはこういうもんだと思ってですね、あの対応をお願いいたします。ちょっといきなり初見殺しみたいな状態になってあれなんですけども、続けて作業の方していきたいと思い ます。で、次はですね、SharePointの管理大腸の方にと項目を作成する、あの大腸に登録するということをやります。で、SharePointのえっとアクションのさらに表示のとこですね、見ていただいて、真ん中ありですかね、項目の作成というのがありますので、こちらを追加をしてください。で、サイトのアドレスはですね、この商品開発部、えっと私が作業してるのは商品開発ですね、ご自身のチームズのチームの名前と一致するものを選択して ください。で、リスト名は先ほど作ったものですね、私はこのデモで始まる名前で管理代表作りましたので、こちらを選択してください。で、ステータスの項目はま初期値受付でいいんですけれども、と他の項目もですね、設定したいので、この全てを表示というところをクリックしてください。そうすると全部の項目が設定できるようになります。で、まずタイトルなんですけれども、雷マークのとこクリックしていただいて、この応答の詳細を取得する、でフォームズで投げ込まれたものをですね、マッピングをしてくんですが、タイトルに関しては件名を割り当てること にします。で、担当者に関してはこれからあの業務上で決めることなので、からのままにしておきます。メッセージリンクとフォルダーリンクもまだTeamsとかそのドキュメントライムのフォルダーとか作ってないので、作った後にのちょうどですね、この大腸に更新をかけるステップですね、入れてくのでからのままにします。問い合わせカテゴリーに関しては、とフォームズの方からですね、そのままコピーして持ってきます。対応希望日も一緒ですね。対応完了希望日もですね、一致する項目をそのままマッピングして入れますね。で、問い合わせ内容に関してもも同じですね、フォームズに入力していただいたものを入れると。次質問者なんですけども、フォームズに入力したですね、問い合わせをきた方のあの情報も誰なのかっていうところを記録していきます。こはカスタム値の入力でミマークをしていただくと、オートの詳細取得するの中にレスポンダーeil というのがあるんですね。これがフォームズで実際に情報ポストした人のアカウント情報が入っているものになりますので、こちらを割り当てて、はい、管理大腸の方に記録していきます。で、このチームIDチャネルIDメッセージIDの3つも後ほどあの更新をかける時に入れていきますので、今はからのままにしておきます。はい、これで大腸にですね、あのレコードが追加されますので、え次はですね、フォルダーを作成していきますね。アクションの追加からまたSharePointを、でこさらに表示をしていただいて、新しいフォルダーの作成というところをクリックしてください。で、サイトのアドレスはですね、先ほどと同じように作業中のチームズの名前と一致するもので、ライブラリーはですね、先ほど作った名前で選択をしてください。私はデモの車内問合せ対応生果物という名前でライブラリーを 作りましたので、こちらを選択します。で、フォルダーのパスというのが、とこのライブラリーの中に作るフォルダーの名前なんですけれども、まこちらはですね、先ほど話した通りこの前のステップで項目の作成としましたけれども、ここで発生したですね、あの管理大腸のアイテムのID、それをそのまま使うこと にします。なので、この項目の作成のステップのこのアイテムのID、これを選択をします。はい、以上でですね、フォルダーの作成は完了でございます。で、次はですね、Teamsの方にですね、投稿をしていくんですけれども、ちょっと通知の本文を作り込むので、まやり方色々あるんですけども、今回はですね、一度作り込む本文を変数にあの入れてですね、作るというやり方を取っています。このランタイムの組み込みってとこチェック入れていただくと、右下のにです。が、で種類はですね、このストリング文字 列というものにしておきます。で、このvaluなんですけれども、こちらのですね、コピペ用コードチームズ通知本文のところから元のテンプレートをですね、コピーしてまず貼り付けてください。で、先ほど大腸とリンクするのにクリックできるですね、あのリンクをあの張るっていう風にやってるんですけども、Teamsの通知でやる場合ですね、このHTMLでで書く必要があるんですね。なので、このAタグとか、このBRタグとか、あのこれはBRは開業ですね、を使ってるんですけども、まこの辺りですね、あの色々自分の好きなようにカスタマイズできるようになりたいよって方は、ちょっとHTML勉強していただいて、ま色々触ってみてください。で、ここのですね、あの1個目のリンクがその管理大腸へのリンクになります。で、ここのHDFっていうところ にリンクURLを入れる必要があるんですけれども、このダブルコーテーションの間ですね、こちらに入力カーソルを移動していただいて、この項目の作成ですね、管理大腸にアイテムを作成した際に発生したアイテムへのリンクというのをここに差し込むこと にします。