Transcription
เชื่อไหมคะว่าใน Microsoft Word ของคุณ มีฟีเจอร์พวกนี้ซ่อนอยู่ ทั้งการเลือกข้อความแบบแนวตั้งได้ เทคนิคเปรียบเทียบเอกสาร 2 เวอร์ชั่น หรือวิธีฝัง Font ไปกับไฟล์ ต่อให้เปิดเครื่องไหน Font ก็ไม่เปลี่ยน รูปแบบก็ไม่เละแล้ว ฟีเจอร์ลับพวกนี้ซ่อนอยู่ตรงไหน ในคลิปนี้ Lady Planet Shi จะมาเปิดให้ดูทีละจุดกันไปเลย เตรียมคอมไม่พร้อมแล้วมาลุยไปพร้อมกันค่ะ
C Gen AI for Business จาก Ready Planet คอร์สเดียวที่สอนให้คุณใช้ ChatGPT, Google Gemini และเครื่องมือ AI อื่นๆ เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานได้จริง สมัครเลยที่ readyplanet.com หรือโทร 020166789
อย่างที่เกริ่นไปค่ะว่า Microsoft Word เนี่ยมีความลับซ่อนอยู่เยอะมาก ในคลิปนี้ค่ะหลินจะพามาอัปเกรดสกิล Word ให้เป็นมือโปร ด้วย 7 เทคนิคที่คัดมาแล้วค่ะว่ามีประโยชน์และได้ใช้จริงแน่นอน แต่ก่อนจะเริ่มนะคะ อยากให้ทุกคนเนี่ยลองเช็คตัวเองไปพร้อมกันด้วยค่ะว่าใน 7 ข้อนี้เนี่ย คุณรู้จักและเคยใช้จริงๆ กี่ข้อ ถ้าพร้อมแล้วมาเริ่มกันที่ข้อแรกเลยค่ะ
เทคนิคที่ 1: เลือกข้อความแบบแนวตั้ง
ปกติค่ะเวลาเราจะ copy ข้อความ เราจะบังคับให้เราลากคุมทั้งบรรทัดจากซ้ายไปขวาเพื่อเลือก แต่ถ้าเราไม่อยากได้ทั้งบรรทัดล่ะ เช่น ถ้าอยากลบแค่หัวข้อด้านหน้าทิ้งรวดเดียว หรืออยาก copy แค่ข้อมูลตรงกลางไปใช้ วิธีนี้คุณสามารถจัดการมาได้ใน 2 วินาที มาดูวิธีทำกันค่ะ
ในไฟล์ตัวอย่างนี้นะคะ จะเห็นว่ามีข้อความด้านหน้าค่ะที่มันซ้ำๆ กัน อย่างเช่นคำว่า "สเตตัส" ก็คือบางทีนะคะเราอาจจะไปก๊อปมาจากในระบบเนาะ แล้วมันไปติดคำว่า "สเตตัส" มาทุกบรรทัดเลย ซึ่งถ้าเราอยากจะลบออก บางคนค่ะที่ยังไม่รู้วิธีนี้เนาะ ก็อาจจะต้องลากคุมคำว่า "สเตตัส" นะคะ แล้วก็ค่อยๆ กด Delete ลบออกไปเรื่อยๆ เนาะ ทีละบรรทัด ซึ่งมันค่อนข้างเสียเวลาเรา แต่ วิธีนี้ค่ะจะช่วยให้คุณเนี่ยลบคำว่า "สเตตัส" ออกทีเดียวเลย
ขั้นแรกนะคะ ให้กดปุ่ม Alternate ค้างไว้บนคีย์บอร์ดค่ะ แล้วเราก็ลากคำว่า "สเตตัส" ลงมาเลย จะเห็นว่าตัวคลุมที่เป็นสีเทาๆ ตรงนี้ค่ะ มันจะคลุมเป็นแนวตั้ง พอเราคลุมคำว่า "สเตตัส" เสร็จปึ๊บ เราก็ปล่อย แล้วก็กด Delete ออก ทุกคนจะเห็นว่าคำว่า "สเตตัส" ก็จะหายไปรวดเดียวทีเดียวทั้งหมดเลย แล้วก็เหลือแค่ลิสต์ที่เราอยากจะได้ อันนี้ก็เป็นวิธีนึงที่จะช่วยให้เรากด Delete แบบแนวตั้งทีเดียวรวดเดียวเลยได้ ก็คือการกด Alternate ค้างไว้แล้วก็ลากคลุมนั่นเอง
