Videoconferencia sobre Política de Gestión Documental y Archivos de la Rama Judicial - Parte 1.

[Música] Muy buenos días. Un saludo especial del Dr. Jorge Enrique Vallejo Jaramillo, presidente del Consejo Superior de la Judicatura, de los demás magistrados que integran la corporación y de la doctora Gloria Andrea Maecha Sánchez, directora de la Escuela Judicial Rodrigo Lara Bonilla. Les damos la bienvenida a la conferencia virtual denominada “Política de gestión documental y archivos de la rama judicial”, Acuerdo PSJA25-12-272, primera parte.

De conformidad a la conferencia virtual relacionada con la política de gestión documental y archivos de la rama judicial, a continuación se realizará la presentación de ciertos temas fundamentales y específicos, los cuales se podrán definir en los siguientes aspectos: política y principios de la gestión documental y archivo; integración y comités de archivo; órganos de ejecución y niveles de responsabilidad; procesos de la gestión documental; y atributos y ciclo de vida del documento electrónico.

De otra parte, es de manifestar que los documentos de archivo producidos por la Administración de Justicia, en su carácter de eje fundamental para la convivencia pacífica de la sociedad, son evidencia de su gestión, permiten tomar decisiones informadas basadas en antecedentes, se convierten en fuentes para la historia y componentes del patrimonio cultural nacional. Por tanto, es prioritario garantizar su administración, preservación y accesibilidad a través del tiempo, independientemente del soporte en que fueron producidos y de aquel que los contiene.

Para esta actividad académica, tenemos el gusto de contar con el Dr. Alex Francisco Vargas Hernández, abogado especialista en derecho administrativo de la Universidad Nacional de Colombia. Se desempeña actualmente como profesional de la división de gestión documental, memoria histórica y archivo del Centro de Documentación Judicial. Cuenta con amplia experiencia en los sectores público y privado en los temas de gestión documental y, en la actualidad, apoya las actividades relacionadas con la gestión documental electrónica en el marco de la transformación digital de la rama judicial. Dr. Alex, bienvenido. Es un gusto tenerlo con nosotros. Tiene el uso de la palabra.

Muy buen, muy buenos días para todas y todos. Eh, y un especial agradecimiento por el Consejo Superior de la Judicatura, para la Escuela Judicial Rodrigo Lara Bonilla, a los servidores y servidoras que nos acompañan en el día de hoy y, de igual forma, para las demás personas que asisten a esta capacitación virtual. Va bien. Como se mencionaba en la parte introductoria de la presentación, vamos a tratar cinco temas fundamentales que tienen que ver con la estructura del Acuerdo 12272 del presente año, expedido por el Consejo Superior de la Judicatura y a través del cual se actualiza la política de gestión documental y archivo de la rama judicial.

La segunda parte de esta estructura la vamos a ver el día miércoles en el mismo horario, ya que el acuerdo pues tiene varios bloques temáticos; consta de 69 artículos en total. Hoy vamos a abordar más o menos la mitad de los temas que son los que acabamos de mencionar en la introducción, y en la siguiente sesión vamos a abordar los demás. Entremos en materia. El Acuerdo 12272 no establece por primera vez la política de gestión documental y archivo; la política ya existía con antelación y se encontraba establecida originalmente. Vemos en la parte inferior la relación a las tres normas, a los tres acuerdos que establecieron y desarrollaron la política en los últimos 10 años. El Acuerdo 10-137 del año 2014 pues es el referente, digamos, más importante en este lapso de tiempo que tenemos sobre la política de gestión documental y archivo. Posteriormente, en el año 2017 se expidió el Acuerdo 1784, que es el que estuvo vigente hasta febrero del presente año, cuando se expide el 12272.

¿Por qué es necesario actualizar la política? Primero habría que señalar que la política institucional, toda política institucional, es un compromiso de la alta dirección respecto de un campo misional o de apoyo a la gestión; puede ser en cualquiera de ellos. Es una promesa de acción que la institución hace frente a ese cambio. La política también fija, construye un camino, ¿no?, un rumbo, un sendero por el cual se orienta esa acción institucional; es una guía, es un faro a través del cual se desarrolla y se lleva adelante un campo de la gestión, en este caso la gestión documental y archivo. ¿Por qué cambian las políticas? ¿Por qué hay que actualizarlas? Pues porque las políticas son dinámicas, evolucionan al ritmo de los cambios de la gestión, los cambios regulatorios, el avance de la ciencia, la tecnología. En este caso, la política de gestión documental y archivo avanza considerando especialmente los desarrollos normativos; ellos son especialmente los producidos por el Archivo General de la Nación en su calidad de interrector archivístico, a través de acuerdos reglamentarios, a través de directrices técnicas, documentos técnicos que dan luces a la administración pública sobre cómo desarrollar los procesos de la gestión documental. Igualmente, para el caso de la rama judicial es muy importante los códigos y las normas como el Código General del Proceso, el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, que han tenido variaciones, han tenido modificaciones en los últimos 10 años muy importantes, enfocadas especialmente hacia la gestión documental electrónica de los expedientes judiciales. De igual forma, los avances tecnológicos que en los últimos tiempos pues se precipitan con una rapidez enorme, como todos sabemos, los desarrollos en firmas digitales y electrónicas, el almacenamiento y procesamiento en la nube, las mejoras en las velocidades de conexión, entre otros, son varios de los factores que hacen necesario actualizar las políticas y especialmente la política de gestión documental y archivo, ya que, como sabemos, la rama judicial requiere de manera muy especial, para la prestación del servicio público de administración de justicia, del expediente judicial y ahora hablamos del expediente judicial electrónico. Entonces, la política en su actualización tiene muy presente estas evoluciones y es uno de los elementos que hace necesario esta actualización.

