Webinar - Ottimizza il controllo di gestione dello Studio Legale con Quantum

Ok, direi che possiamo iniziare. Io sono Alessandro Piazza, vi do il benvenuto a questo webinar abbastanza particolare nel suo genere, perché è un argomento molto, molto interessante e molto importante per gli studi legali. Quali sono gli obiettivi di questo webinar? E per chi ha già seguito alcuni nostri seminari online, riconoscerà che siamo a volte abbastanza ripetitivi su quello che ci prefiggiamo come raggiungimento, come traguardo alla fine del webinar.

Perché da un lato c'è la volontà da parte nostra, da parte di Necte, di condividere tutto un certo tipo di mondo di sapere, di conoscenza che riguarda anche il rapportarci da diversi anni, da moltissimi anni con gli studi legali. Quindi vedere un po' quello che succede in Italia, dal punto di vista nazionale, nella crescita degli studi legali e in alcuni casi, in altri casi no. Ci troviamo di fronte a quelle che sono delle mancanze e quindi con questo webinar desideriamo arginare in qualche modo queste mancanze e queste difficoltà.

Tra la consapevolezza, la comprensione e la conoscenza, ovviamente c'è tanta carne al fuoco e quindi cercheremo di colmare un po' questo buco che, in questo momento, crediamo ci sia all'interno di alcune strutture legali. E il tutto, ovviamente, cercando di enfatizzare certi aspetti che riteniamo importanti per l'ottimizzazione del controllo di gestione di uno studio legale. Io cercherò di non oltrepassare 15 minuti, quindi provo a promettervi, anche se non si provano mai le promesse, ma cercherò di rimanere sul quarto d'ora. E dopo di me ci sarà una spiegazione un po' dettagliata di come potrebbe funzionare un mondo che cerca di raggiungere appunto questa ottimizzazione del controllo e della gestione.

E lo facciamo partendo da alcuni presupposti, da soprattutto alcune premesse. Premesse che facciamo perché dobbiamo considerare, come un po' vi accennavo qualche minuto fa, cosa sta succedendo oggi nel panorama legale italiano. Ebbene, questo panorama sta cambiando e vediamo sempre più studi legali trasformarsi, evolversi, adottare nuove tecnologie, nuove soluzioni per, diciamo, competere in un mercato che è sempre più agguerrito, che soffre sempre di minime marginalità rispetto a quelli che sono i ricavi. E soprattutto ci troviamo di fronte a due aspetti: quelli della crescita economica che si stanno anch'essi evolvendo e soprattutto quelli relativi alla tecnologia.

Oggi la tecnologia non è più come la conoscevamo un anno fa, ma nemmeno sei mesi fa. Sei mesi fa, un po' di più di tempo in realtà, nasce nel mondo della digitalizzazione il concetto di intelligenza artificiale che sta cambiando le modalità di lavoro. Un'intelligenza artificiale di tipo generativa, che è sorella più giovane dell'intelligenza artificiale predittiva, quella relativa ai casi, ai dati. E che ovviamente oggi gli studi legali, alcuni, molti dei nostri clienti, si stanno cominciando a domandare cosa poter, come e cosa poter utilizzare dell'intelligenza artificiale per ottimizzare il proprio lavoro, la propria azienda, il proprio business. E questo, ovviamente, è qualcosa che noi cerchiamo di individuare come criticità dal punto di vista delle considerazioni che si fanno quando parliamo di studi legali.

Oggi gli studi legali sono all'interno di un modello, probabilmente ancora di un modello tradizionale, e che deve in qualche modo, e c'è un obbligo dettato dalle regole del gioco che cambiano, dai modelli di business che cambiano, dalla marginalità, come vi dicevo prima, che diminuiscono, e che deve rapportarsi a uno studio legale digitalizzato, uno studio legale che necessita di battere la concorrenza, necessita di essere più competitivo, dove la gestione aziendale diventa ancora più complessa perché lo studio legale è un'azienda a tutti gli effetti. Dove soprattutto molti avvocati creano degli studi legali e poi ne creano degli altri, entrano in conflitto e quindi c'è un cambiamento costante anche nella struttura, nella radice stessa di uno studio legale, ovviamente di medie o grandi dimensioni.

