Cómo organizo mi vida? Mi sistema de alta productividad

En el vídeo de hoy, me gustaría introducir la estrategia que yo utilizo para organizar mi vida. Una filosofía que me ha permitido seguir varias carreras extranjeras en las mejores universidades del mundo, mientras desarrollaba varios proyectos exitosos de emprendimiento, continuaba desarrollándome a nivel personal y daba conferencias por todo el mundo.

¿Y por qué es tan importante este vídeo para tu vida? Bien, la falta de organización es la causante de que no obtengas resultados positivos en tus proyectos, de que no progreses en tu camino hacia tus metas, de que tus números en la cuenta bancaria sigan rojos, de que continúes progresando día sí, día también, de que no saques buenas notas, de que te sientas miserable e infeliz con tu existencia y de que estés completamente saturado ante tanto ruido externo sobreestimulante.

La falta de organización es una gran responsable de estos problemas. Y no debemos comprender la organización como esa persona idealizada que ordena todo con sus colorines, todo está bien, limpio y en su lugar, y que se molesta tanto si le escribes con boli los libros. No, no hablamos de este tipo de organización. Hablamos de esa persona que tiene un sistema de organización con el que puede orientarse en todos los aspectos de su vida de forma eficaz, incluso en su propio caos.

Por eso, en el vídeo de hoy, me encantaría presentarte mi sistema, mi estrategia, mi filosofía para que te ayude a tomar acción, te inspire a organizar tú también tu vida. Vamos con el primer paso, que será capturar. Diseña una vida ideal. Una de mis técnicas favoritas para progresar en mis objetivos es utilizar la psicología inversa, que consiste en, en vez de pensar en los pasos que tienes que seguir, piensa en ese objetivo y calcula los pasos. Haz una disección de los pasos y del recorrido que tienes que seguir. Y a mí me encanta diseñar tanto mi año ideal, semana ideal y día ideal.

Empezamos con el año ideal, en el que siempre me gusta tener algún tipo de reto fuera de lo común, tanto físico como mental como espiritual. Pero para poneros un ejemplo muy simple, el año pasado tenía el reto del discurso o de la competición en el panteón. Este año tengo el reto de poder dar una TED Talk o una conferencia. TED Talk, que cruzamos los dedos, puede que sea posible a final de año. Y tercero, el año que viene tengo pensado hacer una maratón y el año próximo un Iron Man. Cada año tengo algún tipo de reto que es único y que me hace salir de la zona de confort. Por eso cada año es significativo. Y también esto lo estructuro para objetivos financieros o para objetivos personales relacionales, como por ejemplo, los viajes que haré a lo largo del año, que me gustaría hacer con mi familia o amigos.

Yo sé que para mi semana ideal, por ejemplo, tengo que hacer 70 horas de trabajo profundo, dormir 8 horas, practicar deporte 6 días y hacer ayuno intermitente cada día entre 16 y 18 horas, aparte de tener mi dosis, evidentemente, dosis de relaciones sociales. También tengo otro tipo de objetivos para mi semana ideal más profesionales, como colgar dos vídeos, colgar X cantidad de shorts o escribir un artículo para mi página web o newsletter.

Para mi día ideal, sería básicamente seguir mi rutina de activación y seguir mi rutina de desactivación de hábitos saludables, con su dosis de trabajo profundo y, aparte, cumplir tres objetivos. Tres objetivos que no son uno cada uno, sino que pueden variar, pero serían profesional, personal y académico. Y os preguntaréis, ¿cómo defino estos objetivos, estas tareas? A mí me encanta preguntarme cada día la pregunta que presenta Gary Keller en su libro The One Thing, que es: ¿cuál es esa tarea que al hacerla, todo el resto será más fácil o innecesario? Principio de Pareto, ¿cuál es ese 20% de esfuerzos que nos da el 80% de resultados? Siempre me hago esta pregunta y eso es lo que establece el eje director del progreso, del camino productivo de mi día.

