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Gestionar nuestras tareas y nuestros proyectos es ya de por sí complicado. Imagínate sumarle a eso el tener que coordinar equipos, workflows, tareas y proyectos entre distintos equipos o con clientes y proveedores, y un sinfín de cosas más. Bueno, aquí es donde entra la ayuda de la Inteligencia Artificial.
Si aún no te has metido en este mundo de la Inteligencia Artificial y cómo sacarle valor, aquí te voy a compartir 10 aplicaciones que específicamente utilizan la Inteligencia Artificial para poder mejorar tu experiencia y tu productividad con tu gestor de tareas y proyecto. Mi nombre es Roberto y te doy la bienvenida al productivista.
Y este video es solo posible a Pipedrive. Pipedrive es la herramienta de CRM que yo utilizo y que también tiene Inteligencia Artificial. Pipedrive me permite compilar en un único lugar toda la relación con mis clientes, todo lo que va antes de que sean clientes, todo lo que es la prospección, la interacción de correos, el envío de cotizaciones, etcétera. Después el trabajo mismo, y finalmente todo queda en un único repositorio. Si quiero después volver a revisitar toda la información de cuánto les cobré, qué precio les hice, qué descuentos apliqué, etcétera, puedo ir ahí mismo. Y por supuesto, también Pipedrive tiene todo un sistema de Inteligencia Artificial. Tengo un video completo que te voy a dejar aquí si es que te interesa verlo, en cómo utilizar la Inteligencia Artificial para mejorar específicamente tu gestión comercial. Y por ser productivista, Pipedrive nos da 30 días gratis para poder probar la aplicación, ver si nos funciona, ver cómo nos puede mejorar nuestra productividad comercial y adicionalmente un 20% de descuento. Todos esos beneficios en el link que te voy a dejar abajo en la descripción.
La primera aplicación para tus tareas y proyectos con Inteligencia Artificial es ClickUp. Probablemente has escuchado de ClickUp. Son estas aplicaciones que partieron siendo outlines donde tú delineabas las tareas y ponías efectivamente toda la metadata relacionada. Pero ClickUp ha evolucionado mucho más allá. Yo en particular la he usado y todavía tengo una suscripción para gestionar mis contenidos. ¿Por qué? Porque no solo me permite poner la tarea, sino que además me permite crear documentos, vincular información y relacionarla entre distintas bases de datos. Se ha transformado en una aplicación bastante híbrida y muy, muy flexible. Y con la Inteligencia Artificial puedo yo crear documentos, puedo crear outlines, puedo crear descripciones, puedo crear publicaciones para un blog en la misma aplicación. No tengo que estar saliendo a una aplicación como ChatGPT o Perplexity y volviendo a entrar con la información en este copy-paste de ida y de vuelta. El tenerlo todo en uno lo hace muchísimo más práctico.
La segunda aplicación se llama Trevor AI. Y esta es una muy grata sorpresa. Yo personalmente no la conocía y cuando la vi me pareció que mezclaba este mundo del time blocking, el time boxing de una manera tan sencilla y tan práctica que me dejó bien, bien entusiasmado. Si tú la miras, es una aplicación que te permite poner tus tareas en tu calendario, algo muy similar a lo que hemos visto en otras aplicaciones como Akiflow o SaneBox, por poner un ejemplo. Pero en este caso, también puedes utilizar la Inteligencia Artificial para ayudarte a organizar tu calendario. Si no quieres pensar y quieres que alguien estructure por ti lo que viene en tu día en base a tus prioridades, bueno, Trevor puede ser una gran alternativa.
La tercera aplicación es Taskade. Esta es una que constantemente me recomiendan junto a TickTick en los comentarios de aplicaciones que están un poco escondidas, que no son las que usa la mayoría de la gente, pero que tienen una cantidad de características tremendas. Y Taskade tiene la ventaja de que también utiliza e incorpora la Inteligencia Artificial. Y para nuestro beneficio, la incorpora un poco más allá que las aplicaciones quizás tradicionales. Esto no se trata de solo pedirle a Taskade que te diga qué cosas tienes que hacer hoy día o cuáles son las tareas que tengas que ejecutar, sino que además puedes completamente integrarla como si tuvieras una conversación, como utilizando un ChatGPT quizás embebido, incrustado dentro de la misma aplicación. Hay mucha gente que le gusta o prefiere separar las cosas, pero hay muchas otras personas que nos gusta tenerlas todas en un mismo lugar. Si yo estoy trabajando con mis tareas y mis proyectos y puedo incorporar el uso de la Inteligencia Artificial en la misma plataforma, en el mismo sistema, es muy bienvenido. Tiene agentes de Inteligencia Artificial, tiene chat con Inteligencia Artificial, ciertamente, y también tiene automatizaciones. Es decir, tiene todo. Por lo tanto, si quieres automatizar y optimizar la gestión de tus tareas, taskade.com.