Bien, el acuerdo nos habla de los elementos que trae la política, ¿no?, como compromiso institucional. La política está conformada por unos elementos, por unos componentes. En nuestro caso, a través del Acuerdo 12272 encontramos cuatro componentes fundamentales: es el compromiso de la rama judicial para administrar los documentos y los expedientes, tanto físicos como electrónicos, a través de una metodología para su creación, el uso, su retención por los tiempos que legalmente procede y garantizar el acceso y la preservación a los mismos; garantizar el acceso, la transparencia, el tratamiento correcto de los datos personales, que es un elemento fundamental pues de la gestión de la información y la salvaguarda del patrimonio documental de la nación; en este caso, el aporte que hace la rama judicial a través de su patrimonio documental, ella durante todo el ciclo de vida del documento, desde que este nace, es gestionado, es transferido a las diferentes fases de archivo y se da su disposición final, bien sea conservación permanente o eliminación. También tenemos dos elementos adicionales, que es apoyar el cumplimiento de la misión y de los procesos institucionales, controlando la producción y la gestión de los documentos y la modernización de la gestión documental; es decir, la gestión documental como proceso de soporte o de apoyo fundamental para el desarrollo de la misión, en este caso de la prestación del servicio público de administración de justicia. También, un elemento fundamental de la política es capacitar a los servidores judiciales para que haya apropiación de la política y de las metodologías documentales y de la incorporación de las tecnologías de la información y la comunicación en la gestión documental. Esos son como los cuatro aspectos fundamentales del compromiso de política que se renueva a través de este acuerdo. Como observan, están allí citados muy especialmente elementos como la incorporación de tecnologías, la transparencia y el acceso a la información, así como el tratamiento de los datos personales y, además, hay un componente importante sobre conservación y preservación de la información, bien sea en soporte físico; hablamos de su conservación a través del tiempo y de los soportes y los expedientes electrónicos; para ellos hablamos de la preservación a largo plazo.

La política, se compone por el acuerdo, pues está, digamos, desplegada, definida en el acuerdo; sin embargo, tiene tres anexos también muy importantes que son los que estamos referenciando en la imagen; son componentes de orden estratégico; son tres documentos que vamos a encontrar siempre acompañando a la política. El primero de ellos es el marco de referencia de gestión documental. El marco de referencia de gestión documental es una guía estructurada que nos permite integrar los procesos de la gestión documental con todo un componente de planeación; digamos que este marco de referencia es fundamental para la parte estratégica, para la parte de planear la gestión documental, especialmente desde la alta dirección, ¿no?, del Consejo Superior de la Judicatura, el Centro de Documentación Judicial, los consejos seccionales, inclusive los órganos pues que tienen las responsabilidades de planeación y de direccionamiento estratégico en la rama judicial. También encontramos allí, acompañando al marco de referencia, los dos anexos del mismo. El primero es el modelo de gestión documental y administración de archivos. Este modelo es un esquema de cómo implementar, de manera más adecuada, integrando las mejores prácticas conocidas y la regulación interna, las prácticas reguladas por el Archivo General de la Nación, cómo integrarlas en la rama judicial de la manera más adecuada y de manera coherente con el marco de referencia, es decir, con el componente estratégico. El anexo número dos tiene que ver con el modelo de preservación digital; en él se condensan todas las, digamos, mejores prácticas, los lineamientos necesarios para garantizar la preservación de los elementos digitales, de los documentos electrónicos y los expedientes que los contienen a largo plazo; garantizar su mantenimiento a través del tiempo. Esos son los componentes estratégicos de la política.

