Transcription
ستتعلم كيفية التحدث بوضوح وثقة من خلال تصميم رسالتك بنقاط رئيسية منطقية. إذا كنت تتابع هذا، فهذا هو الجزء الثالث من سلسلة مكونة من خمسة أجزاء حول التحدث بوضوح وثقة. إليكم خلاصة هذا الفيديو.
يتواصل المتحدثون الواضحون والواثقون في النقاط الرئيسية المنطقية أو نقاط الحديث. بمعنى آخر، يتواصلون بطريقة منظمة. للحصول على هذه النصائح، سأفترض أنك في وضع احترافي مثل اجتماع فريق. يمكنك استخدام هذه النصائح لإعداد رسالة أو كجزء من أسئلة وأجوبة في موقف جماعي، لذا تخيل نفسك تتحدث في مجموعة للحصول على هذه النصائح.
النصيحة الأولى، أسهل طريقة لإضافة إحساس بالمنطق والبنية إلى رسالتك هي تقديم معاينة مختصرة ثم ترقيم النقاط الرئيسية المسموح بها. على سبيل المثال، قد تقول أنك تريد التحدث عن ثلاث خطوات مهمة. أولاً، دعونا نبحث عن طريقة لزيادة الإيرادات. ثانياً، سوف نستكشف كيفية خفض التكاليف. وثالثاً، يجب علينا الوصول إلى عملاء جدد. بياني السابق كان يعني ببساطة أنني أريد أن أتحدث عن ثلاث خطوات مهمة. يعرف المستمعون الآن أن لديك ثلاث نقاط ثم تقوم بترقيم نقاطك كما تقولها. عندما تقول الأول والثاني والثالث، فهذه تسمى علامات. أنت تقوم بترقيم نقاطك لتسهل على المستمعين سماع منطق رسالتك وبنيتها. وهذا يضيف الكثير من الوضوح إلى ما قلته، ولكنك ستلاحظ أنه يجعلك تبدو واثقًا بشكل لا يصدق فيما تقوله. يبدو أنك فكرت في هذا الأمر وأنت تعرف ما الذي تتحدث عنه. في المقابل، إذا لم تقل حرفيًا أولاً وثانيًا وثالثًا، فعندما تصل إلى تلك النقاط، لن يسمع المستمعون هذا الوضوح الإضافي. قد يبدو الأمر بالنسبة لهم وكأنك تقوم فقط بإدراج عناصر عشوائية، ولكن بإضافة تلك العلامات، أولاً وثانيًا وثالثًا، فإنك تبدو أكثر استعدادًا ومصداقية.
سأفعل مثالًا آخر وفي هذا الإصدار الأول لن أستخدم معاينة أو علامة، وبعد ذلك سأعيد ذلك بإضافة تلك العناصر وأخبرني أي منها يبدو أكثر وضوحًا وثقة. تصور نفسك وأنت تقول كلًا من هذه الكلمات في اجتماع جماعي. هذا هو المثال الأول. دعونا نحدد الأقسام الأخرى التي يمكننا العمل معها. سنلتقي بهم لمناقشة فكرتنا ويمكننا التعاون لصياغة مقترح. الآن، لا حرج في ذلك. إنه واضح بالفعل كما هو، ولكن استمع إلى الفرق عندما أقوله بمعاينة وإشارات. أرى ثلاث خطوات تالية لهذا المشروع. أولاً، دعونا نحدد الأقسام الأخرى التي يمكننا العمل معها. ثانيًا، سنلتقي بهم لمناقشة فكرتنا، وثالثًا، يمكننا التعاون لصياغة مقترح. كلتا هاتين الرسالتين مقبولتان، لكن معظم الناس يتفقون على أن المثال الثاني يتمتع بتلك الميزة الإضافية التي تجعله يبدو أشبه بالقيادة. إضافة معاينة وإشارات تجعل الرسالة تبدو رسمية.
كما اعتاد The Rock أن يقول، إذا كنت تلتقط ما سأطرحه في هذه السلسلة، فأنا أشجعك على معرفة المزيد عن أكاديمية Communication Coach Academy الخاصة بي. لدينا أكثر من 20 فصلًا ونقدم تدريبًا جماعيًا مباشرًا علاوة على ذلك. هناك أيضًا صفحة مليئة بالموارد المجانية تمامًا وفصل دراسي مجاني حول أهم خمس مهارات تواصل أساسية للمحترفين. سأضع روابط لذلك والموارد الأخرى في الوصف أسفل الفيديو.
النصيحة الثانية، إذا كانت لديك رسالة مقنعة، استخدم النقاط الرئيسية للمشكلة والحل والفوائد. في المواقف المهنية، غالبًا ما نطلب من زملائنا أو المشرفين أو العملاء شيئًا ما في نهاية رسالتنا. نحن نسمي ذلك طلبًا أو دعوة إلى اتخاذ إجراء أو CTA. نطلب كل أسبوعين دعمًا ماليًا أو مساعدة تعاونية. وعندما نفعل ذلك، يجب علينا أن نبني قضية وإقناع الناس بالانضمام إلى قضيتنا. عندما تقوم بمشاركة هذا النوع من الرسائل، فإن أفضل طريقة لتنظيم نقاطك الرئيسية هي ترتيب المزايا لحل المشكلة. إنها تعمل بنفس طريقة الإشارة الأولى والثانية والثالثة التي تحدثنا عنها، باستثناء أنه بدلاً من ملء النقاط الأولى والثانية والثالثة بأي موضوع تتحدث عنه، فإنك ستملأها بالمشكلة التي تطرحها هناك للحديث عن الحاجة أو الحل أو خطتك والفوائد. ويجب أن يكون ذلك لكي تكون الرسالة مقنعة فعالة.
