Transcription
哎，你知道，對於一般人想要用AI加速工作，最好用的工具一定就是。我今天就是要用最簡單還有最精華的方式，教你用Google Gemini快速完成工作。
那我們直接開始。首先，你要知道，要把AI引用在工作上，一定要先了解，有哪些行為是構成你工作上的主體。跟你說，經過無數分析之後，我現在總結，所有的工作，我們一定會碰到這3件事情：學習、分析，還有溝通。要用AI來做這3件事情，根據我多年的經驗啊，第一步就是要給AI參考資料，第二步，我們就是要告訴AI要產出什麼，尤其是在產出的形式，第三步，我們要做的，就是去審核AI的資料。
第一件事情：學習新知識。談到學習新知識，你真的不可以錯過，它真的是超好用的。談到學習，我還要跟你講2種不一樣的模式。第一種就是所謂的閉鎖環境，第二種就是所謂的開放環境。
所謂閉鎖環境的意思就是，我的資料來源是有限的。所以你要做的第一步，就是來到Notebook LM的頁面，然後點選這個Create new notebook。點進去之後呢，我給你一個最常見的一個商業案例，就是假設你今天有團隊啊，剛好新進來一個人，你要做的不是一步一步花時間的教他，陪在他身邊。反而我們最常見用AI來教導新進員工，是這樣子。假設我今天這個職位有很多個關於這個職位的資料，譬如說有上個員工交接下來的手冊，還有這個職位的描述，你要做的，把那些文件全部上傳到所謂的資料來源。它就會在左手邊出現。這裡有4個東西在裡面，有客戶交接資料啊、技術文件、業務工作等等的，看你的公司裡面有什麼文件，你都把它放到所謂的資料來源。你有沒有看到這裡有5個勾？我這邊有個select all sources的意思，就是我把資料來源限定在這幾份資料裡面。這個就是一個職位，新進員工進來的時候，最好訓練他的方式。它這邊就直接說，它是品牌社群經營維運交接手冊，是不是真的很厲害？
比如說我今天想知道，我接下來從1週、1個月到3個月的工作計劃是什麼？我是新人的話，我就會這樣打給他。然後透過中間這個視窗的部分，我們來跟他來互動。這個頁面啊，其實就很像是ChatGPT的頁面，你就把它想像成是一個互動視窗就可以了。它現在跑出來了，你看，它跟你說第一週你要幹嘛，還有第一個月你要幹嘛，在接下來第三個月要怎麼樣做你的工作。所以這件事情就代表說，把老手要跟新手交接這個過程，也就是學習這個步驟，可以透過AI來做，真的是超方便的。
但是啊，這裡還有個超級重要的重點哦。學習，其實我們要拚的是怎麼樣學得快對不對？對於大部分的人而言，你要做的就是，框架你都掌握好了，我們再去一個一個學，整個大項目下面的細項，這是最有效的學習方式。這個時候我也要介紹到右手邊，以框架來講的話，我們就選擇，譬如說像是這個。點進去之後，它下面就會去跑一個關於這個職位的心智圖，讓新人去了解說，哎，這個職位有什麼大方向是需要照顧到的，還有什麼細項是需要做的。
至於更細部的學法，我就要問你一個問題。對我而言，我是特別喜歡用圖表學習的人，所以我就愛在這邊。或者是我比較不喜歡廢話，或者是我，有時候也喜歡邊做事、邊聽東西、邊學東西。但是，我再跟你講一個超級重要的技巧哦。這個是預設好的選項對不對？你知道，每個選項基本上都有一個小筆。我比如來講的話，我今天要產生一個考我自己對這個職位上不上手的問卷，點進去之後呢，這邊就會出現幾個選項。比如說第一個，我產出的問題要有幾個，你要比較少，或者是標準化的，或者是你要更多。甚至問題的難度，也可以在這邊去調整。它還跟你說，這些topic，就是主題，你想要是什麼樣子的，你都可以在這邊直接設計好跟它說。
