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動画をご覧いただきありがとうございます。こちらの動画ではUMのメイン機能であるフローボットの作成事例を2つほどご紹介します。
まず、UMにログインいただくと管理画面のようなこのようなページが表示されます。このページをワークスペースと呼びます。ワークスペースの左横にあるプロジェクト一覧というメニューの中には、あらかじめMyproj、そしてサンプルプロジェクトが用意されています。プロジェクトはフォルダーのような概念となっており、このような形でセールスであったり、人事労務など、各チームごとの区分けを行っていただくようにお使いください。プロジェクトの中に入っていただくと、フローボットとデータベースというUMのメイン機能を管理することができるようになっています。
それでは、UMのフローボットの作成事例を紹介します。ロボットとは、様々なSaaSツール、UMの機能をノーコードでつなぎ合わせることができる独自の業務フロー作成機能です。フローボット作成は、対象のプロジェクトにアクセスしていただいて、フローボットの管理メニューの中にあるこちらの新規作成ボタンを押すところから始まります。様々なフローボットの構成がまとまっているテンプレートギャラリーから作成するという方法か、初めから作成するという方法を選ぶことができますが、今回は初めから作成を進めていきます。
1つ目の事例は、指定の日付になったらSlackにリマインドを送るという内容をご紹介します。例えば、月の後半などに勤怠の入力漏れがないかをリマインドするような場合に活用できる内容となっています。フローボットを作成するにあたって、まずはタイトルを入力します。このようにタイトルを入力した後、次はトリガーの一覧から、今回のフローボットの起点となる項目を選択していきます。今回の場合は、指定の日付を起点にフローボットを動かしたいので、トリガーの一覧の中から「特定のスケジュールになった時」というメニューを選択していきます。こちらを開いていただきますと、スケジュール設定という項目がいくつかあります。今回は、例えば25日に必ずフローボットを起動させるといったようにしようと思いますので、日という中に25という数字を入れていきます。そして時刻は10時頃ですね、動かせればと思いますので10という数字を入れて保存をします。スケジュールトリガーに関しては、この設定で完了になります。
それでは次に、Slackに通知していくという設定を行っていきます。トリガーを設定した後、下にあるプラスボタンを押していただきますと、このようにオペレーションタイプというものが一覧として表示されます。トリガー以降の操作をこちらの中から選択していくのですが、今回は「アプリと連携する」という項目を選択します。複数のアプリと有門は連携をしているんですけれども、今回Slackを使っていきますので、こちらのSlackというものを押していき ます。そうしますと、Slackの設定画面が表示されますが、まずはSlackと連携するアカウント情報というところの設定を行う必要があります。Slackは外部アプリなので、UMと事前に連携をすることで、UMから操作を指示することができるようになっております。そして連携を行った後、次にアクションの中から、今回は「チャンネルにメッセージを送る」という設定を選択します。そして次に進んでいきます。チャンネルにメッセージを送る設定の中では、投稿先のチャンネルID、そしてメッセージというものを設定できます。投稿先のチャンネルIDは、Runをクリックしていただくと、連携したSlackの中にあるチャンネル情報が表示されます。この中から投稿したいSlackのチャンネルを選択していきます。そしてメッセージに関しては、任意のメッセージを入力していきます。はい、この後ですね、テストをしていただいて、実際にSlackに通知が行われるかも確認いただくことが可能です。一度保存をします。はい、ここまでで完成したのですが、最後にこちらのトリガーのボタンをオンにしていただくと、指定したスケジュールでフローボットが自動的に起動するようになります。
では、実際にフローボットを動かしてSlackに投稿がされるかを確認してみます。今回は手動で動かしてみます。はい、このようにプロボットが完了しましたので、Slackの方を確認してみます。Slack確認すると、このように「今月の勤怠確認をお願いします」という風に表示されていることが確認できました。
2つ目の事例は、フォームに回答があったらGoogleスプレッドシートに回答内容を追加して、チャットワーク通知するという内容をご紹介します。このフローを活用することでお客様からのお問い合わせを受け取った後に、情報の蓄積であったり通知を自動化することで、管理の手間を削減するといったことができます。先ほどと同様に新規作成、そして始めから作成するを押し、こちらのタイトル入力画面まで進みます。タイトルをこのように入力後、今回の場合はフォームに回答されたらフローボットを動かしたいので、こちらの「フォームに情報が送信された時」という項目を選択します。そうしますと、フォームを作成というメニューが開きますので、まずはフォームのタイトルを入力していきます。その後、質問を入力や、質問の補足分を入力したり、あとはこのようにですね、質問のデータタイプ等を選択することができるようになっていますので、必要な項目を入力していきます。はい、ではこのように質問項目を入力完了しましたので、次に進んでいきます。
次のページでは、取得した値というメニューが表示されるんですけれども、会社名であったり担当者名といった形で設定した質問のデモの値をこちらに入力することも可能になっています。例えばこのようにあらかじめデモの内容を入れておきますと、この後設定する操作で実際の値としてテストを行うことができますので、あらかじめデモの値を入れておくことをお勧めします。では、このようにデモの値を入れましたので保存をします。こちらでフォームトリガーの設定は完了となります。