E non è più possibile, sotto un certo punto di vista, sottovalutare, non concentrarsi più su quelle che sono i sistemi integrati, quelle che sono le infrastrutture, i modelli che seguiamo. Non è più possibile non sapere più dove investire. E soprattutto non è più possibile vivere all'interno di uno studio legale dove i dati, quindi dati di qualsiasi tipo generati dalle pratiche, dai clienti, dal CRM, dalle mail stesse, dagli Excel, eccetera eccetera eccetera, non siano soprattutto completi, chiari e collegati tra loro. Questo, ovviamente, è un dato fondamentale perché ci porta di fronte al problema.

E il problema, un po' ve l'ho anticipato, oggi, ve l'ho anticipato qualche secondo fa, è che è relativo al modo in cui oggi tutti i partner, i collaboratori, gli avvocati lavorano all'interno dello studio. In che modo? Con quali strumenti? Come e dove finiscono i dati prodotti? Dati che vengono prodotti sono tutti dati digitali. Difficilmente oggi, probabilmente è ancora così, i dati viaggiano su un modello cartaceo, quindi su dei fogli di carta. Capita, ci sono degli studi legali che ancora gestiscono alcune dinamiche da questo punto di vista, ma è ovviamente importante considerare che le attività, i dati si accumulano e quindi è il nostro compito, di un'azienda, di una software house, è quello di riuscire a creare dei collanti ed evitare che si disperdano tutti questi dati.

I dati oggi sono importantissimi, sono, si dice, l'oro del XXI secolo e ci permettono di capire come e in che modo sta andando il business del nostro studio legale, in che direzione si sta spostando. E quindi quello che ci dobbiamo chiedere è, da per, quello che dobbiamo chiedere è: noi nello studio legale, noi come avvocati, come collaboratori, come partner, come responsabili IT, verifichiamo realmente gli elementi tipici del controllo di gestione? Cioè, questo è un dato importantissimo perché ci permette di acquisire quella consapevolezza che è ovviamente relegata a uno degli obiettivi del webinar stesso.

Quindi sappiamo come gestiamo gli elementi transazionali, quindi quelli che sono i ricavi, i costi? Sappiamo quali sono i centri di profitti, i posti, i luoghi, le azioni che ci garantiscono un certo tipo di profitto? Come lavoriamo con i timesheet? Come lavoriamo con le pratiche? Come gestiamo tutto lo studio legale, soprattutto uno studio legale che probabilmente mediamente è formato da 10, 15, 20 collaboratori e partner, se non di più in casi ovviamente di studi legali ancora più grandi? Quindi è importante valutare questo flusso, è importante valutare anche quale potrebbe essere una soluzione a questo problema.

Come ci stiamo muovendo? Come stiamo cercando di cambiare la soluzione degli studi legali? Lo si fa attraverso, voi qua leggete ERP, ma è un acronimo forse un po' troppo difficile persino per me. Ma noi abbiamo la possibilità, gli studi legali che oggi sono qui con noi hanno una visione, una mission relativa a quella che è l'implementazione, il modo in cui noi stessi adoperiamo il cosiddetto famosissimo gestionale, che in questo caso è ERP. Ma non è così. Da dove arrivano i dati? Dove vengono collegati? Qual è l'elaborazione che noi facciamo? E qual è soprattutto il processo di acquisizione? Perché se nel processo di acquisizione accade di inserire dei dati in un software, in un applicativo che non è collegato, o faccio la pratica con uno strumento che può essere banalmente Word e poi lo condivido tramite Drive, poi ho il mio Cleos, il mio Quantum, il mio Team System, eccetera eccetera eccetera, in che modo vi rapportate con tutti i dati che vengono prodotti quotidianamente nello studio legale?

E quindi anche qui dobbiamo cominciare a capire qual è il processo, la possibile soluzione per ottimizzare il controllo di gestione. Quindi cosa dobbiamo tenere sotto controllo noi come studio legale, formato da 50 individui? Sappiamo cosa teniamo sotto controllo quando questi collaboratori lavorano ai nostri timesheet, scrivono le pratiche, eccetera eccetera? Quali sono i periodi in cui dobbiamo valutare? I periodi in cui dobbiamo prendere delle decisioni? Quindi quali poi sono i momenti in cui io devo garantire al personale un'adeguata formazione per capire quelli che sono i meccanismi, le procedure, l'adeguatezza degli strumenti? E poi infine devo verificare continuamente se c'è un'adeguatezza dei dati, se c'è un'aderenza dei risultati all'obiettivo, se c'è una flessibilità del processo.