E nuevos elementos también nos muestra la actualización. La política está acompañada por 14 principios o lineamientos que guían su ejecución y sirven como criterio para la correcta interpretación en el momento de desplegar la política. Estos principios son fundamentales y los podemos sintetizar en tres bloques que observamos allí referenciados. Primero, tiene que ver con que la documentación que produce la rama judicial es de carácter administrativo y judicial; tenemos esos dos, digamos, tipos de información a través de los cuales la rama judicial despliega su actividad, pero también la documentación puede ser física y electrónica. Estamos en el momento pues de coyuntura de transición en el marco de la transformación digital hacia una gestión documental plenamente electrónica, que en un mediano plazo va a ser pues la realidad plena. La información, además, y la documentación se conforma y se debe organizar a través de expedientes. Estos expedientes se vinculan archivísticamente a dos categorías archivísticas que son series y subseries documentales. Muchos de ustedes, los servidores y servidoras judiciales, ya conocen estos conceptos técnicos que son la tabla de retención documental, que es un instrumento archivístico que nos permite guiar la organización, la correcta administración de la información que se produce, la información documental de archivo que se produce en todas las unidades y oficinas, bien sea despachos judiciales, oficinas administrativas; la tabla de retención documental es la que nos guía estos procesos y ella maneja categorías fundamentales que son series y subseries como grupos o grandes agrupaciones y subagrupaciones documentales a través de las cuales podemos clasificar la información que se genera en cada una de las unidades. Por eso está dentro de los principios que esta es la manera en que se gestiona la información de archivo en la rama con las tablas de retención documental y las series y subseries en ellas contenidas. También encontramos como un bloque de principios que nos señalan que los expedientes se conforman y organizan asociados a la oficina o despacho que los produce y en el orden de las actuaciones y o trámites en los cuales también se generan. Eso obedece a unos principios pues archivísticos fundamentales, y la información así conformada se somete al ciclo vital del documento, que es otro concepto archivístico y que básicamente nos señala que los documentos transitan durante toda su vida dentro de las instituciones en tres ciclos archivísticos: primero es el archivo de gestión, bueno, que está un poco unido con la etapa de trámite, digamos, la etapa de trámite y organización documental; posteriormente, una fase de archivo propiamente dicho, archivo de gestión; luego de una transferencia regulada por la tabla de retención documental, pasa a una segunda fase que es el archivo central, donde los documentos se almacenan, se conservan por un periodo cautelar determinado, igualmente en la tabla de retención, y finalmente, a través de otra transferencia son enviados al archivo histórico cuando ello procede o se dicta su eliminación cuando así lo indica esta tabla que es fundamental, ¿no?, para la gestión documental. Tercero, el tercer bloque de principios nos indica que la gestión documental debe garantizar la transparencia y el acceso ciudadano en el marco constitucional y legal, porque la información de las entidades públicas es pública por regla general, salvo disposiciones de orden legal, octal, que lo sometan a reserva; lo vamos a ver un poco más adelante, pero como principio se debe garantizar la transparencia y el acceso ciudadano a aquella información que no tiene reserva. De igual forma, estos principios indican que la innovación es fundamental para el despliegue de la política, para el desarrollo y su aplicación a través de la incorporación de tecnologías de la información y la comunicación; allí ya vamos a ubicar todos los desarrollos en gestión documental electrónica, la implementación que se está llevando a cabo del sistema de gestión documental electrónica.

Bien, tenemos, digamos, que en este orden del despliegue de la política en el acuerdo, un acápite sobre la integración del sistema institucional de archivo y los comités de archivo en general. Aquí observamos toda la conformación del sistema institucional; a la cabeza, el Consejo Superior de la Judicatura, pues como máximo órgano de gobierno, pero también tenemos a los consejos seccionales de la Judicatura que están en cada una pues de las seccionales también apoyando la implementación de la política a través de las medidas que en el marco de su competencia pues procedan para apoyar esta implementación; el Centro de Documentación Judicial, que tiene una gran responsabilidad pues de coordinación, de expedición de las directrices para la implementación de la política; posteriormente aparece la Dirección Ejecutiva de Administración Judicial, que tiene un gran componente a su cargo que es la administración del archivo central del nivel nacional, es decir, aquel archivo central donde llegan todos los archivos de gestión una vez finaliza esa fase de los organismos de alcance nacional; llegan allí para agotar esa segunda fase de archivo; esa fase es administrada por la dirección ejecutiva y, de igual forma, tiene una responsabilidad muy importante en torno a la implementación, a la correcta conformación y administración del archivo histórico de la rama judicial. Aparecen igualmente las direcciones seccionales de administración judicial o coordinaciones administrativas para aquellas seccionales que no tienen dirección seccional, porque ellas también administran fase de archivo central para sus respectivos comprensiones territoriales y los documentos que de archivo histórico se encuentren en esa jurisdicción. En la parte final nos encontramos a los archivos de gestión administrativos y judiciales que corresponden a esa primera fase archivística que se desarrolla o se lleva a cabo en cada una de las oficinas y áreas administrativas y despachos judiciales; también los archivos centrales de las Altas Cortes, Corte Suprema de Justicia, Consejo de Estado, Comisión Nacional de Disciplina Judicial, digamos que han conformado sus archivos centrales y los administran; el archivo central del nivel nacional que ya lo mencionamos y los de seccionales y, de igual forma, el archivo histórico de la rama judicial que es uno solo, aunque su administración se da de manera descentralizada para el caso de los expedientes contenidos en soportes físicos, en soporte papel, porque digamos que un proceso de centralización no tendría pues mucho sentido de la información física; tratándose de información electrónica sí hablaremos de un archivo histórico centralizado y con una administración centralizada, porque allí ya hablamos de repositorios de expedientes electrónicos, documentos electrónicos. En el lado derecho encontramos referenciados especialmente tres actores fundamentales que son los comités de archivo: el Comité Nacional de Archivo, que es el digamos órgano asesor especializado en esta materia del Consejo Superior de la Judicatura; los comités de Archivo de las Altas Cortes, que son aquellos que se encuentran en estas altas instancias apoyando la implementación de la política en este nivel, ayudando a tomar algunas decisiones al interior de la corporación, revisando, por ejemplo, las tablas de retención documental, las tablas de valoración documental que son otros instrumentos archivísticos para poderlos llevar a su revisión por el Comité Nacional de Archivo; y también tenemos los comités seccionales de archivo que en el marco pues de la jurisdicción de las direcciones seccionales apoyan también a los consejos seccionales en la implementación de la política.

