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Hola y bienvenidos a EduProgramas. En este tutorial veremos cómo usar fórmulas y funciones en Excel, así como también sabremos cuál es la diferencia entre ellas. También veremos las funciones más básicas y comunes que se usan, las cuales te vendrían muy bien, sobre todo si eres principiante en Excel o si es que aún no logras entender muy bien en cómo usarlas.
Muy bien, empecemos. Tenemos este pequeño conjunto de datos donde vamos a realizar algunos cálculos matemáticos. En primer lugar, veremos las fórmulas, empezando por la suma. En Excel, cuando aplicamos fórmulas, debemos empezar colocando el símbolo igual, y podemos empezar a realizar nuestra operación o cálculo matemático. Por ejemplo, ponemos 10 + 10 y para ver el resultado presionamos enter. En la celda vemos el resultado y en la barra de fórmulas vemos la fórmula que se realizó para obtener dicho resultado. Presionamos escape para salir de la edición de la fórmula.
Podemos editar la fórmula de tres formas. Una de ellas es dando clic en la barra de fórmulas y acá podemos modificar la operación. La otra forma es dando doble clic en la misma celda, o podemos también presionar la tecla F2. Podemos efectuar las operaciones matemáticas que frecuentemente usamos. Además de sumar y restar, podemos también calcular productos y divisiones, así como también podemos combinarlas. Para multiplicar usamos el asterisco y para dividir usamos la barra diagonal. Además, podemos usar paréntesis dentro de la operación que hagamos.
También podemos hacer operaciones usando referencias de celdas. Ponemos igual y podemos seleccionar con el mouse o también con las teclas de dirección las celdas que queremos sumar. Por ejemplo, quiero sumar estas tres celdas y presiono enter. Si damos clic dentro de la fórmula, podemos ver que se resaltan las celdas que se han usado en esta fórmula, y cada una con un color distinto. Y todo esto es dinámico. Si cambia el valor de una de las celdas, entonces el resultado se actualiza automáticamente porque está con fórmula.
Ahora, ¿qué pasaría si nos piden que sumemos todo este rango de celdas? ¿Tenemos que usar el símbolo más para todas las celdas? Pues no sería lo más adecuado, ¿verdad? En este caso es donde debemos recurrir a las funciones. Las funciones son fórmulas predefinidas por Excel, las cuales realizan estos cálculos de una forma más fácil y rápida. Por ejemplo, para sumar todo este rango de celdas usamos la función suma. Al igual que las fórmulas, para usar funciones empezamos colocando el símbolo igual y escribimos suma. Nos muestra una serie de funciones que contienen esa palabra, pero lo que deseamos es usar solo la función suma.
Vemos que al costado de la función nos aparece una pequeña descripción de lo que hace esta función. Para seleccionarla, le podemos dar doble clic o también presionar la tecla tabulador. Al hacerlo, nos abre un paréntesis. Estos argumentos nos indican que podemos sumar seleccionando diferentes celdas. Primero, digamos que quiero sumar solo la primera y la última celda, entonces las seleccionamos separadas por una coma o punto y coma, dependiendo del sistema de tu computadora, y luego presionamos enter.
Pero habíamos dicho inicialmente que queríamos sumar todo este rango de celdas. Por lo tanto, no vamos a estar seleccionando las celdas una por una, sino que en este caso lo mejor sería seleccionar todo el rango de celdas. Cerramos paréntesis y enter, y así hemos calculado rápidamente la suma de todas estas celdas.
Otra forma de llamar o usar las funciones es dando clic en este icono que dice "Insertar función". Acá podemos buscar la función que queremos usar. Por ejemplo, ponemos suma, la seleccionamos y acá nos muestra información más detallada sobre los argumentos que se usan en esta función. Si necesitamos más información sobre cómo usar esta función, podemos dar clic en "Ayuda sobre esta función", la cual nos dirige a la página de soporte de Microsoft, el cual sirve como una guía teórica y práctica sobre el uso de las funciones y muchas cosas más.