又比如說，我非常喜歡圖表化、資訊化的東西。我在這個infographic，點進去之後呢，我可以去選擇說，我要去怎麼呈現這樣的事情。譬如說我的語言是繁體中文，又或者是簡體中文，甚至是一些我看不懂的語言，都可以。你呈現的形式又比如說，你可能是橫式啊、直式啊，或者是你需不需要有很多的細節，都在這邊可以選。你甚至可以去跟它說，有什麼樣的圖表是你特別喜歡的。比如說啊，這裡有說，利用藍色去當做主題，然後去標記3個重要的統計數字，你也可以這樣跟它說。
那心智圖剛剛它跑，現在產出了。那點進去之後，他就會像是這樣的方式呈現。你點他，譬如說這個職位的核心職責，點進去它跟你說，這個行銷職位，它是要策略規劃與一致性，並且要多平臺創作內容、協作等等的，真的是超方便的。還有一件事啊，你看到這裡，我們把它縮小之後，我們甚至可以去下載它，代表說你可以把這個東西。但是分享這件事情，等一下後面還有更重要的，我先沒有要提。我這邊繼續把它縮小之後呢，像這裡有個add note，你點進去之後呢，它就會開始跟你說，這個記錄可以在直接跟你的同事分享。要怎麼分享呢？就是在這裡按share。點進去之後，你就可以分享給你身邊的同事，這樣就可以了。
我這邊有很多的功能，尤其像這種什麼小點啊、這種add note、還有這些筆。我跟你說，我一直在解釋沒有什麼用，我也不想花時間一個一個帶你看。我要你做的一個任務，就是要去，一旦你玩熟，這個東西就是你的。所以答應我，看這支影片之後，你一定要好好地練習怎麼使用Notebook LM。OK。
相對於閉鎖環境，就是開放環境。開放環境的意思就是，我今天讓AI，尤其是這個Notebook LM，來幫我找說，比如說，我現在問他說，到底要怎麼樣學AI才是最快的？我們讓它自己來幫我們找資料來源。點進去就可以了。這個時候你會看到，它左手邊已經找了7份文件，來幫我們看說，這些東西是會教你怎麼樣學AI是最快的。我們點進去看，按這個view，點進去之後呢，你就會可以去看到說，它這個文章是什麼。譬如說它找這篇文章，就是在這個lovedrinkcafe.com，跟你說作為一個AI的新手，你要怎麼樣來學習AI這件事情。
在這邊，它找了10個不一樣的資料來源之後呢，你可以按這個import。import之後，它就變成是你所有指定的資料來源。我知道你可能問我說，那它指定資料來源之後，就是所謂的，你有選取資料來源來當做AI的參考資料啊？你的答案，其實是沒有錯的。為什麼我們還是終究要指定資料來源？就是因為要避免AI的幻覺，這個是非常重要的一步。
那這種開放式環境的職場最經典的應用，就是製作所謂的產業報告。比如說，我是專注在亞太市場的行銷公司，主要產品是舉辦AI產品，還有實體的發表活動等等的。我的市場是臺灣、香港、馬來西亞，調查市場大小以及可能的機會。這個時候，它就自己會去找這些資料來給你看。它正在找的過程當中，我這邊也想要跟你講一個額外的小技巧。
就是在中間這裡的右上角，有一個configure notebook。點進去之後呢，這邊有幾個選項，你就可以去configure chat，也就是說去調整，你今天可以去跟它說，你去定義，你這場對話裡面，你的目標是什麼？方式是什麼？以及它的職位內容是什麼？那它的選項就是有3個，一般的標準，或者是它是幫助你學習，又或者是你可以去自定義。自定義的話，它這邊也給你所謂的examples，你就可以照著它的examples去設計一個適合你聊天對象的人設。老話一句，這邊我也是交給你自己去玩，要自己去玩，你才會學起來。OK。
工作主要行為的第二步，就是分析。分析，尤其在數據分析，現在變得真的是太重要了。基本上是人人會需要的技能。所以這邊有2個技巧，我教你使用。