หรืออีกตัวอย่างนึงค่ะ สมมุติว่าเราอยากจะไฮไลท์เป็นรหัสพนักงานของคุณต่างๆ ตรงนี้นะคะ อยากจะไฮไลท์เป็นสีเหลือง อ่า ตัวอักษรสีแดง เพื่อให้มันเห็นชัดๆ ขึ้น ก็ทำได้เช่นกัน แล้วก็กด Alternate ค้างไว้เหมือนเดิมค่ะ แล้วก็ลากคลุมเฉพาะที่เป็นรหัสพนักงาน แล้วก็เลือกเป็นไฮไลท์สีเหลือง แล้วก็เป็นตัวอักษรสีแดงแบบนี้นะคะ ก็ได้เช่นกัน เห็นว่ามันจะเปลี่ยนเป็นไฮไลท์สีเหลือง แล้วก็ตัวอักษรสีแดงเฉพาะตรงที่เราคุม
หรือว่าเราอยากจะ copy แค่ส่วนข้างหลังค่ะ เบอร์โทรเอาไปวางไว้หน้าอื่นก็ได้เช่นกัน เราก็กด Alternate เหมือนเดิม แล้วก็ลากคุมเฉพาะเบอร์โทรค่ะ กด Ctrl+C อ่า แล้วเราก็มาหน้าถัดไป แล้วก็กดวางค่ะ จะเห็นว่าตัวเลขเบอร์โทรนะคะ มันก็จะมาอยู่อีกหน้าหนึ่งเลย เราก็สามารถมาจัดอะไรเพิ่มเติมได้เลยนะคะ
จะเห็นว่าเราสามารถคลุมเป็นแนวตั้งได้ ทำเป็นไฮไลท์ ทำเป็นตัวอักษรสีแดง หรือว่าจะ copy ก็ได้เช่นกัน อย่างตรงนี้นะคะ หลินจะเอาตัวที่เป็นขีดด้านหน้าออก แล้วก็กด Alternate เหมือนเดิม นี่ให้มันเหลือแค่ลิสต์สินค้าของเรา แล้วก็กด Delete จะเห็นว่านี่ตัวลิสต์สินค้าเราก็จะไม่มีขีดด้านหน้าแล้ว
ซึ่งฟีเจอร์นี้มีข้อจำกัดสำคัญคือ ข้อมูลเนี่ยต้องเรียงตรงกันเป็นแนวตั้งแบบนี้นะคะ หรือความยาวเนี่ยต้องใกล้เคียงกัน แล้วก็จัดย่อหน้ามาตรงกันถึงจะใช้งานได้ดีที่สุดค่ะ แล้วมันเหมาะกับอะไร ซึ่งฟีเจอร์นี้นะคะ มันจะเก่งมากๆ กับงานประเภทที่เป็นลิสต์รายการค่ะ เช่น ข้อมูลที่มีความยาวเท่าๆ กัน เช่นคำว่า "สเตตัส" ที่เราสาธิตไปให้ดูเมื่อกี้ หรือว่าเป็นเบอร์โทรตรงนี้ แล้วก็ข้อมูลที่จัดหน้าด้วยแถบมาแล้ว ก็จะทำให้ตำแหน่งเริ่มต้นของมันเนี่ยตรงกันเป๊ะ แล้วก็เราสามารถคุมเป็นแนวตั้งเพื่อจัดการได้ค่ะ
เทคนิคที่ 2: การสร้างคำย่อส่วนตัว
เทคนิคนี้้นะคะเหมาะมากค่ะสำหรับคนที่ต้องการพิมพ์ประโยคยาวๆ ซ้ำๆ เช่น บริษัทเต็มๆ ที่อยู่จัดส่ง หรือว่าอีเมล แทนที่จะต้องเสียเวลาพิมพ์ใหม่ทุกครั้ง จะดีกว่ามั้ยถ้าเราพิมพ์แค่ตัวย่อสั้นๆ แล้วประโยคยาวๆ เนี่ย มันก็ขึ้นมาให้เราเองโดยอัตโนมัติ วิธีนี้ค่ะช่วยลดเวลาการทำงานเอกสารไปได้เยอะมาก ทำยังไงมาดูกันค่ะ
