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Olá pessoal. Essa será a primeira aula de toda uma trilha que iremos fazer em relação ao departamento contábil. Vamos aprender na prática desde a criação de uma conta até o fechamento contrário.
Ok, então irei simplesmente trazer uma contextualização agora sobre a contabilidade. Ela constitui um dos conhecimentos mais antigos de que se tem notícia. Surgiu da necessidade de controle das posses e riquezas. Ou seja, no patrimônio. Há uma hipótese de que a contabilidade tenha surgido antes da escrita, dada a sua importância para o homem. Isso é o que aprendemos na faculdade, a parte linda da contabilidade, em que é possível realizar a escrituração de todos os fatos de uma entidade, seja ela pública ou privada. Mas sabemos a dificuldade que é de se inserir no mercado e que as práticas contábeis no mercado microempreendedor está anos-luz de uma contabilidade ideal. E por isso iremos abordar desde essa criação de uma conta contábil até o fechamento contábil e todas as elaborações das obrigações anuais.
Hoje, no mercado contábil, os escritórios tendem a separar suas atividades em departamentos da seguinte forma, pessoal: onde elabora as informações trabalhistas, desde a admissão até a demissão de empregados; o fiscal, que elabora as informações fiscais referente à atividade da empresa, desde a orientação de emissão de notas fiscais até a geração do imposto devido; e o contábil, que registra todos os fatos ocorridos em um período de uma empresa, ou seja, todas as informações do fiscal e do pessoal, e mais as informações financeiras. Se observarmos bem, as pessoas que trabalham no departamento contábil tendem a conhecer um pouco dos demais departamentos para realizar os lançamentos de forma adequada.
Nessa primeira aula, vamos criar e aprender o máximo de informações sobre contas contábeis. Ou seja, a criação do plano de contas e sua importância. Algo muito importante é a escolha do seu sistema contábil, que deve ser feita de forma que melhor lhe atenda. Nós iremos utilizar nas aulas o sistema domínio. Vamos mostrar aqui as melhores práticas de uso desse sistema também, mas todos os fundamentos que serão abordados aqui valem para uso em qualquer outro sistema.
Então, vamos à prática. Primeiramente, vamos criar uma empresa que será objeto de todas as nossas aulas sobre o cenário do departamento contábil. Nós vamos aqui no menu controle empresas. Como inserir aqui o CNPJ? CNPJ que nós vamos inserir aqui é um CNPJ fictício. Vamos colocar aqui, ó. Ele vai sugerir que importe da Receita Federal como sendo CNPJ que não é real. Vou colocar não e vou terminar de preencher as informações. Vou marcar todos os módulos. Pronto, empresa cadastrada.
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Agora, clicando aqui, nós vamos acessar a empresa que a gente criou. Tá aqui a empresa que a gente criou. Eu vou clicar. Ele vai dizer que ainda não existe um parâmetro para essa empresa. Sempre que a gente cadastra uma empresa, a gente deve preencher o parâmetro inicial. Nós vamos agora abrir esse parâmetro e simplesmente colocar algo básico. Depois a gente vai colocar todo o resto que a gente precisar. Eu vou colocar aqui só o básico mesmo e gravar, só para ele deixar que eu abro outras telas. Que agora eu consigo abrir outras telas. Tá bem? Então, não definimos ainda um parâmetro real para trabalhar essa empresa. É simplesmente o início ali, só para ele permitir que eu abra as outras telas. E sempre que precisarmos, iremos voltar ao parâmetro e definindo cada item que a gente for precisar no decorrer de todas as aulas. Tem que se trata da parte de lançamentos, de demonstrações, de plano diferenciado, tudo a gente vai voltar lá e adequar a maneira que a gente precisa.
Antes de criarmos as contas, é preciso entender que existem dois tipos de contas: a sintética, que não recebe lançamentos e podemos ver como totalizadores, e a analítica, que recebe lançamentos diretos. Então, agora, para cadastrar uma conta contábil, vamos aqui, ó, em arquivo, contas contábeis. Ou eu poderia também vir aqui, que é um atalho, contas. É a mesma coisa. Então, nesse caminho, a gente vai entrar. Ele já me dá aqui o primeiro código, que é o código um. Como não tem nenhuma conta ainda, é a primeira conta. Eu posso alterar esse número aqui sem nenhum problema. Esse campo é o campo da classificação. Nesse campo, a gente define os níveis da conta contábil, onde a gente tem ali a conta um, a um ponto um, ponto dois, e assim a gente vai construindo uma estrutura visual que faz com que a gente entenda todo o cenário que a gente vai utilizar para trabalhar, que são as contas do ativo, as contas do passivo, patrimônio líquido, conta de resultado, tudo isso. Mas para isso, eu preciso definir isso lá no parâmetro, e a gente não fez isso. Vamos colocar aqui, então. Nós teremos aquilo que um plano de contas que ele será dividido em cinco níveis, e o quinto nível ele vai ter quatro dígitos. Como que a gente faz isso? A gente coloca aqui, ó. Esse é o primeiro nível. Então, eu separo esses níveis por pontos. Então, terceiro nível, quarto nível e quinto nível. E é como eu falei, quatro dígitos no último nível. Vou copiar essa informação, colocar aqui embaixo e vou gravar. Vou fechar essa tela, porque se eu mantiver, se eu digitar aqui, vocês vão ver que não fique igual. Não ficou igual lá. Mas agora, se eu fechar e abrir novamente.
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Agora, ele vai ficar igual eu coloquei no parâmetro e obedece aquela informação. A primeira conta que a gente vai criar é uma conta sintética. Então, vou colocar aqui somente uma conta de como primeiro nível. Ela é sintética. Ou dar o nome dela de ativo. Ou dar uma data para ela. Vou colocar nessa data. Pronto. Esse é o meu ativo. Agora, nós vamos, ó. Eu posso fazer o quê? De uma forma prática, eu posso clicar em novo e fazer o próximo. Ou eu posso aproveitar tudo que tem aqui, ó. Copiar, novo, colar. E agora, já é a próxima conta. Um sintético. Ele já trouxe tudo. Só que agora é ativo circulante. Mesma lógica. Posso copiar. Antes de eu gravar essa conta cinco, eu vou mostrar para vocês como que isso está se formando. Um, dois, três, quatro. Vou colocar aqui um. Colocar aquela analítica e caixa. Coloquei a informação aqui. Temos a conta. Eu vou excluir para mostrar como que estava ficando. Dois pontos. Olha lá. Então, assim, ele está se formando. Todas as contas sintéticas aparecem em. Vou criar novamente aquela conta aqui.
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E agora, coloca ela é analítica. Então, se eu pesquisar novamente, olha aí. Eu tenho já uma estrutura criada. Essa sintética, sintética, sintética, sintética, e essa analítica. Então, somente essa conta, a conta de nível cinco, que pode ser analítica. Tem pessoas que misturam. Pegam essa conta aqui, colocam aqui, né? Define que essa conta analítica. E tipo, para fins contábeis, é de forma visual, não é interessante. Mas tem gente que coloca lá, porque ele quer criar um grupo ali naquele e-mail. Só que isso não tem nenhum problema contábil. Só que, de acordo com as regras da estruturação contábil digital, que é exceder fazer isso, vai gerar um problema, porque eu tenho que obedecer os níveis. Então, somente o último nível pode ser analítico. Somente ele, porque senão eu vou ter vários erros lá na declaração da SD. Então, aqui eu vou obedecer isso. Tá aqui minha conta de nível cinco, né? Ela tem aqui como uma conta analítica. Tá aqui. Se a gente observar, tá feito a conta, e a gente consegue visualizar isso daqui. Vou criar mais um grupo e mais uma conta analítica, só para vocês entenderem a questão do nível quatro e o nível cinco. Então, aqui, para o nível quatro, vamos criar aqui 02. Ela é sintética. E aqui é bancos, conta movimento. Vamos ver como que está ficando. E olha lá. E agora, criou um novo grupo. Vou copiar, novo, colar, e vou aqui na frente digitar o número um aqui. E vamos colocar aqui, sei lá, Banco do Bradesco. E a gente coloca, ele é analítico. Se a gente fechar aqui e abrir novamente, tá aí. Temos a conta. Qual eu aperto F2, pessoal? É a tecla F2 no sistema domínio que faz a consulta. Tá? Então, apertei F2, e ele faz a consulta dos cadastros. Então, apresentou aqui já o meu plano de contas. Temos as contas aqui cadastradas. Vamos criar aqui mais algumas contas sintéticas, apenas para a gente utilizar no parâmetro, explicar para