Transcription
Вы когда-нибудь чувствовали, что ваш бизнес растет, но почему-то управлять им становится в 10 раз сложнее? Что ж, я помог десяткам владельцев бизнеса с шестью, семью и восемью цифрами систематизировать свой бизнес так, чтобы он работал без них. И всегда есть четыре основные области, которые создают хаос. Но как только мы их исправим, масштабирование станет простым. Итак, в этом видео я покажу вам точную четырехкомпонентную систему, которую я использую в selfmastery.co, чтобы любой бизнес был организован и готов к быстрому масштабированию без хаоса, тушения пожаров или стресса. Итак, для начала, давайте исправим первый столп, потому что это то, что я вижу сломанным почти в каждом бизнесе. Думайте о своем бизнесе как о серии связанных процессов. Они могут представлять важные задачи, работу с клиентами, счета или что-либо еще. И, конечно же, эти процессы должны выполняться, чтобы ваш бизнес работал и рос. Но как вы думаете, что происходит, если у вас есть два человека, которые могут выполнять каждый процесс? Вы бы подумали, что это гарантирует, что он будет выполнен, но на самом деле это означает, что он не выполняется. Теперь, как это происходит? Есть история, которая прекрасно объясняет почему. Была важная работа, которую нужно было сделать, и все были уверены, что кто-нибудь ее сделает. Любой мог бы это сделать, но никто не сделал. Кто-то разозлился из-за этого, потому что это была работа каждого. Все думали, что любой может это сделать, но никто не осознавал, что все не будут этого делать. В итоге все обвинили кого-то, когда никто не сделал того, что мог бы сделать любой. И именно это происходит в большинстве бизнесов. Никто не берет на себя ответственность, потому что каждый предполагает, что это сделает кто-то другой. Это означает, что в бизнесе ничего не продвигается вперед. Сроки срываются. Клиенты остаются в неведении. И весь бизнес построен на хаотичном фундаменте. Вы в конечном итоге держите всех за руку, чтобы убедиться, что они делают вещи. Вот как это исправить. Так что дела действительно делаются без вашего микроменеджмента каждого шага и, вы знаете, держания всех за руку. Что вы хотите сделать, так это наметить ваши системы, определив основные функции вашего бизнеса, которые обычно включают маркетинг, продажи, операции и финансы. Их может быть больше, в зависимости от вашего бизнеса, а затем цель каждой функции. Например, у продаж есть цель превратить лидов в клиентов. Затем перечислите каждую задачу, которая происходит в вашем бизнесе. Определите ее цель и сопоставьте ее с нужной функцией. Затем упорядочите их в логическом порядке, в котором они происходят. Затем вы хотите перечислить каждого члена команды, которого у вас есть, и назначить одного человека ответственным за каждый процесс и систему в бизнесе. Теперь один человек может быть ответственным за несколько вещей. Но каждая вещь может иметь только одного ответственного за нее. В противном случае вы окажетесь в ситуации, когда все обвиняют кого-то другого, и ничего не делается. Что подводит нас ко второму столпу. И это самая большая причина, по которой вы чувствуете стресс в повседневной работе вашего бизнеса. Видите ли, у одного из моих прошлых клиентов была команда примерно из семи человек. Каждый из них был занят. Вы знаете, Slack постоянно звенел. У каждого был полный список дел каждый день недели. Были встречи и все остальное. Но при этом ничего на самом деле не улучшалось, потому что некоторые проекты застревали, некоторые сроки сдвигались, а некоторые задачи просто полностью игнорировались. И это происходило неделя за неделей. Именно тогда я понял, что у них не было проблемы с производительностью. У них была проблема с ясностью, где не было четкого способа управлять задачами и расставлять их по приоритетам, что означало, что важные задачи оставались позади, вызывая стресс, а неважные задачи каким-то образом получали приоритет, вызывая пустую трату времени. Теперь, как мы это исправили, это была супер простая система управления задачами. Так что позвольте мне показать вам ее, потому что, знаете, большинство людей сильно усложняют это и портят, и используют самое сложное программное обеспечение, которое они могут найти. Вам это не нужно. Хорошо. Первый шаг прост. Вам нужно установить правило, что все задачи должны иметь конкретный результат и должны быть разбиты на то, что можно сделать за 1-2 часа. Например, слишком часто я вижу такие задачи, как "работать над