วิธีสร้างคำย่อส่วนตัวค่ะ สมมุติว่าเราต้องพิมพ์คำว่า "บริษัท Lady Planet จำกัดมหาชน" เราต้องการใช้คำนี้นะคะหลายๆ ครั้ง แต่เราไม่ได้ต้องการพิมพ์ซ้ำๆ กัน บางคนนะคะอาจจะต้องกดคลุมลากแล้วก็ Ctrl+C Ctrl+V Copy วางอย่างงี้เนาะ ก็ค่อนข้างเสียเวลาเราเหมือนกัน เดี๋ยวเราจะมาสร้างคำย่อส่วนตัวกัน ก็คือเราพิมพ์แค่ตัวอักษรสั้นๆ ค่ะ แล้วพอเรากด Space Bar คำว่า "บริษัท Lady Planet จำกัดมหาชน" จะโผล่มาให้เราทันที
ขั้นตอนแรกค่ะ มากดที่หัวข้อ File ตรงนี้ค่ะ แล้วก็เลือกที่ Options ด้านซ้ายล่างตรงนี้นะคะ กดเข้าไปเลย มันจะมีหัวข้อต่างๆ ขึ้นมาค่ะ ให้เราเลือกคำว่า Proofing ตรงนี้ค่ะ แล้วก็กดไปที่ AutoCorrect Options ตรงนี้ค่ะ มันจะขึ้นเป็นช่องๆ สี่เหลี่ยมเล็กๆ กับยาวๆ ตรงนี้มาให้นะคะ ช่องสี่เหลี่ยมเล็กๆ ตรงนี้นะคะ มันคือคำย่อ อย่างเช่น อ่า หลินจะพิมพ์เป็น "บอ" แล้วกัน เป็นบริษัทเนาะ "บอ" แล้วก็ช่องยาวๆ ตรงนี้ เราจะพิมพ์เป็นคำที่เราต้องการให้มันระเบิดข้อความออกมาเป็น "บริษัท Lady Planet จำกัดมหาชน" ค่ะ กด Add ตรงนี้เข้าไปนะคะ "บอ" ตรงนี้มันก็จะขึ้นมาเป็น "บริษัท Lady Planet จำกัดมหาชน" ตรงนี้นะคะ แล้วก็ให้กด OK ตรงนี้ค่ะ แล้วก็กด OK อีกรอบนึง
แล้วเราลองมาพิมพ์ดูเป็น "บอ" แล้วเว้นวรรคค่ะ ข้อความ "บริษัท Lady Planet จำกัดมหาชน" นะคะ Word ก็จะระเบิดข้อความมาให้เราตรงนี้ได้เลย ต่อให้เราพิมพ์อีกกี่รอบค่ะ พอเรากดเว้นวรรคปึ๊บ มันก็จะระเบิดข้อความที่เราสร้างคำย่อส่วนตัวเอาไว้เลย ซึ่งเราสามารถไปประยุกต์ใช้กับพวกอีเมลยาวๆ หรือว่าชื่อสินค้าได้ดีมากเลยค่ะ
เทคนิคที่ 3: การเปรียบเทียบเอกสาร 2 เวอร์ชั่น
ปัญหาสุดคลาสสิคเวลาทำงานร่วมกันค่ะ เวลาเราส่งไฟล์ไปให้คนอื่นแก้ไข เพราะเขาส่งกลับมาเป็นเวอร์ชั่น 2 เราก็ดูไม่ออกค่ะว่าเขาแก้ไขอะไรไปบ้าง หรือว่าเติมอะไรมาใหม่มั้ย จะให้มันนั่งเพ่งเทียบกระดาษทีละบรรทัดก็ตาลายค่ะ แต่ปัญหานี้จะหมดไป เพราะว่า Word เนี่ยมีเครื่องมือสแกนหาจุดต่างๆ ให้เราเห็นชัดๆ แบบคำต่อคำเลย