En esta siguiente diapositiva nos centramos más dentro del listado anterior en los órganos de ejecución y los niveles de responsabilidad. Los órganos ya de ejecución, aparte pues de los directivos y decisorios que vimos específicamente, son el Centro de Documentación Judicial, al quien le corresponde pues elaborar las metodologías, documentos técnicos, guías, directrices, procedimientos para ser aplicados en toda la rama judicial respecto de la gestión documental y dirigir y coordinar todo el sistema de archivos de la institución; también tenemos la Dirección Ejecutiva de Administración Judicial, como ya vimos, tiene un papel en la administración del archivo central del nivel nacional, administración del archivo histórico y además en la coordinación de la gestión documental que realiza con las direcciones seccionales y con las coordinaciones administrativas; es un papel pues fundamental dentro de la ejecución de la política. De igual forma, las secretarías generales, las coordinaciones administrativas o las unidades internas que se encargan de la gestión documental y del archivo en las altas cortes, allí pues la secretaría, como decimos, la coordinación o unidad interna tienen esas unidades que se encargan de coordinar pues la implementación en cada uno de sus archivos a nivel interno de la política y, finalmente, como nivel base ejecutivo, los despachos y las oficinas; cada uno de los despachos y las oficinas que son responsables de su archivo de gestión, de la documentación que producen, de organizarla y administrarla con base en la tabla de retención documental, transferirla cuando es el momento; es su responsabilidad y por eso pues son la piedra angular del sistema de gestión documental y archivo.

Bien, hm, como lo señalamos, la gestión documental se desarrolla a través del ciclo de vida de los tres, las tres fases archivísticas que lo establece la política dentro de sus principios: archivo de gestión, archivo central y archivo histórico; tres etapas de vida de la información y de la documentación, tanto administrativa como judicial, porque toda dentro del alcance de la política pues están todos los servidores y servidoras judiciales y está toda la información documental de archivo que produce la rama judicial; entonces se administra en ese ciclo de vida a través de unos procesos básicos, unos procesos esenciales y fundamentales de la gestión documental que son los que estamos referenciando en esta imagen. El primero de ellos es la planeación técnica, que básicamente consiste en todas las actividades necesarias tanto para hacer la planeación del desarrollo de la política, de la implementación de las actividades de política, como la planeación de la creación de los documentos; en qué tipo de procesos y procedimientos o trámites se crean, qué tipo de documentos, con qué características; todo ello se aborda desde el proceso de planeación técnica. Un segundo gran proceso es el de producción, cuando los documentos nacen dentro de la institución en el marco de ejecución de los trámites de los procesos judiciales, de los trámites administrativos; son producidos bien sea internamente por nuestras autoridades judiciales o por los funcionarios, los servidores administrativos o aportados por los ciudadanos, aportados por las partes, por los apoderados en el caso de los procesos judiciales; todo ello se encuentra enmarcado dentro de la producción documental. En orden secuencial, posteriormente pues se da la etapa de gestión y trámite de esta información; la gestión y trámite de los documentos, bien sea físicos o electrónicos, entran en su ciclo, entran en su proceso, en su procedimiento de trámite, donde son firmados y analizados, remitidos a otras instancias, se generan otros, son firmados, etcétera, y se almacenan pues en los respectivos expedientes para dar paso al cuarto proceso que aparece referenciado, que es la organización. Entonces, este es el proceso, digamos, más importante allí de que se le da a la información, hablándolo en términos archivísticos, y es cuando aplicamos las metodologías para archivos físicos, archivos generados en soporte papel, que aún tenemos algunos expedientes que iniciaron en soporte papel judiciales y tenemos algunos expedientes, la mayoría obviamente del componente administrativo que se generan, se siguen generando en soporte papel; entonces, cada uno de esos soportes tiene una metodología específica para su organización; para el físico hay una que se llama instructivo para la implementación de tablas de retención documental en los archivos físicos, y para los expedientes electrónicos tenemos el protocolo para la gestión de documentos electrónicos, digitalización y conformación del expediente, que fue establecida a través de una circular del año 2020, actualizada a través de una circular del año 2021 de la Presidencia del Consejo Superior de la Judicatura y que contiene la metodología para la organización de documentos electrónicos. Entonces, según su soporte hay diferentes metodologías; cada uno tiene su metodología y el objetivo es tener un expediente plenamente organizado cumpliendo los principios archivísticos. Posterior pues al cierre de los expedientes, a la finalización de los trámites y a la culminación del periodo de retención para la fase de archivo central que indica la tabla de retención pertinente, una vez finaliza ese tiempo cautelar, es muy corto general, son dos años para casi todas las series y subseries documentales judiciales y administrativas, es procedente su transferencia hacia la fase de archivo central, hacia la siguiente fase o fase intermedia archivística; también a través de las metodologías que tiene establecidas el sendero se prepara y se realiza la transferencia en coordinación con el archivo central que va a recibir esta información; tiene unos formatos, tiene unos requisitos; el esencial obviamente es que esté organizado adecuadamente cada uno de los expedientes a transferir. Posteriormente a su transferencia y a su retención o a su almacenamiento en el archivo central por el tiempo que determina la tabla de retención, se encuentra uno con el sexto proceso que es la valoración, aunque la valoración es un proceso que se hace de manera transversal realmente durante todo el tiempo, pero la valoración consiste en aplicar unos criterios para definir qué información se va a ir al archivo histórico, qué información se va a ir a un proceso de eliminación porque ha perdido todos sus valores, ha perdido sus valores legales, etcétera, financieros, administrativos, jurídicos y puede ser destruida o va a ser conservada permanentemente en el archivo histórico como parte del patrimonio documental de la rama judicial. Una vez pues se han aplicado esos criterios que están en la tabla de retención documental ya establecidos, procede la disposición final, que es el séptimo proceso que observamos referenciado y donde se aplica bien esa eliminación; se lleva a cabo siguiendo también un proceso reglado con unos requisitos o se da su transferencia al archivo central, el archivo histórico para su conservación permanente y, finalmente, por eso encontramos en el último cajón la conservación y la preservación a largo plazo; bien se trata de documentos físicos en papel o documentos electrónicos, viene todo el proceso de garantizar su disponibilidad, su accesibilidad, su integridad durante un periodo largo de tiempo, ¿no?, porque el archivo histórico es de conservación permanente.