で、上りマークですね、押していただいて、とちょっと下にスクロールしていただくと、の項目の作成、項目の作成の中のアイテムへのリンクというのがありますも、あこれですね、アイテムへのリンク、こちらをクリックして差し込んで ください。で、後半のですね、成果物のフォルダーへのリンクに関しても同じように、フォルダーを作成した時のアイテムへのリンクというのがありますので、ここの次のですね、このHFのダブルコーテーションの囲まれた間のとこにカースル合わせて、アミナマークの今度新しいフォルダーの作成の結果のアテムのリンクです。ね、こちらですね、こちらを差し込んで ください。で、えっと次はですね、この問い合わせカテゴリーとか、対応完了希望日とかはフォームズに入力された内容をですね、引っ張ってくるというものになってますので、それぞれですね、この雷マークのところから下の方にですね、スクロールをしていただいて、ボトの詳細を取得すのところのカテゴリーですね、を差し込んだり、対応完了希望も同じようにはい、こういう感じでま必要な業務上必要な情報方をこういう風に差し込めますよっていう感じですね。で、問い合わせ内容の方ですね、こういう感じで、と差し込むことができます。はい、で、ただですね、この問い合せ内容に関してはフォーム上 でですね、複数業入力ができる要は開業とかもですね、入力できる仕様なんですけども、こういう差し込み方をしてしまうと、とちょっとですね、フォームに入力された値をTeamsにそのままあの差し込んで押すと、すると入力した開業内容があのバグってですね、消えてしまうっていうのがあるん です。で、一応ですね、あの詳しくは解説しないんですけども、それに対応するためのコードをとご用意してきてましたので、まその対応したいよっていう方は、えっとこの直接差し込むやり方ではなくて、ちょっとこれ消していただいて、このFXっていうところをまず押していただきまして、で、応資料の方にコピペ用のですね、コード開業整形用っていうのがありますので、これをですね、コピーしていただいて、でここですね、ここの式のコ場所に貼り付けをしていただきます。で、ちょっと今ここですね、入力カーソルがここでずっとチカチカしてるんですけど、ここのリプレース関数の第1引数のところですね、ここの間のところをクリックしていただいて、で同的なコンテンツっていうところ で、先ほど差し込ん だのフォームで入力した問い合わせ内容です。ね、これクリックしていただくと、ここにここ にさし、ちょっとバグで今ずっとここがチカチカしてるんですけど、ここに差し込まれましたと。で、そ状態でこのアドっていうところをクリックしていただくと、あの開業にですね、対応したような状態の関数が差し込まれます。ちょっとこの辺りはあの関数とかですね、初心者の方がやろうとするとちょっと難しいところもあるので、ま参考程度にですね、あのこういうこともできるんだなぐらいで覚えていただければまず は大丈夫です。はい、じゃああのチームズのですね、通知の本文がえっと用意できまし たので、またアクションの追加をしていただいて、Teamsで検索をして ください。で、先ほどと同じこのさらに表示をクリックしていただいて、チャットまたはチャネルでメッセージを投稿するをクリックします。で、初期値がこのフローボットってなってるんですけども、このフローボットで投稿すると、あのTeamsのスレッドに件名がつけられないっていう仕様になってますので、今回は件名をつけたいので、ユーザーで投稿することにします。で、投稿先ですけれども、チャネルですね、チャネルを選択して ください。で、チームですね、チームに関して はこちらの一覧で、と商品開発部ね、ご自身があの作業中のチームを選んでください。で、チャネルに関しては先ほど私の方は問い合わせ管理練習っていうチャネルを 追加しましたので、ご自身でですね、追加したチャネル専用のチャネルを選択するようにしてください。メッセージに関しては、まこちらでですね、あのゴリゴリ作ることもできるんですけども、先ほど変数の方に入れておいたチームズ本文がありますので、これをそのペタッとあの貼っていただければ大丈夫です。で、懸命ですね。で、こ全てを表示をしていただくと、サブジェクトっていう項目がありますので、こちらクリックしていただいて、こちらに情報を差し込んでいきます。今回はですね、このFormsのですね、問い合わせの時のあのユーザーが入力した懸命、それをそのままサブジェクトにするようにします。以上でですね、あのチームの方に通知があの投稿されるというところの設定が完了しました。最後にですね、この先ほどその項目の作成の時にの空っぽにしておいたメッセージリンクとかそIDとかですね、この辺の情報 をあのこれらのフォルダーの作成とかこの通知を行った結果で取得ができるようになっていますので、あの大腸の方に書き出して、ま処理を完了するという流れですね。