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Hallo und schön, dass du da bist. Auch beim Schreiben einer Rechnung passieren mal Fehler. Das ist ganz normal. Doch wie gehst du eigentlich vor, wenn du eine Rechnung korrigieren musst? Dann musst du eine Rechnung überhaupt ändern und wer darf eine Rechnung überhaupt korrigieren? Wir haben die Antworten auf seine Fragen.
Wann muss ich eine Rechnung korrigieren? Hast du eine fehlerhafte Rechnung ausgestellt, kann das den Vorsteuerabzug gefährden. Damit ihr das nicht passiert, gelten für Rechnungen die gesetzlichen Pflichtangaben nach § 14 Absatz 4 ESTG. Nur wenn du diese Angaben einhältst, kannst du die Vorsteuer aus der Rechnung steuerlich geltend machen.
Ist jedoch ein Fehler bei der Rechnungsstellung unterlaufen, kannst du eine Rechnungs Korrektur schreiben. Keine Sorge, du musst nicht nach jedem Tipp oder Rechtschreibfehler eine Rechnung korrigieren. Wichtig ist, dass der Sinn der Rechnung eindeutig ist, damit du die Vorsteuer in der Umsatzsteuervoranmeldung verrechnen kannst.
Für größere Fehler in der Rechnung und bei Nicht einhalten der Pflichtangaben gilt allerdings: Hast du eine fehlerhafte Rechnung erstellt, hat der Kunde das Recht auf eine korrigierte Rechnung. Dies kann vorkommen, wenn du z.B. ein falsches Rechnungsdatum oder eine falsche Liefermenge angegeben hast. Die korrigierte Rechnung nennt sich Rechnungs Korrektur, Korrektur Rechnungen oder Storno Rechnungen.
Wie korrigiere ich eine fehlerhafte Rechnung? Es gibt zwei Möglichkeiten, wie du eine Rechnung korrigieren kannst.
Möglichkeit eins ist: Die Rechnung noch nicht verbucht, kannst du unter der gleichen Rechnungsnummer eine neue Rechnung erstellen oder du schickst an Berechtigungs Dokument an den Kunden, dass ihr beide mit der ursprünglichen Rechnung aufbewahren solltet. Dieses Dokument sollte auf die Ursprungs Rechnung verweisen, den unterlaufen Fehler berichtigen und Name und Adresse des Leistungserbringers wiederholen.
Möglichkeit zwei ist: Die Rechnung schon verbucht und vollständig oder teilweise bezahlt, musst du sie zuerst stornieren. Dazu schreibst du deine Rechnungs Korrektur mit negativem Rechnungsbetrag und Verweis auf Nummer und Datum der Originalrechnung, um die fehlerhafte Rechnung zu neutralisieren. Anschließend schreibst du eine korrekte Rechnung mit einer neuen Rechnungsnummer. Die alte Rechnungsnummer kannst du im Betreff angeben, um die beiden Rechnungen einander problemlos zuordnen zu können.
Wer darf eine Rechnung korrigieren? Nur wenn der Leistungserbringer die Rechnung korrigiert, wird die Korrektur vom Finanzamt akzeptiert. Eine Rechnungs Korrektur durch Kunden ist auch mit einer Zustimmung als Leistungserbringer nicht zulässig.
Tipp: Fehler machen ist menschlich, kostet jedoch Zeit und Geld. Einfacher und schneller geht das Schreiben von Rechnungen mit einem Online Rechnungsprogramm wie Safe Disk. Mit drei Klicks ist eine rechtskonforme Rechnung erstellt. Probier's doch einfach mal aus. Du kannst selbst erst 14 Tage lang kostenlos testen.
Was ist der Unterschied zwischen einer Rechnungs Korrektur und einer Gutschrift? Bei Gutschriften solltest du zwischen zwei Formen unterscheiden: die kaufmännische Gutschrift und die umsatzsteuerliche Gutschrift.
Die kaufmännische Gutschrift erstellst du als Leistungserbringer, um eine fehlerhafte Originalrechnung zu neutralisieren. Der Betrag einer solchen Gutschrift ist negativ. Das kommt häufig vor, wenn es um eine Rücknahme oder eine Teilung der Lieferung geht. Nach dem Umsatzsteuergesetz ist eine kaufmännische Gutschrift damit keine Gutschrift, sondern eine Rechnungs Korrektur.
Die umsatzsteuerliche Gutschrift in einer umgekehrten Rechnung, die vom Leistungsempfänger ausgestellt wird. Der Betrag der Gutschrift ist positiv. Ein Beispiel hierfür sind Provisionszahlungen. Nach dem Amtshilfe Richtlinien Umsetzungsgesetz darfst du allerdings nur noch umsatzsteuerliche Gutschriften als Gutschrift bezeichnen.
Ist die Rechnungs Korrektur umsatzsteuerlich relevant? Eine korrigierte Rechnung ist auch dann nicht automatisch für die Umsatzsteuer relevant, wenn du sie erst Gutschrift bezeichnest. § 14c UStG findet keine Anwendung. Wichtig ist nur, dass die Rechnungs Korrektur als solche deutlich erkennbar ist.
Stellst du deinen Kunden statt 7 Prozent die vollen 19 Prozent Umsatzsteuer in Rechnung, schuldest du dem Finanzamt den höheren ausgewiesenen Steuerbetrag. Bist du Freiberufler ohne Umsatzgrenze oder führst ein Unternehmen mit einem Jahresumsatz von 600.000 Euro beziehungsweise mit einem Gewinn von 60.000 Euro, kannst du die Ist-Versteuerung nutzen. Nutzt du sie, musst du keine fehlerhaften Rechnungen korrigieren, denn bei der Ist-Versteuerung wird die Umsatzsteuer nach Begleichung der Rechnung fällig und betrifft daher nicht vereinbarte, sondern nur tatsächlich gezahlte Rechnungsbeträge.
Fazit: Hat sich in einer Rechnung doch einmal ein Fehler eingeschlichen oder hast du Angaben vergessen, ist das also nur halb so schlimm. Es gibt genug Möglichkeiten eine fehlerhafte Rechnung ohne großen Aufwand zu korrigieren. Möchtest du in Zukunft sicher gehen, dass deine Rechnungen fehlerfrei sind oder diese gegebenenfalls anpassen, empfehlen wir dir die Nutzung einer Buchhaltungssoftware beziehungsweise eines Rechnungs Programms, wie zum Beispiel Safe Disk.
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