สมมุติว่าเรามีไฟล์นึงค่ะ ที่ส่งไปให้คนอื่นแก้ไขมาแล้ว เราอยากจะรีเช็คว่าเขาแก้ไขตรงไหนไปบ้างเนาะ อ่า อย่างเช่นหลินมีไฟล์ "อาการ Office Syndrome" นะคะ แล้วก็ทางคนอื่นเนี่ยเขาแก้ไขมาเป็นเวอร์ชั่นที่ 2 แล้ว อยากจะรู้ว่าคนอื่นเนี่ยแก้ไขอะไรไปบ้าง ให้เราเปิดไฟล์ต้นฉบับของเราค่ะ แล้วให้เลือกไปที่หัวข้อ Review ตรงนี้นะคะ นี่มันจะอยู่แถบด้านบนตรงนี้นะคะ แล้วก็ให้เลือกไปที่ Compare ตรงนี้ค่ะ แล้วก็กดเข้าไป Compare ตรงนี้นะคะ มันจะมี 2 ช่องค่ะขึ้นมาให้ ด้านซ้ายนี้นะคะ ให้เราใส่เป็นไฟล์ Original ของเราก็คือไฟล์ "อาการ Office Syndrome" ก็คือไฟล์ต้นฉบับของหลินนะคะ ใส่ไว้ด้านซ้าย แล้วก็ด้านขวานี้ค่ะ ให้ใส่เป็น "อาการ Office Syndrome Copy" ตรงนี้ ก็คือเวอร์ชั่นที่คนอื่นเนี่ยแก้ไขมานะคะ แล้วก็ให้กด OK
เห็นมั้ยคะว่าตรงหน้าจอไฟล์ที่เขาแก้ไขมาแล้วก็ส่งกลับมาให้เราเนี่ย แก้ไขอะไรไปแล้วบ้าง ทุกคนจะเห็นว่าเขาจะลบคำภาษาอังกฤษไปนะคะ ตรงนี้มันก็จะขีดค่าแล้วก็เป็นตัวอักษรสีแดงให้เราตรงนี้เลย หรือเขาเพิ่มตัวเลขเข้ามาเป็นข้อเลข 1 เลข 2 เลข 3 ตรงนี้นะคะ มันก็จะขึ้นมาแบบเป็นตัวสีแดงตรงนี้เลยว่าเขาเขียนอะไรไปเพิ่ม เลื่อนลงมานี่จะเห็นเลยว่ามีขีดค่าสีแดง หรือมีการแก้ไขตรงไหนไป ฟีเจอร์นี้นะคะก็จะช่วยให้เราเนี่ยเห็นในส่วนที่เขาแก้ไขได้ง่ายยิ่งขึ้น โดยที่เรานะคะไม่ต้องมานั่งเล็ง หรือว่าเทียบทีละตัวอักษรว่าเขาแก้ตรงไหนไปบ้าง ซึ่งฟีเจอร์นี้นะคะก็ประหยัดเวลาการตรวจงานของเราไปได้มหาศาลเลย
เทคนิคที่ 4: การย่อข้อความล้นให้เหลือ 1 หน้า
ปัญหาหน้าหงุดหงิดของคนทำเอกสารคือ พิมพ์เสร็จแล้วข้อความล้นไปหน้าใหม่แค่นิดเดียวค่ะ เหลือเศษติ่งอยู่แค่ 2-3 บรรทัด จะปล่อยไว้เนี่ยก็เปลืองกระดาษ จะให้มานั่งลบทำ หรือว่าจัดหน้าใหม่ก็เสียเวลา แต่รู้มั้ยคะว่า Word เนี่ยมีปุ่มลับ 1 ปุ่มที่กดปุ๊บ มันจะช่วยบีบจัดระเบียบทุกอย่าง ดึงเศษข้อความนั้นกลับขึ้นมาจบในหน้าเดียวให้สวยๆ เลย
จะเห็นว่าเนื้อหาของเรานะคะ มันล้นไปหน้าถัดไปนิดเดียวเอง ซึ่งมันก็จะเหลือเศษอยู่แค่ 2-3 บรรทัดแบบนี้นะคะ แล้วเราเนี่ยต้องการให้เจ้าปุ่มลับตัวนี้นะคะ มาอยู่แถบเครื่องมือด่วนด้านบนก่อน เพื่อที่เราจะสามารถกดใช้ได้ตลอด โดยที่ไม่ต้องค้นหาทีละครั้ง ให้เรากดไปที่ลูกศรชี้ลงแบบนี้นะคะ ด้านบนนี่ ตัว Customize Quick Access Toolbar ตรงนี้ แล้วก็ให้คลิกที่คำว่า More Commands ค่ะ พอเราคลิกคำว่า More Commands นะคะ ให้เลือกหัวข้อ Quick Access Toolbar ตรงนี้ค่ะ แล้วก็ให้ Choose