Mails : la méthode qui vous fait gagner 1 jour par semaine

30% de ton temps, c'est le temps que tu perds à répondre ou à trier tes mails si tu es chef d'entreprise ou cadre.

Ça veut dire quoi dans la vraie vie ? Ça veut dire 50 mails à trier chaque jour en direct ou jusqu'à 120 mails en moyenne par jour. Ça veut dire qu'en fait, on passe plus d'un jour par semaine à répondre à nos emails. C'est une perte de temps colossale, un gouffre financier.

Si tu t'es déjà connecté ou si tu as été rongé par l'envie de te connecter avant de rentrer de congé pour vider cette boîte mail et ne pas perdre en une heure tous les bénéfices des vacances, cette vidéo est faite pour toi.

Si tu ne me connais pas encore, je suis Sonia Clusé et je t'aide à intégrer l'intelligence artificielle dans ton quotidien professionnel. Sans complexité technique, sans jargon, du 100% utile, du 100% concret. Quand tu sors de cette vidéo, tu passes sur ton PC et tu mets en action.

L'intelligence artificielle, vous l'avez déjà dans votre boîte email, même si vous ne l'avez jamais activée. C'est elle qui trie vos spams, elle les détecte automatiquement, elle va détecter les emails de promotion. C'est aussi elle qui va vous faire des rappels automatiques quand vous n'avez pas répondu à un email qui attend une réponse de votre part. Vous avez déjà dû expérimenter ça.

Lorsque je réponds à un mail, donc je vais cliquer sur répondre. Ici, vous avez une petite baguette magique avec une étoile à côté. C'est le symbole qu'on retrouve à peu près partout pour utiliser une intelligence artificielle. Je vais cliquer dessus et ça m'ouvre une fenêtre de dialogue avec mon intelligence artificielle, une fenêtre tout à fait classique. J'aime beaucoup utiliser une structure très simple, c'est la suivante : en tant que [rôle], je veux que [mission] pour faire [contexte], l'objectif qu'il y a derrière ma demande. Donc, en tant que mon assistant, je veux que tu me proposes une réponse à cet email pour faire mes remerciements.

Dans un premier temps, on va faire vraiment très, très simple pour voir ce que l'IA fait de base, ce qu'elle déjà elle peut vous apporter tout simplement en dialoguant avec elle. Donc, je clique sur créer et immédiatement, il me propose une réponse. Bonjour, merci beaucoup pour ces nouveautés et toutes les améliorations apportées ce mois-ci. C'est toujours un plaisir de découvrir les avancées de mes triol. Bonne journée, Sonia. C'est vraiment déjà une réponse absolument parfaite. Si vous aviez l'habitude d'utiliser des formulaires que vous copiez, que vous alliez chercher dans vos anciens emails pour copier-coller, vous voyez que c'était très, très robotique, on faisait toujours les mêmes réponses. Alors que là, c'est de suite beaucoup plus personnalisé, mis en contexte en juste un clic.

Alors, on va recréer pour le plaisir et vous voyez qu'il me propose une nouvelle version plus complète. C'est toujours un plaisir de découvrir les avancées, notamment les mises à jour concernant les meilleurs moments LinkedIn, les mentions LinkedIn ainsi que de nouvelles fonctionnalités, les paramètres de confidentialité TikTok, et cetera. Donc là, il va carrément chercher dans le mail des éléments pour étayer la réponse. Et ici, vous avez l'option affiner. Donc, vous pouvez rendre le mail plus formel. Il va modifier le ton à la marge, développer votre propos. Donc là, il va aller un peu plus loin ou alors le raccourcir. Et ça, c'est très intéressant notamment quand on fait des brouillons d'email pour être beaucoup plus impactant et aller droit au but.