次に、Googleスプレッドシートに対してフォームの回答内容を追加するという設定をしていきます。まず、あらかじめこのようなスプレッドシートをご用意しております。実際にフォームが回答されると、この列名の下に対して情報が追加されていくといったような、そんなイメージとなります。では、トリガーの下のプラスボタンを押して進めていきます。また、オペレーションタイプの一覧が表示されますので、今回は「データベースを操作する」というメニューを選択し、この中にGoogleスプレッドシートがありますので、こちらを選択していきます。Googleスプレッドシートも外部アプリになりますので、あらかじめGoogleスプレッドシートと連携するアカウント情報というところで、UものアカウントとGoogleスプレッドシートのアカウントを連携しておいてください。そして実行アクションに関しては、今回は行を追加していきたいという設定になりますので、「レコードを追加する」というアクションを選択し、データベースの連携の項目では、スプレッドシートID、スプレッドシートのタブ名、テーブル範囲という項目があります。スプレッドシートIDに関しては、Runをクリックしていただくと、連携したGoogleのアカウント上のスプレッドシートの候補が表示されます。なので、こちらで連携したいスプレッドシートの名前をまずは入力していきます。そしてスプレッドシートのタブ名のところもクリックしていただくと、この連携したスプレッドシートIDに紐づいているシート名が表示されるので、今回使いたいシート名をそのまま選択します。テーブルの範囲になりますが、このように用意したスプレッドシートでどこまでをデータベースとして判断したいかといったところを選択していきます。この場合、Aの1から列名が始まっていますが、この列名を含めて、このDという列、そしてこの下をずっとデータベースとして判別したいので、Aの1からDというのが範囲となります。なので、入力の仕方は、このような入力の仕方になり ます。
ここまで入力したら次に進んでいきます。次のページでは、このように追加するレコードの値というメニューが表示されております。自動的に範囲を判別して列名、そして値を入力するRunといった形でメニューが表示されておりますので、各列名に対応する値を入力していきます。Runをクリックしていただきますと、このようにアウトプットや日付といったメニューが表示されますが、アウトプットの中に先ほど設定したフォームトリガーのメニューが表示されていると思います。このメニューをクリックしていただくと、先ほど取得した値というデモの値を入力したと思うんですが、その値ですね、UM株式会社という値が実際に入っているかと思います。この会社名という項目をクリックしていただくと、そのまま括弧がここ欄に入るかと思うんですけれども、これによってフォームの回答をそのまま引用するという設定が完了になり ます。同じように担当者名のところも、フォームのメニューから担当者名をこのまま引用していきます。連絡先もこのメールアドレスというものを引用していき ます。そして最後に問い合わせ内容も引用していきます。え、この状態でテストを行っていただきますと、実際にスプレッドシートがに表示される形になりますので、必要であればテストを行ってください。一旦今回はそのまま保存をしていき ます。
では次に、チャットワークに情報を通知するという設定をしていきます。プラスマークを押してオペレーションタイプの一覧の中から「アプリと連携する」を今回選んでいき ます。この中からチャットワークを選択し、チャットワークもこれまでのアプリと同様、外部アプリになりますので、UMとあらかじめ連携をお願いし ます。連携後にアクションの中で、今回は「メッセージを送る」というアクションを選択していき ます。そして次に進みますと、Slackと似たような構成になっておりますが、Room ID、そしてメッセージ内容というRunが表示されています。Room IDのRunをクリックしますと、連携したチャットワークのアカウント上にあるルームが候補として表示されるので、通知したいルームをそのままクリックします。え、そしてメッセージ内容のところは任意に入力をして いき ます。例えばこちらのメッセージ内容にも、先ほどのスプレッドシートの設定と同じように、問い合わせのフォームの内容をこのように引用することができます。そして隣に会社名であったりとか担当者名といった形で入れてあげると、この会社名とか担当者名と直接入力したところは固定値として表示されるようなイメージになり ます。はい、え、このように設定をしまして、チャットワークの場合もテストをしていただくと、実際に通知されることが確認できます。え、今回は保存をしていき ます。最後にトリガーのオンオフのボタンをオンにしていただいて完成になります。
では、実際にフォームに回答をして、Googleスプレッドシートとチャットワークに情報が転記そして通知されるかを確認していきます。はい、それではお問い合わせのフォーム、実際の画面はこのような形になります。値を入力しましたので、こちらを送信してみます。送信が完了したので、フローボットの状況を見てみます。フローボットの状況を見てみますと、このようにフォームトリガーが起動して、全ての操作が完了していることが確認できました。では、Googleスプレッドシートから順に情報を見ていきます。え、このようにですね、フォームに回答された内容が行として追加されていることが確認できました。チャットワークに関しましても、こちらにフォームの回答がありましたという通知が届いていることが確認できました。
こちらでフローボットの作成事例紹介は以上となります。UMではプランによって、画像認識や音声の文字起こしが可能なAI機能、ブラウザー上の操作を自動化するブラウザーRPA機能といった、より高度な自動化を実現することもできますので、是非業務に合わせてご活用いただければと思います。