vocês sobre as naturezas das contas. Então, vamos criar aqui uma conta que é dois. Ela é sintética e ela é passivo. Vamos criar conta 2.3, que ela é o patrimônio líquido. Vamos criar também a conta de do grupo três. Eu vou considerar o grupo três, né, como receita. Vai ser só receitas. Tudo aquilo que é receita, para ficar claro a questão das naturezas. Só que ficou errado aqui. É sintética. Sintética. Anterior também ficou errada. Ela é sintética. Vamos ver se essa aqui também ficou errada. Parece que está certo. Então, acho que é sintética e sintética. E vamos agora, né, para o quarto grupo, quatro, despesas e custos. Um, dois, três e quatro. Se a gente olhar aqui, fechar, eu vou abrir novamente. Temos lá um, que tem essas contas aqui. O dois, a gente ainda não criou. Mas eu tenho um patrimônio líquido aqui. O três e quatro. O que eu queria isso para a gente voltar no parâmetro e explicar a questão das naturezas. Natureza das contas. Aqui, aqui a gente vai incluir o número um para eu informar para o sistema domínio que o um, ele é uma conta do grupo ativo. Tá aqui, ó. Ele é uma conta de natureza devedora. Lá na faculdade, quando você fez, para quem não fez, ou fez algum curso técnico, fala, né, sobre as contas de natureza devedora e de natureza credora. É toda conta de natureza devedora que recebe um débito, ela aumenta seu saldo. Se ela recebe um crédito, ela diminui. E se for uma conta de natureza credora, que aqui é o passivo, por exemplo, a natureza credora, e eu coloco aqui uma conta passiva, é, formei aqui o passivo credor, certo? Então, uma conta credora que recebe lançamento a débito, ela diminui. Ela recebe um lançamento a crédito, ela aumenta. É a regrinha. E tudo que é devedor, se dedica, aumenta. E tudo que acreditou, você acredita, aumenta. E o inverso, ele diminui. Temos aqui a com o grupo 2.3, o patrimônio líquido. Eu vou indicar ele também credor. E ele está no meu grupo patrimônio líquido. E depois, eu tenho meu grupo três, que eu defini como receitas. Eu vou colocar aqui credor. E ele é uma conta de resultado. E o meu grupo quatro, que eu informei aqui, que ele vai ser devedor, porque eles são despesas e custos. E também uma conta de resultado. Existem essas outras opções de grupos aqui, de contas de compensação e outros. São minimamente utilizados. Existem alguns momentos, ou houve momentos que foram utilizados. Hoje em dia, não é tão utilizado mais. Esse aqui é a estrutura ideal para se trabalhar, para se executar todas as rotinas e ter um mínimo de problemas possíveis nas declarações contábeis. Então, eu tenho aqui o grupo um, dois, 2.3, três e quatro. Existe o plano de contas padrão, sugestivo pelo sistema, que ele vem somente com um grupo três. O grupo quatro seria das provisões de contribuição, onde ele tem ali só algumas contas de compensação. Mas e o grupo três, ele teria tudo dentro dele. Ele teria tantas contas de receita, como as contas e despesa. Isso não é um problema, tá? Pode ser feito assim também, como a gente falou lá no início. Cada um faz a sua maneira o seu plano de contas. Feito isso, eu consegui definir o que que é ativo, o que que é passivo, o que quer resultado. Ok.
Agora, para a gente chegar em um outro detalhe, se a gente vir aqui na conta contato, tem esse a minha aqui, ó, plano referencial. O plano referencial, ele pode ser habilitado lá no parâmetro também. Isso aqui são as informações da Receita Federal, porque cada um pode criar o seu plano de contas, mas para a Receita não ficar ali perdendo tanto tempo, por exemplo, sem fornecedores, um milhão de fornecedores, um milhão de contas de clientes, ele vai criar várias e várias contas. Eles criaram um plano só, um plano de contas referencial, onde a pessoa vai fazer o vínculo entre a conta contábil e a conta referencial, para que todos esses lançamentos sejam unificados e sejam mais simplificados para passar pelos processos de auditoria. Então, quando a gente vem aqui, habilita estética, a gente tem condições de configurar aqui. Configurar. Que vamos colocar aqui, iniciar apenas e definir qual é o plano de conta existencial para a empresa de lucro real, para presumido, financeiro, seguradoras e entidades abertas de previdência complementar, imunes e isentas, partido político, entidades fechadas de previdência complementar. Então, eu tenho aqui esses planos referenciais já atribuídos pela Receita. Então, esses aqui são, é o que a gente tem no sistema domínio. Aqui, ele já está com essas informações internas, e a gente define que quer atividade geral essa empresa. Colocar só isso. Se ela tivesse também a informação rural, a gente militaria aqui, ele traria também as informações rurais. Eu vou gravar.