Bien, m, y ya en un siguiente bloque, el acuerdo se introduce un poco más en los conceptos relacionados con el documento electrónico, que es un poco el foco de la actualización, digamos, uno de los elementos principales de la actualización es regular de manera más detallada, regular de manera más completa a como se venía teniendo en razón pues de los avances de los últimos años, el documento electrónico, el expediente electrónico y su manejo. Entonces, la política nos recuerda que la conformación de este tipo de expedientes debe hacerse usando también las tablas de retención documental; entonces, es un instrumento que nos guía la organización y la administración tanto para los expedientes físicos como para los electrónicos. Tratándose de los electrónicos, el sistema de gestión documental electrónica o SGDE que ha adoptado el Consejo Superior de la Judicatura desde el año 2024 y se encuentra en pleno proceso de implementación en el componente judicial de despachos y oficinas de apoyo judiciales, es la herramienta que se cuenta para la implementación de la política a este nivel y debe incluir o incluye el almacenamiento de los documentos, de los índices electrónicos que son un instrumento pues de control y un instrumento fundamental para controlar también la ordenación de los expedientes electrónicos; los datos y los metadatos que se asocien a los documentos y a los y a los expedientes deben ser almacenados en repositorios digitales de confianza, es decir, fiables, estables, seguros, sobre todo ese componente muy importante de seguridad de la información para garantizar que los expedientes estén disponibles a lo largo del tiempo, no solo durante su trámite en el despacho judicial o en el en en la oficina administrativa, sino a través del tiempo posterior, pasados 5, 10, 15, 20, inclusive más años; tratándose de expedientes judiciales los periodos de conservación son muy amplios porque pueden existir requerimientos inclusive de instancias de justicia internacional sobre ese tipo de información. La política nos señala los elementos, cuáles son los elementos que deben componer el expediente electrónico de archivo y nos señala cuatro: los documentos como tal, o sea, el documento electrónico; el índice electrónico de esos documentos, de esa información donde se registran y se asocian varios datos y metadatos de esa información, de esos documentos; la firma del índice electrónico, que es un elemento que se agrega al documento electrónico a través de un aplicativo que tiene la rama judicial; el

Aplicativo de firma electrónica en este caso, y es un componente pues de los expedientes. Y por último, los metadatos de contenido, estructura de contexto; es decir, toda la información asociada a los documentos, asociada a los despachos productores que va incita o inmersa dentro del expediente electrónico de archivo. Eso no señala la norma, eh a este respecto, y allí profundiza un poco más la política estableciendo para la rama judicial cuáles son los atributos del documento electrónico de archivo que respaldan su validez y admisibilidad; es decir, que sean reconocidos en escenarios judiciales, en escenarios administrativos, eh con plena validez y con pleno, con plena fuerza vinculante. ¿Cuáles son esos atributos? Son cuatro: el de autenticidad, que eh alude a qué ese atributo alude a que el documento pueda demostrar qué es lo que afirma hacer; es decir, que un acta sea realmente un acta, que tenga el contenido que que un acta debe contener, o una providencia judicial, eh de igual forma que pueda evidenciar el documento que ha sido creado o enviado por la persona que afirma haberlo creado o enviado; es decir, su autor, que se puede atribuir la autoría a una persona específica y que ha sido creado o enviado en el tiempo que se afirma así fue. Entonces, este atributo es es fundamental. Eh, para ello, uno de los, tal vez el principal componente o la principal herramienta que nos ayuda a garantizar este tributo, pues es todo el régimen de eh firmas electrónicas y firmas digitales. En el caso de la rama judicial, pues eh como lo mencionamos hace un segundo, eh se cuenta con un aplicativo de firma electrónica que permite eh hacer esta esta rúbrica, ¿no?, firma en el documento electrónico dando la certeza de que su autor es quien aparece allí eh como tal en el ejercicio del cargo específico eh a través del cual expide ese documento.

