Transcription
Aunque parezca tarea sencilla, existen algunas medidas que debes aplicar para aprovechar de una forma eficiente la comunicación por correo electrónico.
Al redactar un mensaje nuevo, comienza por escribir el contenido del mensaje. De esta forma, evitarás enviar mensajes incompletos por error. Usa un tamaño y color de letra que sea fácil de leer para personas con dificultad visual. El tamaño 14 cumple con este propósito. Agrega un asunto que describa de forma clara y breve el propósito de tu mensaje. Este es importante porque ayudará a que el lector le dé prioridad a tu mensaje.
Si tu mensaje es un comunicado para varios usuarios, agrega sus direcciones en el campo de destinatarios. Si tu mensaje está dirigido a una persona, pero otros usuarios deben estar enterados o mantenerse al tanto de la conversación, agrega sus direcciones en el campo de copia. Para incluir direcciones con fines informativos, pero mantener su privacidad, agrégalas en el campo copia oculta.
Cuando respondas a un correo, si el mensaje fue copiado a otros destinatarios en el campo CC, elige la opción responder a todos. De otra forma, el mensaje será enviado solo al remitente original. Escribe tu mensaje justo encima del mensaje anterior. Algunos servicios de correo indican el lugar en el que debes escribir. Si agregas más destinatarios en la respuesta, informa al destinatario al final de tu mensaje el motivo por el que agregaste más usuarios.
Si recibes un mensaje cuyo propósito es dar un aviso general, no es necesario responder. Si el motivo del mensaje es notificación personal, responde con un aviso de recibido para que el remitente sepa que has leído el mensaje.
Estas prácticas facilitan la comunicación y te permitirán explotar el correo electrónico como medio de comunicación.