Queste sembrano ovviamente parole un po' così, un po' forse arcaiche, un po' astratte, però è questo che oggi tanti studi legali stanno facendo, chi nel piccolo, chi nel grande. Ma è ovviamente una base su cui partire, una base su cui lavorare. Non è necessario, attenzione, anche farsi prendere dall'ansia del "è necessario misurare qualsiasi dato, qualsiasi KPI, misurare qualsiasi azione". Il mio studio legale, e ovviamente propedeutico capire quelli che sono gli indicatori chiave che mi garantiscono un certo tipo di risultato. Non è necessario ricavare tutto, ma è necessario sapere quelli che sono i dati che ci permettono di avere una migliore gestione del nostro sistema.

E quindi la soluzione potenziale possibile potrebbe essere quella di Quantum. E ovviamente, uno dei software, noi ovviamente siamo una software house, gestiamo da circa 30 anni, sviluppiamo questo software, ma è ovviamente una considerazione da fare perché un, come vi dicevo prima, un ERP, un gestionale, deve essere il fulcro, il punto centrale dove passano tutti i dati. E quindi Quantum è potenzialmente una risorsa utile. E ovviamente, in questo caso, noi non ci possiamo in qualche modo non riusciamo a condividere tutta una serie di considerazioni che possono essere fatte sull'applicativo, sul gestionale.

Ma quello che possiamo sapere è che oggi Quantum, considerando che riconosciamo che nella maggior parte, nella stragrande maggioranza dei casi, gli studi legali oggi lavorano ampiamente a 360 gradi con strumenti quali quelli di Microsoft, quindi mi viene in mente la vostra elettronica. La considerazione da fare è che, o un software esiste nel mercato, un software capace di essere integrato con il modello di Microsoft 365. La risposta è sì, perché Quantum è ampiamente, totalmente, a 360 gradi supportato da tecnologia Microsoft ed è maggiormente integrato con i principali software di Microsoft, quindi Word, Excel, Outlook, OneDrive, eccetera. È stato sviluppato un add-on con Power BI e soprattutto Quantum è un applicativo certificato da Microsoft.

Questo deve anche metterci nella condizione di sapere: ok, quali sono le funzionalità di Quantum? Come vi dicevo prima, senza perdere troppo tempo, Quantum è un applicativo che a 360 gradi lavora con tutte quelle che possono essere al 90% le azioni che deve compiere uno studio legale di medie o grandi dimensioni. E soprattutto vive di continue integrazioni, perché lo sviluppo che è stato garantito a Quantum è quello di aver creato un ecosistema. Ecosistema che è stato prodotto da Necte, che vive oggi da circa 30 anni di esperienze, di progetti e soluzioni gestionali per studi legali e conta più di 200 clienti tra avvocati e studi legali, soprattutto con i migliori studi legali nazionali e internazionali, con più di 35 collaboratori e indipendenti. Ovviamente facciamo parte da qualche anno del gruppo Sysdat, è un gruppo che si occupa di moltissimi altri aspetti aziendali che non ci interessano.

E quindi noi possiamo andare avanti e vi lascio la parola a Silvia Angileri, Business Manager di Quantum Legal, che ci farà vedere a tutti gli effetti come funziona Quantum e come funziona Quantum dal punto di vista dell'ottimizzazione del controllo di gestione. Quantum è un applicativo sviluppato con software dell'ultima generazione, integrato con il pacchetto Office 365 per quanto riguarda il mondo dell'agenda, della Power BI e dell'archiviazione documentale. È un prodotto che gira sotto browser, dunque viene, può essere utilizzato su Chrome, Safari, da qualsiasi browser e non ha bisogno di una rete locale, nel senso che può andare tranquillamente anche in cloud.

