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Vamos a ver hoy, como comentábamos, el eh portal inquilino, ¿vale? entero, pero sí que vamos a ver una parte en la parte del portal gestor, que es el vuestro, que es el que va a hacer todas las configuraciones relativas al inquilino.
Como ya sabéis, dentro de la herramienta tenéis disponible portal gestor, inquilino, propietario y proveedor, siempre y cuando se ejecute esa e invitación que hay entre el portal gestor y el portal del resto de participantes. En este caso vamos a ver el portal del inquilino, que es el que más se utiliza junto al del propietario.
Vamos a ver cómo activamos el perfil inquilino, cómo comprobar el estado de las invitaciones. Importante este punto porque si vais invitando, pues para que podáis hacer un repaso un poco de e quién ha aceptado, quién no ha aceptado, etcétera. Y luego vamos a pasar al portal inquilino para que veáis un poco también la parte que tienen ellos y la visión que tienen ellos en en su en su perfil.
¿Cómo activar el perfil inquilino? Es muy sencillo. Nos vamos a ir directamente a un inmueble. Ten en cuenta que el eh os va a entrar por dos vías, por la parte de prealquiler, si es un interesado que vais a empezar a gestionar, pero hasta el momento en el que lo lo convirtáis a inquilino, no hay que invitarlo. Es decir, el inquilino que esté todavía en prealquiler porque se esté gestionando su solicitud, no hace falta invitarlo, lo invitaremos ya después cuando sea inquilino.
Entonces, en el inmueble vamos a ver la sección de inquilinos. Si ya tenemos el inquilino, como decíamos, desde prealquiler, lo vamos a ver aquí, no tiene por qué tener todavía acceso, pues porque todavía no va a ser h inquilino real, digamos, porque viene de interesado, pero si es un nuevo inquilino, lo único que tendremos que hacer añadir inquilino. Si lo vais a hacer desde el inmueble, ¿eh? Ya sabéis que hay dos vías, que lo normal es que se haga desde prealquiler para que todo el flujo se haga se haga entero, prealquiler y luego migre al inmueble, pero si lo hacéis desde el del inmueble directamente también funciona igual.
Entonces, perdonadme, eh, que estoy sigo con la garganta regular. Eh, pondríamos el nombre, pondríamos el email y a la derecha de la pantalla el resto de información es secundaria, no es obligatoria. lo que sea obligatorio, vais a ver que tiene un asterisco. El resto lo podéis dejar libre simplemente para guardarlo. Evidentemente cuanto más datos incluyáis, mucho mejor, ¿vale? Pero si no los tenéis a mano o lo que sea, los podéis incluso completar más tarde.
Para invitar al inquilino tenemos a la derecha de la pantalla dos checks. Uno es invitar al inquilino y otro es notificar a usuari a usuarios no registrados por email. Explico las diferencias. Si marcamos la casilla de invitar a Inquilino, en el momento en el que yo guarde el contacto, al inquilino le va a llegar un mail con un botón para registrarse en la herramienta. Ese botón le va a redirigir a la pantalla de registro. Tiene que poner una unas contraseñas y confirmar la contraseña y después tendrá que verificar el correo electrónico y una vez verificado ya accederá a su perfil que vamos a ver esa segunda parte porque voy a invitar a este inquilino también para que lo veáis.
Y después tenemos otra opción que es la notificación a usuarios no registrados. Esto significa, y nosotros lo que recomendamos es que activéis las dos porque mientras el inquirino se registra y no se registra, por lo menos le van a ir llegando notificaciones de lo que va pasando en su perfil, tanto con el contrato como ahora iremos viendo qué es lo que qué es lo que va ir recibiendo, ¿vale? Pero en general va a recibir alertas por email sin necesidad de que esté registrado. Alertas, por ejemplo, de pagos pendientes, de que el contrato se renueva o de que vence, de que se ha abierto una incidencia, o sea, de varias cosas que van a estar pues comunicando y teniendo al día, digamos, a lo que el inquilino, hm le afecta, ¿no?, que es su alquiler.