じゃですね、まずアクションの追加をしていただいて、Teamsで検索をして ください。で、先ほどと同じこのさらに表示をクリックしていただいて、メッセージ詳細を取得するというアクションを追加してください。で、大腸に書き出すためのですね、ID情報とかを取得するのが目的になりますが、設定するこのメッセージIDはですね、この1個上のステップで投稿した通知のこのメッセージIDを選択します。メッセージの種類はチャネルです。ね、で、チームのIDに関しては先ほど投稿したのと同じ商品開発部を私は選択しますと、チャネルに関しても先ほど通を投稿したのと同じチャネルを選択してください。で、ペアレントメッセージIDは今回入れる必要はないです。これで全部準備が整いまし たので、大腸に書き出す処理を最後追加しますね。SharePointで検索をして、さらに表示。で、下の方にですね、項目の更新というアクションがありますので、こちらを追加してください。で、アドレスはですね、先ほどとと同じですね、このを選択して、リストはと管理大腸の方のですね、リストをつあの選択していただきます。で、IDに関して は項目の作成をした時のIDですね、あのフォルダーも同じようにIDとかあるんで、こうどっち選んでもいいように思われるか もしれないんですけども、それぞれ物が違いますので、ちゃんと管理大腸に項目を作成した時のID、こちらを選択するようにしてください。でですね、とまた全てを表示をクリッ クして、全部の項目を表示していき ます。ステータスはま受付のままでいいです。ね、で、次メッセージリンクなんですけれども、こちら雷マークをしていただいて、メッセージの詳細取得するのところを表示数を増やすていうとこですね、押していただくとメッセージリンクとありますので、これを差し込んでください。次フォルダーリンクですね。はい、今度はえっと新しいフォルダーを作成した時 のリンクなので、えっとアイテムへのリンクです。ね、こちらを差し込んで ください。で、え、このチームIDチャネルIDメッセージIDですね、これらはメッセージの詳細を取得するのところの、まずチームIDですね。はい、でチャネルIDも、じゃ同じところからチャネルIDですね、選択していただいて、で、最後メッセージIDですね、メッセージIDはこれですね、メッセージID、それぞれ控えておいて ください。以上で、設定は完了になりますので、この保存をですね、クリックしていただき ます。で、特にですね、あの設定がで変な箇所とかなければ、と保存成功っていう形で緑色の帯が表示されます。じゃ、早速テストの方やっていきましょうか。このテストをクリックしていただいて、手動ですね、手動っていうとこを選択して、テストをクリックして開始して ください。で、そうするとですね、あのフォームズにですね、あの投稿がされるのを待つっていう待機状態になりますので、先ほど作成したフォームですね、フォームの方からまテストはプレビューの方でやって、いただければできますので、ま適当に入れていきましょう。テストで選択をし て、に、ストとはい、これで送信をします。で、そうすることによって、待機していたですね、フローが動き出すと思いますの。はい、で、えっと、ま実行がもう完了しましたっていうことで、ま特にエラーもですね、何 も発生してないようですので、ちょっと実行結果の方ですね、見ていきましょうか。まずですね、管理大腸のですね、SharePointの管理大腸の方を見ていきます。えっとこっちのデモの内問合せ管理大腸ですね。で、こちらにテストという形で、と件名がフォームに入力した件名があって、受け付になっていて、で、メッセージリンクとフォルダーリンクがこのUアドレスの形式ですね、ちゃんと情報が入っていることが確認できると思います。それぞれメッセージリンクの方はTeamsの方がリンク先になっていて、まフォルダーリンクの方は同じサイト内に あるそのドキュメントライブラリーの アドレスになっています。で、ま問い合わせ内容が入っていたり、あま質問したフォームのですね、あの入力した人のアカウントが入っていたり、あとはチームのID、チャネルのID、メッセージIDという形でありますね。じゃ、えっとTeamsの方もですね、ちょっと見ていきましょうか。で、Teamsの方も見ていくと、こんな感じでですね、投稿がされていて、それぞれこうリンクになっていますので、リンクをクリックしていただくとSharePointの方がま開くとことになってれば成功ですね。じゃですね、先ほど見た中で、えっとこちらのですね、メッセージリンクの方がこのクリックできるですね、あのリンクになっていなくて、ちょっと不便なので、そこをちょっとあの便利にしておきましょうか。じゃ、こちらの右上の歯車マークの方からリストの設定をクリックしてく。でですね、このまずメッセージリンクという方からやっていきますけれども、こちらをクリックしていただきます。