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Un sistema de información es un conjunto de elementos relacionados entre sí que recogen, almacenan, procesan y muestran información para apoyar la coordinación, control y toma de decisiones en una organización. También ayuda a visualizar temas complejos, analizar un problema y crear nuevos servicios y productos.
Por tanto, es el estudio de las redes que las personas y empresas se emplean para recopilar, procesar y entregar los datos. Los datos son solo hechos; como tal, son el material para obtener información. Los sistemas de información utilizan los datos almacenados en bases de datos para proporcionar la información necesaria. Una base de datos es un conjunto organizado de datos interrelacionados que expresan aspectos importantes de las actividades de una empresa.
Características de los sistemas de información:
Integración: Debe existir una verdadera integración entre la estructura de una empresa y el sistema de información. Así se hace más sencillo coordinar las divisiones, departamentos y otras clases de unidades de organización. Adicionalmente, el proceso de integración facilita la toma de decisiones.
Relevancia: Todo sistema debe concebir información necesaria y relevante para la empresa. Además, debe ser confiable y se debe generar a tiempo, así esta información tendrá un costo próximo al estimado por la organización, atendiendo los requerimientos operativos y de gestión de la empresa.
Control: Los sistemas de información pueden incluir instrumentos de control interno cuyo propósito es asegurar que la información generada sea confiable y actúen de tal manera que proteja los datos que controlan.
Directrices: Sirven para avalar que los objetivos de la organización serán atendidos de forma eficiente, objetiva y directa.
Procesar transacciones: Las transacciones pueden definirse como las actividades que tienen lugar en una organización. Por ejemplo, realizar una compra, una venta o fabricar un producto.
Mantener archivos: El sistema de información crea y actualiza los archivos de una organización. Un archivo almacena los datos históricos sobre los diferentes entes de la empresa. Por ejemplo, para preparar el salario de un empleado se requieren datos para su salario básico, impuestos, deducciones, etcétera.
Producir informes: Los informes son productos importantes de un sistema de información. Muchos informes se producen de forma periódica, como informes programados. También se pueden producir informes según solicitudes particulares.
Puede ser un sistema informático. Un sistema de información también puede ser cualquier composición organizada de software, hardware, datos, redes de comunicación y recursos humanos que recupere, procese, almacene y difunda información en una organización. Esto permite a las personas tomar decisiones exitosas sobre la operación de un negocio. Este sistema informático brinda a la gerencia los instrumentos para que pueda organizar y administrar los diferentes departamentos de forma eficiente para poder ofrecer información tanto del pasado como del presente y futuro.
Un sistema de información incluye el software que ayuda en la toma de decisiones, además de recursos como bases de datos, hardware y sistemas de soporte de decisiones, aplicaciones de gestión de personas y de proyectos.
Ciclo de vida de un sistema de información:
El ciclo de vida de un sistema de información pasa por distintas etapas o fases.
Planificación: Su propósito es indagar el alcance del problema y determinar las soluciones. Identifica si existe la necesidad de un nuevo sistema para lograr los objetivos principales. Involucra la gestión de proyectos, incluyendo recursos humanos, planificación de capacidad, programación y estimación de costos.
Análisis de requerimientos: Cuando en el sistema hay un problema, se analiza cualquier solución posible para satisfacer el objetivo principal del proyecto. El equipo examina con otras personas la necesidad de ciertos requerimientos del proyecto. Esto ayuda a determinar qué necesita la organización, quién será el responsable de cada parte del proyecto y su plazo de terminación.
Diseño: Entre los resultados está el diseño de un documento que enumera los patrones y elementos seleccionados para el proyecto, además de la codificación de prototipos utilizados como punto de partida para el desarrollo. Los usuarios determinan sus necesidades específicas de información. Considerarán la estructura, el procesamiento y el procedimiento de los componentes para que el sistema tenga éxito.
Desarrollo: Los programadores y desarrolladores de bases de datos escriben el código del sistema. Esto incluye el uso de un diagrama de flujo para así garantizar que el proceso organizativo del sistema sea adecuado.
Integración y pruebas: Realizado por un profesional de aseguramiento de calidad. Su trabajo es ver si el diseño cumple con el conjunto inicial de objetivos. Las pruebas aseguran que el sistema esté libre de errores.
Implementación: Implica la instalación real del sistema recientemente desarrollado. Coloca el proyecto en producción al mover los datos y elementos del sistema anterior, colocándolos en el nuevo sistema.
Mantenimiento: El nuevo sistema se debe mantener a lo largo del tiempo, ya que el proceso de cambios y actualizaciones es constante. Es un proceso continuo donde los usuarios van ajustando el sistema para así aumentar su rendimiento, agregando nuevas capacidades o cumpliendo con sus requerimientos.
Ejemplos de sistemas de información:
Empresas: Los sistemas de información se utilizan para establecer la cadena de suministro empresarial. Por ejemplo, las compañías usan sistemas de información para administrar a su personal y sus cuentas financieras, además de gestionar la producción y ventas. Muchas empresas de gran valor se encuentran establecidas completamente en base a sistemas de información, entre ellas se encuentran Amazon, es un gran centro comercial electrónico y además proveedor de servicios de computación en la nube y de mercado de subastas a gran escala; Google, compañía de motores de búsqueda que obtiene la mayor parte de sus ingresos por la publicidad de palabras claves en búsquedas en internet; Alibaba, mercado electrónico de empresa a empresa.
Servicios online: Las personas confían en los sistemas de información, generalmente basados en internet, para llevar a cabo gran parte de su vida personal: para socializar, estudiar, comprar, realizar actividades bancarias y entretenerse. Son sistemas de información los productos de software y vídeo, los libros electrónicos, las redes sociales o los juegos en línea.
Sistemas de información mecánicos: El primer sistema de información mecánica a gran escala fue el tabulador descenso de Herman Hollerith, inventado para procesar el censo estadounidense de 1890. La máquina de Hollerith presentó un paso importante en la automatización, así como una inspiración para desarrollar sistemas de información computarizado.
Internet: La penetración global de internet ha permitido el acceso a la información y también de otros recursos, facilitando la formación de relaciones entre personas y organizaciones a una escala sin precedentes. El progreso del comercio electrónico por internet ha generado un gran desarrollo en la comunicación por correo electrónico y otros medios, además de la distribución de productos como software, música, libros y películas.