Transcription
[Musik] Am Anfang letzten Jahres musste ich aus privaten Gründen ein bisschen umdenken. Das heißt, ich musste mich vergrößern, ich musste Mitarbeiter einstellen, um ein Ausfallen von mir irgendwie wirtschaftlich abdecken zu können, zumindest im gewissen Maße. Daraufhin habe ich bei Wohnbaugesellschaften Kontakte aktiviert, die ich von früher kannte. Ich habe gesagt: "Hier, pass mal auf, such dir einen Nachunternehmer, der noch Reparaturen im Bereich Fenster, Türen, Böden etc. macht." Ja, klar, stell ich mal vor, komm zu uns, bring mal ein paar Unterlagen bei und so weiter. Gesagt, getan. Zwei Wochen später, drei Wochen später, kriege ich einen Anruf von einem der Bauleiter aus dem Bereich Ratingen: "Hör mal, ich habe keinen Monteur, könnt ihr was übernehmen?" Ja, klar, schick mal, schick mal. So, ich hatte am ersten Tag um die 50 Aufträge. Innerhalb von kürzester Zeit hatte ich über 500 Aufträge da liegen. Ich war alleine mit dem her, hatte bei weitem nicht damit gerechnet. Also, was machst du erstmal? Du druckst das alles aus. Ich hatte mein Laptop, ich hatte mein Werkzeug. Wir reden von 500 Aufträgen, pro Auftrag drei, vier Seiten, sprich 1500 Seiten ausgedruckt, zusammengetackert, terminiert. Das heißt, ich habe sonntagsabends da gesessen, während der Woche nach Feierabend da gesessen, habe meine Termine gemacht, habe das alles schön oben drauf aufgetragen, habe das nach Städten sortiert, weil wir mittlerweile nicht mehr nur in Ratingen waren, sondern auch in Düsseldorf, Köln, Leverkusen, Mönchengladbach. Dann hat man die Leute angerufen, die sind nicht drangegangen, man hat wieder auf den Stapel gelegt, man hat sich eine Sitz gemacht. Eine halbe Stunde später kam wieder ein Anruf zurück: "Ja, wer ist denn da?" "Ja, Jan Feten, Firma V Montagen." "Wer sind Sie denn?" "Ja, Sie haben mich doch angerufen." "Ja, ich bin Frau sowieso." "Ja, wo wohnen Sie denn?" "Sage ich Ihnen jetzt am Telefon." Also, ein riesen Hin und Her, sehr zeitaufwendig. So, dann haben wir das irgendwie geregelt gekriegt. Ich bin dann rausgefahren, habe die Sachen erledigt, wenn sie dann zu erledigen waren, habe die Sachen auf den Zettel geschrieben, unterschreiben lassen, eingescannt, wieder digital zurückgeschickt, Fotos per Handy, WhatsApp, wie auch immer. Dann kamen die ersten Mitarbeiter, die ersten Facharbeiter, also die ersten Gesellen mit dazu, die jetzt nicht mehr da sind, weil Gesellenbrief war halt nicht, und eine Bürokraft, die immer noch da ist, sehr, sehr engagiert. Das heißt, hieße aber immer noch, wir sind jetzt Ende 22, gleiches Auftragsvolumen, was immer konstant geblieben ist. Ich habe den ganzen Krempel ausgedruckt, drei, vier Seiten zusammengetackert, meiner Mitarbeiterin nach Hause gebracht, weil wir jeweils im Homeoffice arbeiten. Ich habe sie hingebracht, sie hat zehn Aufträge am Tag pro Mitarbeiter geplant, zusammen eine klassische Hülle wieder zu mir nach Hause gebracht, bei mir in den Briefkasten geschmissen. Morgens kamen die Mitarbeiter, haben sich die abgeholt, abends die ganze Rutsche rückwärts. So, wir waren, mich mit eingeschlossen, mit drei Mitarbeitern draußen. Jeder von uns drei hatte zehn Aufträge, jeder hat über den Tag welche Fotos geschickt. Ja, das gehört dazu, das gehört dazu, über WhatsApp, versteht sich. Ich habe mich abends wieder hingesetzt, habe das ganze Zeug wieder rückwärts digitalisiert, zwei, dreimal