Transcription
О'кей. Значит, [откашливается] а классически у нас как бывает? То есть в ходе бизнес-процесса у нас всегда с клиентом, когда приходит запрос, начинает работать sales department. Ээ я такими кружочками тут буду чертить. И, соответственно, sales department производит первый документ. Как правило, это там, ну, набор документов, о'кей, но у нас финансовый - это формируется счёт или или инвойс. И вот здесь вот уже появляется как раз какая-то сумма входящих денег. Фактически это вот мы получили первую информацию, сколько денег нам пришло.
Э-э, Инвойс может, ээ, в себе содержать информацию про компанию, про конкретную сделку, про конкретный проект. И вот тут важный момент, сразу же можно начать, что когда мы продажу делаем, у нас может получиться так, что мы, допустим, ведём аэ одного клиента, то есть, э, один аккаунт. Я тут английскими буду писать. То есть вот один аккаунт, но у этого аккаунта появляется, допустим, две сделки. А вот так вот буду писать D. И почему они появляются? Потому что вот если взять, допустим, строительный сектор, ну, такой классический просто пример, один клиент может, допустим, заказать постройку, я не знаю, там загородного какого-то участка, и это будет сделка номер один, и, допустим, стройку там ещё чего-то или или просто два разных объекта, там два участка, два дома, два всего. И, соответственно, у нас фактически бюджет по первому и по второму проекту - это два разных бюджета, но клиент фактически один. И и вот тут возникает, что у нас сделка один, сделка два - это два разных проекта, два разных бюджета, два типа входящих и исходящих расходов. Ну, то есть и учёт нам надо вести как по клиенту в целом. вообще он баланс общий. Так и по отдельному проекту и по отдельной сделке, возможно, отдельно. И у каждой сделки также формируется свой инвойс, ну, и там свои какие-то деньги. Это вот именно на входе, на начале продаж и на первых документах. А вот этот весь процесс, он в целом практически у всех одинаковых. использоваться любая CRM. И, в принципе, тут проблем обычно не возникает. Посчитать, ээ, сколько по клиенту денег пришло, а если там сделки отдельно заводили, на какие суммы сделки были. И в целом здесь проблем обычно никаких не бывает.
А, но у нас дальше возникает следующий процесс. То есть, когда мы продажу сделали, то есть у нас наверное должно создаться что-то в формате выполнения обязательств. И на уровне выполнения обязательств мы как раз вот этот вот поступивший, э, баланс денег, мы его начинаем как раз использовать. И желательно на выходе, когда мы финишируем, чтобы у нас баланс был положительный, а не отрицательный. То есть доходы и расходы по конкретному проекту были, ээ, доходы были положительны. И фактически это вот, наверное, одна из основных уже там следующих задач руководителя, кто вот отвечает за там за продакшн, а ежедневно или там с каким-то периодом времени мониторить наши ожидания по выполнению обязательств совпадают с планами или не совпадают. и то, насколько быстро можно будет ориентироваться. То есть мы вообще попадаем в смету, которую заложили при при продаже вот этого проекта или не попадаем. От этого вот как раз от этой скорости уже начинают зависеть ээ какие-то корректировки и вообще в принципе эффективность работы. То есть, если там по какой-то причине материалы вдруг резко подражали или там что-то вдруг там затянулось, то чем раньше мы об этом узнаём, особенно при большом количестве проектов, то есть здесь сразу же надо сделать упор, что если проектов там, ну, не знаю, 10 и в целом как бы это не супербольшой какой-то там производственный цикл, то, наверное, это как бы не так сильно важно становится. Другой вопрос, когда у вас вы как бы действительно продаёте много разных проектов, много, что надо отслеживать именно по приходом, по расходам. И вот когда этот момент возникает, когда уже сложно просто взять там в табличку выгрузить, э то критически важно становится организовать для себя систему для такого быстрого ежедневного, может быть, контроля, что у нас по деньгам, по приходам и по расходам в разрезе разных сущностей. Вот.