commands from ก็คือให้เลือกตรงนี้นะคะ เป็น All Commands ค่ะ ซึ่งเราต้องเลือกตรง All Commands ตรงนี้นะคะ ไม่งั้นเราจะหาตัวคำสั่งที่เราต้องการไม่เจอค่ะ แล้วก็ให้เลื่อนหาเป็น Shrink One Page ค่ะ พอเราเจอปุ๊บเราก็กด แล้วก็กด Add ตรงนี้ค่ะ ให้ Shrink One Page นะคะ มันมาอยู่ตรงกล่องด้านขวาตรงนี้แล้วก็กด OK ค่ะ
ทุกคนจะเห็นว่าตรงมุมซ้ายบนตรงนี้นะคะ ตัว Shrink One Page มันก็จะมาอยู่ตรงนี้แล้วนะคะ เดี๋ยวเราจะมาลองกดดูว่ามันจะช่วยปรับข้อความที่มันเลยมา 2-3 บรรทัดนี้ให้เหลือ 1 หน้าจริงหรือเปล่า ก็ลองกดดู มันจะช่วยปรับข้อความที่มันเลยเกินมา 2-3 บรรทัดนี้นะคะ ให้เหลืออยู่ที่หน้าเดียวแบบนี้นะคะ นี่คือฟังก์ชันของมัน
ซึ่งฟีเจอร์นี้นะคะ จะทำการลด 2 อย่างหลักๆ ค่ะ นั่นก็คือ 1. ลดขนาด Font ค่ะ จะแอบลดขนาดตัวอักษรลงเล็กน้อยค่ะ ตอนแรกตัวอักษรเป็น 16 ตอนนี้มันอาจจะลดเหลือสักประมาณ 13-14 ประมาณนี้ หรือ 2. ลดระยะห่างระหว่างบรรทัด Word ค่ะ จะขยับบรรทัดให้มาชิดกันมากขึ้นนิดนึง เพื่อบีบพื้นที่แนวตั้งนั่นเอง นี่มันก็จะเข้ามาแบบนี้เลย แต่ข้อดีของมันนะคะก็คือ มันฉลาดพอค่ะที่จะลดแบบเนียนๆ ก็คือลดทีละนิดจนสายตาเราเนี่ยแทบดูไม่ค่อยออก แต่ว่ารวมๆ แล้วเนี่ย มันก็ประหยัดพื้นที่ได้เยอะ แล้วก็ดึงข้อความที่ล้นกลับขึ้นมาได้ค่ะ ซึ่งหลินแนะนำให้ใช้แค่ตอนที่มันเกินมานิดเดียว ถ้าเกินมาเยอะเนี่ย Font เวลามันบีบเนี่ย มันอาจจะเล็กเกินไปค่ะ
เทคนิคที่ 5: การสร้างจุดไข่ปลาสำหรับกรอกข้อความ
ไหนใครชอบสร้างช่องว่าง หรือเส้นปะด้วยการกดปุ่มจุดค้างไว้รัวๆ บ้างคะ นอกจากจะเสียเวลาแล้วเนี่ย พอเราเปลี่ยน Font หรือว่าส่งไปที่เครื่องอื่น เส้นมันจะยาวไม่เท่ากัน เบี้ยวไปเบี้ยวมาอีกค่ะ เดี๋ยวหลินจะพาไปดูวิธีเสกจุดไข่ปลาให้วิ่งไปหยุดตรงขอบกระดาษแบบเป๊ะๆ โดยไม่ต้องกดจุดค้าง
จะเห็นว่าตัวอย่างของหลินนะคะ ก็จะมีข้อมูลต่างๆ เนาะ ที่ต้องการจุดไข่ปลาในการกรอกข้อมูล อย่างเช่น ชื่อ-นามสกุล ให้เราลากคลุมค่ะหัวข้อที่เราต้องการสร้างจุดไข่ปลา และให้ไปดูที่แถบไม้บรรทัดด้านบนตรงนี้ค่ะ ให้เรากดไปคลิกนึงค่ะ จะเห็นว่าด้านบนนี้นะคะ จะมีตัว L เล็กๆ ขึ้นมาตรงนี้ค่ะ ให้เราลากไปสุดเลยนะคะ ว่าเราอยากจะให้จุดไข่ปลาไปสิ้นสุดตรงไหน จะให้สิ้นสุดประมาณตรงนี้ พอเราลากเสร็จเราก็กดดับเบิลคลิกตรงตัว L ตรงนี้ ให้เราไปที่หัวข้อ Leader ตรงนี้นะคะ แล้วก็ดูตรงที่เป็นจุดไข่ปลาก็คือข้อที่ 2 ตรงนี้นะคะ ก็คือจุดไข่ปลา หรือว่าเราอยากจะให้เป็นขีดแบบนี้ก็ทำได้เช่นกัน แต่ในที่นี้นะคะ หลินจะเลือกเป็นจุดไข่ปลา แล้วก็กด OK