веб-сайтом". Что? Работа над веб-сайтом — это такая большая, широкая задача, что вы будете чувствовать себя подавленным, потому что у вас нет ясности в том, что именно вам нужно сделать, и это может занять 12 часов работы. Так что вы будете раздражены тем, что не смогли выполнить ее за 1-2 часа, которые вы выделили, и вы не сможете вычеркнуть эту задачу. В то время как задача, такая как "составить основной лендинг", конкретна. Вам нужно ее составить, и это то, что вы можете сделать за, знаете ли, один-два часа. Поэтому, если задача не конкретна или не может быть выполнена за 1-2 часа, разбейте ее на ряд более мелких задач, которые могут быть выполнены за 1-2 часа и которые конкретны. Второй шаг — иметь все задачи, записанные в одном месте. Не имейте задач, записанных в пяти разных местах. Это рецепт хаоса. Имейте все ваши задачи, записанные в одном месте. Будь то Google Docs, Google Sheets, ClickUp, Notion, что бы вы ни использовали. Третий шаг — назначить сроки для каждой задачи, потому что если нет срока, задачи будут просто отодвигаться и отодвигаться, и в конечном итоге никогда не будут выполнены. Четвертый шаг действительно поможет вам, если вы не очень хорошо предсказываете, сколько времени займет задача. Потому что четвертый шаг — работать в порядке. Каждая задача, которую вам нужно выполнить, будь то сегодня или в течение следующего месяца, должна быть перечислена в порядке от ближайшей до самой дальней даты выполнения. И вы должны работать по этому списку, работая только над одной задачей, пока она не будет завершена. Так что вы не можете работать над третьей задачей, пока вторая не будет закончена. Очевидно, вы делаете все возможное, чтобы выполнить каждую задачу к ее сроку, но работа в порядке просто будет держать вас на пути, даже если вы не очень хорошо, знаете ли, оцениваете сроки. И это также поможет вам сосредоточиться, потому что вы не беспокоитесь о том, стоит ли мне делать эту задачу сейчас или позже. Нет, вы просто работаете в порядке. Пятый шаг — ответственность. Каждая задача должна иметь одного ответственного за нее человека. Это должно быть довольно очевидно, как только вы наметите свои системы, потому что если вы отвечаете за процесс написания вашей еженедельной рассылки, то вы отвечаете за задачи, связанные с планированием, написанием и, возможно, планированием этой рассылки. Таким образом, каждый знает, кто чем занимается. Шестой шаг — рабочий процесс. Опять же, это должно быть довольно очевидно, как только вы наметите свои системы, но каждая задача должна иметь четкий рабочий процесс, который следует для выполнения задачи, как SOP. Но у нее также должен быть четкий способ передачи задачи, если это необходимо. Например, если вы пишете свою рассылку, у вас должен быть рабочий процесс для этого в SOP. Но скажем, вы поручаете своему ассистенту запланировать рассылку для вас. Тогда вам нужен способ сообщить им, что рассылка готова к планированию. Как вы это сделаете, очевидно, будет зависеть от того, что вы используете для управления своими задачами, программное обеспечение и т. д. Но если вы не исправите третий столп, то все остальное пойдет насмарку, и ваш бизнес просто утонет в хаосе. Видите ли, я постоянно получал сообщения от моей команды и моих клиентов в Slack, WhatsApp или по электронной почте. И каждый раз, когда одно из них приходило, я чувствовал этот толчок, это желание ответить мгновенно, потому что в моей голове это было хорошее руководство и обслуживание. Если у кого-то была проблема, я бросал все и решал ее. Или если у клиента был вопрос, я отвечал. Так что меня постоянно тянули во все стороны, и это казалось таким чертовски хаотичным. Но чего я не осознавал, так это то, что каждый раз, когда я это делал, я на самом деле подпитывал хаос. Например, я бросал глубокую работу, которую делал, терял концентрацию, отвечал на сообщение, уходил в кроличью нору, затем смотрел на часы и полностью выбивался из графика. Затем мне приходилось выяснять, наверстать ли упущенное или двигаться дальше. И прежде чем я успевал решить, приходило еще одно сообщение. Это был хаос, верно? Именно тогда я понял, что то, что я считал хорошим руководством — быть доступным 24/7, на самом деле было ужасным руководством, потому что я приучал свою команду зависеть от меня, делая все для них, вместо того, чтобы позволять им думать самостоятельно. Итак, вот как я это решил. Во-первых, я упорядочил общение с моей командой и клиентами, чтобы оно велось