Transcription
สวัสดีครับ กลับมาพบกับไิมาเล่าอีกครั้งหนึ่งนะครับ สำหรับวันนี้ก็เป็น Episode ที่ 47 ครับ วันนี้ก็มีเรื่องของตัวแรพ Library มานะครับ ก็มีเรื่องของตัว SharePoint Library นะครับ มาแนะนำให้รู้จักกันนะครับ หลังจากที่ก่อนหน้านี้นะครับ มีเหตุขัดข้องนะครับ ตัวสัญญาณเสียงขาดหายไปนะครับ ก็อันนี้ก็กลับมาไลฟ์ใหม่นะครับ ก็โอเคครับ มีเสียงเรียบร้อยนะครับ
อ่า สำหรับ Episode นี้นะครับ ก็จะเป็นเรื่องของตัว SharePoint Library นะครับ เดี๋ยวมาดูกันว่าตัว SharePoint Library อ่า มีการใช้งานยังไงนะครับ แล้วก็เวลาที่เราใช้งานเนี่ย มันมีอ่า ข้อจำกัด มีเรื่องที่ต้องระวังอะไรกันบ้างนะ ครับ
อันดับแรกนะครับ Library คืออะไร อ่า Library ก็คือ ถ้าเปรียบง่ายๆนะครับ เหมือนกับอุปกรณ์ในสำนักงาน ก็เหมือนกับตู้เก็บเอกสารนะครับ คือเมื่อก่อนเนี่ยเราเก็บเอกสารเป็นกระดาษใช่มั้ครับ เพราะฉะนั้นเนี่ย อ่า ตัวไี่เนี่ย ก็เหมือนกับตู้เก็บเอกสาร แต่พอเราใช้อุปกรณ์พวกคอมพิวเตอร์นะครับ คอมพิวเตอร์ก็อ่า เราก็ใช้ฮาร์ดดิสก์ในการเก็บข้อมูลแทนนะครับ เพราะฉะนั้นเนี่ย ตัว Library ก็เหมือนกับอ่า ตู้เก็บเอกสาร หรือว่าเหมือนกับฮาร์ดดิสก์ของคอมพิวเตอร์ครับ
อทีนี้เราใช้เก็บอะไรได้บ้างนะครับ ในส่วนของ Library นะครับ Library นะครับ ก็จะใช้อ่า ทั้งเรื่องของการสร้างไฟล์นะครับ สร้าง สร้างไฟล์ แล้วก็มีเรื่องของการแก้ไขไฟล์ต่างๆ ที่อยู่ข้างในครับ แล้วก็ใช้ในการจัดเก็บไฟล์ จัดเก็บ Content นะครับ ไฟล์เนี่ย ไม่ใช่เป็นเฉพาะไฟล์พวก Word, Excel, PowerPoint นะครับ แต่ว่าไฟล์ประเภทอื่นๆ ด้วยนะครับ สามารถที่จะเก็บได้หลากหลายประเภทมากนะครับ แล้วก็ใช้ในเรื่องของการแชร์ อ่า แชร์ไฟล์ แชร์ข้อมูล ที่ต้องใช้ร่วมกันนะครับ อันนี้คือ อ่า Concept ของ Library นะ ครับ
ทีนี้ตัว Library เนี่ยเ้าไม่ได้มีแค่ประเภทเดียวนะครับ เวลาใช้งานใน SharePoint เนี่ยเมี Library อยู่หลายประเภทด้วยกันนะครับ แต่ว่าในส่วนของการแนะนำในวันนี้เนี่ย จะแนะนำแค่บางประเภทนะ ครับ เพราะว่าในส่วนของ Library เนี่ย จะขึ้นอยู่กับอ่า SharePoint ที่เราสร้างด้วยนะครับ ว่าเราสร้างแบบนี้นะ ครับ
อหลักๆแล้วนะครับ ในส่วนของ Library เนี่ย อันดับแรกก็คือจะเป็น Document Library ตัว Document Library ก็คือ เป็น Library ที่ใช้ในการเก็บพวกอ่า Content ที่เป็นพวกไฟล์นะครับ หลักๆแล้วเก็บพวกไฟล์นะ ตัว Document Library จะถูกสร้างขึ้นมาให้อัตโนมัติ เวลาที่มีการสร้างตัว SharePoint ขึ้นมานะครับ หรือว่าสร้าง Site ขึ้นมาอ ก็อ่า Document Library จะถูกสร้างมาให้เลย แล้วก็สามารถใช้ในการเก็บไฟล์ได้หลากหลายประเภทนะครับ ไม่ว่าจะเป็นพวกไฟล์ Microsoft Office ครับ อ่า Library Microsoft Office ก็อย่างเช่น อ่า พวก Library Microsoft Word .doc ครับ File Excel นะครับ พวก .xlsx หรือว่าพวกไฟล์ PDF นะ แต่จุดเด่นจริงๆแล้วก็คือการเก็บไฟล์ที่เป็นพวก Microsoft Office นะครับ เพราะว่าใน SharePoint สามารถที่จะเปิดไฟล์ของ Microsoft Office เพื่อดูแล้วก็แก้ไขได้เลย แล้วก็ถ้ามีการสร้าง Library นะครับ แล้วก็ผูกกับตัว Microsoft Team นะครับ ก็อ่า ตัว SharePoint Site ตัวเนี้ย ตัว Library เนี่ย ก็สามารถใช้อ่า สร้างแล้วก็แชร์พวกข้อมูลต่างๆ ใน Microsoft Team ได้ เก็บพวกไฟล์วิดีโอครับ วิดีโอที่มีการประชุมนะ ครับ ก็คือเวลาที่เราประชุมผ่าน Microsoft Team แล้วมีการ Record วิดีโอเนี่ยนะ ส่วนหนึ่งก็จะเก็บไว้ใน M ในตัว Document อะไ ด้วยครับ