I moduli principali. Oggi la mia idea è di darvi un flash generale, poi chi è interessato a demo più approfondite, logicamente, siamo a disposizione. Abbiamo dei moduli che sono quelli che riguardano la gestione delle anagrafiche con caricamento delle prestazioni, tempi, che fa riferimento con fatturazione a timesheet, piuttosto che coi tariffari forensi o tramite accordi. Abbiamo il modulo che arriva dalla gestione appunto di caricamento spese, tempi, gestiamo le bozze di parcella, le parcelle, la generazione dell'XML e il collegamento a un intermediario per la trasmissione della fatturazione elettronica. Legato a questo mondo, abbiamo una serie di statistiche che poi vedremo un attimo e avremo anche report tramite Power BI che poi possiamo vedere.

C'è in più il modulo relativo all'agenda, che mi permette di avere scadenze tramite degli iter, gli iter giudiziari, dunque scadenze collegate tra di loro. C'è un modulo del ciclo passivo, che per chi vuole fare un controllo delle fatture fornitori in base alle prestazioni registrate, alle spese, per far sì che a fronte di una fattura fornitore si possa riscontrare spese che magari devono essere addebitate comunque su una pratica o un cliente. E c'è il modulo dell'antiriciclaggio.

Entro velocemente, proprio qua 3 secondi, nell'anagrafica clienti. Giusto per farvi vedere come nell'anagrafica cliente, cliente, noi lo riconosciamo tramite una sigla. E noi ci immaginiamo sempre, lo vedremo poi anche nella pratica, il fascicolo cartaceo che avete negli studi legali. Bondonno barra Rossi, Bondonno Consulenze, famosi. Partiamo da questi fascicoli. Al di là dei dati generali sul cliente, su cui non voglio tediarvi, abbiamo dei dati abbastanza utili ai fini, noi puntiamo molto sul discorso controllo di gestione. Controllo di gestione, dunque chi è responsabile della parcellazione, socio presentatore, gestore, i settori merceologici, l'appartenenza, giusto per avere anche delle statistiche in base alle pratiche che abbiamo su clienti di un certo settore d'appartenenza. Centro di Costo è tipico per chi ha più sedi, identifichiamo qual è la sede che ha in carico il cliente e vedremo come questi dati poi vengono riportati anche sulla pratica.

Abbiamo le informazioni generali sulla lettera della privacy, se è firmata, la data e quanto. A proposito di lettera della privacy, abbiamo un piccolo generatore all'interno di Quantum che permette, a fronte di template predefiniti in Word, di generare in automatico, di fare una miscelazione tra questo template predefinito e i dati presenti nell'anagrafica che stiamo richiamando. In questo caso vediamo come ha intestato al cliente su cui eravamo, ha messo le varie variabili che possono essere richiamate e mi ha generato la lettera della privacy con l'archiviazione all'interno della sezione documenti per vedere quando è stato generato il documento. Questa è un'archiviazione molto light. Vedremo poi che c'è un'archiviazione invece più, diciamo, più seria tramite SharePoint, proprio di gestione dei documenti, delle cartelle.

Abbiamo i contatti, che sono le persone che conosciamo all'interno della società, e i dati relativi all'antiriciclaggio, dunque chi sono gli utenti, diciamo, i relativi all'antiriciclaggio, con tutta la gestione, ve la faccio molto breve, del caricamento dei documenti e la gestione delle scadenze dei documenti con gli alert, quando ad esempio scade una carta d'identità su un cliente che ha una pratica attiva e dobbiamo chiedere un sollecito al cliente per mandarci il documento corretto. Sempre in modo molto rapido, vado sulle pratiche. All'interno di pratiche, vi faccio vedere solo un po' come si cerca all'interno di Quantum. Come avete visto sui clienti, lo vedete sulle pratiche, vengono presentate quasi sempre delle griglie all'apertura. Tramite queste griglie noi possiamo fare una ricerca generale, dunque possiamo mettere semplicemente Bondonno e lui cerca in tutti i campi visualizzati. È un po' come la ricerca di Excel, per chi lo conosce, dove c'è Bondonno. Possiamo fare il filtro, che è il filtro anche qua tipico di Excel, oppure possiamo fare "raggruppa", che mi permette, in base al campo che voglio raggruppare, che può essere il cliente, il partner e così via, di vedere tutte le mie pratiche raggruppate per la sigla che noi andiamo a richiedere. Aspettate, se io tolgo il filtro qua, logicamente vedo tutti. Vedete, vedo i vari clienti con le singole pratiche.