Entonces, una vez que yo guarde el contacto del inquilino, el inquilino estará con la invitación pendiente. Aquí ya está con acceso porque este usuario ya está registrado y de hecho los inquilinos que ya estén registrados no les van a llegar emails, sino que le va a llegar directamente a su perfil un banner que es el que vamos a ver a continuación para que acepte la invitación, ¿vale? De de la pantalla que acabamos de ver a esta lo único que hay entre medio es que el inquilino ha puesto sus credenciales junto a su correo. ¿Vale? Entonces, le va a llegar aquí un aviso de que ha sido invitado a unirse como inquilino a tal inmueble. Si pincha en la invitación, simplemente tiene que aceptar la invitación y entonces en este momento ya sí se le activa el inmueble en su perfil.
Por tanto, el inquilino cuando vaya a la sección de inmuebles, pues va a ver todos los inmuebles donde esté invitado. Lo normal es que tenga uno como mucho dos si tiene garaje o si tiene trastero. En este caso le hemos invitado a este y lo el que tenía era este y un parking. ¿Vale?
Entonces, volviendo al perfil eh gestor, una vez ya tengamos al al inquilino invitado, ya es cuando empieza, digamos, todo el flujo de comunicaciones y demás. Pero antes de eso, os voy a enseñar el apartado de reportes, el reporte para que podáis comprobar cómo se encuentra el estado de la invitación al inquilino.
Entonces, en vuestra en vuestro menú izquierdo lateral, en la pestaña de reportes, nos vamos a ir a esa pestaña y vamos a buscar el reporte de inquilinos, ¿vale? que lo voy a abrir. Bien, en el reporte de inquilinos vais a ver el listado de inquilinos con todos sus datos, tanto de contacto como de facturación y además dos columnas, una es la invitación y otra es la notificación por email, que es el segundo checkbox que hemos visto junto a la invitación. Es decir, aquí vamos a poder comprobar si hemos invitado al inquilino y si no lo hemos invitado, si tiene activada el envío de notificaciones por email.
Importante también otro punto para que el inquilino reciba estas notificaciones por email, porque no solamente son notificaciones, son también comunicaciones. Ya sabéis que tenéis una opción dentro de la herramienta que es comunicar a través de la mensajería o de las comunicaciones. Para que esto funcione y le podáis enviar comunicaciones al inquilino, tiene que tener activo el botón de notificar a usuarios no registrados por email, siempre y cuando no esté invitado. Si está invitado, se da por hecho, pero si no está invitado y queréis enviar comunicaciones, tenéis que activar el botón de notificar a usuarios no registrados por email, que es, repito, el segundo que hemos visto, que está debajo de la invitación a inquilinos. Y además de esto, tenéis que revisar que dentro de vuestras notificaciones en ajustes de la cuenta tenéis activas las notificaciones que os interesen que le lleguen al inquilino.
Vais a ver varias secciones, las vuestras, las las de inquilinos, propietarios y proveedores. Si abrimos inquilinos, vamos a ver un listado de invitaciones, perdón, notificaciones que se pueden activar o desactivar. Por ejemplo, queremos que le lleguen, hemos dicho, pues tema de comunicaciones, ¿no? Pues este apartado tiene que estar abierto porque si yo tengo activo el botón de notificar a usuarios no registrados por email o bien invitado al inquilino, pero esto lo tengo cerrado, no le llega, ¿vale? O sea, que son un compendio de cosas. Recordemos entonces el botón dentro del contacto de notificar a usuarios de por email que no estén registrados y las notificaciones de la plataforma y ya si lo invitáis pues todo digamos que va fluyendo. Pero importante las notificaciones porque aunque esté invitado no le van a llegar si no tiene si no tiene esto activo. ¿Vale?
Vale. Entonces decíamos que en ese reporte podéis controlar aparte de los eh datos podéis comprobar también el estado de la invitación. Si vuelvo un segundo al reporte, además de la invitación y de la notificación por email, vais a poder comprobar, como hemos dicho, el resto de datos. ¿Esto para qué es importante? Pues es importante para varias cosas. Primero, para comprobar, por ejemplo, si hacéis remesas de cobro, aquí vais a poder comprobar también el IBAN y el BIC que se le haya asociado para revisar que esté correcto, porque luego esto se trasladará a la remesa.