แล้วก็ตัว Library นะครับ อาจจะมี การจำกัดนะครับว่ามีไฟล์บางประเภทที่เรา ไม่สามารถจะนำไปเก็บบนแรอ่าบน SharePoint Library ได้นะครับ อย่างเช่นพวกอ่าไฟล์ ที่มีมาครนะครับ ในพวก Excel นะครับ หรือว่าพวกไฟล์ .exe นะครับ ตรงนี้ก็เป็นเหตุผลในเรื่องของการ Security นะครับ หรือว่าอ่า ป้องกันนะครับ อย่างเช่นพวก Malware หรือว่าพวกไวรัสต่างๆ นะครับ ไฟล์ประเภทนี้ก็จะ อาจจะเก็บไม่ได้นะ ครับ
อ่ะ ทีนี้ตัว Document Library เนี่ย มันมี Feature อะไรที่สำคัญนะครับ ตัว Document Library นะครับ มี Feature ที่สำคัญก็คือ สามารถที่จะสร้างแล้วก็แก้ไขพวกอ่าไฟล์ ของ Microsoft Office นะ ครับ ก็คือปกติเวลาที่เราจะสร้างพวก File Word, File Excel, PowerPoint เนี่ยนะ ครับ ถ้าเราใช้งานปกติก็คือเราต้องมาเปิดโปรแกรมบนเครื่องใช่มั้ครับ แล้วก็สร้าง แล้วก็แก้ไข แล้วก็ Save บนบนเครื่อง แต่ถ้าเป็นใน SharePoint Library เนี่ย ก็คือเราสามารถที่จะสร้างอ่า พวกไฟล์ Microsoft Office ภายใน Library แล้วก็แก้ไข เปิดดูได้จาก Library โดยตรง โดยที่ไม่ต้องอ่า Switch มาที่โปรแกรมบนเครื่อง แล้วก็สามารถจะสร้างเวอร์ชั่นของไฟล์นะครับ เมื่อมีการสร้างแล้วก็แก้ไข สามารถที่จะตั้งค่าให้มีการแจ้งเตือนได้นะครับ ก็คือเวลาที่มีการสร้างไฟล์ใน Library มีการแก้ไขอะไรพวกเนี้ยนะครับ ก็สามารถที่จะมีส่งข้อความแจ้งเตือนทางอีเมล หรือว่าทางมือถือได้นะครับ ว่ามีคนเข้ามาแก้ไขไฟล์อะไรพวกนี้ สามารถ Check Out, Check In อ่า Check Out, Check In ก็คือเวลาที่เรามีข้อมูลเก็บอยู่ใน SharePoint Library นะครับ แล้วเราอยากจะ Lock เอาไว้ว่าไฟล์เนี้ย กำลังแก้ไขอยู่ ห้ามคนอื่นนำไปใช้งาน ก็สามารถที่จะสั่ง Check Out อม แก้ไขเสร็จก็ Check In กลับเข้าไปอ แล้วก็ทำพวก Metadata ได้นะครับ Metadata คือจะเป็นส่วนที่ใช้ในเรื่องของการค้นหาไฟล์ ใช้ในการ Filter ข้อมูลนะ ครับ ตัวนี้ก็จะเหมือนกับเวลาที่เราใช้ Excel แล้วก็มีพวก Filter เข้ามาช่วยในการค้นหานะครับ หรือว่ากรองประเภทของข้อมูลที่เราอยากดู ได้ แล้วก็สามารถที่จะสร้าง View เพื่อแสดงไฟล์ตามเงื่อนไขได้นะครับ อ่านึกถึงเวลาที่เราเก็บไฟล์อยู่ในที่เดียวกันเยอะๆ นะครับ อาจจะมีหลายหมื่นไฟล์ เราจะแสดงชื่อไฟล์ขึ้นมาบางประเภทเท่านั้นนะครับ ตรงนี้เราสามารถที่จะสร้าง View เพื่อสั่งแสดงเฉพาะไฟล์ที่เราต้องการให้แสดงขึ้นมานะ ครับ
อ่ะ มาถึงตอนนี้หลายคนอาจจะนึกภาพหน้าตาของ SharePoint Library ไม่ออกนะครับว่า อ่า ตัว Library เนี่ย หน้าตามันเป็นยังไงนะครับ แล้วก็อยู่ตรงไหนของ SharePoint นะครับ เดี๋ยวขอสลับไปเปิดตัว SharePoint ให้ดูนิดนึงนะ ครับ