Ok, all'interno della pratica, magari adesso vado a filtrare per questo cliente, richiamo ad esempio questa pratica. Quando siamo sulla lista, abbiamo la possibilità di andare in modifica, di avere una panoramica della pratica che mi fa vedere in modo molto sintetico, immediato, i dati generali della pratica, chi sono i contatti, quali sono le prestazioni che abbiamo caricato della pratica, con indicato, vabbè, suddivise per onorari, spese, anticipazioni. Ci sono ancora i diritti perché, ahimè, qualche studio legale, il nostro cliente, ha ancora qualche diritto di vecchie pratiche, dunque l'abbiamo dovuto lasciare. C'è lo stato che mi dice se la prestazione è in fattura, dunque se è già stata fatturata, se è in bozza, se è una prestazione libera, con i totali generali. Abbiamo un riepilogo delle bozze di parcelle messe, con indicazione, se chiusa, quanto è stato fatturato, quanto invece è da fatturare perché non è ancora stata pagata. Abbiamo l'indicazione delle fatture emesse con i totali, sempre all'interno della nostra pratica, e l'indicazione di tutti gli adempimenti in agenda, con colori diversi in base alle tipologie. Lo vediamo con l'agenda.

Se torniamo sulla pratica, anche qua volevo farvi vedere le funzioni principali. Come vi dicevo, la pratica la riconosciamo per cliente e sigla. Abbiamo il numero, per chi vuole, non tutti gli studi legali vogliono le numerazioni delle pratiche, fa parte dei dati di setup, dati generali su cui non voglio tarvi. Dati statistici che possono essere dipartimento, la materia, l'oggetto. Questi sono tutti dati tabellari che ogni studio gestisce in base alle tipologie di pratiche che segue. Vabbè, collegamento col tariffario. Abbiamo i professionisti che sono, dunque, scusate, nella parte principale, cioè dal partner di riferimento al responsabile pratica. Comunque, i professionisti sono i collaboratori professionisti all'interno dello studio che lavorano su questa pratica. Possiamo identificare se il professionista ha visibilità anche sull'agenda. Io non ve l'ho detto, sono partita in quarta, c'è tutto un modulo di riservatezza, dunque possiamo decidere chi può vedere in base al ruolo assegnato all'utente, quali sono le funzionalità che può vedere. Possiamo decidere se all'interno delle funzionalità che può vedere, se può vedere ad esempio gli onorari, uno magari può vedere le prestazioni ma non gli onorari, se uno può vedere solo le sue pratiche, cioè il mondo riservatezza, conoscendo come diceva prima Alessandro gli studi legali da 30 anni, è sicuramente trattato all'interno di Quantum.

Voglio andare anche qua sui dati abbastanza importanti: il budget. Abbiamo la possibilità sulle pratiche di indicare qual è il budget. Budget come totale delle competenze, che può essere suddiviso in budget di studio o budget di consulenti. Budget dei consulenti, andiamo a indicarli sotto chi sono i consulenti che lavorano su questa pratica, o anche budget spese. Il budget ha la possibilità di avere una percentuale di soglia, perché c'è un programma schedulato che segnala il responsabile della pratica quando, a fronte delle prestazioni caricate relative alle competenze, si raggiunge il 75%, la percentuale che io qua ho implicato, 75%, una percentuale di soglia. Questo tipo di percentuale segnala quanto si è arrivati, così il responsabile che ha incarico la pratica capisce se, in base a quanto era stato definito col cliente, è centrato o no il discorso budget. È molto utile anche per una statistica che abbiamo nella Power BI che mi dà l'IP, dunque che è il fatturabile in base al raggiungimento del budget all'interno delle pratiche.

Abbiamo anche la possibilità di avere delle pratiche collegate, dunque quando, qua dipende un po' da come lavora lo studio, comunque ci sono studi che con il passaggio di grado, ad esempio, della pratica, oppure cambiano i valori, vogliono creare pratiche nuove che però hanno sempre una pratica master origine. E c'è la possibilità di, tramite, scusate, ho cliccato sopra, tramite questa funzione, di vedere ad esempio che questa pratica, quella in rosso, è la pratica master che da questa pratica è nata quest'altra pratica. Dunque abbiamo la navigabilità delle pratiche, il collegamento tra di loro.