Vais a poder eh revisar también el estado del contrato que tengan, porque aquí vais a tener un listado de todos los inquilinos que han pasado por los inmuebles, tanto si ya están ahora mismo activos como si no, ¿vale? Para eso os podéis ayudar también de los filtros que hay arriba, inquilino, habitación, estado del inquilino. Aquí podemos filtrar también para ver quién tiene aceptado, quién tiene eh pendiente, h rechazada, ¿vale? El estado del contrato, método de pago para que podáis identificar cuáles son los que están marcados como tarjeta, transferencia y demás. Esto lo tenéis también dentro del contacto del inquilino, ¿vale? el método de pago en los datos de facturación y luego pues los inquilinos sin método de pago también para identificar rápidamente cuáles son los que os faltan, ¿vale? Este Excel, este reporte, perdón, como siempre se descarga en Excel, ¿vale? Como todos los reportes de la plataforma.
Bien, aparte de esto, cuando el inquilino accede a su a su perfil, voy a pasar al perfil inquilino y voy haciendo un poco el flujo para que lo veáis. Lo primero que va a ver, como hemos dicho, es el dashboard. En el dashboard va a tener un resumen de las principales métricas de sus inmuebles. En este caso, pagos pendientes, ¿vale? Ahora, ahora entramos en detalle en esto, incidencias en curso e incidencias pendientes de de aprobación.
Arriba de la derecha tiene la mensajería. comunicaciones, ¿no? Porque las comunicaciones llegan por email, porque son comunicaciones de email, pero sí la mensajería, que ya sabéis que para que el inquilino pueda escribir a alguien, el eh miembro de equipo tiene que tener en el rol activo la visibilidad en e en el chat. Vale, os lo voy a enseñar porque esto es importante también. Los roles, ya sabéis que tienen varias opciones. Si entramos a un a un equipo y vemos los miembros de equipo, vamos a ver los roles. Si yo accedo, por ejemplo, a el rol de administrador, para que aquel miembro de equipo que tenga rol administrador reciba esa notificación vía mensajería, mm, desde el chat interno, desde el inquilino, tiene que tener activo visibilidad en el chat, ¿vale? Y también aprovecho para comentar también si queréis que sea responsable de incidencia, aquí tendríais que marcarle la opción, pero a lo que nos aplica que es mensajería desde chat tiene que tener activo esto en su rol. ¿Vale?
Entonces vuelvo al perfil inquilino. Aquí pues no tiene nadie porque nadie tiene visibilidad en el chat. tiene también una parte de alertas para que pueda ver pues si si tiene algún aviso importante, ¿vale? Nuevas y leídas.
Y después, pasando a la pestaña de inmuebles, ya veis que el perfil inquilino es bastante reducido, pues porque al final lo que le interesa es su inmueble y el tema incidencias y la parte de mensajería. Si entramos al inmueble en concreto, pues vamos a ver varias cosas, cuatro pestañas eh resumidas que son detalles, gastos, pagos y liquidaciones. De nuevo, el inmueble se ajusta a la visión del inquilino.
En la pestaña de detalles solo va a poder ver contratos y por si alguien me pregunta si es un inmueble por habitaciones, solo va a ver su contrato, ¿vale? No el resto de contratos de inquilinos. puede entrar a verlo, pero no puede editarlo, solo puede descargar los documentos y revisar un poco pues la información, ¿vale? Por eso es importante que aquí también vosotros indiquéis bien la información del contrato, ¿vale? Veis que aquí no me deja hacer nada, obviamente está todo bloqueado, ¿vale? Y en la parte de documentos también puede revisar las actualizaciones de renta que tenga programadas. En la parte de documentos, pues podrá descargar ese documento y listo. En la parte de firmas también va a haber, se le va a volcar el contrato si habéis hecho la firma a través de la plataforma. También va a poder ver, entrar a los procesos de firma y descargar los documentos firmados, los originales y la copia, ¿vale? La copia del probatorio de la firma. Esto en cuanto al contrato.
¿Qué más información tiene? pues certificados energéticos, cédulas de habitabilidad y seguros seguros de pues del inmueble o seguros de impago si tenéis algún seguro de impago registrado. ¿Vale? Por último, documentos compartidos. Veíamos en el webinar del otro día de propietarios que el propietario tiene dos secciones, el inquirio solo tiene una. Todo lo que subáis en el apartado de documentos eh del inmueble a compartido con todos, lo van a ver todos. El propietario sí tiene una sección independiente para que solo subáis eh documentos individuales, digamos, de cada propietario, ¿vale? Que eso sí que no lo ven los inquilinos, pero el que subáis ha compartido con todos sí lo van a ver.