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Vai pedir só o nome aqui, não. Só preencher esse aqui. Pronto. Então, você pode ver que está desabilitado. Eu vou abrir novamente, e ele vai habilitar. Habilitou. Vamos definir quais contas nós vamos definir. Somente as contas analíticas. Não é? Eu posso referenciar demais, posso. Mas fica bem mais simples as informações para as declarações quando você referencia somente as analíticas, porque somente elas vão lançar. E o que é obrigatório em relação ao referencial é todo lançamento tem que ter o seu lançamento referencial. Como conta sintética, não tem lançamento referencial, não faz sentido você fazer informar o plano referencial das contas sintéticas. Então, eu venho aqui, clico, vou incluir e busca a conta aqui, seja relacionada ao caixa. Quando aperta F2, agora aqui é o plano de contas da receita. Vou informar essa informação e pronto. Quando eu gravar, vai estar OK. Esse é uma das formas. Eu também posso ver aqui pelo utilitário e na informação vincular plano de contas o referencial as contas contábeis. Então, se eu marco aqui, está vendo que o caixa ainda está? Se eu marco, ele some. Se eu marcasse em movimento, some tudo. Nenhuma tem lançamento. Mas que eu quero aqui é só que ele desapareça com caixa. Eles aparecem com caixa. Que eu já fiz, ele some. E ficou o banco. Olha como fica mais fácil. Só faz isso, ó. Marca aqui, marca aqui, e assim a gente faz o vínculo desse plano referencial de uma forma bem mais prática e rápida para atender aí a Receita Federal.
Então, é isso, pessoal. Vocês viram aqui como cadastrar um plano de contas, a importância do plano de contas, como que ele vai influenciar nos seus lançamentos, que é nesta tela, né, objeto de uma próxima aula. E aqui está as contas. Eu mostrei aqui para vocês o plano diferencial também. Tem aqui a questão dos demonstrativos, né? A gente faz o vínculo dos demonstrativos também aqui no cadastro da conta. Tem utilitário aqui para fazer isso, objeto de outra aula. A gente vai falar disso, mas aqui no cadastro dela, você também vincula aqui. Pode fazer aqui manual, onde você vem aqui, definir qual demonstrativo essa conta vai apresentar as suas informações.
Agora, a gente fez tudo isso de forma manual. Mas vamos pensar que vamos imaginar no cenário onde você já tem um plano de contas, você já tem ele ali, você já conhece, você já trabalha na área, né? Você não é alguém que está começando agora e já tem um plano de contas estruturado. Você criou todos os grupos definidos. Você quer simplesmente pegar essa informação e colocar no sistema. Como que a gente faz isso? Então, vamos observar esse plano de contas. Eu quero esse plano de contas dentro do sistema domínio. Quero ele lá. Ele já está aqui, todo criado, todas as contas, todos os grupos, o tipo da conta e tudo mais. Como que eu faço isso? Eu posso fazer da seguinte forma: eu pegar esse plano de contas, ó, vou copiar ele do jeito que ele está e vou jogar nesse modelo aqui, ó. Deixa o modelo aqui. Prontinho. Copiar e colar. Essa aqui é a estrutura para importar no sistema. Essa daqui, certo? Aqui, ó. O ideal é que você faça o seguinte: nessa primeira coluna, você vai colocar uma aspa simples. Pode ver aqui e vai digitar 0200. Pronto. Você vai colocar dessa forma aí, deixar ele descer aqui tudo com zero 200. Tá corrigiu. Então, dessa forma aqui, essa é a estrutura para que funcione. Funciona de fato, separado por vírgula. Vamos salvar desse jeito, sabendo o formato que ele vai ser salvo. A gente vai pegar agora essas informações e preencher do jeito que está ali, ó. Então, o código, código é aqui, certo? Então, eu vou colocar ele aqui. Código, a classificação, como a gente pode ver no modelo, ela é aqui. O tipo, está vendo? Tipo aqui, ela é aqui. E a descrição aqui, ó. A gente vai pegar ela aqui e colocar aqui. Pronto. Isso aqui é a data, né? Como a gente pode ver. Vamos pegar ele aqui, ó, e vamos só fazer ele descer. A data, ele não, ele mudou aqui. Vamos só manter a data. Pronto. É isso. Vocês só precisam preencher dessa forma. A gente preencheu o que daqui até aqui, porque esse aqui já estava preenchido. Aqui já está preenchido. Então, você já pode montar dessa forma. E aqui, isso é o que você vai trazer do seu plano de contas. Vou excluir tudo aqui no YouTube. Voltar aqui. Então, está pronto. Essa é a estrutura para importar no sistema domínio. Então, eu vou