И у нас получается на следующем этапе, когда мы проект уже запускаем, появляется какая-то область, где мы координируем, во-первых, задачи, во-вторых, расходы. И языком, допустим, там Zo у нас есть Zoха Project. Кто не знает, что это такое, можно найти как раз видео на нашем портале, более более детально посмотреть, что это, как работает. Но суть у него простая. То есть это обычный таск-трекер. Таск-трекеров много, кто какие использует. В целом разницы нет. Создаётся проект. В данном случае, если мы вот рассматриваем, что у нас сделкой один, сделкой два - это два разных проекта, то, вероятнее всего, для каждой сделки будет создан свой проект. И у проекта появляются задачи, сроки. Э задачи могут быть с ценами, могут быть без цен. Э, вот я, допустим, тоже сейчас начал про стройку говорить, но фактически, если мы, допустим, даже какие-то виртуальные вещи делаем, консалтинг, разработка, вот что-то такое, то есть вот в нашей сфере тоже у нас, а, фактически каждый проект, э, - это определённая стройка, то есть мы, у нас есть часы, которые мы используем и оплачиваем исполнителям, и у нас есть заказчики, которые нам оплачивают за решённые задачи. Ну, то есть по факту тоже есть определённа вот эта вот проектная работа. Любая проектная работа, она плюс-минус всё равно будет похоже строительство или онлайн какая-то работа, неважно. И нам надо её учитывать. А как один из вариантов вот инструментов организовать эту работу в инфраструктуре Zo это есть Zo Project. Соответственно, кто не знает, можно ознакомиться. Ну, по факту таasктрекер есть проекты и есть проект задач. Это вот две таких основных, наверное, сущности, которыми пользуются. А, и дальше у нас возникает вот проект один, а, у нас по проекту возникают задачи и возникают какие-то экспенсисы, ээ, или, другими словами расходы. Они могут быть связаны с выполнением какой-то задачи. Допустим, там завершили, если там языком стройки там завершили, а-э, я не знаю, фундаментную часть, да, или там завершили подготовку. Всё, вот на это была выделена неделя. За эту неделю мы там выплатили салари ээ зарплаты там на такую-то сумму и там какие-то закупки были. То есть есть какой-то набор экспенсисов в проджете. Это можно отметить там, не знаю, вообще одной задачей, что всё, чтобы просто видеть, что на этой там в первую неделю у нас вот по плану было завершить этот этап и там набор каких-то расходов, которые возникли в рамках этого этапа, то есть экспенсисы. Но для того, чтобы у нас эти экспенсисы, э, как бы соединились с нашим проектом, и вот тут у нас доход, а тут у нас расход, соответственно, у нас ээ вот этот вот проект, он должен содержать скажем так связь с аккаунтом, с компанией и содержать связь с со сделкой. по которой как раз мы продажу сделали для того, чтобы нам потом было удобно как раз вот финансовую отчётность вести, то есть в разрезе компании, в разрезе сделки и в разрезе ещё проекта. Ээ, по идее, можно ещё делать в рамках одной сделки ещё проекты, то есть ещё более глубокую аналитику. Ну, я сейчас такой как бы базовый кейс показываю, э-э, но можно ещё более глубоко, более гибче это организовать. Вот сейчас у нас самая база и, [откашливается] соответственно, аккаунт, ээ, информация об аккаунте, информацию о клиенте. Вот у нас появляются экспенсисы. Я думаю, что в большинстве программ или таблиц плюс-минус это то же самое организует. То есть есть таблица, где клиент таблица там, не знаю, сделку может быть уже вряд ли кто ведёт, но клиент и проект. И рядышком расходы какие мы по нему ведём. Ну и вот там какие-то графики появляются. Но проблематика в том, что если, допустим, аэ люди работают у вас в одном интерфейсе, а вот ZOH Project - это как раз интерфейс для того, чтобы люди в нём работали и какие-то функции там выполняли, двигали. И если у вас, допустим, нет какой-то среды, а есть отдельная Google таблица или какая-то таблица, в которую вносит данные только кто-то из руководителей или там, в общем, то у вас получается, что руководителю надо разбираться, кто там что делает. При этом технически могут люди сами какие-то записи вносить, только с ограниченными правами. И вот как бы здесь идея в том, чтобы сократить нагрузку на руководителя или кто разбирается, скажем, там, как это всё работает с таблицами, именно перенести на взаимодействие с пользователями через интерфейс. То есть они что-то там делают, проходят там, если эсы нужно, чтобы прошли какой-то аprв. То есть процесс согласования, это можно вот как раз согласовать, но сам факт внесения записи в базу данных расходов, он совершается, соответственно, обычным работягой, который там отвечает за какую-то задачу или там за список задач, пускай будет. То есть это не требует каждый раз руководителю пробегать там по всем записям, разбираться, кто там куда что потратил, а вот по факту как бы любую запись через согласование может инициировать сам исполнитель, и тогда у нас сильно сокращается путь вот этого введения таблиц. Вот.