فيما يلي مثال لرسالة حول مطالبة مشرفك أو فريقك بتعيين شخص إضافي لمشروع قادم مهم. أولاً، كما تعلم، مشكلتنا الرئيسية هي أننا فقدنا بعض الأشخاص في الربع الأخير ونحن نتجه إلى مشروعنا التالي باختصار. ثانيًا، ولهذا السبب، أوصي بتوظيف شخص إضافي واحد على الأقل يمكنه مساعدتنا في جوانب التصميم التعليمي لمشروعنا. ثالثًا، الجانب الإيجابي من هذا هو أنه سيحرر بقيتنا لزيادة جودة عملنا لأننا لا نحاول القيام بواجب مزدوج.
بضعة مؤشرات على هذه الرسالة. يمكنك استخدام الكلمات الرئيسية الفعلية، المشكلة والحل والفائدة للتعبير عن رسالتك، أو يمكنك استبدال الكلمات التي تعني تقريبًا نفس الشيء الذي فعلته. على سبيل المثال، أستخدم كلمة قضية، توصية وأعلى بدلاً من مشكلة، حل، فائدة. هناك عدة طرق لتوصيل نفس البنية المنطقية. إذا كنت تريد قول مشكلات، أو عقبات، أو مشاكل، أو انقطاع الاتصال، بدلاً من استخدام المشكلة اللفظية الفعلية، فالأمر متروك لك. إذا كنت تريد استخدام كلمات مثل خطة أو توصية أو اقتراح بدلاً من كلمة الحل، فهذه بدائل رائعة. يمكنك استخدام أي كلمات تناسب رسالتك بشكل أفضل. فقط تأكد من تنظيم رسالتك حول أساس المشاكل والحلول والفوائد بهذا الترتيب، واستخدام بعض الكلمات الرئيسية التي لا لبس فيها للإشارة إلى هذه النقاط الثلاث.
أود أيضًا أن أشير هنا إلى أنني أستخدم علامات إرشادية لكل نقطة من هذه النقاط. قلت الأول والثاني والثالث. بالإضافة إلى قول المشكلة والتوصية والجانب الإيجابي، أوصي دائمًا باستخدام العلامات الإرشادية. عندما تكون في شك، استخدم الإشارات. عادة ما يساعدون ولا يؤذون أبدًا. ولكن في بعض الحالات، لا يكون استخدام علامة إرشادية أمرًا ضروريًا إذا كانت كلماتك الرئيسية واضحة تمامًا.
النصيحة الثالثة هي الاختلاف في تصميم الرسالة المقنعة. بالنسبة لبعض الرسائل، قد تكون النقاط الثلاث التي تتمحور حول سبب المشكلة والحل أكثر ملاءمة لرسالتك من فائدة حل المشكلة. ولا توجد حقًا طرق لمعرفة التصميم الأفضل مسبقًا وموقفك الخاص لرسالتك وجمهورك. هذا الاختيار متروك لك. ولكن من خلال تجربتي في العمل مع عملائي، وجدت أن النقاط الرئيسية للحل والمشكلة تميل إلى العمل بشكل جيد مع جمهور داخلي مثل فريقك أو ربما مشرفك. يتفق معظم عملائي على أن النقاط الرئيسية التي تفيد حل المشكلات تعمل بشكل جيد سواء مع جمهور داخلي مثل هؤلاء الأشخاص الذين ذكرتهم للتو، أو مع جمهور خارجي مثل عميل محتمل.
فيما يلي مثال على ما تبدو عليه النقاط الرئيسية للمشكلة وسبب الحل في رسالة مختصرة. ومن أجل التنوع، لن أستخدم الإشارات في هذا المثال، حتى تتمكن من رؤية كيف يبدو الأمر من خلال الكلمات الرئيسية فقط. مشكلتنا الأكبر حاليًا هي أننا فقدنا عددًا أكبر من العملاء بسبب الاستنزاف أكثر مما كنا نعتقد. وكان السبب في ذلك هو عدم وجود عملية تأهيل وتوجيه متماسكة للعملاء الجدد. الحل الذي أوصي به هو إنشاء عملية تأهيل جديدة تتضمن توازنًا بين التفاعل وجهًا لوجه ومتابعة البريد الإلكتروني على قدم المساواة.
بعض الأشخاص الذين عملت معهم يترددون في استخدام الكلمات الرئيسية التي تكون متعمدة مثل حل المشكلة السبب. كما كان من قبل، يمكنك استبدالها بكلمات رئيسية وعبارات أخرى، فقط تأكد من أن كلماتك الرئيسية بارزة ولا لبس فيها حتى يعرف المستمعون بالضبط النقطة التي تتجه إليها.
هناك طرق أخرى لتصميم رسالتك حول نقاط منطقية، ولكن هذه هي أهم ثلاث طرق ربما تكون قد سمعتها بالفعل في معظم الإعدادات المهنية. إذا تمكنت من تعلم التحدث بهذه الطريقة وجعلها عادة، فسوف تبدو أكثر وضوحًا وثقة بعشر مرات لكل رسالة مهمة تشاركها. لقد نقلت عن الصخرة في وقت سابق وسأقتبس منه مرة أخرى. إذا كنت تشم رائحة ما أطبخه في هذه السلسلة وتريد معرفة المزيد عن أكاديمية Communication Coach Academy، فقم بإلقاء نظرة على جميع الروابط في الوصف القابل للتوسيع أسفل هذا الفيديو. توجد موارد مجانية على الموقع كما هو الحال دائمًا، وأتطلع إلى سماع وجهة نظرك حول هذا الفيديو في قسم التعليقات أدناه. وإلى المرة القادمة، شكرًا، بارك الله فيكم، ونراكم قريبًا.