La número cuatro se llama Motion. Y es para quienes prefieren utilizar el calendario para organizarse. Esta aplicación es una de las primeras que recuerdo yo, empezó a utilizar el concepto de Inteligencia Artificial antes de incluso de que se hiciera, de que se masificara el uso de ChatGPT. La idea es la siguiente: tú organizas tu calendario, pones las cosas que tienes que hacer, aprietas un botón y Motion te va a ir diciendo qué tareas tienes que hacer, cuándo. Esto es ideal si es que trabajas con otra gente, si es que tienes un equipo y si es que además tienes que priorizar las cosas que te van cayendo en el minuto a minuto. La Inteligencia Artificial ciertamente va aprendiendo de tu comportamiento y va a ir organizando cada vez mejor tu agenda. Entonces, si tu agenda es un desastre y está bien colapsada y estás perdiendo mucho tiempo en organizar tus tareas, ahí la Inteligencia Artificial de una aplicación como Motion te va a ser de gran utilidad.
La aplicación número cinco se llama Time Hero. Y esta aplicación captura tu trabajo, organiza tu trabajo y te ayuda a que lo puedas hacer de manera más eficiente. Es una aplicación que se ve bastante completa, tiene también distintas vistas y formatos, pero la principal característica es que puede analizar tu carga de trabajo. Imagínate que el mismo sistema te diga: "Roberto, en este caso, este día está muy complicado. Te recomiendo hacer estos cambios, te recomiendo mover citas, te recomiendo posponer proyectos o cambiar tareas". Ese es un uso muy práctico de la Inteligencia Artificial y con Time Hero de seguro va a ser una ventaja.
Y la número seis me encanta y de vez en cuando sigo volviendo a ella. Se llama Trello. Probablemente la conoces. Y bueno, Trello comenzó hace mucho tiempo atrás utilizando el formato Kanban y luego agregaron ciertas funcionalidades que se llamaban Power-Ups. Tú podías ponerle o incrustar en tu Trello distintas funcionalidades adicionales, por ejemplo, vista calendario. Estoy hablando de un tiempo atrás, que son las primeras cosas que empezaron a utilizar inteligencia, comillas, comillas, artificial, que son automatizaciones, finalmente en tu base de datos, en tu set de información. Trello me encanta porque me permite mirar en cada una de mis boards, de mis tableros, qué es lo que está pasando. Puedo tener tableros para llevar contenidos, puedo tener tableros para llevar proyectos, tareas, distintas áreas de mi vida. Y si a eso sumas la integración con Inteligencia Artificial que le ha dado Atlassian, que son los dueños de Trello y de las otras suites de Atlassian, a todo su portafolio de aplicaciones, bueno, me doy por pagado. Así que Trello sigue siendo una gran, gran aplicación, sobre todo para quienes pensamos de manera más estructurada pero visual.
La número siete es un clásico. Se llama Todoist. Es una aplicación que ha estado hace muchísimo tiempo, una gran favorita mía. La he utilizado muchos, muchos años porque principalmente, en mi caso, me permite trabajar en el entorno Mac y en el entorno Windows, con el iPhone y con distintas plataformas sin problema. No estoy amarrado ni estancado en una única plataforma. Esto era ideal, me acuerdo hace años cuando trabajaba en empresas y tenía que buscar mis tareas en un browser, en un navegador. Por lo tanto, podía acceder sin problema. Hoy día puede ser que otras aplicaciones se hayan puesto a la par, pero Todoist incorporó hace poco la Inteligencia Artificial y nos permite también el entregarle los titulares, digamos, de nuestros proyectos y que nos ayude con decir, decirnos cuáles son las tareas que tenemos que hacer, cuáles son los tiempos, cómo agregar estas subcategorías, cómo priorizar la información que tenemos para lograr nuestro objetivo. Esto, pruébalo bajo tu propio riesgo. Yo he tenido pruebas buenas, pruebas malas. Creo que en el uso de la Inteligencia Artificial siempre hay que usarla y revisarla. Todavía tenemos que estar en el loop, "human in the loop". Dáselo a la Inteligencia Artificial si quieres hacer un proyecto, de hacer una presentación o un evento, qué sé yo. Ve las tareas que te lista, ve cómo te las organiza y empieza tú a ajustarlo. Muchas de estas aplicaciones van a tomar tu feedback y van a empezar a hacerlo como a ti te parece, como a ti te gusta.
