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Lo mejor que puedes hacer para un inventario cíclico es tener todo revuelto. Otra ventaja es que te va a permitir hacer compras atinadas, es decir.
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Hola, muy buenos días. Me presento, mi nombre es Brenda Vargas y bienvenidos nuevamente a mi canal. Gracias, gracias por estar invirtiendo tu valioso tiempo en ver este tipo de vídeos. Mi intención es que te puedan ayudar con tu día a día en el trabajo o que, si estás estudiando, pues justamente te ayuden para entrenarte de lo que va a ser tu futuro laboral. No olvides, por favor, compartir estos vídeos con la gente que sabes que este tipo de información le gusta, les sirve o le interesa.
Vamos a platicar el día de hoy acerca de los inventarios, sobre todo de los inventarios cíclicos, que son los más comunes. Así que ponte cómodo y vamos a empezar.
Hago un paréntesis para recordarte que hay un vídeo que te recomiendo muchísimo acerca de los robos hormiga. Este tipo de eventos sigilosos en los cuales van sustrayendo cosas poquito a poquito, que lo tienen muy bien organizado y que es complicado darse cuenta de este tipo de atracos porque, como son de poquito en poquito, no se les presta tanta atención. Pero más del 25% de tu inventario o de tu ganancia se pueden estar perdiendo en los robos hormiga, así que este vídeo te lo recomiendo que lo vayas a ver.
Ahora, ¿qué es recomendable para estar contraatacando estos robos hormiga y por algunos otros beneficios que vamos a platicar ahorita? Estar haciendo inventarios y, sobre todo, inventarios cíclicos. Están los inventarios anuales que son aplicados por muchísimas empresas medianas y grandes. Aquí la situación es que es esperarse un año para saber sus existencias, para saber sus faltantes, por lo que es muy recomendable para las empresas micro, pequeñas y medianas hacer los inventarios.
¿Y qué son? Pues va a ser una técnica que te va a permitir tener el conteo, el control justamente de tu inventario. ¿Qué beneficios te va a dar este tipo de técnicas de inventario cíclicos? Bueno, pues una, vas a saber cómo se están comportando los productos que tienes, cuáles son los que más se venden, cuáles son los que menos se venden. Otra ventaja es que te va a permitir hacer compras atinadas, es decir, que no estás comprando productos de cosas que casi no se mueven y más bien que no estás comprando productos que se necesitan porque se mueven muy rápido.
Otra ventaja que te va a permitir es estar haciendo a un lado los robos hormiga porque la gente va a saber que todo ahí está inventariado periódicamente. Otro beneficio que te dan los inventarios cíclicos es saber cuándo ya hay que desechar o reemplazar productos porque ya tienen daños, porque ya venció su fecha de caducidad, porque simplemente ya están obsoletos y que te están ocupando espacio o que ya están muy viejos y se ven maltratados y que ya necesitamos quitarlos para liquidarlos o para desechar los para meter producto nuevo.
De los beneficios que te generan los inventarios cíclicos es estar detectando errores operacionales en cuanto al manejo de tu inventario. Es decir, que quizá no tienen bien establecidos los procesos de entradas de productos, salidas de productos, de procesos de surtido, de procesos de auditoría, de cualquier movimiento que se genere dentro de tu almacén o dentro del espacio que tienes donde está tu mercancía. Bueno, pues también te ayuda a estar aterrizando todo este tipo de información para saber que se están haciendo los procesos adecuados.
El inventario cíclico es recomendable que se esté haciendo por lo menos de una a dos veces a la semana. Es importante que le des la formalidad de saber qué días se van a hacer los inventarios, qué personas van a participar en los inventarios. Que, por cierto, aquí voy a hacer otro paréntesis: es importante contar con un programa automatizado que te permite estar vaciando todo este tipo de información de tal forma que si tú, por ejemplo, ahorita haces la venta de 10 productos, tu inventario en automático se esté moviendo en el sistema. O por ejemplo, que si tú hiciste algunas compras, se le den entrada al sistema y en automático se puedan estar generando estos inventarios. Entonces, es importante contar con un programa ya automatizado para que tu inventario pueda estar reflejado de una manera también segura.
