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こんにちは。ユムのエマです。
今日はAIを使ってみたけれど、設定が難しいなとか、チャットGPTは使ってるけど、業務でどのように生かしていけばいいのか分からないなといった悩みを抱える方に、ノーコードでAIに組み込める業務ツールを紹介したいなと思います。それがユムです。
ユムは幅広い業務の自動化が可能なんですけれども、今日はその中でも実際に使われることが多いメールの自動対応、請求書の自動まとめ、この2つを活用方法と共に紹介していきたいと思います。是非最後までご覧ください。
このチャンネルではAIと仕事効率化をテーマに様々な情報を発信していきます[音楽]。是非チャンネル登録をよろしくお願いします。それでは本編に行ってみましょう。
まず最初にユムについて紹介したいなと思います。ユムはノーコードでAIやAPI、RPAなどの自動化[音楽]技術を組み合わせたハイパーオートメーションツールになります。フローボットと呼ばれるあなたの代わりに働いてくれるロボットを作成し、例えばメール返信や請求書の処理、議事録のまとめといった、ちょっと面倒な作業をAIが自動でやってくれる仕事が回る仕組みを簡単に作ることができます[音楽]。その他にも経費の処理だとか顧客対応メール、相談メモの整理まで、フローボットさえ作れば[音楽]タスクを自動で完了させてくれます。ユムの使い方は本当に幅が広いので今後の動画でも紹介していきます。
それでは今日紹介するメール[音楽]と請求書の自動化のフローボットを紹介していきます。
1つ目はメールの自動対応です。毎朝メールを開いて内容を見て返信文を考えて、共有事項があればそれをスラックなどに貼り付ける。さらに添付の請求書のPDFを開いて内容を確認し、スプレッドシートに展開していく。これだけで午前中が終わっていたなんて経験ありませんか？そんな方にお勧めしたいのがこのフローボットです。これを活用すればGmailで特定のラベルがついたメールを受信すると、添付されたファイルをOCRで読み取り、その内容をGoogleスプレッドシートに展開していってくれます。面倒な天気作業を自動化して入力ミスを防ぎながら業務を効率化することができます。普段手作業で内容をスプレッドシートに天気している方には非常におすすめなので、これから一緒にフローボットを作っていきたいなと思います。
設定方法としてまず1つ目、GmailとGoogleスプレッドシートをユムと連携します。次にトリガーでGmailを選択し、特定のラベルのメールを受信したらというアクションを選択し、対象のラベルを指定していきます。次にオペレーションで分析機能を設定して、受信したメールに添付ファイルがある場合のみ処理に進むように設定していきます。続いてオペレーションでAI機能の画像PDFから文字を読み取るのアクションを設定して、添付ファイルからテキスト情報を抽出していきます。最後にオペレーションでGoogleスプレッドシートのレコードを追加するアクションを選択し、抽出[音楽]した情報を特定のシートに追加していきます。これを設定するだけでメールに添付された請求書を読み取って自動で内容をスプレッドシートに入力するという作業ができるようになります。
さらにこのフローボットをあなた好みにするやり方として、まずAI機能の設定で読み取りたい項目、例えば[音楽]請求金額や会社名、日付などを任意で設定することが可能です。メールを受信してデータを展開するまでを[音楽]自動化できるので、これまで手作業で入力していた作業が減り、時間を効率的に使うことができます。なので、より自分の業務に集中することができます。また手作業の入力がなくなることで入力ミス[音楽]だとか天気漏れなどのヒューマンエラーのリスクが減るので、データの性格性を高めることにつながります。
次に[音楽]紹介するのが音声の文字起こしです。会議後の議事録作成や[音楽]音声ファイルからの文字起こし、そして関係者への共有といった一連の作業に手めを感じることってありませんか？手作業によるこれらの作業って時間がかかるだけではなく、ヒューマンエラーのリスクも伴っています。このフローを活用すればGoogleドライブに音声ファイルがアップロードされるだけで、AIによる議事録作成からスラックAへの通知までが自動化され、これらの課題をスムーズに[音楽]解決することができます。このフローボットは普段Googleドライブに保存した音声ファイルから手作業で[音楽]議事録を作成し、スラックで共有している方や、会議後の情報共有を迅速化し、チームの生産性の向上を測りたい人にお勧めです。
それではフローボットの作り方を紹介していきたいなと思います。初めにGoogleドライブとスラックをユムと連携させ[音楽]ます。次にトリガーでGoogleドライブを選択し、特定のフォルダー内に新しくファイル、フォルダーが作成されたらというアクションを設定します。次にオペレーションでGoogleドライブのファイルをダウンロードするアクションを設定し、アップロードされた音声ファイルをユムに取り込みます。続いてオペレーションで文字起こし機能の音声データを文字起こしするアクションを設定し、ダウンロードした音声データからテキストを抽出します。次にオペレーションでAI機能のテキストを生成するアクションを設定[音楽]し、抽出されたテキストデータをもとにAIが議事録の相案を作成します。その後オペレーションでGoogleスプレッドシートの書類を発行するアクションを設定し、AIが生成した議事力を指定のフォーマットで書類として出力します。最後にオペレーションでスラックのファイルを送るアクションを設定し、作成された議事録ファイルを指定のチャンネルに送信します。これで設定は完了です。
このフローのカスタムポイントとしては、やはりAIを使っているところ[音楽]があるので、テキストを生成するアクションの時にプロンプトを変えることによって、あなた好みの議事録を作成することができます。また今回Googleスプレッドシートでやっていますが、ドキュメントに変えることもできるので、ドキュメントがいいよっていう方にはここをドキュメントに変えれば書として吐き出しされます。またスラックで送る際に内に固定のテキストをしたり、フローで取得した名や議の懸命などもここがフローボットを使えば会議の録音から議力の共有まで自動化ができます。[音楽]なのでチーム全体の情報共有がスムーズになり、仕事のスピードが一気に上がります。日々の会議後の時間を削減したい方にはまさにおすめな機能です。
ユムのフローボットはあなたのチームやお仕事に合わせてカスタムすることが可能です。通知先を変えたり、AIの返し方を調整したり、直感的な操作でフローボットを作成することができます。難しい設定は一切なしであなた使用のAIフローを作成できます。AIはもう難しく作り込むものではなく、日々の業務に簡単に取り入れることができるんです。
今日紹介した方法を使って自分でフローを設定してみるのもOKですし、[音楽]設定がちょっと難しそうだなという方には、今日紹介したフローボットを概要欄に載せているので是非そこからダウンロードしてみてください。今日紹介したフローボット以外にもユのテンプレートはたくさんあるので、あなたの自動化したい作業に合わせて調べてみて下さい。[音楽]を使えばこれも自動化できるのといった作業までどんどん自動化できます。是非テンプレート欄からチェックしてみて下さい。
その他にもこんな作業自動化できますかなど、気になることがあればコメントをお願いします。ここまでご覧いただきありがとうございました。チャンネル登録や高評価よろしくお願いいたします。それではまた次回の動画でお会いしましょう。ありがとうございました。