Pasamos con el siguiente paso, que es planificar. Una vez hemos capturado todas las tareas que tenemos que hacer a lo largo de la semana, lo que tenemos es que planificar esos bloques de tiempo, esos horarios estipulados en los que las vamos a ejecutar. Hay un fenómeno que me gustaría tratar, que es el famoso cambio de contexto o context switching. Este fenómeno lo que nos demuestra científicamente es que el cerebro invierte mucha energía al cambiar de tarea, ya que se adapta a su nuevo contexto. Por eso es muy inteligente concentrar todas las tareas en bloques de tiempo. Por ejemplo, nosotros no vamos al gimnasio 15 minutos por la mañana, 15 minutos al mediodía y 15 minutos por la tarde. Lo que hacemos es fusionarlo todo en un bloque de tiempo. ¿Por qué? Porque no nos estaremos cambiando y duchando seis veces o tres veces. Lo mismo pasa con el cerebro, no le gusta cambiar de tarea porque pierden mucha energía adaptándose a ese nuevo contexto. Por eso nos tenemos que estructurar el día en bloques de tiempo y eso tiene muchos beneficios: mejor capacidad de foco y concentración, y más facilidad de entrar en el estado de flujo y de plena concentración en eso que haces, mucha más capacidad cognitiva y, sobre todo, reducción de la energía que inviertes o gastas.

A mí, para estructurar mi día, me encanta utilizar Google Calendar. Como podéis ver en pantalla, tengo todos los bloques de tiempo estructurados de todos los aspectos de mi vida, tanto reuniones, trabajo protegido profundo, como hábitos saludables y demás. Pero hay otra técnica que para mí ha sido revolucionaria, que es el task batching o gestionar tus tareas por lotes. Esta técnica aparece en el libro The Four Hour Work Week de Tim Ferris. Por eso, lo que nos recomienda Ferris, y repito, esto ha cambiado mi vida productiva, es juntar estas tareas cognitivas, como hacemos con el deporte o con las comidas o con relacionarnos, juntar esas tareas cognitivas del mismo tipo en bloques de tiempo. Un bloque, preferiblemente por la tarde, que consistiría en responder a emails. Y eso también puede suceder con la preparación de comidas que yo hago los domingos. Reduces la fricción de preparar, cocinar, comer y limpiar. Lo reduces todo a un mismo bloque de tiempo en el que solo tendrás que cocinar una vez, limpiar una vez y preparar una vez. Sigue la misma filosofía.

Pasamos al siguiente punto, que es sistematizar. Cuando hemos capturado y planificado, ahora tenemos que sistematizar nuestra acción para progresar más rápido. Es decir, crear sistemas. Muchas personas están obsesionadas con los objetivos y, según mi parecer, están sobrevalorados. No son tan útiles. Sí, te sirven para un poco empujarte en tu camino del progreso y también fijarte metas que pueden estar un poco más lejos de tu alcance para, repito, forzarte. Pero si te obsesionas, corres el riesgo de no enamorarte del camino y permanecer toda tu vida persiguiendo sin cesar.

Por eso yo siempre recomiendo crear sistemas de acción. ¿En qué consiste un sistema? Un sistema consiste en crear un paso a paso sobre cómo harás un proyecto que haces repetidamente para automatizar y agilizar esa acción. Por ejemplo, redactar un artículo, crear un vídeo para YouTube, crear una página web para un cliente, una conferencia. Todas las tareas que hagas en tu vida y que las haces de forma repetida, sería interesante crear un paso a paso que vas optimizando a lo largo del tiempo para agilizar ese sistema. No penséis que esto no es nada extraño. Es muy extraño para nuestra vida personal individual, pero las empresas están obsesionadas en crear sistemas porque saben que eso es lo que define su éxito.

Los sistemas básicamente ayudan a automatizar la toma de decisión y de acción. Yo tengo un sistema para crear vídeos de YouTube, pero tanto el aspecto mecánico como el aspecto de edición como el aspecto creativo. Tengo sistemas para mis relaciones personales, tengo sistemas para las organizaciones, tengo sistemas incluso para recordar todo lo que leo. Tengo mi vida sistematizada porque mejora tanto el rendimiento, la productividad como los resultados que obtienes, porque reduces la toma de decisiones y el margen de error. Siempre cuando hay un error, puedes un poco culpar al sistema, cambiarlo para que no vuelva a suceder. Y si, por ejemplo, en la empresa hay algún cambio o siempre delego algo, puedes enviar este sistema y esa persona, leyendo este sistema, este paso a paso, puede incluso tomar las riendas de esa tarea que tú estás delegando.