ทุกคนจะเห็นว่ามันยังไม่ขึ้นมาให้เรากด Tab ค่ะ กด Tab ไปเลยแต่ละอันนะคะ เห็นมั้ยว่า Tab ที่เรากดไปนะคะ จุดไข่ปลาค่ะ มันจะสิ้นสุดตรงที่เราตั้งไว้ตรงตัว L ตรงนี้เลย เราก็สามารถที่จะใส่ข้อมูลกรอกข้อมูลตรงจุดไข่ปลาตรงนี้ได้เลย ซึ่งเทคนี้นี้นะคะ ก็ทำให้ทุกคนเนี่ยไม่ต้องเสียเวลาในการกดจุดค้างยาวๆ นะคะ เพื่อจะสร้างจุดไข่ปลากรอข้อมูลนั่นเองค่ะ
เทคนิคที่ 6: การตัดหลายที่วางทีเดียว
เคยมั้ยคะ เวลาทำสรุปรายงานแล้วต้องดึงเนื้อหาจากหลายๆ หน้ามารวมกัน คุณต้องคอยสลับหน้าไปมา copy หน้านั่นมาวางหน้านี้ แล้วก็กลับไป copy วนไปเรื่อยๆ เวียนหัว แถมเสียเวลามากค่ะ จะดีกว่าไหมคะถ้าเราสามารถตัดเก็บข้อความที่ต้องการไว้ก่อนได้ แล้วค่อยเอามาวางทีเดียวจบ ฟีเจอร์ลับนี้ช่วยคุณได้ค่ะ
จากไฟล์ตัวอย่างนี้นะคะ มีข้อมูลทั้งหมด 3 หน้าค่ะ เดี๋ยวหลินจะไล่เรียงให้ดูเลยแต่ละหน้า ซึ่งข้อมูลในไฟล์นี้จะเป็นข้อมูลเกี่ยวกับเรื่อง Office Syndrome มันก็จะ มีไล่ตั้งแต่เรื่องอุปกรณ์ เค้าก็จะมีเช็คลิสต์มาให้ว่ารายการอุปกรณ์นี้ควรมีคืออะไร อ่า เป็น Bullet Point ให้ ตรงนี้ หน้าที่ 2 ก็จะเป็นเรื่องพฤติกรรม หน้าที่ 3 ก็จะเป็นเรื่องการดูแลรักษา แต่จุดประสงค์ของหลินค่ะคือต้องการให้ Bullet Point แต่ละหน้านะคะ นี่อย่างเช่นรายการอุปกรณ์ที่ควรมี หน้าดูแอนด์ดอนตรงนี้นะคะ หน้าท่าบริหารตรงนี้ มารวมอยู่หน้าเดียวในหน้าที่ 4 โดยที่หลินไม่ต้องคัดแต่ละหน้าแล้วเอาไปวางทีละรอบ คือคัดรอบเดียวแล้วก็วางทีเดียวเลย
ขั้นแรกค่ะ ให้เราลากคลุมตรง Bullet Point ที่หลินต้องการนะคะ แล้วก็กด Ctrl+F3 ค่ะ ทุกคนจะเห็นว่าตรงที่หลินลากคลุมแล้วก็ Ctrl+F3 ไปเมื่อกี้ มันถูกคัดหายออกไป เราก็มาหน้าที่ 2 ต่อเลยนะคะ เราอยากจะได้ Bullet Point แค่ตรงจุดนี้ เราก็ลากคลุมเหมือนกันเลย แล้วก็กด Ctrl+F3 ค่ะ แล้วก็ไปที่หน้าที่ 3 แล้วก็ลากคลุมเหมือนเดิมค่ะ แล้วก็ Ctrl+F3 ค่ะ ทั้งหมดนี้นะคะ มันจะถูกคัดหายไปแล้ว มันจะไปอยู่ตรงไหนอ่ะ เดี๋ยวเรามาดูหน้า ที่ 4 หลินจะเอาทั้ง 3 Bullet เมื่อกี้ นะคะ ทั้ง 3 หัวข้อเมื่อกี้มารวมกันที่หน้า ที่ 4 ภายในรวบเดียว ให้กด Ctrl+Shift+F3 ค่ะ ทุกคนจะเห็นว่าที่หน้าจอหลินจะมีรายการเช็คลิสต์ Do and Done แล้ว แล้วก็ท่าบริหารรวมกันอยู่ในหน้าเดียวแบบทีเดียวเลย เราแค่กด Ctrl+Shift+F3