De igual forma, eh también la regulación legal eh le ha dado la fuerza de firma electrónica a algunas herramientas como el correo electrónico. Por eso encontramos que en el intercambio de información de los procesos judiciales con las partes, los apoderados, inclusive los ciudadanos eh vinculados a dichas actuaciones se utiliza el correo electrónico, y los documentos que llegan, incluyendo el poder, los poderes por esa vía están siendo firmados a través de ese correo que está registrado de los apoderados o que está también registrado por las partes dentro del proceso. Eh, se entiende que viene de esa persona y le da un cariz de autenticidad. La integridad es el segundo atributo que encontramos allí referenciado. ¿Qué tiene que ver la integridad? ¿A qué refiere? Pues que ese documento electrónico eh podamos garantizar que está completo y sin alteraciones, que su contenido corresponde al incorporado por su autor o creador; es decir, que no le falta una parte, que no se le ha sido suprimido algunos párrafos, algunas páginas, eh o que no ha sido alterado lo que la persona, su autor, incorporó allí. La información que quiso que estuviese en el documento no ha sido alterada, y en algún sentido a eso tiene que ver la integridad. Eh, y en la práctica, pues uno lo puede ver muy claramente asociado al uso del formato de documento electrónico en PDF, PDFA también, que es un formato un poco más avanzado en estos aspectos que el PDF sencillo. Y es que este tipo de formato permite garantizar con mayor certeza, con mayor seguridad que esa integridad se ha mantenido, que el documento no ha sido alterado, no ha sido modificado. Pues hay otros formatos que son eh menos eh digamos garantes de la integridad, eh los ofimáticos de Word, Excel, es más complejo obviamente eh digamos que la garantía de su integridad. Por eso el formato PDF, PDFA son los recomendados en el protocolo para la gestión de documentos electrónicos y que la rama judicial ha venido implementando y que se usan muy fundamentalmente en el sistema de gestión de documentos electrónicos.

Tercer atributo que observamos mencionado es el de fiabilidad. ¿Qué tiene que decirse sobre el atributo de fiabilidad? Que es esa condición que permite que el documento electrónico y el expediente electrónico mismo reflejen de manera exacta y completa, precisa la ejecución de las actividades, etapas o fases del procedimiento o trámite que le dan origen. Ello lo encontramos, por ejemplo, en el protocolo y en el mismo SGD, toda una estructura de carpetas, subcarpetas, metadatos que se asocian a los expedientes y a los documentos y nos permiten saber que el proceso judicial en general se desarrolla a través de unas etapas: la primera instancia, la segunda instancia, los recursos extraordinarios que hay al interior de estas etapas, por ejemplo, incidentes procesales. Y la organización y la ordenación de los documentos y de las carpetas referidas a estos eventos nos permite reconstruir, observar y reconstruir cuál es el curso normal del proceso. Al igual, al interior de cada carpeta, de cada cuaderno, los documentos van en su orden de producción: primero la demanda y los documentos que vienen con la demanda, posteriormente se produce el acta de reparto, posteriormente eh el auto de admisión de la demanda, etcétera, etcétera, etcétera, hasta la sentencia de primera instancia, sentencia de segunda instancia; es decir, eh toda la organización archivística eh de estos documentos nos permite reconstruir ese trámite de manera fiel, también aplicable plenamente obviamente en lo administrativo, ¿no?, el proceso contractual, el proceso de vinculación y y de vida de un servidor en la entidad, por ejemplo, que son procesos largos, complejos, también tienen unas fases, tienen unas etapas que pueden ser reconstruidas a través de la correcta organización que se haga de los expedientes físicos y electrónicos.

Y el último atributo del que nos habla la política que acoge la política, porque estos atributos obviamente tienen una base legal en la Ley General de Archivos y en los desarrollos eh que se han dado de la misma, reglamentarios y del Archivo General de la Nación, eh el último que nos mencionan es la disponibilidad, que refiere a ¿qué?, a que ese documento pueda localizarse, pueda recuperarse, presentarse ante el usuario o ante la administración misma, interpretarse o consultarse en el corto, mediano y largo plazo; es decir, que a través de esos metadatos, de esos datos que le asociamos eh como la serie documental, la subserie documental, el mismo para los expedientes judiciales, el mismo código único de del proceso, el código de identificación, los podamos gestionar, administrar correctamente a través de las fases de archivo que referenciamos y los podamos recuperar, porque pues uno de los fines esenciales de los archivos es la recuperación, permitir la recuperación, garantizar la recuperación de la información. Bien, y siguiendo con el documento electrónico en este bloque, es fundamental eh lo que nos señala la política en torno a que los expedientes electrónicos se deben conformar con la totalidad de los documentos que se generen en desarrollo del mismo trámite, actuación o procedimiento, independiente del tipo de información que contenga y del formato, respetando el principio de orden original, que es aquel que indica que se deben organizar atendiendo su secuencia cronológica y agrupándose conforme a las series y subseries documentales de la tabla de retención. Entonces, independiente del tipo de información y del tipo de formato, porque especialmente en los procesos judiciales tenemos audiencias, tenemos inclusive elementos materiales probatorios que no son eh documentos textuales típicos, digamos. En el caso de los elementos materiales son elementos físicos como armas, eh material de incautación; tenemos también las audiencias que es un documento audiovisual que se almacena en un repositorio especializado en Teams Premium por su naturaleza, por razones de seguridad, por razones de administración, porque son documentos de gran peso, de gran eh tamaño. Entonces, hacen parte del del expediente electrónico y se registran o se referencian o se vinculan a través de ciertos mecanismos y registros que se establecen en el protocolo para la gestión de documentos electrónicos y se implementan también de la misma forma en el SGDE para vincular esta información, aunque no se encuentra almacenada en el mismo repositorio. Sin embargo, hay que garantizar la unicidad del expediente y la integridad del expediente. Bien, hm.

