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Cómo se construye un cronograma para controlar y dar seguimiento a las actividades del proyecto. En esta lección aprenderás a transformar tus objetivos en acciones concretas para lograr su cumplimiento, además de colocar las actividades realizadas y por realizar en un cronograma para su observancia y seguimiento.
Empezaremos a preguntarnos qué es administrar el tiempo. Contamos con 168 horas semanales para poder decidir qué hacer, incluyendo el descanso. Cuando aprendemos a administrar el tiempo de manera proactiva, empezamos a valorar el tiempo que dedicamos a las diferentes actividades en nuestra vida.
Para lograr una correcta administración del tiempo, es necesario conocer algunas de las fases que menciona Rus:
Análisis. Observa cómo las actividades a realizar contienen una cantidad de tiempo impensable, pero mientras más objetivo seas, te darás cuenta de las interrupciones durante ciertas actividades y de cómo estas interrupciones se pueden gestionar mediante estrategias que ayudarán a eficientar el tiempo que dedicas.
Planificación. Los objetivos propuestos al inicio de una actividad implican la realización de tareas que deben ser administradas, tanto en cantidad de tiempo que requerirán como en la especificación del momento de su realización. Por ejemplo, si deseas cocinar un pastel, existe un orden para seguir la receta: primero se debe preparar la masa y luego cocinar en el horno, y no viceversa. La mezcla de la masa siempre precede al horneado. Sin embargo, es importante detectar cuáles tareas que se realizan no apoyan directamente al logro de los objetivos, por lo que deberás asignarle una prioridad baja para su atención.
Seguimiento y evaluación. Se refiere al término de un periodo de tiempo razonable para completar cada tarea. Asimismo, debe observarse si se alcanzan los objetivos planteados y de las tareas realizadas, cuáles no estaban consideradas desde un inicio.
Cuando hablamos de recursos de una organización, nos referimos al elemento humano, así como los bienes técnicos, materiales y financieros. El óptimo manejo de estos recursos, gestionados a través del tiempo, debe contemplar su administración con una herramienta que nos indique en cualquier momento el avance de las actividades. Dicho avance podrá presentarse gracias a un elemento gráfico que muestre su desarrollo.
Es momento de revisar el diagrama de Gantt y la elaboración de cronograma, lo que te permitirá dar seguimiento a las actividades de tu proyecto. Descarga el siguiente PDF.
En este video aprendimos a realizar un cronograma para administrar las actividades del proyecto. No olvides considerar todas las tareas necesarias para alcanzar los fines declarados en los objetivos generales y específicos.