อ่า สำหรับคนที่อยากจะลองใช้งาน SharePoint เบื้องต้นนะครับ ก็คือถ้าถ้าใช้ Microsoft Team อยู่นะครับ แล้วก็อ่า เรา [เพลง] มีชื่อทีมอยู่บนหน้าจออยู่แล้วนะครับ นี้คือเป็นหน้าจอของโปรแกรม Microsoft Team นะครับ อ่า แล้วก็ตนี้ก็เป็นชื่อทีมที่เป็นสมาชิกอยู่นะครับ ของแต่ละคนก็จะมีชื่อทีมที่เป็นสมาชิกอยู่แล้ว อ่า สมมุติว่าผมเข้าไปที่ตัวทีมที่ชื่อ Design นะครับ ตัวทีมที่ชื่อ Design เนี่ย ตรงส่วนนี้ก็คือเป็นส่วนของชื่อทีม แล้วก็ในชื่อทีมตเนี้ยนะครับ เราจะเห็นว่าจะมีตัว Channel อยู่นะครับ อย่างตัวนี้ ตัวนี้มี Channel General, มี Channel American Design Award แล้วก็ทางด้านขวานะครับ เวลาที่เราคลิกชื่อ Channel เนี่ย จะมี Tab ไฟล์อยู่ด้านข้างครับ อตรงด้านขวาอ่าตรง Tab ไฟล์ตัวเนี้ย ถ้าเราคลิกเข้าไปนะครับ อ่ะ คลิกเข้าไปตรง อ่อตรงหน้าจอเนี่ย จะมีปุ่ม 3 จุด ตรงปุ่ม 3 จุดเนี่ย จะมีคำสั่ง Open in SharePoint ตอนนี้ถ้าเราคลิกไปที่คำสั่ง Open in SharePoint นะครับ ตอนนี้ก็คือเป็นการเปิดหน้า SharePoint ของ Microsoft Team ขึ้นมาครับ อันนี้คือหน้า SharePoint ที่ผูกกับ Microsoft Team อ่า เราจะมองเห็นว่าทางด้านซ้ายตัวเนี้ยนะครับ จะมีคำว่า Document อยู่แล้วก็อันนี้คือเป็นชื่อของทีมที่มาจาก Microsoft Team ครับ อ่ะ งตัวนี้นะครับ ชื่อทีมก็คือชื่อทีม Design นะครับ แล้วก็ตอนเอยู่ที่ Channel General นะครับ อ่า Channel General อ่า ถ้าผมคลิกกลับมาที่ตรงคำว่า Document นะครับ ตรงคำว่า Document เนี่ย จะเห็นนะครับว่าใน SharePoint เนี่ย เขาจะมีการสร้างโฟลเดอร์ขึ้นมาอ่า สร้าง Folder ขึ้นมาเป็น Folder General, Folder American Design Award หรือว่า PNW Coffee Social Camp นะครับ อ่า ตรงชื่อ Channel ตัวนี้นะครับ ก็จะถูกเก็บไว้ใน Library อตรงส่วนนี้นะครับ เเรียกว่าเป็นหน้าตาของ SharePoint แล้วก็ส่วนที่เราจะเห็นขึ้นมาอันแรกก็คือตัว Document Library อันนี้คือเป็นเป็นส่วนของตัว Default ครับนะ อันนี้นะครับ Document Library ถูกสร้างมาให้อัตโนมัติเวลาที่มีการสร้าง Site หรือถ้าเราใช้ Microsoft Team นะครับ อ่า Microsoft Team เก็จะสร้างตัว Document Library มาให้ ครับ
อ่า อันนี้คือส่วนแรกนะครับ Document Library หน้าตาก็คือถ้าเราดูตรงเ ก็จะเห็นแค่คำว่า Document ตัวเนะครับ อ
ทีนี้มาดูประเภทของอ่า Library ประเภทอื่นนะครับ อ่า Library ประเภทอื่นครับที่สำคัญก็คือจะมีในส่วนของตัว Asset Library Asset Library นะครับ ตรงส่วนนี้จะใช้ในการเก็บพวกอ่า ที่เป็นพวก Digital Media นะครับ อย่างเช่นพวกภาพถ่าย พวกวิดีโอ หรือว่าพวกไฟล์เสียง หรือว่าพวก Text ไฟล์บางอย่างครับนะ ซึ่งปกติแล้ว Asset Library เนี่ยอ่า ก็จะมีการสร้างขึ้นมาให้อัตโนมัตินะ เวลาที่เราสร้างขึ้นมาเนี่ย เขาจะไปใช้เก็บอย่างเช่นพวกรูปโลโก้ พวกรูปไอคอนต่างๆ นะครับ อย่างตัว SharePoint เนี่ย เวลาที่เราใช้งานนะครับ เราจะเห็นว่าเขาจะมีพวกรูปเนี่ยนะ อย่างพวกโลโก Microsoft Team นะครับ พวกไอคอนอะไรพวกเนี้ยนะ อ่า ตรงส่วนนี้เขาจะเก็บไว้เป็นอีก Library นึงนะครับ เขาเรียกว่าเป็น Asset Library ออันนี้คือลักษณะของตัว Asset Library นะครับ เก็บพวกภาพ พวกรูปอะไรพวกเนี้ยนะ ครับ แล้วก็สามารถที่จะแสดงเอ่อข้อมูลเป็นแบบในรูปแบบของ Thumbnail ได้นะครับ ตรงนี้ก็คือเพื่อนำไปใช้งานต่อในอพวก Power BI หรือว่าใช้งานต่อในส่วนอื่นๆ อื่นของตัว SharePoint ครับ