También la política nos establece que la transferencia y la disposición final de los expedientes electrónicos de archivo eh debe realizarse al igual que la disposición final usando el sistema de gestión documental electrónica. Pues, como lo mencionamos, estamos en un momento de transición; eh los expedientes judiciales se han venido conformando usando la herramienta de OneDrive, y el protocolo que hemos mencionado está muy enfocado a guiar esa organización en en dicha herramienta. Esta información de los procesos judiciales se está transfiriendo progresivamente al sistema de gestión documental electrónica para ser administrados a partir del punto de migración, ser administrados a través de la herramienta con todos los criterios que ya están incorporados, parametrizados en la misma y que obedecen a estos procesos, a estos principios que hemos visto, a este ciclo de vida del documento. A través del SGD podemos administrar las transferencias documentales, la disposición, la eliminación, que para este caso es un borrado de la información, eh y darle su administración integral pues a la información electrónica. La política establece muy claramente que la administración funcional del sistema de gestión documental electrónica está a cargo del Send, responsabilidad del Centro de Documentación Judicial, pues en su carácter de eh órgano ejecutor digamos principal del nivel nacional de la política archivística; y de igual forma establece que la Unidad de Transformación Digital e Informática es la administradora técnica, le corresponde la administración pues de la herramienta desde el aspecto técnico, tecnológico. Bien, ya vamos eh acercándonos al final de la de la presentación con las dos conclusiones fundamentales que eh es importante que queden en la mente, que queden en la recordación. Primero, que la actualización de la política de gestión documental y archivo por parte del Consejo Superior de la Judicatura a través del acuerdo 12272 del presente año, pues busca refrendar el compromiso de la alta dirección con la adecuada administración del patrimonio documental de la rama judicial, colocándola a tono con los avances normativos, tecnológicos y procesales del país, de manera que los documentos y expedientes sirvan de la manera eficiente al servicio público de administración de justicia y al patrimonio documental de la nación. Entonces, ese es e es fundamental ese ese elemento conclusivo, que la actualización de la política busca ponernos a tono con lo procesal, con lo tecnológico en la administración de la información y que de esa manera apoyemos de manera más eficiente el servicio público de la administración de justicia; es decir, que redunde en beneficio de los ciudadanos, de los usuarios del servicio de administración y de paso pues mejore las posibilidades de gestión de los despachos de las autoridades judiciales, les dé herramientas para poder eh llegar a a una mayor eficiencia en los trámites; y de igual forma estamos trabajando en el aporte, la construcción del patrimonio documental del país por una parte. Eh, ese elemento fundamental; y por otra parte, respecto eh vemos que en el acuerdo se encuentran establecidos los componentes, las instancias y las responsabilidades respecto de la gestión documental y la administración de los archivos físicos y electrónicos de la rama judicial. Ese manejo, como vimos, se basa en el concepto del ciclo vital del documento que, como recordamos, eh nos da un tratamiento archivístico de la información en unas fases que podemos incluir previamente el trámite de la información, el trámite de los expedientes como momento preparatorio a lo archivístico y donde se hacen ya procesos de organización y las fases propiamente dichas de archivo de gestión, central, histórico; y se complementa además este manejo con los ocho procesos de la gestión documental que vimos allí, desde la planeación hasta la disposición final de la información, que algunos se desarrollan desde las oficinas, especialmente eh lo que tiene que ver con la producción y la organización de los documentos, y en los demás pues ya la participación y la responsabilidad especialmente recae en los archivos centrales, en los archivos históricos y en las unidades pues que los coordinan y administran, eh y que eh toda la política pues nos trata de llevar a garantizar la conservación y la preservación a largo plazo como elemento digamos punto de llegada, ¿no? Es muy importante todo lo que se hace en los procesos de la gestión documental, eh pero es fundamental garantizar que esa información quede disponible y quede íntegra, quede recuperable eh como les decía en 5, 10, 15 o 20 o más años. Eso es fundamental.