A fronte delle pratiche, abbiamo poi caricamento dei tempi, spese e prestazioni. Caricamento dei tempi, i famosi timesheet. Dunque, una cosa che volevo farvi vedere, e questa è una funzione che viene usata spesso anche sul cellulare, perché abbiamo detto che il prodotto può andare in cloud, può essere visibile. Una volta che abbiamo una rete pubblica, se decidete e il collegamento, sappiate che comunque c'è, i dati là dove vengono pubblicati sono crittografati tramite dei certificati SSL e abbiamo l'autenticazione a doppio fattore, dunque non è che vado su un internet point e trovo il browser e mi collego. Da cellulare si vede così. Dunque, Quantum è strutturato per avere la visibilità, per poterlo usare su qualsiasi dispositivo mobile. Qua io sto simulando questo dispositivo, ed è qua, in base al dispositivo che io vado a selezionare, lui si adatta. E adesso questa logicamente è una simulazione perché non posso farvi vedere il cellulare in demo, solo per comodità mia, perché già porto gli occhiali, se vedo anche piccolo, lo riporto grande. Vi faccio vedere caricamento dei tempi, dove indichiamo il cliente, la pratica, o anche solo qual è il cliente. Possiamo avere delle prestazioni predefinite, solo una questione di comodità. Qua, ad esempio, voglio che la descrizione mi appaia in automatico, lo posso mettere per le pratiche collegate, non è questo caso adesso. Vabbè, qua carichiamo il tempo, dunque si carica il tempo e si inserisce la prestazione. In questo limbo, voi vedete che qua io vedo nella giornata odierna quante ore ho già caricato. Se prendo ad esempio una pratica che ha un collegamento con un tariffario, nel caricamento dei tempi noi possiamo dire anche qual è la fase che abbiamo movimentato di questa pratica, perché questo vi permette di caricare comunque i timesheet ma fatturare con la fatturazione a fasi, tramite delle statistiche noi riusciamo a capire, in base, perché abbiamo un ricalcolo degli onorari in base alla fase che è stata, a quanto abbiamo fatturato e quante ore abbiamo caricato su questa pratica, qual è la tariffa media con la quale siamo usciti. Mettere la descrizione con l'inserimento va sempre in questo limbo. E in base all'organizzazione dello studio legale, c'è chi decide, ad esempio, che una volta confermati i tempi, il professionista non li può più modificare perché vengono passate all'area amministrativa, dove gli fa tutti i suoi controlli e così via, oppure c'è chi decide che li possono sempre modificare, motivo per cui abbiamo tenuto questo limbo, perché il professionista, finché qua può modificare, quando fa "trasferisci ore", a questo punto le ore vanno nell'area amministrativa per la parcellazione o per ai fini statistici. Anche pur non potendole modificare, il professionista ha comunque sempre la possibilità di vedere le sue prestazioni.

Ok, nello stesso modo noi possiamo caricare le spese. E abbiamo caricamento delle prestazioni invece per quanto riguarda, ad esempio, se vogliamo andare, per chi non lavora a tempi, vuole andare a caricare su una pratica. Vado a caricare sulla pratica, minimo, voglio caricare una voce da tariffario. Posso andare a dire in che fase ho lavorato e mi fa vedere la voce da tariffario e mi carica gli onorari in base ai valori della pratica. Questa parte adesso la bypasso, è per chi gestisce la parte del ciclo passivo. Una cosa che non vi ho detto, nel caricamento dei tempi, io prima ho caricato a ore, gestiamo comunque anche gli unit, dunque tanti che lavorano, abbiamo clienti che lavorano con l'Inghilterra, spesso invece che, o comunque ci sono dei clienti che chiedono la fatturazione a unit, ad esempio a quarto d'ora, mezz'ora. Cambia l'unità di misura e andiamo a dire quanti sono gli unit e lui me li converte in base al tariffario. Abbiamo tutta la gestione dei listini per professionista, per pratica, per qualifica dei professionisti. Mi sembra di essere una macchinetta quando faccio questi seminari perché ho poco tempo.