Voilà ce que je voulais vous montrer sur cette partie-là. Vous avez ici toujours accès à votre question de départ et je vous propose d'aller un peu plus loin pour faire mes remerciements et poser une question qui me donnerait une réponse me permettrait d'obtenir des informations très utiles pour mon entreprise. Je clique sur mettre à jour et il va me proposer une question. J'avais une question concernant l'étude de MRIol sur les meilleurs moments pour poster sur LinkedIn. Est-ce que cette étude inclut des données spécifiques ou des analyses sur les performances de publication des entreprises B2B ? Donc, il voit que je travaille aussi en B2B. Obtenir des informations plus détaillées à ce sujet serait extrêmement précieux pour m'aider à affiner notre stratégie de contenu sur LinkedIn. Donc là, vraiment, il va vous permettre lorsque vous avez une interaction avec une personne de relancer la discussion ou d'aller un petit peu plus loin, d'aller chercher des informations.

Autre petit point que je voulais vous montrer, vous avez ici le bouton en haut à droite pour demander à Gemini de travailler sur l'intégralité de votre boîte mail. Ici, on a regardé juste une partie, un email en particulier. Imaginez un plan d'action à partir de vos emails, mais on y reviendra plus tard.

Alors, vous allez me dire "Moi, j'ai Outlook, bon, ça se passe pareil. J'ai une autre boîte mail." Vous avez ces fonctionnalités aussi, cherchez des petites baguettes magiques. Si vous avez besoin que je fasse un focus particulier sur l'intelligence artificielle dans l'environnement Google ou l'intelligence artificielle avec Copilot dans l'environnement Microsoft, faites-moi signe, je le ferai avec plaisir.

Si vous n'avez rien de tout ça, et bien je vous invite à tout simplement copier votre email. Je le copie. Je vais dans ChatGPT où mon assistant y a préféré. Je colle le texte et je dis : "En tant que mon assistant, je veux que tu me proposes une réponse à cet email pour faire mes remerciements. Poser une question dont la réponse me permettrait d'obtenir des informations très utiles pour mon entreprise." Je pose cette même question à ChatGPT. Lui aussi va me proposer sa propre réponse avec le côté de ChatGPT beaucoup plus détendu et donc, c'est intéressant aussi de voir comment lui réagit. Petite question stratégique : parmi les utilisateurs TPE PME, quels sont selon vous les indicateurs ou les fonctionnalités les plus sous-exploitées mais qui pourraient vraiment faire une différence en termes de performance ou de visibilité ? Je cherche à optimiser mes actions sans forcément multiplier les outils. Si vous avez une ou deux recommandations, je suis preneuse et probablement pas la seule. Merci encore pour vos contenus toujours bien sentis et bon courage pour survivre à la chaleur.

Donc, il reprend en fait, vous vous souvenez, le ton du mail qui était envoyé, c'était très, très convivial. Je vais vous fermer ça pour le reprendre. Voyez, très convivial avec des petits emojis. C'est normal, c'est une notification, c'est un mail de communication. Donc, il s'adapte au ton de l'email pour proposer une réponse du même type. Et je trouve que la suggestion de questions qu'il me fait est très pertinente et très bien amenée et c'est ça que je voulais vous montrer.

Alors, on va passer au point 2. Améliorer la qualité de vos réponses d'une part et monter en compétence sur votre capacité à répondre correctement aux emails, mais surtout à mieux les comprendre, à mieux en tirer parti parce que finalement, on passe quand même un jour par semaine sur nos emails, on essaie de s'en débarrasser alors que c'est une mine d'or en termes d'information. Je vous montre ça tout de suite.

À ce stade de la vidéo, je fais une petite aparté "beautage de fesses" et je m'inclus dans le lot. En vous préparant tout ça, je me suis aperçu que nous avions des outils de gestion d'email ultra performants et nous ne les utilisons absolument pas à 100%. Alors, peut-être que déjà avant d'utiliser l'intelligence artificielle, il serait temps de se former et d'apprendre à bien utiliser les fonctionnalités existantes de type tri, classement, règles, tout ça, c'est quelque chose qui est déjà à notre disposition et y investir de 1 à 4 heures pour mettre en place dans nos boîtes email, pardon, je bafouille parce que c'est très important et ça me tient à cœur. On a déjà des outils à notre disposition. Il suffit de pas grand-chose. Mettons ça en place pour nous soulager, gagner du temps. J'ai fermé la parenthèse et passons à la partie 2.