Regresando nuevamente a Excel, desde acá también podemos seleccionar el rango que queremos sumar, aceptar, y así también obtenemos el resultado. Bien, les había dicho que para empezar a escribir una fórmula debemos escribir el símbolo igual, pero Excel también nos permite usar el símbolo más para empezar a escribir una fórmula o función. Como pueden ver, realiza el cálculo y arroja el mismo resultado. Esto es debido a que antes se hacía de esta forma en un programa antiguo llamado Lotus 123, que también era una hoja de cálculo, y Excel tiene compatibilidad con ello, es por eso que también lo permite, pero lo recomendable es utilizar el símbolo igual.
Conforme ustedes vayan teniendo mejor práctica, van a encontrar formas más rápidas de efectuar este cálculo. Por ejemplo, hay un atajo para calcular la suma rápidamente, el cual es usando las teclas Alt + Igual. Al hacerlo, Excel detecta que valores o celdas son las que quiero sumar, y si estoy conforme con ello, presiono enter. Este atajo también se puede aplicar de forma horizontal. Al costado de esta columna voy a colocar más números. Ahora, si de este lado presiono Alt + Igual, me detecta que quiero sumar los valores que se encuentran a la izquierda, enter.
Lo genial de usar fórmulas o funciones es que podemos aplicarlas rápidamente a las demás celdas adyacentes solo con arrastrarlas. Por ejemplo, he aplicado la suma de las dos primeras celdas de la izquierda, ahora quiero hacer lo mismo para las demás celdas. Entonces, ubicamos el cursor en la esquina inferior derecha de la celda hasta que nos aparezca esta cruz negra y, manteniendo presionado el clic, lo arrastramos hacia abajo. Otra forma de hacerlo en vez de arrastrarlo es solamente dando doble clic en el mismo lado y así aplica la misma fórmula hasta la última celda adyacente. Lo podemos arrastrar también de forma horizontal.
Hasta ahora estamos comprendiendo mejor la diferencia entre fórmulas y funciones, aunque tienen cierta similitud. Voy a borrar esto primero para mostrarles con un ejemplo. Digamos que quiero calcular la comisión, el cual es el 5% de este total de ventas. Edito la fórmula donde a esta suma le multiplico por el 5%. Bien, todo esto viene a ser la fórmula, donde dentro de ella hemos usado la función suma, al cual le hemos multiplicado por el 5%. Por lo tanto, una fórmula puede estar compuesta por funciones.
En conclusión, una fórmula permite realizar cálculos matemáticos personalizados, mientras que las funciones son fórmulas predefinidas por Excel y están compuestas por argumentos. Teniendo una mejor comprensión de ello, sigamos viendo más funciones. Esta primera sería la suma, y borramos el 5% de esta operación.
Ahora veamos cómo calculamos el promedio. Al igual que la función suma, existe también la función promedio. Colocamos igual, promedio, y la seleccionamos con la tecla tabulador, y acá seleccionamos el rango de celdas. Quiero obtener el promedio de todas estas celdas, cerramos paréntesis y enter. Ahora, desde la barra de fórmulas, podemos modificar el rango. Digamos que quiero el promedio solo desde la B2 hasta la B5, entonces acá podemos movernos con las teclas de dirección para modificarla, enter.
Al hacer esto, me aparece este icono donde me advierte de un posible error, y esto es porque Excel nos avisa que estamos omitiendo celdas adyacentes porque no hemos considerado todo el rango, sino solo hasta la B5. Si actualizamos la fórmula para incluir las celdas, entonces vemos que ahora incluye el rango hasta la B8. Así que hay que tener esto en consideración cuando usemos fórmulas.
Siguiendo con más funciones, ahora veamos dos funciones muy útiles en Excel, las cuales son para calcular el valor máximo y mínimo de una lista de valores. Colocamos igual, y para devolver el valor máximo usamos la función Max. Quiero obtener el valor máximo de todo este rango, enter. El valor máximo le corresponde a cocinas. Ahora, para calcular el valor mínimo, usamos la función Min, seleccionamos el mismo rango, y ahí lo tenemos.
Un dato importante: hemos calculado hasta ahora la suma, el promedio, el valor máximo y mínimo de este rango de celdas, pero estos resultados los podemos ver también rápidamente en la barra de estado. Estos resultados son los mismos que hemos obtenido usando fórmulas. En la barra de estado podemos agregar otros cálculos también. Por ejemplo, no nos muestra el valor mínimo. Para agregarlo, le damos clic derecho y acá solamente activamos la opción llamada "Mínima". Ahora podemos ver también el valor mínimo de este rango.