die Woche meiner Mitarbeiterin diese Aufträge, die nachbearbeitet werden mussten, Mieter nicht erreicht, Material muss bestellt werden und so weiter, wieder zurückgebracht, weil ich ja noch mal Inhaber bin. Kriege ich zwischendurch Anrufe von der Bauleitung: "Was ist mit dem und dem Auftrag?" Keine Ahnung, der liegt bei meiner Mitarbeiter, glaube ich. Könnte aber sein, dass er bei mir liegt, dass ich abrechnen muss, muss ich nachgucken, keine Ahnung. So, dann bin ich zu meinem Steuerberater und habe ihm mal Leid geklagt. Da kannst du dir nicht vorstellen, was das für ein Krempel ist, unabhängig von dem ganzen Müll, den man da hat, weil mit den Papieren konnte ich danach nichts mehr anfangen. Der sagt: "Ich kenne da jemanden, frag da mal nach." Gut, bin ich dann dahin, ist ja auch egal wer, bin dann dahin und habe gesagt: "Pass mal auf, so und so, das brauche ich, aber ich muss mit Apple, glaubensgründe, völlig egal, ich wollte Apple." Also will ich Apple. Entschuldigung, dieser Kontakt hat mich dann zum Bäcker verwiesen, sagte: "Genauso eine Cloud-basierte Lösung können wir alles so machen." Haben wir uns dann getroffen oder am Telefon darüber gesprochen, wie ich mir das vorstelle. Pass mal auf, ich muss das so und so und so haben, ich muss die Daten haben, ich muss Informationen einpflegen können, ich muss Bilder haben und ein Unterschriftenfeld. Das war so die Krux an der ganzen Geschichte. Ein Großteil davon, ich muss einen Lieferschein daraus generieren können, ein Deckblatt, wie gesagt, mit Unterschriften, weil dieser Lieferschein erst im Nachgang produziert wird von mir. Das machen meine Mitarbeiter nicht, die sind draußen, schreiben die Informationen rein, wir haben das und das gemacht, ich verfasse das als Lieferschein oder als Rechnung, aber ich brauche halt vorher die Unterschrift. Diesen Prozess haben wir eigentlich ganz gut hingekriegt. War auch etwas Hirnschmalz, denke ich, oder ein bisschen, ja, wie setzen wir es um. Ist natürlich alles gar kein Vergleich mehr zu früher. Die Mitarbeiter können mit den Tablets auf der Baustelle Bilder machen, können mir Notizen geben. Ich habe das, so sagt man ja heute, on Demand zurück. Das heißt, ich habe innerhalb von Sekunden es bei mir auf dem Rechner liegen. Was ich da machen muss, muss ich was bestellen, muss ich ein Angebot erstellen, muss ich eine Rechnung schreiben, muss ich Rücksprache mit den Bauleitern halten. Was machen wir noch? Ein entscheidender Vorteil: Wenn ich ein Fenster reparieren soll, was nicht mehr zu reparieren ist, und ich muss ein Angebot erstellen, habe ich in der Vergangenheit auf den Zettel geschrieben, habe das Angebot geschrieben, diesen Auftrag erstmal abgerechnet, weil wer weiß, ob ich den Auftrag überhaupt bekomme. Zettel weg, zwei Monate später kriege ich den Auftrag. Ja, wo ist denn jetzt das? Wo ist jetzt das? Das habe ich ja nicht mehr, habe ich ja weggeschmissen. Also fahren wir noch mal von Mönchengladbach aus nach Leverkusen, ungefähr anderthalb Stunden Fahrt. Fahren wir noch mal hin zum Ausmessen. Im Zweifelsfall sind wir schon der fünfte, der da ausmisst, weil der Auftraggeber sich nicht entscheiden konnte. Dementsprechend haben wir viel Palaver mit den Leuten, dann sagen sie: "Ja, warum denn, wie oft wollt ihr noch kommen? Wie soll ich mir noch Zeit nehmen?" So kann ich gucken, welcher Auftrag oder wann war der Auftrag anhand der Auftragsnummer, wer