อ่า แล้วก็ Library อีกประเภทนึงนะครับ จะเรียกว่าเป็น Picture Library ครับ ตัว Picture Library เนี่ยอ่า ปกติแล้วเราจะต้องสร้างขึ้นมาเองนะครับ ไม่ได้มีมีมาให้นะ ตัว Picture Library นะ สำหรับตัว Picture Library เนี่ย เราจะใช้เก็บพวกไฟล์รูป หรือว่าเป็นพวกภาพกราฟิกครับ แต่ปกติแล้วตัวตัว Picture Library สามารถใช้เก็บไฟล์ประเภทอื่นได้ ไม่ได้ไม่ได้จำกัดนะครับว่า Library ประเภทนึงต้องเก็บเฉพาะไฟล์ Library อีกประเภทนึงต้องเก็บเฉพาะรูปครับ ไม่ใช่นะ ครับ แต่มันจะมีความพิเศษตรงคิดว่าถ้าเป็น Picture Library เนี่ย เวลาที่เราเก็บพวกไฟล์รูปนะครับ หรือว่าพวกไฟล์กราฟิกเนี่ย มันสามารถที่จะแสดงเป็นพวกสไลด์โชว์ได้ แล้วก็สามารถที่จะแก้ไขพวกรูปนะครับ โดยโดยใช้ตัว Microsoft Paint หรือว่าโปรแกรมกราฟิกอื่นๆ ได้นะ หรือว่าเราจะทำเป็นพวก Link นะครับ Link เพื่อดึงนะ ดึงรูปไปใช้งานในเว็บไซต์อื่นครับ หรือว่าใน SharePoint Site ภายในบริษัทครับ หรือว่าจะไปใช้งานร่วมกับอ่าพวก Power BI ได้นะครับ อันนี้คือนะ ในส่วนของตัว Picture Library
อ่ะ ทีนี้มาดูตรงส่วนของวิธีการสร้างนะครับ ว่าถ้าเราอยากจะสร้างตัว Library ขึ้นมาเนี่ย เราจะสร้างยังไง อ่า โดยปกติแล้วตัวตัว Library นะครับ ใน SharePoint เนี่ย เขามีมาให้อยู่แล้วก็คือตัว Document Library อ่า ทีนี้ถ้าเป็น Library ประเภทอื่นเราจะสร้างยังไง ครับ วิธีการสร้างนะครับ ตัว Library นะครับ จะอยู่ที่ตรงส่วนของอ่า Tab เมนู ด้านซ้ายนะครับ คือคำว่า Site Content หรือว่า อ่อจะคลิกตรงรูปเฟืองด้านบนนะครับ แล้วก็ไปที่คำว่า Site Content ก็ได้นะครับ อ่า ทีนี้ตรงส่วนของ Site Content นะครับ เวลาที่เราคลิกเข้ามาปุ๊บเนี่ยนะครับ ตรง Site Content ก็จะมีคำสั่ง New อยู่ด้านบน อ่อตรงคำสั่ง New ด้านบนเนี่ย เวลาคลิก ลงไปจะมีคำสั่งให้เราสร้างก็คือสร้างเป็น Document Library ครับ ตรงนี้ถ้าเราต้องการสร้างเพิ่มนะครับ ก็คลิกลงไปนะ สมมุติว่าตัว Library ตัวเนี้ยนะครับ เราต้องการเก็บอ่อพวกไฟล์ที่เป็นพวก Template เอกสารนะ ครับ อ่า ก็ตั้งชื่อ Library แล้วก็อ่า แก็พวกไฟล์ Template อ่า เสร็จแล้วนะครับ ตรงส่วนของตัว Library เวลาที่เราสร้างเนี่ย จะให้แสดงชื่ออยู่มาชื่อขึ้นมาทางด้านซ้ายนี้ ไมนะครับ ตรงนี้ถ้าเราต้องการสร้างให้แสดงอยู่ทางด้านซ้ายก็เลือก Show in Site Navigation นะครับ เสร็จแล้วก็นะ คลิก Create เข้าไป อตอนนี้นะครับ เราก็จะได้เป็น Library เปล่าขึ้นมาอันนึงนะครับ อันนี้คือนอกเหนือจากตัว Document Document คือเป็นตัวที่ถูกสร้างมาให้อัตโนมัติ แต่ว่า Library ประเภทอื่นเราสามารถคลิกตรง Site Content แล้วก็มาคลิกที่คำสั่ง New แล้วก็มาเลือกว่าเราจะสร้าง Library ประเภทไหน แต่ทีนี้ตัว Library ที่เราสร้างเนี่ย อเวลาที่คลิกคำสั่ง New เนี่ย เราเห็นเฉพาะ Document Library อแล้วถ้าอยากจะสร้างเป็น Library ประเภทอื่นเสร้างยังไง ตัว Library ประเภทอื่นนะครับ จะต้องไปสร้างในหน้า Classic SharePoint ก็คือต้องมาคลิกตรงปุ่มด้านล่างตัวนี้นะครับ Link ด้านล่างอ่า Return to Classic SharePoint อ่า ตรง Return to Classic SharePoint นะฮะ จะมีคำสั่งอ่าที่ใช้ในการสร้าง Library เ้าเรียกว่าคำสั่ง Add an App อ่า เราต้องคลิกที่ปุ่มนี้ครับ Add an App อ่า คลิกเข้าไปแล้วก็อ่า ในช่อง Search ด้านบนนะครับ พิมพ์คำว่า Library นะพิคำว่า Library ครับ ตัวนี้ก็จะเห็นว่าจะมี Library ประเภทเลออื่นนะ ครับอ่ามี Document, มี Form, มี Wiki, มี Picture อ่า ตัวที่จะให้ดูก็คือตัว Picture Library ครับ อ่า ตนี้เราต้องการสร้าง Library สำหรับเก็บรูป หรือว่าเก็บพวกโลโก้บริษัทอะไรพวกเนี้ยนะครับ เราก็คลิกลงไปครับ Picture Library ครับ แล้วก็ตั้งชื่อขึ้นมานะครับ อผมตั้งชื่อี่เป็น Company Media นะครับ เสร็จแล้วก็คลิก Create อพอคลิก Create นะครับ จะเห็นว่ามีอ่า สัญลักษณ์เป็นรูปโฟลเดอร์ขึ้นมาแบบนี้นะครับ แล้วก็อ่ามีคำว่า New อันนี้คือ Library ถูกสร้างขึ้นมาแล้วครับ Library ที่สร้างขึ้นมาใหม่นะครับ จะมีสัญลักษณ์ก็คืออ่า เป็นเป็นรูปคล้ายๆโฟลเดอร์นะครับ แล้วก็มีคำว่า New อันนี้คือสร้างเสร็จเรียบร้อยแล้วนะครับ ตงนี้เราก็คลิก Exit จากตัว Classic Experience ได้นะครับ คลิก Exit กลับไปนะครับ อ่าตรงส่วนนี้ก็จะเห็นว่าที่ตรง Site Content ด้านซ้ายนะ ครับ จะมี Library เพิ่มขึ้นนะครับ อ่า Library ที่เราสร้างขึ้นมาก็มีอย่างตัว Picture Library นะครับ สร้างขึ้นมาเขจะ มีสัญลักษณ์เป็นรูปภูเขาแบบนี้ ส่วนที่เป็น Document Library นะครับเ้าก็จะมี อ่าสัญลักษณ์เป็นรูปโฟลเดอร์สีเหลืองกับไอคอนรูปแผ่นกระดาษนะครับ อันนี้คือลักษณะเวลาที่สร้างขึ้นมา อันนี้คือสร้างเสร็จเรียบร้อยครับ อเวลาที่เราคลิกเข้าไปนะครับ เวลาที่เคลิกเข้าไปใน Library จะมีจุดสังเกตนะครับ ถ้าเราคลิกเข้าไปที่อ่าพวก Document Library อย่างเช่น Document สังเกตดูตรงนี้นะครับเจะมีคำว่า All Document หรือว่าถ้าเป็น Document Library ที่สร้างขึ้นมาใหม่อันนึงชื่อ Template นะคลิกเข้าไปก็จะเป็นคำว่า All Document นะ แต่ถ้าเป็น Library ที่เป็นพวกรูปภาพครับ Picture Library เวลาที่เราคลิกเข้าไปนะครับ จะมีจุดสังเกตก็คือตรงด้านขวาตัวนี้เขาจะขึ้นเป็นคำว่า Thumbnail นะครับ อทำไมถึงขึ้นเป็น Thumbnail เพราะว่าเวลาที่เราเอารูปมาใส่นะครับ อัปโหลดรูปมาใส่เนี่ยอ่า ถ้าเรามีพวกไฟล์รูปนะครับ อเจะแสดงเป็นลักษณะของ Thumbnail ขึ้นมาแบบนี้นะครับ อแต่เราสามารถที่จะ Switch ไปเป็นแบบ All Picture ได้นะครับอ่า Switch เป็นแบบ List ได้พวกเนี้ย อันนี้คือลักษณะของข้อแตกต่างนะครับว่าเวลาที่เราคลิกเข้ามาแล้วทำไมมันถึงอ่ามีคำว่า Thumbnail ขึ้นมานะครับ แต่ว่าถ้าเป็นพวก Document เนี่ยเวลาคลิกเข้ามาแล้วขึ้นคำว่า All Document นะครับ อันนี้คือลักษณะของข้อแตกต่าง ครับ
