Cómo gestionar Incidencias en homming

Buenos días a todos. Bienvenidos a nuestro webinar de hoy sobre incidencias, que es una de las funciones que más se utiliza y que más útil e os parece siempre. Hoy vamos a ver concretamente desde qué perfiles se puede abrir incidencia y cómo abrirlas, cómo hacer esa incidencia, cómo describir y crear toda la información, la asignación de responsables. Importante este punto porque dependerá de ciertas cosas en configuración de roles, gestionar la actividad y tareas de la incidencia, asignación de proveedores, importante también aquí cómo invitar a proveedores y luego cómo controlar todo esto en el reporte de incidencia. Y os enseñaré también el portal proveedor, ¿vale?

Así que en primer lugar, ¿quién puede abrir incidencias? Vale, el primer punto, las incidencias las pueden abrir inquilinos, propietarios y gestores. Proveedores no van a poder abrir incidencias, pero realmente los cuatro contextos van a tener acceso a incidencias. Tanto propietario como inquilino, como proveedor, como gestor, tienen su acceso a las incidencias, cada uno en su perfil. Em, el único que no puede abrir incidencia será proveedor, pero el proveedor sí se le van a poder asignar esas incidencias para la resolución y va a poder interactuar en esas incidencias, pero solamente no podrá abrirlas. Cerrar la incidencia solamente podrá el gestor, ningún otro perfil más, solamente el gestor, ¿vale? Ni siquiera proveedor. Hay una diferenciación entre el rol proveedor, perdón, el proveedor y el rol gestor incidencias. Vale, luego lo comento cuando lleguemos al al portal proveedor.

Después un segundo, eh, que están diciendo por aquí que hay gente en la sala de espera. Ya, ya lo están admitiendo. Vale. Bien.

Después, em esas incidencias se van a abrir todas desde el apartado de incidencias, que lo tenéis disponibles tanto en la web como en la app, cada uno con su con su perfil correspondiente. Si entramos al apartado de incidencia, vamos a ver que hay varios estados en función de cómo se encuentra esa incidencia. Puede estar pendiente, puede estar en curso, en pausa, rechazada o finalizada. Todas van a salir siempre en esta primer e en este primer estado que es todos, ¿vale? Y para abrir la incidencia, todo el mundo va a ver que tiene aquí un botón de nueva incidencia. Repito, inquilino, propietario y gestor. El proveedor no lo va a ver. ¿Vale?

Entonces, si nos vamos a abrir una nueva incidencia, vamos a ver diferentes datos que hay que ir cumplimentando. Dependiendo de quién sea el que abra la incidencia tendrá más o menos datos. El el inquilino, por ejemplo, tiene mucho menos datos que rellenar que si la abrís vosotros como gestores. ¿Cuál es el caso en el que la incidencia la abra gestor directamente? Pues el caso en el que el inquilino comunique la incidencia fuera de la plataforma mediante otra vía, pues por lo que sea, os siga escribiendo por WhatsApp, os llame urgentemente, pues porque aplica algo con pues eso, con mucha eh prioridad. Entonces, en ese caso sí que os recomendamos que la abráis vosotros.

Si los inquilinos e bueno, importante propietario e inquilinos podrán abrir incidencias siempre y cuando tengan un perfil activo. Si no tienen perfil activo, no tienen opción. Sí que van a ir recibiendo ciertas eh notificaciones, pero no podrán abrir esa incidencia, ¿vale? Para que puedan abrirla tienen que tener un registro dentro de su de la plataforma.

Entonces, ahora mismo que estamos abriendo la incidencia como gestores, vamos a ver que hay diferentes eh información, como comentábamos, para rellenar. Lo primero, el inmueble, después dónde ha ocurrido, lugar del del inmueble donde haya ocurrido, ¿vale? Tipo de incidencia, vais a ver tres categorías, administrativa, avería o mantenimiento y dentro de cada una de las categorías hay otras subcategorías que pueden incluso combinarse entre varias. Por ejemplo, si yo pincho en avería, que será pues lo más común, es verdad que también los tickets de mantenimiento, por ejemplo, se pueden llevar aquí y los tipos administrativos también, incluido, por ejemplo, el checkin checkout para coordinaros con un proveedor de limpieza, por ejemplo, que tenga que hacer esa limpieza de un inmueble, eh se abre un ticket de checking, se le asigna al proveedor y entonces ya el proveedor tiene el dato de que se puede hacer pues o que hay que hacer una limpieza. Digo checking, pero también checkout, ¿vale? El tipo de incidencia lo vamos a ver aquí y se pueden seleccionar varias a la vez, ¿vale? Porque puede ser que coincida con varias tipologías.