S'améliorer, augmenter la qualité de sa rédaction de ses réponses. Vous vous souvenez, on parlait de qualité, d'aller plus loin, d'augmenter nos compétences en rédaction de mail. Ici, je vous prends un nouvel exemple. C'est une suite d'email de mise en relation et je voulais vous montrer une fonctionnalité qui, je trouve, est fabuleuse. Je fais répondre, je clique sur ma petite baguette magique qui m'ouvre mon intelligence artificielle et je vais demander à mon IA : "En, je veux que tu répondes à cet email en remerciant et en suggérant un créneau. Je laisse les coquilles parce qu'ils s'en fichent. Ça sert à rien de perdre du temps avec ça. Trois créneaux disponibles dans mon agenda." Alors, j'ai deux agendas. Donc, je vais mettre mon adresse mail et je clique sur créer. Bonjour Sarah, bonjour Édouard. Merci encore pour cette mise en relation. Suite à nos échanges sur LinkedIn, je vous propose de caler un moment pour discuter plus en détail. Voici les trois créneaux qui pourraient vous convenir basés sur mon agenda et je donne les trois dates. N'hésitez pas à me dire si l'une de ces plages horaires vous convient ou si vous préférez que nous trouvions un autre moment. Dans l'attente de nos échanges, cordialement, Sonia. C'est génial.

Usez et abusez de cette fonctionnalité. Je vous montre encore d'autres choses. Vous n'avez pas fini d'avoir des surprises.

À ce stade, je fais une autre aparté qui me semble importante et qui me tient particulièrement à cœur. Apprendre à utiliser une intelligence artificielle, ça n'est pas comme apprendre à utiliser un logiciel. Ce n'est pas un logiciel, ce n'est pas Excel, ce n'est pas Word, ce n'est pas un tableur ou quelque autre logiciel métier que vous utilisiez quotidiennement. Vous n'avez pas des recettes préétablies. Vous n'avez pas des chemins par lesquels il faut absolument passer pour avoir un résultat. Ce n'est pas un environnement avec des règles strictes. OK ? Vous pouvez utiliser des prompts très bruts que vous allez trouver partout sur les réseaux sociaux qui sont très bien. J'aime beaucoup user et abuser de ça. Ce n'est pas un souci pour moi. En revanche, ça ne doit pas vous faire oublier qu'une intelligence artificielle, ça s'éduque. Vous devez l'éduquer, vous devez échanger, vous devez tester petit à petit toutes les fonctionnalités. Si vous utilisez ChatGPT, Perplexity, Claude, peu importe, une IA pour gérer vos emails, pour vous aider à avancer sur vos emails, et bien il faut lui donner de la matière, il faut mettre votre pâte, il faut l'habituer à votre style. Donnez-lui vos emails, préparez des brouillons. Demandez-lui de challenger vos propres brouillons. Travaillez à éduquer votre intelligence artificielle et c'est là qu'elle va devenir efficace. Il faut compter vraiment pour qu'elle soit vraiment efficace et qu'elle réponde à vos besoins, une éducation de deux semaines en fonction de la quantité de matière que vous lui donnez pour qu'elle avance avec votre style, qu'elle réponde en fonction de vos critères, de vos exigences et c'est là qu'elle va vous apporter énormément de plus-value.

J'aimerais qu'on aille un tout petit peu plus loin ensemble. Lorsque vous recevez un email dont le ton n'est pas complètement clair, que vous aimeriez creuser, je vous invite à faire un petit exercice le plus régulièrement possible et c'est là qu'on va s'améliorer. Je vais copier-coller une réponse fictive mais qui représente quand même bien ce qu'on peut recevoir. "Merci pour votre retour. Compte tenu des délais évoqués, nous devons revoir notre proposition initiale. Tenez-moi informé." En fait, c'est assez vague. On sent qu'il y a un petit truc qui les agace. On voit pas trop. On sait pas où aller. Donc, je vais simplement demander à ChatGPT : "Analyse le ton de ce message. Y a-t-il des signaux faibles ? Quelle est l'intention implicite ?" Et l'IA va nous permettre d'avoir un peu plus d'éléments, de regarder, de nous aider à lire entre les lignes. Et en faisant ça régulièrement, on va apprendre avec des techniques tout à fait reconnues à affiner notre lecture des messages.