Nos vamos a la pestaña de gastos. En la pestaña de gastos, ¿qué van a ver los inquilinos? pues van a ver todos los eh gastos que se le repercutan al inquilino. No ve nada más, no ve gastos del inmueble genéricos y no ve gastos que se le imputen al propietario, solamente los gastos que se le imputen a ellos como inquilinos, ¿vale? Y sí que podrá haber pues pagos y conceptos simplemente. Si el gasto tiene evidencias también lo puede descargar, ¿vale? Podría descargarlo desde el pago, desde lo que es el ingreso, ¿vale? Porque a la hora de repercutir lo que se hace es que se traslada, digamos, ahí para centralizar todo.
En la pestaña de pagos aquí sí sus rentas pendientes y aquí ya sí que empiezan las acciones. En primer lugar, puede añadir justificantes de pago simplemente, ¿vale? el documento. Vosotros una vez que el inquilino añada el justificante de pago, tendréis que validar que el justificante de pago es correcto, obviamente. Es decir, el inquirino sube el justificante de pago y el pago no se marca como completo. No, no, no. Tenéis que revisarlo, ¿vale? Pues porque puede ser cualquier otra cosa, puede ser que haya habido un error x, pero el pago no se marca si el inquilino sube el justificante de pago. El pago solo se marca cuando el inquilino hace la acción de pagar su mensualidad.
Antes de pasar aquí, bueno, vamos a ver las dos opciones. Vais a ver que hay transferencia bancaria y tarjeta. Y antes de entrar aquí, me voy a volver un momento al perfil gestor para que veáis cómo activar esos dos métodos. ¿Vale? Importante este punto. Sabéis que hay, digamos que hay tres métodos. Esto sí que lo vimos en un webinar aparte que sería como la el método o más bien el control de pagos de inquilinos. Hay cuatro métodos, ¿vale? Pongámosle cuatro métodos. En uno es el marcar pagado normal y corriente desde el inmueble, que eso sí lo hacéis vosotros y es entre comillas manual porque hay varias automatizaciones. Otro es la remesa, que es hacer un archivo CPA para girar el recibo bancario. Hasta aquí el inquirino no tiene que hacer nada, como mucho subir el justificante de pago cuando va a pagar por fuera de la plataforma. Y luego entramos en los dos métodos automáticos que ya si son pago por tarjeta y pago por transferencia.
Para que estos dos pagos eh eh puedan suceder, tenemos que hacer lo siguiente. Desde vuestro perfil gestor tenéis que comprobar o activar si no lo tenéis activo. la pestaña contabilidad, facturación, emisores de factura y dentro del emisor, en la sección de datos de pago, hay que abrir las dos opciones, habilitar pagos por transferencia bancaria y habilitar pagos por tarjeta bancaria. En relación a esto, tenéis que tener en cuenta que el titular de la cuenta que pongáis aquí debe ser un titular veraz, ¿vale? ¿Por qué? Porque si no lo es, lo va a detectar y lo vais a ver ahora porque h como es un usuario de prueba, no me va a dejar finalizar la operación porque no es un usuario eh verificado, ¿vale? El IBAN y demás. Entonces, tenéis que e aseguraros pues que esto está bien relleno simplemente, ¿vale? Porque luego otra cosa será los datos fiscales del emisor, ¿vale?
Si activamos los pagos por transferencia bancaria y activamos los pagos por tarjeta bancaria, el inquilino a la hora de pagar va a poder seleccionar, vuelvo al perfil inquilino, ese método de pago que vosotros activéis. en vuestras manos estará activar uno u otro, activar los dos o tener dos emisores diferentes, uno con un método de pago y otro con otro método de pago. Esto también suele pasar pues porque queréis que ciertos inquilinos paguen a una cuenta que sea por transferencia y ciertos inquilinos que paguen a otra cuenta que sea por tarjeta, por ejemplo, ¿vale? Entonces, eso sí tenéis que h tener en cuenta que podéis hacerlo, ¿vale? Que en ese caso habría que generar tantos emisores como cuentas bancarias necesitéis tener, ¿vale?