Allora, una volta emesse le prestazioni, c'è la fase di parcellazione, che penso che adesso non interessi più di tanto nuovamente durante i seminari, comunque c'è la possibilità, logicamente, l'emissione delle bozze per il cliente, mi fa vedere quali sono le pratiche che hanno le prestazioni e possibilità di modificare anche in questa fase la prestazione, oppure di creare la bozza. E poi, a fronte della creazione della bozza di parcella, abbiamo la parcella. Sempre per andare sulle cose che secondo me possono interessare un po' di più, è la parte dell'agenda. Nell'agenda noi abbiamo due visualizzazioni: la visualizzazione a calendario, che è una visualizzazione grafica, diciamo così, dove con il range dei 5 giorni io ho la possibilità di vedere un po' la nostra il calendario in base alle autorizzazioni che abbiamo dato sull'agenda. Un utente può vedere solo i suoi adempimenti, piuttosto solo gli adempimenti dei collaboratori del suo gruppo, quelle delle pratiche dove è citato, piuttosto che tutto, cioè c'è, come dicevo prima, c'è la riservatezza. I colori diversi è perché mi dà, in base alle tipologie degli adempimenti, abbiamo dei colori diversi. E proviamo a inserire, vi faccio vedere ad esempio un inserimento di un adempimento con un iter. Prendiamo sempre la nostra pratica, professionista incaricato, l'adempimento. Andiamo a dire, ad esempio, che vogliamo fare, che abbiamo in data 18 gennaio, 18, 18, abbiamo ad esempio delle memorie 18/3. Confermandolo, l'adempimento, lui mi fa vedere l'iter collegato. In questo caso, con le memorie 18/3, abbiamo 30 giorni dopo la prima memoria il deposito e l'iter collegato a queste memorie. C'è la possibilità di cambiare le date proposte a sistema. Considerate che quando definiamo l'iter, possiamo dire se le scadenze usano calendario, la sospensione dei termini, quello che conoscete meglio di me. Confermandolo, mi genera i vari adempimenti in agenda. Con la generazione dell'adempimento in agenda, abbiamo la sincronizzazione con Outlook. In questo caso, vedete, in data odierna io ho l'udienza sulla pratica e fra un paio di minuti mi arriva l'altro adempimento, che è quello che ho appena registrato. L'aggiornamento, scusate, chiudo perché sennò mi riempio di email. L'aggiornamento dell'agenda immediata e ogni professionista decide se vuole vedere, avere l'aggiornamento anche in Outlook oppure no. Legato a singolo adempimento, abbiamo i professionisti, con la possibilità di aggiungere anche altri professionisti. E abbiamo la possibilità anche qua di generare dei documenti, come l'abbiamo visto sul cliente. Ad esempio, facciamo un rinvio di udienza. Questa è un'altra modalità di visualizzazione dell'agenda. Se andiamo a fare un rinvio udienza, lui mi aggiorna la data di rinvio sull'udienza iter e anche da qua, facendo il salva, possiamo comunque, mi presenta, ah no, ho sbagliato la data, certo, non posso rinviarla prima della data, devo cambiare anno logicamente, era del 2022, non posso rinviarla prima della data dell'udienza e mi presenta l'iter legato al rinvio. Posso generare anche da qua, posso scegliere un template di una lettera, ad esempio, mi creo la lettera di rinvio dell'udienza e mi porta tutti i dati della pratica.