La prioridad de la incidencia no es visible para el inquilino, ¿vale? Lo veis aquí debajo que lo indica. No es visible para el inquilino y solo la vais a poder rellenar vosotros en función de lo que estiméis que e si es urgente o no es urgente. Vale, pongámonos que sea media. Esto lo podréis ir cambiando después, aunque lo rellenéis aquí. Después lo podréis ir cambiando.

Ahora nos vamos a encontrar con dos fechas. La fecha de inicio, que es cuándo se está abriendo esta incidencia, que por defectos va a el día de hoy, pero podréis, por supuesto, editarlo. Y la fecha de vencimiento estimado, porque una vez que la incidencia finalice, vamos a ver luego una fecha en firme de esa finalización de la incidencia. Entonces, fecha de vencimiento estimado, pues será en función de lo que creáis que pueda ocupar el arreglo de la avería, si puede ser rápida, si puede ser media, esto como vosotros vayáis viendo. Y la fecha del vencimiento, la descripción de la incidencia, pues va a ser el detalle de la incidencia. Todo lo que queréis escribir aquí se puede escribir. Y lo mismo si hablamos de inquilinos y de propietarios, ¿vale? Vais a ver que los inquilinos y los propietarios, que ahora lo os lo enseñaré también, el el lo que tienen para crear incidencias es bastante reducido, es algo mucho más ágil para que sea fácil y que no sea un bloqueo tampoco.

Evidencias. Aquí vamos a subir documentos, fotos, vídeos, lo que aplique para, digamos, evidenciar esa incidencia, ¿no? Si lo están haciendo desde la aplicación móvil, desde la propia aplicación, e también se puede hacer fotos, o grabar vídeo. Si lo están haciendo desde la web, se puede arrastrar si es que ya lo tienen hecho, ¿vale? ese vídeo o esa foto.

A la derecha de la pantalla vamos a si queremos asignar inquilinos que por defecto pues nos van a salir los inquilinos que estén en este inmueble, ¿vale? Si no queremos asignar inquilinos porque no queremos que los inquilinos lo vean, aquí no tendréis que rellenar nada, pero si queremos que sí que el inquilino tenga el dato y el seguimiento de la incidencia, lo vamos a asignar. Y vamos a asignar también a proveedores. Estos proveedores pueden estar ya creados o puede ser que no, que haya que crear un proveedor sobre la marcha. Entonces, si queremos crearlo, pinchamos el nuevo proveedor y vamos a rellenar sus datos, datos personales, datos de facturación, adicionales, incluso cuentas contables. Y también podremos activar la invitación. Esta invitación es la que le va a dar acceso a que se registre a la en la herramienta. Le va a llegar un link, como ya sabéis que un email, perdón, un email con un botón y ese botón tiene un botón que es un link que te abre la parte de registro que funciona exactamente igual que con inquilinos y con propietarios, ¿vale? Que no queremos que se registre, sino que lo que queremos es que le lleguen alertas vía email, pero sin registro. Vamos a activar esta opción, ¿vale? Si vais leyendo por aquí abajo, os va describiendo un poco cuál es la acción, ¿vale? Notificar proveedor, por ejemplo. Si no existe registro, se notificará por correo. ¿Vale?

Entonces añadimos el proveedor o bien seleccionamos al proveedor existente. Si ese proveedor ya está creado, pues nos va a salir aquí el listado de todos esos e proveedores que tenemos ya subidos en la parte de contactos, en la pestaña de proveedores, ¿vale? Siempre que estén ahí los vamos a tener en este listado. Añadimos el proveedor y el responsable de la incidencia es el responsable que es el gestor responsable. Y aquí me voy a salir un momento de incidencia y os voy a enseñar dónde se puede configurar eso, porque no todos tienen por qué tener activos los permisos de gestión y eh asignación de responsables en incidencia. Ya sabéis que cada uno tiene un rol, cada miembro de equipo. Aquí vamos a diferenciar entre, hm, ¿cómo lo podemos llamar? Por ejemplo, perfiles externos y perfiles internos, ¿vale? Por ejemplo, los perfiles internos van a ser siempre gestores. Esos gestores tienen roles específicos. Esos roles específicos se van a configurar en función de la actividad que cada uno tenga que hacer. Entonces, si yo me vengo a la parte de roles, que está dentro de el equipo y después en los miembros de equipo, voy a ver que el rol, por ejemplo, el rol administrador, si yo entro aquí, que es el rol que tiene todo, abajo del todo tiene dos, digamos, dos acciones más que son un poco independientes. Una, visibilidad en el chat. Esto sería para que puedan escribirle a través del chat directo de la plataforma y otra sería responsable de incidencias. Esta es la que tienen que tener activos los miembros de equipo que queráis luego poder asignar como responsable.