ซึ่งวิธีนี้นะคะ ก็ทำให้ทุกคนเนี่ยช่วยประหยัดเวลา แล้วก็สามารถนำไปปรับใช้กับงานของตัวเองได้เลยค่ะ
เทคนิคที่ 7: การฝัง Font ไปกับไฟล์
เคยเป็นมั้ยคะ อุตส่าห์นั่งเลือก Font สวยๆ จัดหน้าเอกสารอย่างดี แต่พอส่งไฟล์ให้คนอื่น Font ก็เด้งกลายเป็นภาษาต่างดาว เพราะเครื่องเขาเนี่ยไม่มี Font แบบเรา ซึ่งปัญหานี้นะคะ แก้ได้ง่ายนิดเดียวด้วยการฝัง Font แนบไปกับไฟล์เลย
เราจะยกตัวอย่างเป็น Font ที่ไม่มีในเครื่องก่อนนะคะ ในที่นี้หลินจะยกตัวอย่างเป็น Font ไอติม ซึ่งบางทีเวลาพอเราจะส่งไปให้คนอื่นที่เขาไม่มี Font ไอติมเปิด บางที Font ก็จะเปลี่ยนไปค่ะ แต่เราจะมาฝัง Font นี้นะคะ ไว้กับไฟล์ เพื่อที่เวลาคนอื่นเปิดไฟล์นี้เนี่ย แล้วเขาก็ยังจะเห็นเป็น Font ไอติมของเราอยู่ ทำยังไงนะคะ ให้เราคลิกไปที่หัวข้อ File ตรงนี้ค่ะ แล้วก็เลือกที่หัวข้อ Options ด้านซ้ายล่างตรงนี้นะคะ มันจะมีหัวข้อด้านซ้ายขึ้นมาค่ะ ให้เราเลือกที่หัวข้อ Save ตรงนี้นะคะ แล้วก็เลื่อนลงมาให้อ่านตรงคำว่า Embed fonts in the file ตรงนี้ค่ะ แล้วให้เราติ๊กถูกตรงนี้ มันก็จะมีให้เลือกอีกว่า Embed only the characters used in the document ก็คือเพื่อไม่ให้ไฟล์หนักเกินไปเนี่ย เราก็ติ๊กถูกข้อนี้เข้าไปได้ พอเราติ๊กถูกข้อนี้ปึ๊บ ไฟล์ที่เราเซฟไปนะคะ มันก็จะไม่หนักจนเกินไปเนาะ แล้วก็ให้กด OK ตรงนี้ค่ะ
พอกด OK ปุ๊บ เวลาที่เราส่งไฟล์เนี่ย ส่งไปให้คนอื่นไม่ว่าเขาจะมี Font ไอติม หรือไม่มี เขาก็จะเปิดมาแล้วเห็นเป็น Font ไอติมแบบนี้ ที่เป็นไฟล์ต้นฉบับของเราแบบนี้เลยค่ะ
เป็นยังไงกันบ้างคะ กับเทคนิคลับที่เอามาฝาก มีข้อไหนที่ดูแล้วรู้สึกว่า "รู้งี้" เนี่ยใช้นานแล้วบ้างมั้ยคะ ลองเอาไปปรับใช้กันดู รับรองว่างานเอกสารเราเนี่ยจะเสร็จไวขึ้นจนเพื่อนร่วมงานงงแน่ นอน ถ้าชอบคลิปที่มีเนื้อหาเจาะลึกแบบนี้ อย่าลืมกดไลก์ กด Subscribe เป็นกำลังใจให้ช่อง Ready Planet ด้วยนะคะ แล้วเจอกันใหม่คลิปหน้า สำหรับคลิปนี้ สวัสดีค่ะ