только через один канал. Таким образом, все было в одном месте, и, знаете ли, не было 100 разных мест, за которыми мне приходилось бы следить. Затем я сделал так, чтобы я отвечал на сообщения и электронные письма и т. д. только в установленное время. Итак, я выбрал два 30-минутных блока в 12:00 и 17:00. Таким образом, никто никогда не оставался на слишком долго, но при этом я мог сосредоточиться на работе, которую делал, и меня не отвлекали все время и не сбивали с графика. Кроме того, это также означает, что ваша команда сначала будет выполнять более сосредоточенную работу. Они также проявят инициативу, и вместо того, чтобы ждать 5 часов, пока я решу проблему, они на самом деле сделают это сами. Затем я прояснил своей команде, что если у них есть какие-либо проблемы или вопросы, которые, знаете ли, кто-то хотел бы мне задать, они должны проверить соответствующий SOP для ответа, потому что он, вероятно, есть, и это означает, что мы оба экономим время. Но если в SOP не было ответа, они могли написать мне. Однако они должны были следовать правилу "один-три-один", где они писали мне с одной проблемой, тремя возможными решениями и одной рекомендацией. Таким образом, мне легче, потому что, скорее всего, их рекомендация — это правильное решение. Обычно им просто нужно разрешение на это. Но это также поощряет инициативу, потому что, как только они приходят к рекомендации, часто они просто понимают: "О, это правильное решение. Я сделаю это". И если решение не было в SOP, оно добавляется в SOP. Таким образом, проблема решается навсегда. Теперь эти три столпа имеют решающее значение для организации вашего бизнеса и его ведения без хаоса. Но если вы хотите, чтобы ваш бизнес рос без хаоса, головной боли и стресса, вам нужно исправить эту четвертую область. Видите ли, ваш бизнес похож на конвейерную ленту, которая проходит через пять разных машин. Теперь представьте, что все работают усерднее, чем когда-либо, но выход на конце линии после последней машины, знаете ли, не изменился, не вырос. Что делают большинство владельцев бизнеса? Они заставляют машины работать усерднее. Они вкладывают больше времени, больше людей, больше предложений, больше усилий, полагая, что больше каким-то образом равно лучше. Но если вы действительно уделите минуту, чтобы посмотреть на машины, вы увидите, что одна машина застряла. Это означает, что все, что производят машины до нее, накапливается перед этой сломанной машиной. А все машины после нее голодают. Они ждут большего, с чем можно работать. Так что, как бы усердно вы ни заставляли работать другие машины, линия не будет двигаться быстрее, чем эта сломанная машина. И именно так работают большинство предпринимателей. Они реактивно исправляют все, что кажется сломанным на этой неделе, и принимают решения о том, что исправлять и как исправлять, основываясь на эмоциях и догадках. Поэтому, конечно, рост кажется хаотичным, поскольку вы не совсем уверены, правильно ли вы поступаете, или вкладываете ли вы усилия в правильное решение или проблему, потому что, ну, вы угадываете, и вы не можете вести бизнес на эмоциях или чувствах. Хорошо, это не работает. Это гарантированный путь к провалу и хаосу. Итак, позвольте мне показать вам, как это исправить, принимая каждое решение на основе данных, а не эмоций. Итак, вы хотите создать оценочный лист, где вы отслеживаете данные для каждой системы. Затем вы хотите анализировать эти данные каждую неделю, и вы обнаружите, что есть одна метрика в этих данных, которая ограничивает каждую другую метрику. Чтобы рост ощущался организованным, а не хаотичным, вы хотите следовать теории ограничений, где вы полностью сосредоточены на исправлении этой одной ограничивающей метрики, пока она не будет исправлена. Затем вы определяете следующее ограничение или узкое место и повторяете, используя данные для принятия решений о том, что исправлять, как исправлять и сработало ли решение. Таким образом, вы не угадываете. Нет хаоса, и вы можете быть организованы в том, как вы растете, и структурированы в том, как вы растете. Так что, скажем, если вы исправите эти четыре области, ваш бизнес наконец-то будет организован и будет работать как настоящий бизнес. Конечно, все это зависит от вашей способности отслеживать свои данные и выявлять ограничения в вашем бизнесе и принимать решения на основе объективной реальности, на основе данных. Итак, нажмите на это видео на экране прямо сейчас, и я покажу вам точно, как это сделать.