第一個技巧，就是我剛剛跟你講的，如果今天是一個團隊，最重要的重點，就是有一個共享資料區。以Notebook LM來講的話，它可以連接到Google Drive裡面。也就是說，我示範給你看，今天我的資料檔案都在Google Drive裡面。比如說，我今天有2個員工，小明跟老張，他們的資料原本散落在他們自己的桌面，現在全部放到Google Drive之後呢，你就可以把所有的檔案選起來，然後按插入（insert）。它就會變成是你的資料來源。那這就等於說我們左邊，其實連線所謂公司的資料庫。這件事情最重要的，就是把公司所有的資訊中心化。檔案類型，像我們剛剛，可以用doc文字檔，又或者是表格Google sheet。
要做分析的話，請幫我分析小明給客戶的報價，以及老張廠商拿到的價格，幫我算出利潤率。你只要點選，很快就知道利潤率是多少。這個步驟非常關鍵，代表說2個部門之間原本沒有什麼太多的協作，現在透過AI全部放在一起，讓AI來組織、架構化整個資料庫，讓你的團隊合作程度上升。這個協作啊，非常關鍵。而且像透過Notebook LM來處理公司數據，你基本上不太需要再花錢請一個數據分析師。
如果你剛剛有仔細聽課的話，你也知道，你可以在add sources點進去之後，去抓網路上產業的標準，來看你的利潤率，這個也是很好的一個應用。
分析這個行為的第二個技巧，就是視覺化（Visualisation）。我們先可以把數據放在Gemini上面，讓它來幫我們製作所謂的互動儀表板（Dashboard）。我現在示範給你看。比如說，我們經常看臺北房地產的投資，尤其在Airbnb這一塊的話，我們可以把直接數據放在上面，讓他來幫我們做資料分析。
簡化版的提示詞，你可以這樣答：我正在尋找臺北Airbnb的投資機會，請根據這份數據進行深度的數據挖掘，並且從投資者的角度回答，給我最好的分析，並且製作互動儀表板。這裡面的關鍵字，這裡面的關鍵字，如果你沒有這幾個關鍵字的話，他很可能就只是給你一個報告而已。
哎，你看它現在都跑了對不對？你在右上角這裡，點擊放大之後，它就會給你一個儀表板的完整資料。它還可以用2種形式來表達。第一種形式，就是所謂的chart圖表嘛。你看它已經跟你說，在大同區裡面，它是top performing，也就是最好可以做Airbnb的區域。它也有所謂的data table，也就是我給它的檔案，其實就是長得是這個樣子的。這個時候，你就可以透過互動的方式，比如說你點擊它，它會顯示數據，然後你就可以說，哎，那我在哪一區投資會最好？這樣子是最方便的形式。
那如果說你真的覺得啊，看這些東西也心煩，你直接想要讓AI幫你總結的話，這邊它也會把總結都打給你。但是，我給你個比較精準的提示詞完整版，讓你當作，如果你只想要報告的參考。精準版的大概就是，我正在尋找臺北Airbnb的投資機會，就是給他一個背景的資訊，然後要他根據這個數據分析，來進行深度挖掘，然後要提供獲利熱點、專業化程度等等的，最後讓你知道說，到底哪個地方投資是比較好的。我會把提示詞放在下面影片的資訊欄，讓你當作參考。
哎，你有注意到嗎？儀表板本身，它也是第三件你工作的主要行為，溝通。
但是，溝通還有另一種形式，是很多人一直在問我的問題，就是怎麼樣用AI來製作簡報，而且核心問題是，我到底要怎麼樣做簡報，才會做得好啊？我直接跟你說，簡報做得好，其實跟AI沒有什麼太大的關係。簡報，你要做得好，你一定要去思考，我到底在溝通什麼問題？在回答什麼樣的問題？你的任務在簡報上，就是要非常聚焦，去回答一個問題，你還要用最簡單的語言來表達它。
比如說，我今天這份Airbnb的臺北投資內容，我就是要回答，在臺北哪裡投資，才是投資報酬率最高的地方。所以你問題定義好之後，接下來，才是AI可以幫你做的2步。第一步，分析內容。第二步，加快製作簡報的雛形。