อ่า อันนี้คือในส่วนของวิธีการสร้างนะครับนะ ทีนี้เวลาที่เราจะใช้งานตัว Library มันก็จะมีเรื่องข้อจำกัดเรื่องสิ่งที่ต้องระวังนะ ครับเรื่อง Limitation ต่างๆ อ่า ใน Library นะครับ ใน Library เนี่ย 1 Library นะฮะ สามารถที่จะเก็บไฟล์ได้ 30 ล้านไฟล์ อันนี้คือรวมทั้งไฟล์ทั้งโฟลเดอร์ที่อยู่ข้างในนะครับนะ เก็บได้ Library นึงเก็บได้ 30 ล้านไฟล์ครับ แล้วก็สามารถที่จะอัปโหลดไฟล์ขนาดใหญ่ได้ที่ 250 GB นะ แล้วก็สามารถที่จะอ่า เก็บเวอร์ชั่นของไฟล์ได้นะครับ คือเวอร์ชั่นของไฟล์คือเวลาที่เราสร้างไฟล์ขึ้นมาแล้วก็มีการแก้ไขเนี่ย สามารถเก็บได้ถึง 50,000 Major เวอร์ชั่นครับ แล้วก็อ่า ที่เป็นเวอร์ชั่นย่อยลงไปก็เก็บได้ 511 เวอร์ชั่น อ่า ตรงส่วนของเวอร์ชั่นเนี่ยมีประโยชน์ยังไงนะครับ ตรงส่วนของเวอร์ชั่นเนี่ยจะมีประโยชน์ก็คือเ่อเวลาที่เราอ่าสร้างพวกไฟล์ขึ้นมาครับ สมมุติว่าเราสร้างไฟล์ Microsoft Word อ่า ผมตั้งชื่อไฟล์เป็นเวอร์ชั่นนะครับ แล้วก็ปิดไปนะ อันนี้คือสร้างสร้างมาปุ๊บนะครับนะ เวลาที่เราสร้างไฟล์นะครับเจะมีเวอร์ชั่นสร้างขึ้นมาให้อัตโนมัตินะครับ เวอร์ชั่นของไฟล์ มีเวอร์ชั่นของไฟล์ถูกสร้างขึ้นมาให้นะ ครับอ่าตรงส่วนนี้เวลาที่เรา Preview ไฟล์นะครับ ก็จะมี Version History ขึ้นมานะครับ ตอนที่เราสร้างไฟล์ขึ้นมาปุ๊บเนี่ยเจะสร้างเป็นเวอร์ชั่นขึ้นมาแล้วถ้าเราเปิดขึ้นมาแก้ไข เปิดขึ้นมาแก้ไข อ่า แล้วก็ไฟล์เนี้ยถูก Save ไปนะ ครับอ่ะผมอาจจะเปิดให้ดูอีกรอบนึงนะครับ อ่าเปิดให้ดูอีกรอบนึงก็มาคลิก 3 จุดนะ ครับแล้วก็อ่าเลือก Preview อ่าตัวนี้นะครับ ไฟล์เนี้ยมีการเข้ามาแก้ไขคือพิมพ์ข้อความเพิ่มเข้าไปนะครับ แล้วก็มาดูตรง Version History อ่าตัวนี้ก็จะขึ้นเป็นเวอร์ชั่น 2 อ่ออันนี้คือลักษณะของตัว เค้าเรียกว่าเป็นอ่าเป็น Major เวอร์ชั่นนะครับ คือตัว SharePoint เนี่ยเขาจะเก็บนะ เวลาที่มีการแก้ไขมีการเปลี่ยนแปลงเอกสารนะครับ จะเก็บไว้เป็นเวอร์ชั่นเป็นเวอร์ชั่นตรงนี้เราสามารถที่จะเข้ามาดู มา Restore เวอร์ชั่นพวกนี้ได้นะครับอ่า ทำไมเขาถึงมีตัวเวอร์ชั่นตัวนี้เข้ามาช่วยครับ มาเก็บเอาไว้เนื่องจากว่าอ่า เวลาที่เราเก็บพวกข้อมูลออนไลน์นะ ครับเา จะไม่มีคำสั่งดูเวลาที่มีการแก้ไขเอกสาร แล้วทำงานผิดอะไรพวกเนี้ยนะครับ ก็จะใช้ตัวเวอร์ชั่นเนี่ยในการอ่าเรียกคืนตัวเอกสารที่มีการแก้ไขนะครับ เพราะฉะนั้นเนี่ยเวอร์ชั่นก็จะมีความสำคัญตรงนี้ครับ อ่า โดยในส่วนของตัวเวอร์ชั่นนะครับอ่า ตัวเวอร์ชั่นอย่าลืมนะครับครับ คือเวอร์ชั่นที่เป็น Major นะครับ สามารถเก็บได้สูงสุด 50,000 Major นะครับ แต่ Default เ้าจะตั้งไว้ที่ 500 เวอร์ชั่นนะครับ ตั้งไว้ที่ 500 เวอร์ชั่นแล้วถ้าเกิดว่าเราอยากจะไป Set ให้เก็บเวอร์ชั่นเยอะกว่านี้ทำยังไงนะ ครับอ่าตรงส่วนนี้ต้องมาคลิกตรงรูปเฟือง นะครับแล้วก็คลิกที่ Library Settings แล้วก็คลิกที่ Versioning Setting นะตรงนี้จะเห็นนะครับว่า Default เจะเก็บเอาไว้ที่ 500 เวอร์ชั่นนะครับอ่าตรงนี้เราสามารถที่จะเพิ่มเข้าไปได้นะครับ อย่างเช่น 500 เวอร์ชั่นรู้สึกว่ามันน้อยไปก็อาจจะเพิ่มเป็น 1,000 เวอร์ชั่นก็ได้ครับ เพิ่มตัวเลขเข้าไปแล้วก็คลิก OK นะครับ แต่ว่าในส่วนของตัวที่เป็น Minor นะครับ Minor เนี่ยจะใช้กับการ Approve เอกสาร นะครับตรงนี้อ่าถ้ามีโอกาสก็อาจจะทำแยกเป็นอีกเรื่องนึงนะครับ ในเรื่องของการทำ Approve เอกสารซึ่งจะต้องใช้คู่กับตัว Minor Version นะครับ แต่ว่าปกติแล้วถ้าเป็นงานเอกสารหลักๆ ที่ไม่มีการทำ Approve ก่อนเนี่ย ก็ใช้แค่ Major เช็คก็พอ ครับ แต่ว่าเรา Set เวอร์ชั่นตรงนี้ต้องระวังนิดนึงนะครับ ก็ถ้าเราเก็บเวอร์ชั่นเยอะ ไฟล์จะใหญ่ขึ้นนะครับ ก็เลือกดูที่เหมาะสมนะครับว่าอ่าเอกสารของเราควรจะมีสักกี่เวอร์ชั่นนะครับ 500 เวอร์ชั่นพอมย ถ้าพอก็ไม่ต้อง Set เพิ่มอะไรครับ แต่ถ้าเกิดว่ามันน้อยไปก็อาจจะเพิ่มขึ้นได้นะ ครับออันนี้คือในส่วนของตัวเวอร์ชั่นนะ ครับก็สามารถที่จะเข้าไป Set ได้นะ ครับอ่าแล้วก็สิ่งที่ต้องระวังอันดับต่อไปนะครับ ในกรณีที่เราต้องการใช้ OneDrive นะครับ ใช้ OneDrive ข้อมูลอ่าปกติเวลาที่เราใช้ SharePoint นะครับอ่า เราสามารถใช้งานผ่านหน้าจอของ Microsoft Team ได้ สามารถใช้งานผ่านหน้าเว็บได้นะ แต่บางครั้งนะครับเราอาจจะอ่าใช้คำสั่งิตรงนี้ นะครับเพื่อทำ Shortcut ไว้บน Desktop นะครับ ก็คือเวลาที่เราเปิดใช้งานพวกอ่าข้อมูลเนี่ย แทนที่จะไปที่ตัว Microsoft Team หรือว่าตัวหน้าเว็บนะครับ ก็มาคลิกที่ไอคอนทางด้านซ้ายตัวเนี้ยเพื่อเข้าถึงโฟลเดอร์ต่างๆ หรือว่าเข้าถึง Library ต่างๆ ตรงนี้ได้ครับ เวลาที่เราจะเก็บข้อมูลไว้ใน OneDrive แล้วมีการ Sync ไฟล์นะครับ Sync ข้อมูลเนี่ยต้องระวังนะครับ อย่าเก็บไฟล์ไว้เกิน 300,000 ไฟล์นะครับ ใน OneDrive นั้นนะ ครับอย่าเก็บเกิน 300,000 ถ้าเก็บเกิน 300,000 เนี่ยมันจะมีปัญหาในเรื่องของการ Sync นะครับ มันจะ Error ครับ หรือว่า Sync ไม่ได้นะ เพราะฉะนั้นเนี่ย ถ้าเรารู้ว่ามี Library ไหนที่เราต้องการใช้งานเป็นประจำ แล้วก็มีการแชร์ข้อมูลแล้วก็อ่า OneDrive เนี่ยต้อง Sync มาไว้ที่เครื่องด้วย ต้องบอกกับทีมงานในที่ใช้ Library ด้วยกันว่าอยเก็บไฟล์เกิน 300,000 บายนะครับ อันนี้คือสิ่งที่ต้องระวังก็คือสร้าง OneDrive แยกต่างหาก นะครับแล้วก็เอาไฟล์สำคัญมาเก็บไว้แล้วก็ไม่ให้เกิน 300,000 ฮะอ่าแล้วก็ความสำคัญอันดับต่อไปคือในเรื่องของความยาวของ URL ครับอ่าจำกัดอยู่ที่ 400 ตัวอักษรครับ แล้วก็เวลาใช้งานต้องเลี่ยงการสร้างโฟลเดอร์ซ้อนกันหลายชั้นนะครับ แล้วก็เลี่ยงการใช้พวกภาษาไทยแล้วก็พวกช่องว่าง ครับ ตรงนี้เวลาที่เราเก็บข้อมูลหลายคนอาจจะคุ้นเคยกับการเก็บข้อมูลในฮาร์ดดิสก์นะ เก็บข้อมูลในฮาร์ดดิสก์เเวลาเราเก็บข้อมูลในฮาร์ดดิสก์มันไม่มีอะไรมากครับ คืออย่างเช่นสมมุติว่าเราเปิดเข้าไปใน Folder Document ปุ๊บเนี่ย เราจะมองเห็นแค่นี้เองชื่อไฟล์นะครับ อาจจะไปแค่ Drive C นะครับ ไป Drive C ไป User อ่า แล้วก็ Folder Document ชื่อไฟล์ มันสั้นมากนะครับ อแค่ไม่กี่ตัวอักษรนะครับ แต่ว่าถ้าเป็นในระบบออนไลน์เวลาเก็บเนี่ย เขาใช้ URL ครับ ตรงนี้ใช้ URL อ่า ถ้าเราเข้าไปใน Folder หรือว่าเข้าไปใน Library General ปุ๊บ เห็นมั้ยฮะ URL ข้างบนเนี่ยยาวเหยียดเลยตรงนี้ อ่า URL ตรงนี้นะครับเาจำกัดไว้ที่ 400 ตัวอักษรอ่าจะเกิดอะไรขึ้นถ้าเราพยายามไปสร้างอ่าเป็นโฟลเดอร์ซ้อนกันเข้าไปอีกนะ ครับหลายคนจะเก็บไฟล์แบบนี้ครับอ่าตั้งชื่อเป็นสมมุติว่าเป็นชื่อบริษัท Company เป็นชื่อบริษัทลูกค้าอะไรพวกเนี้ย Company A นะเข้าไปปุ๊บแล้วก็ภาย ใน Company A ครับมาตั้งสร้างโฟลเดอร์เข้าไปอีกนะครับอ่าตามวันที่ ครับตอนนี้นะครับจาก Library Document นะครับเข้ามาที่อ่า