só salvar, porque eu já tinha, eu já estava, tinha salvado no formato CSV, separado por vírgula. Então, esse é o formato que você vai escolher na hora de salvar. Ao salvar, sim, ele fica aqui. Por que que eu estou fazendo dessa forma? Porque eu não vou mostrar para vocês a utilização de conjunto de dados, que é o comum. Quando você liga no suporte, eles falam para você importar por aqui. E aí você tem que pedir para o suporte passar um conjunto. Eles têm que explicar o layout e isso, aquilo outro. Eu já estou mostrando para vocês uma estrutura que ela não vai ser mudada. É uma estrutura padrão do sistema. Ela existe já muitos e muitos anos e nunca foi alterada. Então, a gente pode utilizar ela hoje, amanhã, e vai segurar em por muito tempo ainda no sistema. Então, a gente está usando essa opção aqui. A gente vem aqui e manda abrir. Ele com bloco de notas. Abrir notas, e ele vai ser apresentado para nós dessa forma. Ele vai ser apresentado, certo? E a gente vai fazer só uma modificação aqui. Nós vamos pegar esse, esse aqui, ó, o ponto e vírgula. Ele substituir. Como? Clica aqui e vem substituir. Vou colocar o ponto e vírgula aqui. E aqui, eu vou colocar. Certo. Essa tecla aqui, ela fica ali no seu canto esquerdo do teclado, logo abaixo ali, perto do control e do shift, ao lado do Z. Então, a gente vai substituir por ela. Vamos substituir tudo. Substituir tudo. Fechou. Arquivo, salvar como. Vamos mudar aqui. Só tem os dois. Eu quero esse. E vou importar. Eu vou importar marcando para sobrescrever. Porque, porque a gente já criou contas aqui, ó, e ele vai fazer. Ele vai dizer que as contas 1, 2, 3 já existe. Como vocês viram, eu não fiz alteração do código. Eu poderia ter alterado o código aqui, ó. Feito um sequencial, né? Colocar um e ele até o final. Como que só tem 563, ele fazendo um até o 563. Vocês podem ver que vai ter que conseguir com código 1000 e tal, porque eu estou obedecendo o código do plano de contas que eu utilizei, né? Como eu falei, esse aqui é um plano de contas que eu já tinha como um exemplo. Então, estou aproveitando até os códigos. Mas eu poderia vir aqui e colocar um sequencial de 1 a 563, e ele fazer uma sequência única aqui, certo? Poderia ser feito dessa forma também, obedecendo esses códigos. Vou deixar marcado aqui para sobreviver e vou mandar importar. Ele apresentou erro em qual linha? Na linha número um. Então, não tem problema apresentar erro nela. Bastava ter excluído aqui e não teria problema. Eu não tive, porque ela não, nossa, seria importada. Ele iria dar erro mesmo. Não tem problema nenhum. Não quero ela. E todo o resto importou. Tá aqui todo o resto. Eu vou gravar. Ok. Prontinho. Se a gente abrir aqui o plano de contas, apertando a tecla F4 também, abrir ele, eu consigo visualizar aquilo que eu mostrei para vocês, mas agora um plano de contas totalmente dentro do sistema, onde a gente fez a importação de uma forma bem simples, sem muito trabalho. E aqui a gente vê que ele veio com um problema, porque vamos nos observar aqui uma coisa no plano de contas. Olha o que que tem no meu último nível. O meu último nível, né? Ele tem cinco. Olha aqui, ó, cinco dígitos no último nível. A verdade é cinco dígitos. 000. E lá a gente definiu quatro dígitos. A ideia era realmente ver esse problema para mostrar para vocês que o sistema, ele obedece aquilo que ele importa. Então, um, ele está aqui. Ele só não está visível, mas ele está. Tanto é que ele está ordenando certinho. Ele internamente, ele foi colocado um aqui. Só que a gente não enxerga. Como que a gente resolve? Que a gente vai lá no parâmetro e corrige aqui, ó. Então, definir que ele vai ter cinco dígitos no final. Vou gravar. Vou dar um F4. Olha lá. E está aí. Trouxe todas as informações e seus devidos grupos. Todas as contas que a gente poderia utilizar e vamos utilizar nos próximos aulas. Nas próximas aulas, nós iremos utilizar esse plano de contas do jeito que ele está e vamos colocar as outras informações de plano referencial e demonstrativo, fazer tudo isso para que ele não seja tão difícil e vocês entendam. Vai realizar todos esses processos contábeis, certo? Então, é isso. Acredito que conseguimos apresentar tudo que é necessário em relação a conta contábil para que a gente não tenha problemas nos próximos aulas e consiga fazer toda a informação de lançamento de demonstração.
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