Una cosa que se suele hacer también es separar distintos tipos de incidencias. Ejemplo, hay una persona dentro del equipo que lleva las incidencias administrativas y otra que lleva las incidencias de averías y mantenimientos. ¿Vale? Pues entonces vamos a separar roles, vamos a configurar dos roles distintos de incidencias en el que cada uno va a tener la tipología de incidencia que luego vaya a gestionar. Esto, ¿qué nos va a hacer? Pues esto nos va a hacer que a la hora de añadir la incidencia, según el tipo que yo marque aquí, aquí me vaya a salir automáticamente el responsable que yo haya definido por rol. ¿Vale? Después me diréis si esto se entiende, me pasáis dudas, pero si yo no tengo activo el rol eh el la perdón, la asignación de responsables en el rol, no me saldrá aquí nadie por defecto. Lo que se hace es que directamente el se asigna, digamos, a la cuenta principal. ¿Vale? Aquí podemos añadir otro responsable si es que aplica o bien eliminar el responsable, ¿vale? Designarlo.

Bien, última parte de la incidencia. Repito que todo esto solamente es del lado del gestor, el lado de cuando abre incidencia inquilino y propietario no tiene toda esta parte. Vale, aquí vamos a abrir Rosario, una pregunta breve, eh, ¿quiénes son los proveedores? Ángeles, perdón, dime. Bueno, no pasa nada, contesto. Los proveedores son para diferenciar tanto proveedores externos como proveedores internos son empresas que trabajan para vosotros o con vosotros para gestionar esa incidencia, ¿vale? Por ejemplo, pues una empresa de fontanería que tengáis, eh, una empresa de mantenimiento con la que trabajéis normalmente, es decir, empresas externas que os ayudan a la reparación de las incidencias. ¿Vale? Si Ángeles, si tienes más dudas, venlas dejando por el chat, ¿vale? Para no que si no me despisto y me desvío de de la explicación. Lo contestamos todo al final. ¿Vale?

Entonces, em vale, si queremos que al proveedor y al inquilinos le envíe una alerta de eh cuando se abra una incidencia, por ejemplo, o cuando se modifique algo dentro de la incidencia, etcétera, e abriremos este botón. Este botón también tiene una dependencia y es que el contacto tenga abierto la opción de notificar a usuarios no registrados por email, ¿vale? Si no la tiene abierta, no le va a llegar nada. Igualmente, aunque vosotros abráis aquí esto tiene que tener la opción de notificación a usuarios no registrados por email, que ya sabéis que la tenéis en el contacto y si tiene la invitación al registro y esta persona está registrada, por supuesto, le va a llegar. Por último, este envío de parte a proveedor por email es un documento que ahora lo vamos a ver, que resume, digamos, la incidencia para que el proveedor firme cuándo acabe, ¿no? Y que pueda ver el el estado de la incidencia previo y después terminar con la firma.

Si yo creo aquí la incidencia, ahora me va a crear una incidencia en curso porque si la estoy abriendo yo como gestor, me va a generar una incidencia que ya está en curso para poder avanzar. Sin embargo, vamos a ver también las pendientes, que son aquellas que nos van a abrir inquilinos o propietarios. ¿Por qué? Porque antes de pasar la incidencia a en cursos, si la ha abierto el inquilino o la ha abierto el propietario, vosotros tenéis que aceptarla porque puede ser que no aplique, que la gestionéis. Entonces, por eso vosotros tendréis la potestad de aceptar o rechazar. Si la rechazamos vamos a poner un motivo, ¿vale? por ejemplo, no aplica por contrato, lo que sea. Y una vez rechazada, perdón, se va a trasladar a la pestaña de rechazadas. Esa pestaña vais a tener también siempre el listado y em bueno, el el digamos el el que abrió la incidencia, si es un inquilino, si es un propietario, va a ver el motivo del rechazo, ¿vale? Pero nos vamos a ir a la pestaña de en curso.