hat das Aufmaß gemacht, wie wurde das gemacht, kann ich auf Grundlage dessen bestellen. So, der Ablauf. Ein weiterer entscheidender Vorteil war das CSV-Protokoll. Und zwar, ich hatte natürlich Angst, als wir das entwickelt haben oder ihr das entwickelt habt und ich meine Ideen hatte, diese 500 Aufträge, wie kriege ich die denn jetzt da rein? Da wirst du ja wahnsinnig mit Schadensmeldungen, mit Mietern, mit Abrechnung, mit Telefonnummern, mit Informationen. Wir haben oder ihr habt die Möglichkeit, dass wir das mit einer Excel- oder CSV-Protokoll übertragen können. Das heißt, ich ziehe einfach eine Excel-Liste, dann ist ein Script, nennt sich das glaube ich, geschrieben worden, dass wir daraus die Aufträge generieren können und die landen jetzt dann direkt bei meiner Mitarbeiterin auf dem Schreibtisch im Homeoffice. Und wir haben diesen ganzen Papierkram nicht mehr. So, soweit, so gut. Ich habe es jetzt einfach mal so gemacht. Ich denke, aus Datenschutzgründen ist das besser, als wenn ich da jetzt irgendwelche tatsächlichen Aufträge nehme. Wir haben hier diese Auftragsnummer, da steht im Normalfall eine Nummer drin, weil diese Wohnbaugesellschaft mit Nummern arbeitet, aufgrund dessen, dass diese Aufträge dann einfacher zuzuordnen sind. Entschuldigung, in dem Bauvorhaben steht dann drin im Kurztext, was gemacht werden muss: Fenster einstellen, Austauschfenster, neue Beschläge dran, was auch immer. Straße, Postleitzahl ergibt sich der Kunde, dann können wir festlegen, welcher das dann ist. Das bin jetzt dann einfach mal ich, glaube ich, oder mein Mitarbeiter, da bin dann ich. Und wann der Termin festgelegt wird, das ist völlig egal. Meine Mitarbeiterin, das ist jetzt im Prinzip die Arbeit aus dem Büro, ruft an, sagt: "Wann können Sie denn?" Guckt rein, okay, wir nehmen jetzt einfach den 22. Wir geben bewusst keine Uhrzeit an, weil wir den Leuten sagen: "Wir kommen zwischen 8 und 12 Uhr oder 9 und 13 Uhr." Wir können es nie genau festlegen. Wir sind mittlerweile auf dem Stand, dass wir 15 Aufträge am Tag fahren. Wir können das so ein bisschen im vormittags und nachmittags Bereich eingrenzen, aber die Monteure fahren selber, außer es sind natürlich Leute, die dann sagen: "Nee, ihr müsst bitte morgens als allererstes kommen, ich kann mir keinen ganzen Tag Urlaub nehmen" oder "Ich habe Frühschicht, können wir bitte nachmittags kommen?" Die Möglichkeit haben wir auch. Hier steht dann die detailliertere Angabe drin, was genau: Küchenfenster, Schlafzimmertür und so weiter. In diesem Feld sind wir im Bereich besonderer Hinweis, wo wir Besonderheiten, die auch direkt, das zeige ich euch hinterher, ins Auge fallen. Das heißt, Mieter bitte eine halbe Stunde vorher anrufen, weil er dann von der Arbeit kurz nach Hause kommt oder bitte morgens früh um 9 Uhr anfahren, dass das direkt vorne ersichtlich ist. So, dann wird das alles angelegt. Ich bin der Bearbeiter, der Termin steht fest. Das können wir dann, wir haben es Baustellenkalender genannt. In diesem Bereich hier sehen, warum er nicht drin ist, weiß ich nicht, bitte Entschuldigung. Ach ja, Verzeihung. So, hier kann ich das sehen. Ich habe den jetzt einmal angeklickt und kann hier direkt meinen Sonderhinweis sehen. Das heißt, ich muss den Auftrag nicht direkt öffnen oder den Vorgang nicht direkt öffnen. Was ist das vom Ablauf her sehr erleichtert. Jetzt gehe ich hin, das wir spielen jetzt mal so, als