Puedes tener tu información digital más completa y más correcta. Eso es en cuanto al sistema, pero de alguna forma tienes que cotejarlo contra un inventario físico. Entonces, si ya se cuenta con un sistema que te arroje un inventario virtual, lo importante es estar haciendo el inventario cíclico físico para estar cotejando que lo que dice el sistema lo tenemos en físico. En el caso de que no cuentes con un programa, pues estamos hablando de que todo lo vas a estar haciendo de forma manual, es decir, llevar un buen control de entradas, tienes en el almacén, que salidas, que ventas, que desechos, etcétera, para que puedas cuadrarlo con tu inventario cíclico que vas a estar haciendo una vez por semana o dos veces por semana.
Ahora sí, cerrando ese paréntesis, el inventario cíclico lo puedes estar haciendo en una tabla de Excel o lo puedes estar haciendo en el programa SAP en el caso de que lo tengas. Básicamente, vamos a empezar uno porque tu inventario esté bien separado. Vamos a suponer que te dedicas a vender floreros, velas y adornos de casa, que no lo tengas todo revuelto en un mismo lugar, que lo puedas tener separado en anaqueles, en racks, en el caso de que estemos hablando de un negocio mediano, que lo tengas muy bien separado de en estas zonas son floreros e inclusive también dentro de los floreros lo tengas sub-separado: floreros grandes, floreros medianos, floreros chicos, floreros de porcelana, floreros de esto, que lo más clasificado que lo puedas tener. Te va a permitir que ese inventario sea rápido, que no te lleve horas estar buscando entre los floreros, cuáles chicos, para los medianos, cuál de porcelana, cuál de barro, cuál de no sé qué. Y lo mismo dentro de adornos, de velas, de toda la variedad de productos que tengas.
Entonces, esta separación o clasificación de todo lo que manejas es muy importante y, sobre todo, que estén ubicados en espacios dedicados a eso. Y todavía si puedes, estamos identificando con el nombre del producto, mucho mejor. Es decir, que por ejemplo, en algún anaquel, en la parte de arriba tienes los floreros pequeños, bueno, pues que tengas una etiqueta que diga "floreros pequeños" o con el nombre que le quieras poner. Y luego, el nivel de abajo son floreros grandes, "floreros grandes". Dale esa formalidad a ese espacio o a ese almacén te va a permitir un mayor control de las entradas, de las salidas, de los movimientos y, sobre todo, de sus inventarios cíclicos.
Lo peor que puedes hacer para un inventario cíclico es tener todo revuelto, todo aumentado en el cuarto de por acá tenemos esto, pero si nos vamos a la otra esquina tenemos unas cajas nuevas de este producto, pero si nos vamos por allá tenemos productos que no hemos usado y que simplemente tengas todo un desorden. Aunque apliques esa frase de "en mi desorden tengo un orden", eso y lo peor que puedes hacer es simplemente ni siquiera pierdas tiempo en hacer inventarios cíclicos porque no va a funcionar. El sinónimo de esto es tener todo ordenado, clasificado con sus respectivas identificaciones para que se pueda hacer un buen trabajo.
Ya que tienes esta orden, separación y clasificación, nos vamos a otro punto que es definir qué es lo que vas a estar inventariando. Es decir, que va a ser en alguna tabla, en alguna hoja cuadriculada, como lo quieras hacer, todo lo que tú vas a inventariar: jarrones grandes, floreros medianos, de velas, velas aromáticas, flores de esto, todo, todo, absolutamente lo que tú quieres inventariar por familia, como tú lo hayas separado en tu almacén, lo puedas vaciar a una tabla.