Aquí es donde una vez creada esa incidencia se van a abrir muchas más opciones de cara a la gestión de la incidencia. ¿Vale? Por ejemplo, esta es la que yo acabo de abrir. Ahora vamos a ver que se va a dividir en varias secciones esa incidencia. e donde lo primero que vamos a ver aquí es que podemos rechazarla, aunque esté abierta y la hayamos abierto nosotros como gestores, podemos rechazarlas porque puede ser que se haya abierto para que la persona encargada de la gestión la revise y el propio gestor decida que se rechaza la incidencia. podemos pausarla. Esto sería un estado, digamos, intermedio entre que se ha abierto, hay alguna dependencia de otro, por ejemplo, del seguro o por ejemplo de algún condicionante que nos haga tener que pausarla. Podemos pausarla, se queda, digamos, para que no moleste en la pestaña de encurso y una vez que tengamos que reabrirla, pues ya la trasladamos de nuevo a la pestaña de encurso. Y por último, la finalización de la incidencia, que ahora veremos cómo sería el flujo una vez que veamos toda la todo el interior.

Lo que hemos rellenado hasta ahora ha sido solo esta parte, que es eh el inmueble, donde ha ocurrido todo lo que hemos ido viendo. ¿Vale? Vais a ver aquí también un código interno que lo proporcionamos nosotros en función de eh pues el orden que se vaya abriendo por si tenéis que hacer alguna búsqueda que sepáis que tiene este código. Tipo de incidencia. Aquí, como decía, se puede añadir editar siempre, ¿vale? La prioridad también se puede editar dependiendo de cuando ya se hayan revisado pues todas esas evidencias que haya aportado el el inquilino y demás o el propietario.

Direcciones, entrega del inmueble y última reforma. Os lo va a dar la incidencia siempre y cuando tengáis este campo relleno. Este campo lo tenéis dentro del apartado de eh inmuebles. Cuando tú creas un inmueble, hay dos partes en la pantalla. La izquierda son los datos de la del inmueble y la derecha tiene una serie de datos que es si se gestiona por habitaciones, cuántas habitaciones hay, eh superficie construida y luego tiene abajo un par de fechas que son entrega del inmueble y última reforma. ¿De qué no sirve esto? Pues a lo mejor no sirve, pues porque la entrega del inmueble que nos hizo el propietario ha sido posterior a que esta incidencia eh digamos se haya abierto, porque a lo mejor el inquilino nos la ha reportado por otra vía, pero es que resulta que hasta de una semana después nosotros no teníamos esa gestión, por tanto, a lo mejor nos tenemos que desvincular de esto, ¿vale? Simplemente para que vosotros decidáis si queréis avanzar con la gestión o no. Y luego última reforma también nos sirve para eso, pues para tener el dato de, bueno, es que aquí hay una avería de humedades y es que hace h 3 meses se hizo una reforma, pues os va a servir para simplemente eso, tener eh siempre el control de la incidencia y que no os coja nada por sorpresa, que tengáis ese dato.

Después, fecha de vencimiento y fecha de fin. Hablábamos antes, que el vencimiento es un vencimiento estimado y que la fecha de fin es eh la fecha real de terminación de la incidencia. Y luego la descripción, que de nuevo la tenemos aquí detallada.

Si vamos avanzando de nuevo, vamos a ver aquí inquilinos, vamos a ver propietarios también que también aparecerán directamente. Proveedores son los que acabamos de asignar, ¿vale? Inquirinos proveedores, los hemos asignado en la pantalla anterior, propietarios no. Propietario nos lo da directamente el ticket abierto. Eh, evidencias son también las que hemos subido en la pantalla anterior.

A la derecha de la pantalla vamos a ver presupuestos. Esto, ¿qué significaría? Los presupuestos son gastos que ocasiona esta incidencia y los podéis abrir tanto vosotros como los proveedores. Aquí sí actúan los proveedores. ¿Por qué? Porque puede ser, como comentábamos antes, un proveedor externo, Fontanería, Madrid, SA, que tiene acceso a la plataforma, sí, que tiene acceso a la plataforma, que ha visto ya qué es lo que hay que hacer en la incidencia y que os va a generar un presupuesto para que vosotros valoréis si lo aceptáis o no. Entonces, tanto proveedores como gestores, eh, como estoy en la visión gestor, ahora os voy a enseñar el resto de visiones, pero en la visión gestor también vosotros podéis subir vuestros propios presupuestos. Si resulta que es un proveedor externo que no tiene acceso a la plataforma, que no queréis que lo tenga, el proveedor os va a pasar una factura por fuera. Vosotros aquí podéis importar ese presupuesto para tener siempre la relación.