La aplicación número ocho se llama Fellow. Y esta aplicación está enfocada en quienes no trabajan en tareas o proyectos en outline, no están enfocados en el calendario, sino que su pilar fundacional de trabajo del día a día son las reuniones. Si tú tienes muchas reuniones, si tu trabajo requiere que tú estés constantemente reuniéndote con otras personas en entornos virtuales, digitales, bueno, una aplicación como Fellow te va a ayudar a organizarte mucho mejor. Organizar reuniones no solo para ti, sino que también para tu equipo, entender quién está haciendo bien, ciertamente poner y listar las tareas, sacar la información de la reunión. Eso es clave al momento de optimizar nuestro tiempo y nuestro trabajo. Antes, me acuerdo, tenía que haber una persona que tomaba notas, no muchas veces invitaba a alguien a tomar notas a la reunión o uno mismo tenía que parar y decir: "Bueno, espérenme, voy a anotar lo que estamos hablando". Hoy día, tú puedes sacar la transcripción de la reunión y generar automáticamente las tareas que tiene que hacer, quiénes son los responsables y enviarlo todo eso de manera automática. Si las reuniones están guiando tu día y tu trabajo, dale una mirada a Fellow.
La número nueve se llama Timely. Y esta es una aplicación que nos permite trackear o monitorear el tiempo. He estado cada vez más mirando este tipo de aplicaciones, no las he utilizado mucho personalmente ninguna de ellas, pero el poder entender mi comportamiento sobre cómo estoy usando el tiempo en mi día a día, cuando ya ha pasado una o dos semanas, puedo mirar hacia atrás y entender en qué momento estoy procrastinando, en qué momentos puedo descansar de mejor manera y en qué momentos ser más productivo. Por lo tanto, una aplicación como Timely, que me permite medir a mí y a mi equipo, con la gente que estoy trabajando, cómo estamos utilizando nuestro tiempo, lo encuentro fantástica. Timely también nos da insights sobre nuestro trabajo utilizando Inteligencia Artificial para entender en qué estamos gastando nuestro tiempo. Esto, más que enfocarse en la planificación hacia adelante, primero busca anclarse en la data que tiene de cada uno de nosotros. Y adicionalmente, si eres un profesional que trabaja vendiendo su tiempo, puedes obviamente y te conviene monitorear cuánto tiempo estás usando en cada cliente con una aplicación como Timely.
Y la aplicación número 10 se llama Reclaim AI. Esta es una aplicación a la cual tú le puedes decir y le puedes pedir qué es lo que necesitas. Por ejemplo: "Sabes qué, Reclaim, necesito 6 horas para trabajar en este proyecto en particular que tengo que terminar el viernes". Y Reclaim va a ir a tu calendario, va a ver los momentos de tiempo que tengo disponible, va a ver cuándo yo hago de mejor manera mi trabajo, cuándo prefiero hacer ese tipo de trabajo y me va a agendar bloques de tiempo basado en el concepto de time boxing para trabajar específicamente en las tareas que tengo que hacer. Adicionalmente, se conecta también directamente con tu calendario y puedes trackear el tiempo que estás utilizando en todas estas tareas para mirar hacia atrás y ver cuánto tiempo efectivamente gastaste en cada uno de los proyectos. Reclaim AI.
Déjame entonces en los comentarios qué te parecen estas aplicaciones, qué otras aplicaciones que utilicen Inteligencia Artificial para gestionar tareas y proyectos estás usando o quieres probar. Esto es tan nuevo que encuentro apasionante el aprender de nosotros mismos y ver qué es lo que estamos haciendo. Quizás un video adicional mío sería mostrarte efectivamente cómo yo estoy empezando de a poco a incorporar la Inteligencia Artificial en mis aplicaciones. Dale un like si te interesa ese tema para yo saberlo, déjamelo en los comentarios. Y bueno, mi nombre es Roberto y te doy las gracias por haber visto un nuevo video del productivista.
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