Et il dit que le ton est professionnel et concis, neutre, légèrement distant, absence d'engagement affectif, d'éléments chaleureux. C'est un ton plutôt fermé, aucune ouverture vers une solution collaborative immédiate. C'est ferme mais pas agressif. Effectivement, le "nous devons revoir" indique une position plutôt arrêtée sans invitation au dialogue. Il va passer aux signaux faibles à détecter. Franchement, c'est quand même super. Prenez un de vos mails, un mail d'un collègue, d'un client, d'un partenaire, d'un prestataire sur lequel vous sentez qu'il y a quelque chose qui vous échappe et faites ce test-là et vous me mettez en commentaire si ça vous a plus aidé. Je trouve ça extrêmement intéressant.

Donc, la seconde partie qu'il me donne, ce sont les signaux faibles. Il me dit que c'est une formulation impersonnelle mais non négociable. Il ne s'agit pas d'un souhait, c'est plutôt une décision qu'ils ont prise. Ils ne présentent pas de reformulation. Ça laisse entendre que la personne considère ce délai comme trop long ou problématique sans le verbaliser explicitement. Et le "tenez-moi informé", c'est un message passif. Il remet la responsabilité sur l'autre sans proposer d'alternative ni d'échéance. Ce n'est pas un appel au dialogue, c'est une sortie élégante.

Les intentions implicites possibles. Alors, il y a attention, ça n'a pas vocation à vous sortir la vérité vraie. Gardez votre esprit critique. Là, l'exercice que je vous amène à faire, c'est utiliser l'IA pour ouvrir vos chakras pour essayer de voir qu'elle peut apporter bien autre chose qu'un simple résumé d'email ou une réponse un peu bête et méchante. Donc, lisez bien tout ça. Il nous fait un résumé à la fin et il nous propose de rédiger une réponse qui va relancer la conversation sans être insistant. Et ça, c'est très intéressant parce que vous avez vu, il nous explique, on l'avait bien senti, il met des mots sur quelque chose qu'on avait senti. La porte vient de nous être claquée sur le bout du nez et il faut qu'on trouve un moyen d'en sortir. Et plutôt que de passer six heures à réfléchir à comment je vais faire, il me propose ici trois variantes qui sont très intéressantes. Donc, une relance douce et ouverte, une reformulation avec une relance proactive, une reformulation plus un appel stratégique et des petites instructions. Bah quand tu... Merci pour votre retour, je comprends que les délais évoqués nécessitent une adaptation. De mon côté, je peux tout à fait retravailler une version plus réaliste en phase avec votre calendrier. Souhaitez-vous que je vous envoie une nouvelle proposition ajustée ? Et il nous donne un petit tips : quand vous l'utilisez, si vous voulez relancer avec initiative sans paraître insistant en montrant que vous êtes force de proposition. Là, il y aurait quand même quelques petites touches à apporter pour que cette réponse soit particulièrement efficace, mais quand même, ça nous évite de passer par la page blanche et ça nous donne quand même trois alternatives très intéressantes. Je vous laisserai faire des pauses sur la vidéo pour les regarder, mais franchement, je trouve que c'est un outil extrêmement intéressant pour monter soi-même en compétence petit à petit sur tout ce qui est interaction au travers de l'écrit.