Entonces, lo que vamos a hacer es añadir un presupuesto. Podéis tener n presupuestos, todos lo que necesitéis, y luego aceptar uno u otro, porque puede ser que tengáis aquí la comparativa. Presupuesto uno, ¿vale? Estado pendiente el proveedor que nos lo ha pasado también en este caso, eh, todos los proveedores que queráis asociar con presupuestos tienen que estar asignados aquí en en las participantes de la incidencia. Observaciones si queréis y luego importes. Importe con y sin IVA, ¿vale? Vamos a meterle el IVA, por ejemplo, retención, ¿no? Y vamos a añadir el presupuesto.

Entonces, imaginaros que ya tenemos el presupuesto, este presupuesto está pendiente. Incluso el propio proveedor os puede aportar dos presupuestos, uno porque haya que pintar y otro porque no. Vale, me lo invento. Además de esto, ¿qué se puede hacer desde aquí? Pongámonos que el proveedor nos ha pasado un presupuesto, que ese presupuesto lo va a tener que asumir el propietario. Lo que queremos es que en la siguiente liquidación, porque nuestro modelo es que nosotros cobramos la renta y liquidamos al propietario, si sois propietarios no os aplica esta parte, es simplemente tener el presupuesto y el gasto generado en el inmueble, ¿vale? Pero si además de eso queréis asociarlo a inquilino o a propietario, vamos a marcar el repercutible. Es decir, vamos a indicar que este gasto una vez que termine la incidencia, importante este punto, eh, hasta que la incidencia no termine, no se genera el gasto en el inmueble para que se repercuta. Entonces, una vez que termine con el presupuesto aceptado, importante también este punto, tiene que estar aceptado por lo que comentábamos antes, porque puede ser que haya varios presupuestos. Una vez aceptado y cuando la incidencia termine, si yo le he marcado generar gasto solo, me va a crear un gasto en el inmueble tal cual, ¿vale? Con el dato de la incidencia y demás. Si yo le he marcado el repercutible y he seleccionado en un ingreso a un inquilino, que será lo más normal, el contacto del inquilino, que ya me va a salir los inquilinos del inmueble, o en una liquidación a un propietario, era el ejemplo que comentábamos antes. Cuando yo marque esto y lo guarde, cuando termine la incidencia con un presupuesto aceptado, me va a crear un gasto en el inmueble pendiente de repercutir o liquidar, dependiendo de que hayáis marcado. Por tanto, en la siguiente generación de movimiento automático, ya sea un ingreso o sea una liquidación, absorbe y lo suma o lo resta. Ya sabéis que si lo metéis en un ingreso suma, si lo metéis en una liquidación resta, ¿vale? Siempre funciona igual y también eh los gastos que vienen de incidencias.

Bien, esta parte lista. Ahora, seguros en el inmueble. Si ya tenemos el seguro creado, aquí nos va a salir para que tengamos el dato, eh, número de teléfono, cuando inició la póliza y demás. También podemos añadir seguro desde aquí y aquí nos va a pedir una serie de datos, ¿vale? Esto simplemente a nivel interno y control.

Parte de la incidencia, como decíamos, es ese documento que se genera asociado al ticket para que vosotros si lo descargáis vais a ver lo siguiente, que es un parte de trabajo, realmente es un parte de trabajo del proveedor con todos los datos de qué tipo es, eh, qué cliente lo ha abierto, etcétera, y una fecha de conformidad, es decir, esto está terminado y yo lo firmo y estamos conformes, digamos. Vale, esto lo podéis hacer en cualquier momento, no tiene por qué ser abierta la incidencia, sino una vez terminada, ¿vale? Entonces, cuando vamos a firmar el parte, es cuando firmamos que esa conformidad está eh efectiva, digamos, ¿vale? Si mientras no le demos aquí, el parte se queda como un PDF adjunto, ¿vale?

Responsables, esto también lo hemos rellenado en primera instancia, ¿quién es el responsable de esta incidencia?