Bien, ¿dónde podemos encontrar eh la política?, ¿dónde podemos descargarla? Por aquí tengo los vínculos. Una vía es a través de la dirección electrónica de eh el sistema de consulta de actos administrativos en la rama judicial. Allí pues con el identificador del acto administrativo la podemos la podemos buscar, es una vía y se encuentra con sus anexos, con los anexos que vimos de marco de referencia y modelos de gestión documental; y otra vía es a través de el sitio web del eh centro de documentación judicial, específicamente de la división de gestión documental, que es otro vínculo que observamos por allí, donde eh también pues este es el vínculo directo, pero pueden ustedes acceder desde la página principal eh dando clic en el escudo del Consejo Superior de la Judicatura, donde los envía hacia las unidades del Consejo Superior, una de las cuales es el Sendog, y dentro del Sendog van a encontrar dando clic la división de gestión documental y memoria histórica, entre otras unidades que tiene el Sendog. Aquí van a encontrar todos los recursos además técnicos que hemos mencionado: las tablas de retención documental, las metodologías para los expedientes físicos y los electrónicos, eh videos y recursos de capacitación muy importantes; y en lo que tiene que ver con la política la van a poder encontrar en este cajoncito de políticas, planes y programas. Aquí vemos que eh se señala en el cajón de política, porque ahí está el plan institucional de archivos, que es un plan que guía toda la gestión institucional por un periodo de tiempo, y el PGD, que es el programa de gestión documental; pero cuando vemos la política o cuando marcamos este vínculo aquí nos nos aparece el acuerdo y sus anexos. Entonces allí lo podemos también descargar y podemos acceder a esa información importante del del Sendog y de la división de de gestión documental. Eh, bien, eso era como el contenido fundamental que queríamos eh darles a conocer hoy en este primer bloque. El día miércoles podremos observar un segundo bloque con la parte final de de los líneas de política que trae el acuerdo. Eh, vamos a formular un par de preguntas para dar una respuesta, preguntas de orden general para darles una respuesta y y poder pues dar finalización a la sesión. Así es, doctor Alex. Muchas gracias por su presentación, y efectivamente pasamos a la sección de preguntas. La primera de ellas: ¿Por qué se actualizó la política de gestión documental y archivo de la rama judicial en el presente año y cuáles son los elementos esenciales del compromiso de política adoptado? Bueno, recordemos entonces eh que la respuesta a esa pregunta viene dada por que la política es un elemento dinámico, que la política es un elemento que debe ir avanzando, modernizándose acorde con los avances normativos, para el caso de la administración pública, con los avances tecnológicos, con los avances mismos de la rama eh a la que refiere en este caso la gestión documental, pero puede ser también las políticas de personal, las políticas financieras, políticas contractuales, todas las políticas se van actualizando; y en este caso la gestión documental busca ponerse muy a tono con la gestión documental electrónica. Especialmente esta actualización trae ese elemento fundamental, y vimos que tiene unos bloques, ¿no?, un bloque sobre la administración de la información física y electrónica, que es fundamental darle una buena administración, una correcta administración a esta información; también un bloque sobre acceso y transparencia, que es necesario garantizar ese acceso y esa transparencia; eh también el tratamiento de los datos personales de acuerdo a la ley, la ley de transparencia, a las normas que hay sobre tratamiento de datos para proteger la información reservada, la que es clasificada, eh inclusive la sensible que no es de acceso obviamente al público. E es un componente también de la política; otro es el de apoyar eficientemente el servicio de administración de justicia, apoyarlo de manera en que se pueda fortalecer el servicio de administración a través de la correcta implementación de la de la gestión documental electrónica; y por último, garantizar la capacitación a los servidores. Veamos que también es un elemento fundamental garantizar la capacitación a los servidores en estas materias y especialmente en lo que tiene que ver con la incorporación de tecnologías en la gestión documental. Es son como los elementos fundamentales que vimos eh y que a los que obedece esta actualización. Esa sería la respuesta para esta pregunta. Muchas gracias, doctor. Vamos con la siguiente pregunta: ¿Cuál es la herramienta tecnológica dispuesta por el Consejo Superior de la Judicatura para el adecuado, para la adecuada, perdón, conformación y administración de los expedientes electrónicos de archivo y qué atributos documentales garantiza? Bien, entonces eh estuvimos hablando en varios de los aspectos eh del sistema de gestión documental electrónica, SGDE por sus siglas, que es la herramienta que ha seleccionado el Consejo Superior de la Judicatura desde el año anterior y que se está implementando progresivamente, gradualmente en el componente judicial de despachos y de oficinas de apoyo para la correcta conformación, trámite, disposición, administración de los expedientes judiciales electrónicos, donde se automatizan varias de las acciones que son necesarias como la generación de los índices electrónicos, toda la asociación de datos y metadatos a al índice y a los mismos documentos y expedientes que allí se administran. Entonces, esa es la herramienta que se viene implementando y que en un mediano y largo plazo con toda seguridad vamos a ir extendiendo hacia el componente administrativo, porque eh pues no tiene retorno digamos la gestión documental electrónica en todos los ámbitos de la administración pública. Es un proceso que no tiene no tiene retorno, vamos a avanzar claramente a seguir avanzando hacia allí; y los atributos que los acabamos de mencionar hace unos pocos minutos, recordemos los que son los de autenticidad, eh disponibilidad, fiabilidad y a ver cuál les mencioné, disponibilidad, fiabilidad, accesibilidad y autenticidad, que tienen que ver con garantizar que y lo permite el sistema de gestión de documentos electrónicos a través de diferentes mecanismos y diferentes herramientas internas que tiene funcionalidades, nos permite garantizar todos esos atributos: que el autor sí es el autor realmente, que lo podemos certificar, que el contenido que está allí es el que él quiso realmente poner allí. El SGD también integra el mecanismo de firmas electrónicas para garantizar esa autenticidad; también eh nos permite observar la traza de todo el procedimiento, de todo el trámite que generó ese documento y ese expediente a través de una serie de metadatos e información asociada a cada expediente según las instancias, los trámites, las actividades que se desarrollan; nos permite también eh garantizar que el documento está íntegro, que no se le hagan modificaciones, hay unos permisos, unos perfiles específicos que pueden o no pueden modificar eh un documento, que pueden o no eliminar los documentos para garantizar la integridad del documento y de los expedientes; y de igual forma la herramienta nos permite también garantizar una disponibilidad a largo plazo, una administración de la información a largo plazo para hacerlo recuperable en el tiempo. Eso eso un poco respondiendo este este esta pregunta de orden general. Muchas gracias a todos los participantes, a todos los que nos han acompañado hoy. Eh, aquí culminaríamos pues la la presentación. Doctor Alex Francisco Vargas, queremos expresar nuestro especial agradecimiento hacia usted por su generosa intervención. A los asistentes, los invitamos a que nos sigan a través de las redes sociales como Escuela Judicial Rodrigo Lara Bonilla. Muchas gracias. [Música]