Ahora contemos cuántos números hay en este rango. Para ello utilizamos la función Contar. Esta nota me dice que esta función cuenta el número de celdas de un rango que contienen números. Eso es lo que quiero saber, y selecciono todo este rango. Vemos que en este rango hay siete números. Ahora quiero contar el número de productos. Usemos la misma función. No funciona, ¿por qué? Habíamos dicho anteriormente que esta función cuenta el número de celdas de un rango que contienen números, pero estas celdas contienen texto. Por lo tanto, debemos usar otra función, y esa es la función Contara, la cual me indica que cuenta el número de celdas no vacías de un rango, lo cual significa que puede contar números y también texto, con tal que no esté vacía. Tenemos siete productos como resultado. Si colocamos en este rango un número, pues también lo cuenta, no lo cuenta solamente cuando dejamos la celda vacía.
La última función que vamos a ver y que también es muy útil es la función Concatenar. Tenemos esta lista de nombres y apellidos, cada una en una columna distinta, y nos piden en nuestro trabajo que en otra columna coloquemos el nombre completo de cada uno de ellos. Tenemos varias formas de hacer esto. Una de ellas es usando una antigua función llamada Concatenar. A través de esta función podemos unir varios elementos de texto en uno solo. El texto uno es el nombre, el texto dos es el apellido paterno, y el tercer texto es el apellido materno. Hemos unido los tres textos en uno solo, pero hay un pequeño problema, y es que quiero colocar un espacio entre cada uno de ellos para que no se vea todo junto. La solución es muy simple: este espacio lo vamos a colocar entre cada uno de estos textos. Después del nombre, el cual es la celda A2, es decir, después del primer argumento, colocamos entre comillas un espacio y luego el separador coma o punto y coma, según el sistema de tu computadora, como les había mencionado anteriormente, para pasar al siguiente texto. Y después del apellido paterno tiene que ir otro espacio, y luego enter. Finalmente, lo arrastramos a las demás celdas y listo.
Pero hay una función más nueva que reemplaza la función Concatenar, y es la función Concat. Esta función prácticamente hace lo mismo que la función Concatenar, con la diferencia que Concat puede unir todo un rango de celdas, mientras que Concatenar no lo puede hacer. Ahora, si deseas colocar espacios entre los textos usando la función Concat, lo puedes hacer de la misma forma como lo hemos hecho con la función Concatenar.
Aparte de estas dos formas de concatenar o unir textos, podríamos hacerlo también con una función más potente llamada Unircadenas, también se puede hacer utilizando el símbolo Ampersand, o incluso con Relleno rápido. Por cierto, si te gustaría saber cómo usar esta increíble herramienta llamada Relleno rápido, te dejo en la parte de arriba el enlace del video para que sepas de qué se trata y puedas aprovecharla al máximo.
Y ya para culminar este tutorial, quería comentarles que hay otra forma alternativa para realizar estas operaciones matemáticas básicas en caso de que no se sientan a gusto utilizando funciones. En la pestaña Inicio, en el grupo Edición, en este icono de suma, si lo desplegamos, vemos que contamos con estas funciones básicas, las cuales podemos ejecutarlas desde aquí. Si queremos aplicar la suma, la seleccionamos y vemos que solito detecta el rango de celdas que quiero sumar. Si el rango es correcto, presionamos enter. Como puedes ver, ya no es necesario que escribas la fórmula. Ahora calculamos el promedio, pero el rango debe ser desde la B2 hasta la B8, así que solo lo modificamos. Y podemos hacer lo mismo para calcular el máximo, el mínimo y también para contar números. Estas mismas opciones las puedes encontrar también en la pestaña Fórmulas, así que tienes diferentes alternativas para poder efectuar estos cálculos en Excel.
Bueno, esta ha sido nuestra introducción al amplio tema de fórmulas y funciones en Excel. En este tutorial hemos visto las funciones más básicas, pero más adelante iremos publicando más videos sobre funciones más complejas con ejercicios reales para que los uses y domines en tus labores diarias al usar Excel. Espero que te haya servido este tutorial. De ser así, no te olvides de darle like, suscríbete para que no te pierdas ninguno de nuestros tutoriales y comparte este video con otras personas que les pueda servir. Gracias por ver y nos estamos viendo en un próximo video.