Y actividad y tareas. Vamos con la última parte de la incidencia. La actividad y tarea se divide en dos. Primero, actividad que nos va a recoger e todo lo que haya ido sucediendo dentro de la incidencia, si se ha modificado una fecha, si se ha modificado una prioridad, si se ha, por ejemplo, aquí que yo acabo de editar el repercutible, eh si se ha actualizado un presupuesto, si se ha aceptado, si no, es decir, todo el histórico que genera la incidencia, ¿vale? Y por otro lado, en tareas vamos a ver realmente varias cosas. Vamos a ver primero eh las tareas que se vayan creando. Empiezo por aquí. Si yo le doy al más de aquí debajo a la derecha, me va a dejar hacer tres cosas: una tarea, un mensaje y una visita. Empezamos por tareas. Las tareas van a ser tareas del equipo, es decir, del gestor con la incidencia, no del proveedor. El proveedor luego tendrá su propio panel de tareas, pero este panel sería, por ejemplo, si esta incidencia ya se ha abierto y hay que hacer algo aquí, tengo que llamar al fontanero, tengo que firmar algo, tengo que hacer una llamada al seguro. Esa tarea es la que vamos a indicar y dejar reflejada aquí. Llamar al seguro, por ejemplo, con un estado que nos va a dar también luego un panel que ahora lo vamos a ver. Y quién es el responsable de esta tarea, porque puede ser que yo soy responsable de esta incidencia, pero es que resulta que es que h estoy dos semanas de vacaciones, pues le voy a dejar asignada la tarea a alguien para que no se pierda el hilo y que no se quede, digamos, hbta incidencia. Marcaríamos al responsable, le pondríamos fecha de inicio, pongámos lo que sea para mañana y fecha de fin también la vamos a hacer mañana. Y aquí pues podemos describir eh hay que llamar al seguro y preguntar x, lo que sea, ¿vale? Esto es completamente libre creando esta tarea. Ahora, vale, no me va a dejar porque usuario de prueba, pero bueno, creando esta tarea se queda reflejada aquí y después en el panel. Ahora os voy a enseñar porque en el panel sí que hay tareas, ¿vale?

Más cosas. Mensajes. Los mensajes son internos de la incidencia porque luego ya sabéis que tenéis, aparte de esta mensajería, tenéis otra que no está relacionada necesariamente con incidencias, aunque también se puede escribir por ahí tema de incidencias, pero bueno, no es lo suyo. Lo suyo es que esta mensajería se quede para eh otro tipo de cuestiones dentro de la gestión y es un chat que tenéis directo con inquilinos, propietarios, proveedores, pero el chat del de la incidencia en realidad no es un chat. Digamos que es una mensajería, un cruce de mails, porque cuando yo añado el mensaje decido quién quiero que lo vea, porque no tiene por qué verlo todo el mundo. Si yo quiero que solo lo vea el propietario o que solo lo vea el inquilino o incluso el resto del equipo también quiero que lo vea. Pues entonces marcaría solamente que lo vieran otros gestores, aunque para esto realmente lo ideal sería la tarea derivada a otros gestores, pero bueno, si es un mensaje porque es una nota, un apunto, lo que sea, se puede hacer por mensaje o pues para inquilino o para mí misma, es decir, para mí que soy la responsable de la incidencia, voy a dejarme anotado aquí lo que sea. Si selecciono otros contactos, estos contactos tienen que tener o registro o botón de notificación a usuarios no registrados por email. ¿Vale? Título, pues hm mensaje y aquí igual y describo lo que quiera. Cuando envío el mensaje se está enviando y aquí en actividad cuando cargue, cuando vea, ahora vamos a ver el mensaje. Es decir, que también el mensaje se traslada en actividad porque es algo que está sucediendo en la incidencia.

Por último, visitas. Si yo añado aquí una visita programada para el viernes a las 11 de la mañana, visita de inspección, por ejemplo, añado la visita. También os sale aquí, ¿vale? Entonces, aquí en tareas solo vais a tener tareas y el resto lo vais a tener en actividad. Tenemos nuestra incidencia. Vale, ya hemos visto todo lo que se puede hacer. Se pueden cruzar varios mensajes, por supuesto. Una incidencia pues lo normal es que esté abierta un tiempo, no se va a abrir de un día para otro, pero bueno, también puede ser.

Cuando finalicemos la incidencia, vamos a ver esa fecha real de finalización, que es la que comentábamos antes. Antes de finalizarla, me voy a ir al apartado de eh incidencias en el panel y os cuento también que aquí tenéis un buscador que os busca por inmueble, que os busca por código de incidencia, por varios datos para que encontréis rápidamente lo que buscáis y también tenéis filtros, filtros para ubicar esa búsqueda. A lo mejor yo quiero ver todas las incidencias que el responsable es mmito. Pues entonces aquí filtro por quién es el responsable o quién lo ha reportado. Por ejemplo, si yo quiero ver todas las que haya abierto los inquilinos, todas las que hayan abierto los propietarios, ¿vale? Aquí podréis ver toda esta parte y también un orden, perdón, que ya me lo saltaba de o los más antiguos o las que tienen más prioridad, menor prioridad, orden alfabético. Lo normal es que por defecto salgan las más recientes arriba.