Cuando el inquirino pulsa en transferencia bancaria, esto es lo que no me va a dejar hacer, ¿vale? Porque lo dicho, e, ¿qué le va a hacer? Le va a prerrellenar el dato de la transferencia que va a cursar. En este caso no me va a dejar porque el usuario, o sea, el beneficiario no es real, ¿vale? Y tiene que a eh a pues nada, autorizar, digamos, lo en lo que es el el pago, ¿vale? Entonces, seleccionará aquí el banco. Aquí a mí solo me salen unos cuantos porque esto, repito, insisto mucho, es un usuario de prueba. En el perf el inquilino real hay todos los bancos, ¿vale? Hay como unos 24 o 25 bancos o son nacionales, ¿vale? Eso es importante porque para pagos extranjeros tarjeta. Entonces si yo selecciono Banco Santander, confirmo y confirmo, lo que le va a hacer al inquilino es abrir su banco. ¿Por qué? Porque lo que está haciendo es una transferencia. Entonces, la transferencia la tiene que cursar desde su banco. Nosotros lo que hacemos es trazar el pago de la transferencia. Cuando el inquilino finaliza, es verdad que es muy ágil porque, claro, ya tiene todo prerrelleno. El Iván ya lo sabe, las cantidades también. punto positivo, no puede pagar de menos, tiene que pagar la mensualidad completa, ¿vale? Eso también es valorable. confirma la transferencia y se marca el pago. Ahí sí se marca el pago.
Vale, si selecciona tarjeta, aquí sí que tiene que hacer una cosa más el inquilino. La tarjeta, ya sabéis que lo hacemos con Silk, que pues tienen diferentes tipologías de tarjeta. El la transferencia sí que no tiene comisión, la tarjeta tiene comisión, ¿vale? Entonces, aquí de nuevo va vamos a ver prerrellenos también todos los datos relacionados con la tarjeta. Marcaríamos que aceptamos los términos y condiciones y además me va a permitir de nuevo no me deja por lo que he comentado, ¿vale? porque es un usuario que no es verdad, que no es válido. Seleccionamos los pagos y aquí me va a dejar al inquilino le va a dejar activar la opción de que se le cobre recurrentemente. Esto sería como una especie de domiciliación pero vía tarjeta para que no tengáis que estar haciendo cepas y demás. ¿Vale?
Entonces confirmaríamos aquí el inquilino se le va a abrir una pestaña para que ponga sus datos bancarios. Es como un pago online, es un pago hm como un e-commerce, ¿vale? pagaría con su tarjeta. Esa tarjeta ya se queda guardada para futuras compras, para las próximas rentas que tenga que abonar. Y eh también de nuevo se marca el pago. Se marca el pago y se genera la comisión de la tarjeta, ¿vale? Importante este punto también. La comisión de la tarjeta de momento la asume el gestor y eh próximamente la la podrán asumir también los inquilinos y los propietarios. ¿Vale?
Entonces, una vez que se marque el pago, ya vamos a ver ese pago aquí completo del inquilino. Él, el inquilino, él o ella, pues podrá también revisar todos sus todos sus estados de su pago. Además, si hay factura, podrá abrir sus facturas, ¿vale? Y descargarlas y guardarlas.
Y por último, el apartado de liquidaciones, que van a ser, en el caso de los inquilinos, las devoluciones de la fianza. En las devoluciones de fianza, el inquilino lo que va a ver va a ser un resumen de la evolución de la fianza menos si es que aplica ciertos conceptos. Ejemplo práctico, se le devuelve la fianza, pero es que resulta que eh ha roto una ventana y se le van a descontar X de la fianza. Pues en ese caso, en el resumen de la liquidación que le hagamos, el inquilino va a ver qué conceptos se le están desglosando y qué es lo que se le está descontando. O bien, si la fianza es completa, pues la verá completa dependiendo de lo que vosotros hagáis con la liquidación.