Folder General เข้ามาที่ Folder Company A ครับเนี่ยจะเห็นนะครับว่า URL ข้างบนตรงเนี้ยเพิ่มขึ้นนะครับ แล้วก็พอเราคลิกเข้าไปอีกที่ตรงโฟลเดอร์ที่เป็นวันที่ URL ตัวเนี้ยก็จะเพิ่มความยาวเข้าไปนะ เพราะฉะนั้นเวลาที่เราเก็บข้อมูลในในระบบออนไลน์นะครับ ต้องเลี่ยงการสร้างอ่าโฟลเดอร์ซ้อนกัน LINE ชั้นนะครับ ให้พยายามเก็บเป็นโฟลเดอร์ใน Level เดียวครับ ชั้นเดียวครับอ่าแล้วมันจะเกิดอะไรขึ้นถ้าเราสร้างอ่าโฟลเดอร์ยาวๆนะครับ หรือว่าสร้างซ้อนกันหลายชั้น ตัวนี้ก็จะทำให้เราเปิดไฟล์ที่อยู่ในออนไลน์ไม่ได้นะ ครับเปิดไฟล์ไม่ขึ้นถ้าจะเปิดต้องใช้โปรแกรมบนเครื่องนะครับ อันนี้คือสิ่งที่ต้องระวัง อันนี้รวมถึงใน OneDrive ด้วยนะ ครับไม่ใช่เฉพาะในตัว SharePoint นะ อันนี้ใน OneDrive ด้วยนะครับ จำกัดที่ 400 ตัวอักษรนะ ครับอันนี้ก็ต้องสื่อสารกับเพื่อนร่วมงานที่ใช้ อ่าตัว SharePoint ร่วมกันว่าเวลาที่จะสร้างอ่าโฟลเดอร์สร้างพื้นที่เก็บข้อมูลนะ ครับต้องระวังตรงนี้ด้วย อันนี้รวมรวมชื่อโฟลเดอร์รวมชื่อ Library ครับ แล้วก็รวมถึงชื่อไฟล์ด้วยนะครับ รวมกันต้องไม่เกิน 400 ตัวอักษร
อ่า แล้วก็อ่าสุดท้ายนะครับ ที่สำคัญอย่างนึงนะครับ เวลาที่เราใช้งานตัว SharePoint Library ก็คือเวลาที่เราจะย้ายไฟล์ หรือว่า Copy ไฟล์จากโฟลเดอร์นึงไปอีกโฟลเดอร์นึง หรือว่าจาก OneDrive ไปอีก Library นึง ขนาดของไฟล์รวมกันเวลาที่เราเลือกไฟล์หลายๆ ไฟล์พร้อมกันนะครับ เพื่อย้ายเนี่ย หรือว่า Copy นะครับ ขนาดไฟล์รวมกันต้องไม่เกิน 100 GB อคือเลือกครั้งนึงนะครับ รวมกันไม่เกิน 100 GB แล้วจำนวนไฟล์ที่ เราเลือกไว้นะครับ เวลาที่เลือกครั้งนึงเนี่ย ต้องไม่เกิน 30,000 ไฟล์นะ ไม่เกิน 30,000 อ่ะอ่าเกินนั้นมันเกิด Error ได้ นะครับ เกิด Error อาจจะไฟล์หายกลางทาง อะไรพวกเนี้ยนะครับ แล้วก็ขนาดไฟล์ไฟล์นึง ที่เราสามารถเลือกนะครับ เพื่อย้ายหรือว่า Copy เนี่ย ขนาดไฟล์ต้องน้อยกว่า 15 GB อันนี้คือไฟล์เดียวนะ เกิดเราเลือกไฟล์ไฟล์เดียวเนี่ย ขนาดไฟล์นั้นต้องน้อยกว่า 15 GB นะ อันนี้คือเวลาที่จะย้ายหรือว่า Copy ครับ
อโอเคครับ อันนี้คือในส่วนของการใช้งานตัว Library นะครับ แต่ว่า อ่าในครั้งต่อไปเนี่ย เดี๋ยวจะมีเรื่องของ Metadata เรื่องของตัวอ่า Lookup Column เข้ามาอธิบายนะครับ ว่าเวลาที่เราเก็บไฟล์ใน Library เนี่ย ถ้าเรามีไฟล์เยอะๆ นะครับ มีไฟล์เยอะๆ จะมีวิธีการจัดเก็บยังไงนะ แล้วก็จัดเก็บแล้วจะให้เอ่อแสดงผลนะครับ ให้ง่ายต่อการค้นหา หรือว่านำไปใช้งานได้ยังไงนะครับ เพราะว่าอย่างที่บอกไปนะครับอ่า เราเก็บไฟล์อยู่ที่เดียวกันแล้วพอมีไฟล์เยอะ เราจะจัดการยังไงนะครับ ตรงนี้อย่าลืมติดตามนะครับ ในครั้งต่อไปนะครับ จะมีอธิบายในส่วนของ Lookup Column แล้วก็การอ่าสร้าง Column เพื่อกำหนดนะครับ กำหนดการใช้งานพวกไฟล์ต่างๆ ให้สะดวกยิ่งขึ้นครับ
อ่าโอเคครับ สำหรับวันนี้นะครับ ก็หมดเวลาในส่วนของไอทีมีที่มาเล่า นะครับ ก็อย่าลืมติดตามนะครับ ในครั้งต่อไปนะครับ ก็จะนำมาเสนอในเรื่องของตรวจใ่คอลัมน์ที่มันจะใช้งานร่วมกับ Library เพิ่มเติมนะครับ อย่าพลาดติดตามนะครับ สำหรับวันนี้ก็ขอจบเเพียงเท่านี้ครับ สวัสดีครับ