Vale, vamos al panel. Comentábamos antes que las tareas las vais a tener en un panel para que no tengáis que entrar a cada incidencia para ver qué tarea hay que hacer hoy sobre incidencias. Entonces, aquí vais a tener el listado, vais a tener el estado de esa tarea. Podéis filtrar aquí por solamente las pendientes porque si están terminadas, están terminadas. Y desde aquí, una vez que la hayáis hecho, marcáis como finalizada o cancelada se aplica. Si queréis hacer algún, digamos, alguna edición en la tarea, podéis abrir pulsando aquí. Ya sabéis que en toda la herramienta, por ejemplo, en reportes, todo lo que sea subrayado es que abre otra pestaña. ¿Vale? Entonces, si me vengo aquí, me va a abrir la incidencia, me voy a la tarea y entonces ya edito lo que tenga que editar, si es que la tengo aquí, ¿vale? Y abajo vais a tener también datos, cuántas incidencias se han creadas, se han creado durante el mes, aceptadas, rechazadas por tipos en curso y visitas a inmuebles. ¿Vale? Todo esto además lo vais a tener en reportes y ojo, porque a nivel individual de inmueble vais a tener reportes globales, pero perdón, reportes específicos, pero también vais a tener reportes eh de toda la cartera. Si lo que queréis es sacar un listado de en un inmueble específico cuántas incidencias se han ocasionado durante este año, nos vamos al inmueble. Pero si lo que queremos es sacar un reporte completo de todas las incidencias, aquí tengo yo 1000 reportes, perdonad, me vengo al reporte de incidencias y aquí voy a ver el listado. También puedo irme a las incidencias desde aquí, descargarlo. Voy a ver también por prioridad. Puedo filtrar por lo mismo que puedo filtrar en el panel de incidencia, puedo filtrar también en el reporte y descargar estas métricas si es que queréis descargarlas, ¿vale?

Vale, entonces hemos visto la visión gestor y ahora me voy a ir a que veamos primero la visión. E bueno, antes de eso os voy a enseñar un segundo dónde están los proveedores importantes. Los tenéis en contactos. Sección proveedores, ¿vale? Aquí es donde podéis añadir todos los proveedores que queráis y luego tener disponibles ese listado para asignar a incidencias. ¿Vale? Y ahora me voy a ir a el perfil. Bueno, voy a revisar un momento que aquí eh no me deje nada. Vale, asignar proveedores, invitar a proveedores. Ahora me voy a ir, bueno, como tenemos tiempo todavía, os voy a enseñar un segundo el perfil inquilino para que veáis cómo abren la incidencia. Y es igual que el perfil eh propietario, pero también os lo enseño. Ya sabéis que el perfil inquilino es muchísimo más reducido que el perfil eh gestor, por supuesto, incluso que el perfil propietario. Van a ver tres secciones cuando entran a incidencias, van a ir a incidencias, nueva incidencia. Veis que el panel es el mismo. Ellos también van a tener estado de las incidencias pendientes porque también van a saber si se le aceptan o no. También las rechazadas. Como decíamos, si abrimos nueva incidencia aquí, también vamos a comprobar que la información que rellena el inquilino es muchísimo más bastante más reducida, porque hay cosas que no tiene que rellenar el inquilino. Lo que sí va a rellenar pues el inmueble que por defecto tendrá uno, lo normal es que tenga uno, como mucho dos, porque tenga inmueble y garaje o algo así. Tipo de incidencia, esto sí lo va a rellenar. Y la incidencia y el dónde ha ocurrido. Vale, pongámonos que sea recibidor, descripción de la incidencia y evidencias. Esto es igual, veis que es igual, pero a la derecha de la pantalla se reduce. Lo que le lo que tiene que rellenar el inquilino es, bueno, su teléfono aparecerá prerelleno porque ya lo ya lo tenemos y ya lo tiene el contacto, el inquilino ya lo tiene relleno. Preferencia horaria de contacto mañana, mediodía, tarde, indiferente. Vale, creamos incidencia y aquí ya notifica al gestor por email y por la plataforma de que hay una nueva incidencia. En la campanita la vais a tener aquí, ¿vale? Y llega a pendiente, como hemos comentado antes, y una vez que estén pendiente pues ya la vamos pasando a al resto de estados.