Otra cosa importante a tener en cuenta es que si tenéis los ingresos ocultos y las liquidaciones ocultas, que es una opción que se suele recomendar para que vosotros tengáis el control de cuándo queréis que el inquilino vea todo esto, hasta que no mostréis el movimiento, tanto el ingreso como el gasto como la liquidación, el inquilino aquí no tiene nada, ¿vale? Entonces, importante también este punto que sepáis que eh puede quedar oculto hasta que vosotros decidáis, ¿vale?
En el en el inmueble ya hemos terminado, ya no tiene el inquilino nada más disponible. Nos vamos a incidencias. La incidencias, como vimos el otro día con el propietario, es muy parecido. La única, bueno, no realmente es igual. El inquilino también puede abrir incidencias, también puede estar sus incidencias pendientes en cursos, pausa, rechazada, finalizada. Iba a decir que tiene diferenciaciones a la hora de abrir el ticket, pero no, porque los campos son los mismos. Al final lo que el inquilino va a tener que seleccionar es el inmueble donde ha ocurrido la incidencia, el tipo de incidencia administrativo, avería mantenimiento, son las mismas categorías que tiene el propietario, el subtipo y dónde ha ocurrido, la descripción de la incidencia. Aquí las evidencias para aportar pues documentos de lo que de lo que aplique, ¿vale?, en esta incidencia y en cuanto al contacto, pues simplemente ya probablemente el Inquiri no tenga rellenos sus su email y su y su teléfono, perdón, lo único que tendría que rellenar es la preferencia horaria de contacto y crearíamos la incidencia, ¿vale?
Entonces, una vez creada la incidencia, me voy a una incidencia ya creada para que lo veamos con datos y demás. La incidencia primero pasa al estado dependiente, al igual que cuando lo abre el propietario y vosotros sois los que tendréis que aceptar o rechazar esa incidencia. Si la aceptáis y pasa entonces a en curso, aquí ya sí entra el inquilo no tiene el control, ¿eh? Y además le van a ir llegando también alertas. Si la incidencia pasa de en curso a, perdón, de pendiente a en curso, pues va a recibir una alerta pues para que esté al tanto también del seguimiento. ¿Vale?
Si entramos a una incidencia una vez que esté en curso, significa que vosotros como gestores ya estáis haciendoos cargo de esa incidencia. Tendríamos por un lado los datos de la incidencia que hemos que hemos recibido, la que ha reportado el inquilino, el inquilino que la haya reportado, las evidencias si hay algo adjunto, proveedores asignados. Aquí el inquirino no tiene la sección de gastos ni de presupuestos, que es algo que sí tiene el propietario. Proveedores asignados. Actividad de la incidencia. Aquí sí, aquí entra la parte de el histórico de todo lo que va generando la incidencia de manera automática, si se ha editado, si se ha abierto, si ha pasado un estado a otro, etcétera. Y luego el inquilino puede abrir eh, perdón, mensajes. Tareas, no, justo iba a decir que tareas no. Las tareas solo son para gestores, proveedores y propietarios. El inquilino no puede abrir tareas en las incidencias porque no le aplica. Entonces, lo único que puede hacer es enviar mensajes relacionados con la incidencia visibles para quien decida, para, bueno, para el inquilino mismo, que realmente no creo que se dé mucho el caso, gestor, proveedor y todo el mundo, ¿no? Para propietarios, o sea, aquí el inquilino y el propietario no pueden estar en contacto, ¿vale? y el mensaje, todo lo que vaya teniendo algún algo nuevo lo va a notificar aquí y luego la evidencia también lo vamos a ver aquí, ¿vale? En los globos de la esquina inferior derecha. Todas las que e se rechacen van con un motivo para que el inquilino tenga el también la transparencia. Y por último, pues la finalizada. también se quedarán como histórico almacenado y el inquilino podrá acceder a esas incidencias.
Por último, comentar sobre inquilinos que también tienen acceso al chat de soporte y que nos pueden contactar a nosotros directamente para cualquier incidencia que tengan o cualquier duda. Si ven que no saben o no saben cómo llegar a las incidencias, cómo abrirlas, pues todo ese tipo de dudas también las resolvemos nosotros, ¿vale? También pueden buscar ordenar por más reciente, esto ya secundaria. Y nada más, hasta aquí perfilino, así que voy a cortar grabación y vamos con dudas, que veo que hay como siempre muchas.