做這件事情的時候，我要你做這2步哦。第一步，你一定要先叫Gemini幫你去製作內文。我現在示範給你看，你就直接跟它說，分析附加檔案，然後回答，臺北到底哪裡適合投資Airbnb，製作5頁簡報的slides內容給我。它現在分析完了，先給我一個簡單的圖表之後呢，它有在這裡寫Slide 1，臺北Airbnb的市場態況，還有第二個，哪裡最熱門，需求最強的強度分析。它把所有的資料都放在這裡之後呢，你覺得有問題的話，你就記得，你用提示詞去修改它。什麼意思？你要把提示詞寫得非常精確，一定要給它足夠多的背景資訊，讓它去修改成這個內容是你想呈現的方式。
之後呢，第二步，才是我們接下來要做的。按tools，這裡打開canvas，把它製作成Google Slides。你要做的提示詞，簡單化就是，在這裡打上，製作成Google Slides。點進去之後，canvas確定有打開，它就會製作成Google Slides的模樣了。它現在Google Slides已經打開囉，它正在creating slides，讓它正在跑的過程當中，我也要跟你講，你要確保你能夠製作Google Slides。除了你要有關鍵字Google Slides之外呢，你要非常確定，你在左下角這個settings這裡，點進去之後，有個connected apps。點進去，你一定要確保，確保這件事情，滑下來，這裡有個Google Workspace，要把它打開。打開之後呢，我們才會知道說，它對你的Google Drive是有連接的。有連接之後，就能確保你能夠製作一個Google Slides。
在Gemini上面，我們回來，現在看它已經都做好了嘛。它已經給你就是基於6000筆的房源數據的市場洞察，還有回報的預測。你看它說萬華區，它的房源供給是特別多的，大安區是第二多的等等的。你看這個圖表本身，就已經算是高度完成了對不對？看起來也都不錯。你還可以分享給你的同事，你甚至可以下載，還有export to slides，也就是變成Powerpoint的檔案。這樣看起來，這個簡報是不是真的還不錯哎？就是知道有什麼東西是不錯的。譬如說，萬華就是所謂的流量王，大同就是收益王，真的是超奇怪的建議，還有大安市穩健王。這個語言真的是，AI越來越會學我們人類說話，我覺得真的是越來越扯啦。
最後呢，你看它的結論也會跟你說，你這些圖片，它的來源是什麼，以避免你侵權。是不是真的超厲害的？
我現在做AI教育啊，已經進入第二年，快第三年了。我坦白跟你說，現在AI工具，真的是超多的對不對？每一個都愛標榜說有多快、有多好、多有效率、多準確。以現在這個時間點，所有主流語言模型的發展能力，已經到了一個非常好的程度了。我們其實不太需要去關注說，哎，到底是這個語言模型好？還是那個AI工具好？哎，你知道嗎？對我們而言，最重要的反而是，我們現在使用這個AI工具，能不能整合到我們現階段公司或者是個人的工作流程？這個才是最重要的。
我舉例來講，今天大家覺得Gemini、Notebook LM超好用，其實很大一部分的原因是，他們的工作流程裡面，可能是跟Google Workspace有連接。既然你已經在用Google產品了，我當然建議你用Google Gemini啊，因為Gemini就是會把，譬如說Google原本的產品、Google Drive、Google Doc、Google Slides、Google Sheet，全部整合在一起。相容性好的時候，你就會發現，原來你的工作的效率是可以加倍的。所以，記得，要怎麼樣把AI整合到你的工作流程，才是最重要的重點。
好，那今天就分享到這裡。記得哦，你一定要把這支影片分享給你的同事、還有朋友、家人們，讓他們也一起學習AI。我是漢克蔡，就記得哦，學AI，你就一定要看AI集。下次見了，bye。