Si nos vamos al perfil propietario, ¿vale? Veis que ya el control y digamos la visión del propietario es un poquito más amplia porque tienen más título informativo de toda su cartera, pero si vamos a incidencias, que es lo que nos ocupa, pues vamos a ver que el panel es el mismo, o sea, el panel es el mismo para todos. Lo único que pasa que hay varias eh digamos otras acciones. Cuando creamos la incidencia, pues a la hora de rellenar la incidencia tiene lo mismo. Es verdad que tiene fecha de inicio y fecha de vencimiento, que el inquirino no lo tiene, pero el resto es todo igual, si os fijáis. ¿Vale? Después, una vez creada ya la incidencia, si está aceptada, vamos a ver que dentro de la propia incidencia el propietario puede hacer lo siguiente. Por ejemplo, en esta, bueno, revisar todo lo que se haya generado aquí, que es la la información. Asignar inquilino realmente no puede. Aquí le le aparece pero no puede hacerlo. Evidencias, si hay alguna, las va a ver aquí. El parte ya lo tenemos aquí de nuevo. El presupuesto que de momento no puede añadirlos, pero sí los puede ver el propietario. Sí puede ver presupuestos. Los seguros y actividad y tareas. Siempre es lo mismo. Lo único que no va a hacer es crear eh visitas. Las visitas solo los gestores y los proveedores. Mensajes y tareas sí que podrá, ¿vale? Y el inquilino igual.

Si nos vamos a proveedores, que era, como comentábamos, los proveedores externos eh que nos ayudan con toda la reparación de la incidencia, los que se van a encargar realmente de esa reparación, todavía reducimos mucho más el dashboard. Solamente tienen incidencias, no tienen nada más. Entonces, dentro de la incidencia, además solo tienen aquellas incidencias que estén en curso y que se les hayan asignado directamente a ellos. No van a ver, obviamente, si hay otras incidencias asignadas a otros proveedores. Eso no lo pueden controlar. Dentro de la incidencia van a ver también el resumen, como todo el mundo, inquilinos también los van a poder ver, no pueden asignarlos. Evidencias. Esto es principal para que ellos puedan revisar, incluso a lo mejor vosotros mismos os ahorráis una llamada a un proveedor porque es algo que no aplica. Presupuestos. Aquí sí ya veis que se abre la opción que sí que pueden añadir el presupuesto. Actividades y tareas lo mismo. Van a ver una actividad, el resumen, esto sí lo van a ver, y visitas, mensajes, tareas. Ellos sí pueden añadir visitas, sí pueden añadir mensajes y tareas también. Y por último, el parte de la incidencia que también podrán firmarlo. ¿Vale? Si vamos a firmar lo que hacemos es lo siguiente. Guardamos y aquí una vez ya hecho esta firma, veis que ya desaparece la firma, solo se puede firmar una vez. Y si abro el documento, no me lo abre porque es un usuario de prueba. Si, bueno, si abro el documento aparecerá firmado, ¿vale?

El gestor va recibiendo notificaciones de todo, eh si el proveedor va abriendo información, si va h generando mensajes, todo esto, vais a tener eh también el el dato y sobre todo la alerta para que no os dejéis nada, ¿vale? Así que bueno, todo esto en la app, yo lo estoy explicando en web, pero en app lo tenéis también disponible, ¿vale?

Resumiendo, ¿quién puede abrir incidencias? Gestores, inquilinos, propietarios. Las incidencias se crean desde el panel de incidencias pulsando en el botón de nueva incidencia. El responsable se asigna siempre y cuando tenga el permiso en el rol a cuando estamos creando esa incidencia, si es el inquilino o el propietario el que ha reportado la incidencia, tendremos que asignarlo después cuando ya esté en curso, ¿vale? De esa incidencia. La actividad y tarea, ¿cómo se gestiona? Asignación de presupuestos y demás. Asignación de proveedores, que lo vamos a asignar también igual que responsables. Si el inquilino o el propietario han sido los que han abierto la incidencia, lo vamos a a asociar después. Y si lo estamos abriendo nosotros, en primera instancia, vamos a rellenar eh al proveedor y luego, ¿cómo vemos ese reporte de incidencias? Que lo vamos a ver en la sección de reporte o en la sección de reportes de dentro de cada inmueble. ¿Vale? Y por mi parte, pues listo quedaría. Vamos a parar la grabación y vamos a ver porque hay bastantes dudas. Así que cortamos aquí y vamos con con las dudas. M.