ob wir draußen auf der Baustelle wären. "Hallo, ja, entschuldigung, ich kann euch das jetzt leider nicht zeigen, was ich auf dem Tablet mache, weil ich dafür leider keinen Anschluss habe. Ich habe den Vorgang jetzt noch nicht geöffnet. Ich gehe jetzt einfach hin und mache beispielsweise ein Foto hiervon. Foto benutzen." So, da ist es schon. So kann der Monteur mich auch direkt anrufen und sagen: "Pass mal auf, ich habe jetzt das und das auf der Baustelle, wäre es möglich, dass du mal eben da drüber guckst?" Dann kann ich mir das angucken und dabei behelfen. Die nächste Situation war die bereits eben angesprochene Deckblattfunktion bezüglich der Unterschrift. Das ist da jetzt schon als Doc aufgeploppt, aber es wird hinterher einfach als PDF übernommen. Das heißt, das wird gleich ersichtlich sein, dass dort beide Unterschriften inklusive Datum erscheinen als PDF mit den Sachen, die ich vorher hier eingepflegt habe. Gut, das ist jetzt nicht viel, aber damit ist der Beleg, dass wir da waren, und das reicht als Beleg für die ausgeführten Arbeiten. Der nächste Schritt ist, der Monteur vor Ort geht hin und sagt: "Ich habe es abgearbeitet." Also sind wir hier auf in Rechnung stellen oder Rechnung schreiben gesprungen. Und es ist für mich im Büro eine Aufgabe erfolgt. Und zwar, man sieht, ich habe sehr viel Ordnung drin, kann ich die Woche mit voll machen. Ich gehe jetzt hier rein und sage: "Okay, im Normalfall hat mein Mitarbeiter hier was reingeschrieben oder einer meiner Arbeiter. Wir haben eine Anfahrt gehabt, ich weiß nicht, zwei Fenster eingestellt und eine Olive getauscht." So, diese Information bekomme ich. Als nächstes gehe ich hin und lege das so hier ein. Könnte das natürlich auch einfach kopieren, aber ich pflege das so ein: "Wir haben eine Anfahrt, zwei Fenster eingestellt, eine Olive, Arbeitszeit 0,5 Stunden." Im nächsten Schritt wird es hier eingepflegt als KFZ-Pauschale, Menge 1, wo haben wir, egal. So, und die Oliven, es wird übernommen. Daraus wird der Lieferschein generiert, der jetzt hier aufploppt. Hier haben wir die Angaben, die ich eben eingepflegt habe, plus das Handy eingetragene, plus diese Positionen, die ich jetzt, wie eben auch schon mal gezeigt, Rechnung erstellen direkt aus Lexoffice übernehmen kann. Hier schlägt mir direkt die Rechnungsnummer vor, die fortlaufend ist mit Lexoffice, ob ich das aus dem Handy raus projiziert habe, ob ich die Rechnung hinterher selber oder vorher selber eingepflegt habe. Er orientiert sich an der fortlaufenden Rechnungsnummer. Das dauert einen kleinen Moment oder auch nicht. Da ist sie schon. Und hier habe ich die Rechnung, genauso wie ich sie eingepflegt habe im Lexoffice, und kann damit meinen normalen Werdegang weitermachen. Was ich jetzt machen möchte: Ich möchte den speichern, möchte ich drucken, möchte ich das senden. Ich speichere es einfach, und damit erscheint sie hier rechts, damit ich das direkt im Blick habe. Die Rechnung ist verschickt, der Vorgang ist abgeschlossen. Nehmen wir die beiden noch raus für die Ordnung halber. Dieser Prozess war halt vorher sehr viel langwieriger, sehr viel schwieriger, sehr viel komplizierter, weil ihr könnt euch vorstellen, man hat drei Mitarbeiter, jeder von denen hat zehn Aufträge, und man bekommt von jedem zweiten Auftrag sich verschiedene Fotos in der WhatsApp-Gruppe der Firma, und keiner weiß mehr, wo was hingehört. Das war's. [Applaus]