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Hallo und willkommen zu Projekte leicht gemacht. Vermutlich kennt das jeder von uns. Man arbeitet auf sein Ziel hin, doch es geht einfach kaum voran. Was läuft da falsch? Vermutlich sind Sie einer ganz typischen Falle gelaufen. Sie arbeiten nicht so wenig, nein, Sie arbeiten falsch. Ganz oft hängt an nur zwei kleinen Worten: Sind Sie wirklich effizient oder vielleicht nur effektiv? Neugierig? Dann bleiben Sie dran, gleich geht's los.
Effizient oder vielleicht doch nur effektiv? Was unterscheidet diese beiden Begriffe und warum ist das so verdammt wichtig, um im Job oder auch im Leben nicht ständig auf der Stelle zu treten? Gleich vorweg: In der Alltagssprache werden die beiden Worte oft ziemlich durcheinander verwendet. Laut Duden kann man effizient und effektiv sogar synonym verwenden. Aber es gibt eine kleine, aber feine Bedeutungslose mit riesiger Auswirkung. Und dazu jetzt mal ein ganz einfaches Beispiel.
Kennen Sie auch diesen Kollegen? Es gibt eine Terminänderung im Projekt und er soll alle Beteiligten darüber informieren. In der Mittagspause fragt man ihn dann mal: "Läuft's denn so?" Er stellt da nur mit dem Kopf. "Mann, ey, ich habe den ganzen Vormittag nur rumtelefoniert. Das ist ja ein Riesenprojekt und bis man da alle erreicht hat, in zwischen anderen gekommen. Aber jetzt wissen zumindest alle Bescheid." Mann, wann, was eine Verschwendung von Arbeitszeit, oder? Also, ich hätte einfach eine E-Mail an alle geschickt. Okay, 2-3 Schlüsselpersonen, die würde ich vielleicht anrufen, aber das dauert eine halbe Stunde und nicht den halben Tag.
Was ist da jetzt der Unterschied? Ich mein, das ganze Rumtelefonieren, also alle anrufen, das führt ja durchaus zum angestrebten Ziel. Der Mann hat irgendwie ja das Richtige getan. Er hat alle informiert. Das war effektiv. Es hatte den gewünschten Effekt, also Ziel erreicht. Wunderbar. Nicht ganz. Verglichen mit der Mitteilung per E-Mail war es Zeitverschwendung. Es war nicht effizient.
Also, effektiv im engeren Sinne bedeutet zunächst mal nur, dass eine Handlung den gewünschten Effekt hat. Das, was Sie tun, bringt Sie dem Ziel näher. Das ist effektives Arbeiten. Und na klar, wenn Sie schon mal so weit sind und irgendwo das Richtige tun, das ist ja gut. Ich meine, das ist ja nicht bei weitem immer so. Es wird schlichtweg das Falsche getan. Fragen Sie sich also immer: Bringt uns das, was wir tun, dem Ziel wirklich näher? Wenn ja, dann ist es zumindest schon mal effektiv. Aber das allein reicht nicht. Nur effektiv, das ist nicht genug. Nein, das gewünschte Ergebnis, das soll ja nicht einfach irgendwie, sondern das soll mit dem geringsten Aufwand und möglichst schnell erreicht werden. Also möglichst effizient. Wege zum Ziel, die jetzt viele, aber den kürzesten zu finden, das ist die Kunst.
Eine E-Mail an den Verteiler, das ist effizienter als 20 Telefonate mit identischem Inhalt. Umgekehrt aber auch: Zehn Minuten Telefonat mit dem Kunden, das ist oft effizienter als stundenlanges E-Mail-Ping-Pong. Und einmal den richtigen um Rat fragen, das ist effizienter als alle selbst bei Google zu recherchieren. Aufgaben im Team so verteilen, dass jeder das macht, was er wirklich am besten kann, das ist effizient. Ich denke, es ist klar, was ich meine, oder?
Also, zusammengefasst sagt man auch manchmal: Effektivität bedeutet die richtigen Dinge zu tun, also alles, was uns dem Ziel näher bringt. Effizienz hingegen bedeutet die Dinge richtig zu tun, also so, dass wir mit dem geringsten Aufwand den größten Effekt haben. Also zwei kleine Worte, die eine ne riesen Unterschied machen. Und wir brauchen beide.
So eingangs hatte ich ja gesagt: Kennen Sie auch den Kollegen? Jetzt mal ehrlich, der Kollege, das sind wir doch alle immer wieder selbst. Naja, vielleicht nicht wie im konkreten Beispiel, aber irgendwo da sind wir alle immer wieder ineffizient. Und das kann viele Gründe haben. Vielleicht haben Sie einfach nicht nachgedacht. Vielleicht haben Sie Dinge, die Sie besonders gern oder ungern machen. Ja, es gibt ja Menschen, die fragen nicht gerne um Rat. Aber kurz mal den Kollegen gefragt, das kann Sie manchmal Stunden an Recherche sparen. Vielleicht gibt es ja auch Strukturen und Prozesse in Ihrem Unternehmen, die Sie im Meer wieder am effizienten Arbeiten händlern und so weiter. Ja, und das Böse daran ist ja ganz oft fühlen wir uns sogar richtig wohl, wenn wir ineffizient arbeiten. Ich meine, in dem Moment, da sind wir ja meist richtig fleißige Bienen. Nur leider verplempern wir da komplett unsere Zeit.
Was will ich Ihnen da also auf den Weg geben? Ganz einfach: Wenn Sie ein Ziel erreichen wollen, eine Aufgabe haben, rennen Sie nicht einfach los und machen einfach irgendwas. Nehmen Sie sich die Zeit und denken Sie nach, ob es nicht irgendwie effizienter geht. Hinterfragen Sie die Art, wie Sie Dinge tun. Das typische "Das machen wir schon immer so." Wenn Sie das hören, Alarmglocken an. Lassen Sie sich auf das Unangenehme rein. Ja, auch wenn Sie gewisse Dinge nicht gern tun. Fünf Minuten Schmerz, das verschafft Ihnen manchmal fünf Stunden Freiraum. Das spart Sie Geld, Zeit, Kraft und das macht Sie erfolgreicher.
Tja, und das war's schon für heute. Unter dem Video geht's weiter. Links einmal zum Artikel zum Thema und außerdem zu unseren Online-Kursen zum Projektmanagement. Da lernen Sie eine ganze Menge Methoden, mit denen Sie effektiv und effizient arbeiten können und alles, was Sie sonst noch im Projekt zu brauchen. Und ganz zum Schluss: Für immer, hat Ihnen das Video gefallen, dann geben Sie uns enorm hoch. Abonnieren Sie unseren Kanal. Wir sehen uns wieder. Bleiben Sie dran.