N'hésitez pas de lui, et je le fais régulièrement et c'est très intéressant aussi, je lui copie-colle des réponses que j'ai données et je lui demande d'utiliser trois méthodes d'analyse de correspondance email pour évaluer la pertinence de mes réponses, les côtés positifs et les axes d'amélioration. Et petit à petit, ça me permet aussi moi d'apprendre et de ne pas bêtement copier-coller dans ma boîte mail une réponse qui aurait été pré-machée par l'IA. Ce n'est absolument pas le propos ici.

Maintenant, vous commencez à me connaître et à le savoir. Avant d'automatiser quoi que ce soit, j'aimerais que vous vous posiez trois questions. Première question : Est-ce que je peux classer 80% de mes emails dans des catégories claires ? Deuxième question : Est-ce que j'ai des modèles de réponse bien définis pour chacune de ces catégories ? Troisième question : Est-ce que je sais transmettre à l'IA ma façon d'écrire, mes exceptions, mes exigences ? Si ce n'est pas le cas, vous allez perdre du temps et de l'argent et probablement aussi de la crédibilité parce que si vous envoyez une mauvaise réponse à 120 personnes en automatique, c'est votre image qui en prend un sacré coup. Et je ne vous parle même pas des bugs parce qu'une automatisation, ça peut s'arrêter sans prévenir et si vous n'avez pas un développeur sous la main ou un bon contrat de maintenance, vous êtes vraiment seul face à l'erreur.

Alors, avant de faire appel à un développeur pour vous automatiser la gestion des mails, pour vous créer un agent IA qui vous dépile tous les mails, moi ce que je vous conseille, tant que vous n'avez pas vraiment des routines bien carrées, bien spécifiées, je vous conseille de cliquer là dans votre boîte email en haut à droite. Moi, je demande à Gemini, mais si vous êtes dans Outlook, en haut à droite, vous avez Copilot et vous pouvez tout simplement lui demander de vous expliquer : "Explique-moi comment créer des règles pour me classer automatiquement mes emails par catégorie." En fait, faites ces premières étapes, reprenez les trois questions que je vous ai données et demandez-vous comment j'atteins déjà cette étape-là : classer mes emails par catégorie, avoir des réponses type, trouver vos règles, trouver vos exceptions, trouver vos exigences. Quand ça, c'est prêt, vous donnez ça, vous donnez vos catégories, vos templates, vos règles, vos exigences, vos exceptions à ChatGPT et il va vous expliquer comment on pourra automatiser.

Si vous voulez que je vous fasse une vidéo spéciale automatisation avec Make, Zapier, N8N, enfin un outil no-code par exemple d'automatisation, mettez-le-moi en commentaire, je le ferai avec grand plaisir. Voilà, je ne veux pas, en fonction de votre avancement, être à rentrer dans des explications un peu plus compliquées. Donc, si vous en avez besoin, vous me mettez en commentaire et sinon, je continue.

Donc là, Gemini, Copilot, peu importe, va m'expliquer pas à pas comment créer des règles pour bien ranger ma boîte mail et la rendre beaucoup plus efficace. Donc, n'hésitez pas à suivre ces instructions. Si vous ne comprenez pas, n'hésitez pas à lui dire : "Je suis débutant, explique-moi pas à pas le point 3 par exemple." Alors, je sais pas s'il y avait de 1.3 d'ailleurs. S'il y avait... Oui. Donc, il va vous donner encore plus de détails et vous permettre voilà, petit à petit, de créer déjà vos règles à l'intérieur de votre boîte email. C'est un guide que vous avez sur la même fenêtre. Donc, c'est très facile après de suivre les instructions pas à pas. Donc, vraiment, utilisez ça. C'est très, très puissant aussi comme outil. Vous avez une intelligence artificielle qui comprend le contexte de votre écran et qui va vous donner des instructions en fonction de ce que vous avez à l'écran.

Si ce contenu vous a été utile, n'hésitez pas à me laisser un pouce, un commentaire, voilà, des encouragements pour faire que cette chaîne vive. Et n'hésitez pas non plus à vous abonner. La semaine prochaine, on va parler de l'IA pour aider à entreprendre, à gérer une activité. Je vous dis à très bientôt et n'hésitez pas à vous abonner.