Ya que tienes esta lista vertical de todo lo que tú quieres inventariar, te sugiero que pongas las fechas en las que se van a estar haciendo estos inventarios. Por ejemplo, aquí pongo que se va a hacer un inventario en esta semana, otro inventario en la siguiente semana, otro inventario en tres semanas y así sucesivamente. Después, vas a colocar las cantidades que hay de cada uno de los conceptos que elegiste y finalmente, hasta abajo, tenemos los totales. Que quedaría algo así.
Básicamente, lo que sigue es comenzar a hacer tus inventarios y empezar a vaciar esa información de: "A ver, el conteo, ¿cuántos jarrones tengo? 10". Estos ejemplos que te estoy dando es partiendo de la base de que vas a empezar a hacer un inventario manual. Ahora, si lo tuvieras en un sistema, ya corre su reporte del sistema de tu inventario de lo que virtualmente dice que deberías de tener. Lo acomodas también en columnas por conceptos, cantidades que dice el sistema que debes de tener, lo tabular, le dejas una columna para poner ahí el conteo físico, que quedaría algo así.
Y ahora sí, también te vas a hacer tu inventario físico. Aquí la ventaja es que cuando ya tienes algo en sistema y ahora lo haces físico, en automático puedes tener una tercera columna de diferencias. Es decir, aquí tú ya puedes ir viendo de: "A ver, el sistema me dice que tengo que tener 10 jarrones y tengo 8, me faltan 2". Vuelvo a revisar si no hice un mal conteo y si no están donde están esos 2. Ahí hay un problema. Alguien se llevó dos jarrones, alguien vendió dos jarrones y no los declaró, alguien simplemente hizo un proceso de sacar dos jarrones y aquí no están en mi inventario del sistema.
Entonces, justamente ahí es donde es buenísimo tener todos nuestros inventarios en el sistema porque este tipo de datos es donde vamos a encontrar mejoras, áreas de oportunidad para que podamos tener algo más cuadrado y algo más transparente. Entonces, pienso que cuando tenemos sistema es algo súper sencillo. Yo creo que lo único aquí complicado sería realmente ser constantes en estar haciéndolos, las fechas se estipularon, los horarios que se estipularon con las personas correctas o con equipo.
Los robos hormiga y el estado analizando la información, es decir, no nada más ya alguien fue a vaciar el conteo físico, se tiene y luego que quién va a la instalación de ese análisis de que falta, que no cuadró, que vamos a desechar, que nos sirve, que no estaba en su lugar, inclusive todos esos detalles que nos van a permitir pulir el proceso.
Y ahora sí, nos regresamos a los inventarios en donde no hay un sistema, en donde lo vas a hacer manual, pues sí es más complejo porque aparte de hacer tu inventario físico, como estas tablas que te mostré por aquí, vas a tener que tener al lado otra información de otras hojas en donde: "Ah, pero esta semana se hizo tal compra", entonces pues sí, ya en el inventario de la semana pasada decía que tenía diez jarrones, pero si en la semana compré 15 jarrones y ahorita que haga mi inventario voy a tener 25 jarrones. Es más complejo.
Es aparte de hacerlo manual por esto que te comento de las entradas, las salidas de la mercancía, los movimientos, no es tan fácil tenerlo todo en dos para simplemente comparar lo que dice el sistema contra lo que tengo físico. Pero también, claro que se puede hacer, solo siendo muy organizado en tener muy clara la información de qué está entrando en mi almacén, qué está saliendo de mi almacén, que cuando hice mi último inventario, de información estoy vaciando ahorita de mi inventario e ir viendo por qué están esas diferencias, ya sea de menos o de más, porque hubo compras, porque hubo ventas, porque hubo desechos, porque hubo robo hormiga, porque luego control, etcétera.
Así que eso fue todo por el vídeo del día de hoy. Espero que te haya gustado. Muchísimas gracias por haberte quedado hasta el final. Si te gustó, regálame un me gusta, compártelo con la gente que sabes que este tipo de información le interesa y suscríbete. Gracias, que tengas un excelente día y una excelente semana.
Hola.