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Diseño del sistema de información contable.
Con la información obtenida en el análisis preliminar, podrás diseñar un sistema de información contable adaptado a las necesidades de tu empresa de la siguiente manera: Diseña un plan único de cuentas, el cual contiene un registro de todas las cuentas que la empresa necesitará para registrar sus hechos contables. Para elaborarlo, puedes guiarte con los lineamientos establecidos por las normas internacionales de información financiera o el catálogo de cuentas y códigos agrupadores elaborado por la institución tributaria de tu país. Evite elaborar un plan que contenga un número de cuentas excesivo, pues entorpecerá el trabajo del departamento de contabilidad o limitado, ya que no generará información valiosa para la empresa. Cualquiera de estas dos situaciones requerirá el rediseño de todo el sistema.
Evalúa y diseña la estructura administrativa que se encargará de ejecutar el sistema. Si se trata de una empresa nueva, deberás determinar los departamentos y subdepartamentos que deben crearse y cómo se organizarán de manera jerárquica; el proceso de trabajo que realizará cada departamento y puesto dentro del mismo; el presupuesto destinado a la contratación de nuevos empleados y la manera en la que será distribuido; el número de empleados que deberá tener cada departamento y las competencias que deben tener. Si se trata de una empresa consolidada, deberás establecer los cambios que deben implementarse y cómo se aplicarán; si es necesario contratar nuevo personal; cuáles son las necesidades de capacitación y de qué manera será impartida entre el personal.
Selecciona un equipo informático que apoye las tareas del departamento de contabilidad. Investiga qué sistemas informáticos existen en el mercado, cuál es el costo de su licencia y cuáles son sus características. Esta información, junto con las necesidades analizadas, te permitirá determinar la infraestructura tecnológica que se necesita para implementar el sistema; es decir, cuántas computadoras y con qué características; la forma en que se realizará el respaldo de la información; el procedimiento para instalar el equipo y dónde se resguardará; quién tendrá acceso a él, ya sea para usarlo o para brindarle el soporte técnico; cuánto dinero se deberá invertir; las medidas de seguridad que deberán implementarse.
Recuerda que un sistema de información contable eficiente no es aquel que suministra más información, sino aquel que permite obtener toda la información requerida por la dirección con la máxima eficiencia y el mínimo costo.