Faccio un piccolo excursus sulla Power BI, che è un altro modulo che abbiamo in Quantum, così poi lascio, visto che i tempi poi stringono un po', di tempo alle domande, se qualcuno le ha. La Power BI è un prodotto proposto dall'Office 365, mi permette di leggere dati da fonti dati diverse. In questo caso, noi ad esempio abbiamo una Power BI legata a questo, questo esempio è legato al fatturabile, dove posso filtrare in base a quasi tutti i campi che abbiamo visto, che ho detto che erano campi statistici all'interno dell'applicativo. Comunque, ad esempio, per partner di riferimento, posso andare a dire, mi fa vedere quali sono le ore che ho in quest'arco temporale, mi fa vedere qual è il totale delle ore che ho lavorato, quante in bozza, quanto in fattura, quante in WIP, che devono essere fatturate. Qua me le fa vedere a livello di importi, con la possibilità comunque di scendere in un dettaglio e di vedere, ad esempio, quali sono il dettaglio delle prestazioni che abbiamo caricato, piuttosto che come ore. Ah, no, volevo far, volevo farvi vedere, scusate. Ok, questo caso ci dà per ogni pratica, ci dà qual è il budget della pratica, se ci sono stati degli acconti, quante sono le ore lavorate, quante sono le ore in bozza, le ore forza che devo fatturare, le ore fatturate, l'importo delle ore fatturabili e le ore WIP. Le ore WIP che sono date che me le considera come ore fatturabili fino al raggiungimento del budget, altrimenti se io ho un budget e ho superato quel budget, mi dà la segnalazione delle ore ma non me le dà come fatturabili. Ho poi un'indicazione del costo medio con cui sono uscita, perché come vi dicevo prima, quando noi fatturiamo, abbiamo sia che venga fatturato a fasi, che non abbiamo la possibilità di forzare gli onorari, lui mi propone 3000 onorari, facciamo 200 piuttosto che 4000, ho un ricalcolo per avere un aggiornamento del costo medio con cui sono uscita.

Penso più o meno che il mio tempo ha... Ah, è una cosa velocissima, poi vi lascio. Sulle pratiche abbiamo questo bottoncino. Prima abbiamo visto la panoramica, abbiamo questo bottoncino che mi dà la possibilità di vedere, di collegarmi a SharePoint, altro prodotto dell'Office 365, tramite il quale noi abbiamo fatto la gestione documentale. Dunque, cliccando qua, io sono su questa pratica, mi apre SharePoint su questa pratica e mi fa vedere quali sono le cartelle che io ho di questa pratica e i documenti che abbiamo registrato su questa pratica. Sul discorso documentale, che poi è interessato, possiamo fare una sessione un po' più dettagliata perché vedremo come abbiamo, ad esempio, all'interno, quando si è all'interno di un documento di Word, la possibilità di indicare tramite un pulsante che abbiamo inserito noi, quali sono, qual è il cliente, la pratica su cui archiviare il documento e una volta immesso il nome del cliente, della pratica, ci pensa l'applicativo Quantum Document a archiviarlo sotto SharePoint.

E siamo in chiusura. C'è una domanda, se non mi sbaglio. Esatto. Allora, ci chiedono se si possono effettuare depositi e notifiche con Quantum. Allora, la risposta è "Ni". Nel senso che, tra tutte le varie cose che vi abbiamo mostrate, molto, molto divertente questa cosa. Allora, la risposta è "Ni", perché stiamo valutando un, al momento, proprio in questi ultimi mesi, un'integrazione con un fornitore, perché fondamentalmente, al momento, sia i nostri clienti, i nostri clienti non hanno fatto richiesta, però la stiamo valutando proprio perché c'è anche l'esigenza di voler dare la possibilità agli studi legali di poter effettuare i depositi e le notifiche. È una cosa che comunque verrà fatta.

E a parte questo, considerate che abbiamo visto il 10%, forse, di Quantum, dell'ecosistema Quantum. Abbiamo visto pochissime cose su Outlook, sulle integrazioni, pochissime cose sul gestionale documentale, pochissime cose relative alla Power BI, al Quantum stesso. È ovviamente qualcosa di veramente grande e che non avremmo potuto condensare in un'ora. Però avete visto che c'è, c'è tanta integrazione, tanta possibilità di controllare il modo in cui noi lavoriamo, il modo in cui noi ci operiamo all'interno del nostro studio legale.

Quindi, non vedo altre domande. Io vi ringrazio. Riceverete presto il documento PDF per, diciamo, salvare le nozioni o tutte quelle considerazioni che possano essere utili al vostro studio legale. E verrete contattati da Francesca per ricevere un feedback, se nel caso in cui ci fossero delle altre idee o delle considerazioni da fare sul webinar, sul gestionale, su qualcosa che magari non vi viene in mente adesso. Avete la possibilità di fare un piccolo colloquio con Francesca. Detto questo, io vi ringrazio, vi auguro buon pranzo e grazie mille a tutti e a tutte di aver partecipato. Grazie.