で、一番下のですね、ここのなんちゃらって書いてあるとこ、ここ に設定をしていくんですけれども、とこのコピペ用コードのJS書式設定ですね、こちらをですね、まるまるコピーして貼り付けてください。で、この内容に関してちょっと詳しく説明する動画ではないので、一旦まこういうもんだっていう形であの利用していただければ大丈夫なんですけれども、まここのですね、この列に入力されているアドレスをそのクリックできるそのリンク形式に変換するっていうあの書式を適用しています。あ、で、ちょっとこの表示名の とこですね、成果物フォルダーってなってる ので、ここだけ打ち替えてですね、Teamsスレッドとかはい、分かりやすい名前にしてくチームズへのリンクですよっ ていうことが分かるようにして ください。で、これでオですね。はい、で同じように次はフォルダーリンクの方ですね、クリックしていただいて、同じ場所にですね、貼り付けしてください。で、まこれはフォルダーへのリンクでそのままの名前で大丈夫なので、はい、これでオッケーで大丈夫です。じゃですね、この状態で管理大長の戻っ ていただくと、見ていただくと分かる通り、ちゃんとクリックして飛べるリンクになってますね。はい、はい、以上ですね、駆け足だった んですけれども、あのフォームズからですね、あの問い合わせを受け付けて、大腸の方とTeamsのスレッドの方にですね、あの自動的に情報をあの転記して、でさらにこのリンクし て繋げるっていうことですね、ができました。で、ちょっとこちらをですね、利用したその応用テクニックとしてのと担当者アサインの処理なんですけども、こちらに関してはですね、今後ご自身で取り組まれたい方向けの参考情報として、ちょっと画面上でですね、Power Automateの設定をちらっとお見せするだけで、こやっていきたいと思うんですけれども、そうですね、こちらの と担当者はサイン処理ですね、作ってます。で、先ほどはこの新しいフローからこの自動化し たクラウドフローっていうを選んだんですけども、SharePointのリストからですね、あのアイテムを選択して呼び出すフローはこっちのインスタントクラウドフローっていう種類で作ってい ます。途中までお見せすると、まフロー名をつけるとこはさっきと同じで、と選択したアイテムの場合っていうところですね、コネクターをあの選んでいただければ大丈夫です。で、その中身がどうなってるかと言います と、こちらのですね、選択したアイテムの場合に対して、このアドレスとその対象の管理大腸マッピングしてありまして、1個ですね、担当者をあの受付あの入力してもらうためのですね、パラメーターを追加しています。この入力の追加のとこかですね、で形式はメールアドレスですね、あのアカウント情報を確実に入力してもらうためにメールアドレス形式で入れてください、という形にしてます。で、ここに対してあのこのこの選択したですね、アイテムの詳細情報を取得する項目 の取得というアクションで情報取得していまして、で次にですね、あなたを担当者にアインしますよっていうメンションをしますので、この最初に受け取ったこのメールアドレスを元に、ユーザーのメンションっていうのを追加あの取得するというアクションを使っ て、で次のステップでこのメ取得したメンションでさっきはテスト太郎君宛てにメンションが飛んだと思うんですけど、こういった本件の担当お願いしますねっていう形でね、で、ここでのポイントはこのメッセージIDとチームチームのIDとチャネルのIDですね、ていうのはこれSharePointの管理大腸からそれぞれ取得しているんですね。ね、で、と先ほどはドロップダウンでチームとかあのチチャネルとか選んだんですけども、その情報がここのIDにそれぞれ記録されているということで、これらをそのパラメーターにしてですね、メッセージの投稿先というのを特定して います。はい、で、既存のスレッドに対してあの返信をつける形になりますので、チャネル内のメッセージで応答しますっていうアクションを使ってます。で、最後にえと参院した担当者を管理大腸にあの書き込んだりですね、あとはステータスを対応中にするっていうことで、まさっきも使った項目の更新というアクションで適切に管理大腸の方も更新をかけているという感じですね。はい、是非ですね、こちらの追加機能の方もえチャレン ジしてみてください。
はい、いかがでしたでしょうか。ま設定もですね、やり方を覚えてしまえばそんなに難しいところではないと思うんですけれども、まこういったですね、1手間を加えるだけでも、ま今までですね、こうどんどん流れていって管理ができなかった、管理がしづらかったそのTeamsのですね、あのスレッド情報の管理というのもできるようになりますので、是非ですね、いろんな業務に応用してみてですね、便利にお役立ていただければと思います。本日は以上となります。この動画が面白かった参考になってという方は是非高評価をお願いいたします。また是非ですね、あの今後の情報を見逃さないようにちゃんチャンネル登録もお願いいたします。それではまた次回の動画でお会いしましょう。またね。