Pasamos al siguiente paso, que es programar. El cerebro no, no está para almacenar ideas, sino para crearlas. Esta es una frase pronunciada por el experto de la productividad David Allen. Así que no puedes pretender acordarte de todo, es imposible. Por eso, para programar todas las tareas que tienes que hacer, es crucial tener un sistema de organización. Un sistema de organización compuesto por aplicaciones digitales y también sistemas analógicos, como sería un cuaderno que yo utilizo. Pero cuando se trata de apps, yo utilizo, por ejemplo, Google Calendar y el calendario de Mac para la programación de eventos. Ideas y demás, utilizo Todoist u otras aplicaciones para un poco vaciar mi mente de todas las tareas que tengo que hacer. Utilizo para gestionar mis archivos Google Drive o también Pages o iCloud en Mac o Apple Notes. Utilizo para la comunicación con el equipo Telegram o Slack y también para centralizar toda la información y proyectos, utilizo Notion. Para mí es la forma más eficaz porque te ofrece una plataforma muy intuitiva, muy clara, muy concisa, con la que puedes organizar todos los aspectos de tu vida en una misma interfaz. Eso es lo bonito. Pero básicamente requieres de un sistema de organización para un poco programar todo lo que tienes que hacer de forma externa a tu cerebro, liberar espacio para que él pueda desarrollar a más su poder de creación creativa.

Pasamos al último paso, que será centralizar. Yo recomiendo encarecidamente centralizarlo todo en un segundo cerebro. Un segundo cerebro es un espacio donde puedes centralizar toda la información que consumes y que te parece interesante o que crees que utilizarás en un futuro. Entonces, de mi segundo cerebro, tenéis un vídeo completo, no solo de mi segundo cerebro, también sobre cómo crear el vuestro. Os lo recomiendo encarecidamente. Pero básicamente, en el segundo cerebro puedo catalogar toda la información que consumo y que quiero retener a largo plazo, ya sea para conferencias, proyectos, empresa, estudios y demás. Esa información la obtengo de varias fuentes, ya sea libros físicos, audiolibros, podcasts, vídeos de YouTube o o conferencias o artículos académicos. Y lo clasifico según colores, según temática, según tipos de información, ya sea con aplicaciones como Readwise, como Web Clipper, como Instapaper, cuando se trata de un medio más digital, a cuando se trata de libros físicos, un sistema de anotaciones y posits, que de hecho, también tenéis un vídeo en el canal. Pero es todo un sistema bastante completo con el que puedo centralizar toda la información que quiero aprender y retener a largo plazo y, sobre todo, reutilizar.

Pasamos al último pilar, que será revisar tu sistema de productividad, de organización, tu segundo cerebro. Todo lo que intentes organizar en tu vida requiere de una cierta atención. Un sistema requiere de un cierto mantenimiento, si no, evidentemente, va a terminar siendo disfuncional. Por eso, lo que te recomiendo es que no almacenes información o organices o seas productivo por el mero hecho de ser productivo, sino que lo seas de forma consciente e intencional. Lo que puedes hacer es establecer varias sesiones a la semana o una sola, por ejemplo, los domingos, como es en mi caso, donde revisas un poco tu sistema de productividad, de organización de tareas, tu segundo cerebro, haces un checkout general, haces una especie de revisión general para ver que todo está en orden. Puede ser un bloque de tiempo dedicado a eso.

Y hasta aquí el vídeo de hoy. Me gustaría, por favor, que recomendaras este canal a tres personas a las que queréis ver progresar, a ser más productivas, más organizadas y avanzar mucho mejor hacia sus objetivos. Que le deis like, que comentéis y que, por favor, os suscribáis. Me gustaría agradeceros por vuestra presencia, dejaros esta lista de reproducción por aquí, donde voy colgando estos vídeos sobre esta temática. Enviaros un beso cálido, abrazo y nos vemos en el próximo vídeo.