И здесь у нас сейчас появилось, получается, два инструмента сире. Ну, в случае Zo мы, естественно, используем инструмент Zoha CRM и Zoha Project. Это два самостоятельных приложения в рамках инфраструктуры ЗОХа. Можно вместе, можно отдельно использовать, но два самостоятельных приложения. И для того, чтобы соединить инвойсы и экспensсы и вот как раз вывести тотборд, у нас есть ээ а Zo Books. Это вот ещё одна такая сущность э Books. И он как раз ээ кто опять же не смотрел, не знает, для чего это, Желательно посмотреть потом. Сейчас я, конечно, всё равно некоторую справку там сделаю и покажу на интерфейсе, как это работает. Но вот прямо более детально есть отдельное видео, тоже найдите, посмотрите. И ZooB - это финансовая там финансовая система. Обычно используется вот для бухгалтерии, для учёта и плюс для финансового аудита. То есть там совмещается и бухгалтерия, и финансовая часть. И вот Zoбx, он уже конкретно содержит информацию о аккаунте, содержит о ээ сделке и содержит о проекте. То есть он в себя впитывает сразу же три сущности, э, которые нам нужны для дальнейшей для дальнейшей аналитики. То есть вот у нас аккаунт deal плюс проект. Соответственно, у нас есть из CRM информация, связана вот как раз с аккаунтом. У нас есть сделка. И фактически проект у нас содержит связи, а CRM у нас содержит связи между собой. И вот Zochbook содержит связи. И получается так, что у нас по идее это три разных системы. А в каждой системе работают разные люди. То есть в CRM - это sales, в проджеке - это, соответственно, исполнители, а финансисты именно вот руководство, кто менеджеры, это именно финансовый вопрос, работают только с этим интерфейсом, но при этом всё между собой взаимосвязано. И вот идея, в общем, организовать этот процесс так, чтобы можно было быстро, легко перемещать данные из одной системы в другую и собирать в итоге самый простой репорт. То есть фактически у нас вот должно быть что-то такое. А это у нас эээ проект, допустим, по конкретному клиенту. И вот у нас там есть какие-то даты, разрезы, есть доходы и есть, допустим, расходы. И вот у нас такой график должен получаться, что просто смотреть, ээ, что с доходами, что расходами, по каким статьям расходы, может быть, там, если они там как-то делятся. То есть фактически вот на выходе надо разрез вот такой иметь по проекту и такой же разрез ещё по в целом по клиенту. То есть, если у клиента там 10 проектов, соответственно, в целом по клиенту мы там должны быть в плюсе. И, допустим, один из десяти проектов может быть какой-нибудь вот такой. То есть у него доход вот такой, расход, допустим, вот такой. То есть он он отрицательный и там на выходе где-то в нуле. И это может такая ситуация быть, что у вас там, когда на одном клиенте много проектов, там один какой-то нулевой, один там может быть не супервыгодный, там какой-нибудь минусный даже, а остальные, допустим, в плюсе. И просто это надо понимать как бы где как это всё работает. И желательно вот всё быстро, чтобы уже там ресурс переносить, там ещё как-то пере перебрасывать. Вот я знаю, что это достаточно тяжёлая часть для организации, но вот я попробую сегодня как раз с инструментами Изоха показать, как это можно очень быстро организовать на любой валюте, в любой стране. В целом разницы здесь никаких ограничений нет. Но вот самая как бы основная часть - это научиться именно управлять вот этими балансами по клиенту, по проекту, по сделке и то есть там в разрезах разных.
Так. Мм, ну давайте перейду сразу же уже тогда к интерфейсам. То есть я для себя вот открыл сегодня три вкладки. Это CRM, Books и Project. Соответственно, всё равно коротко тут расскажу, что где. Попытался я тут лишнего поубирать, чтобы сильно глаза не отвлекались. Значит, как это выглядит языком сирем. Так. Я сейчас немножечко отвлекусь, посмотрю, нет ли тут у меня сообщений, на которые надо срочно ответить. Нету. Значит, как [откашливается] это выглядит, э, языком CRM. У нас есть лиды, контакты, аккаунты, сделки. Ну, родился я уже тут вообще как работать CRM, не буду рассказывать. Тоже есть видео, зайдите, посмотрите. То есть там достаточно подробно рассказано именно workflow по как конкретно по э работе CRM ZOH. Вот в данном случае нас интересуют ээ сделки. И я вот перейду в такую диаграмму в канбан, точнее, что просто нагляднее, наверное, интереснее было. И попробую вот создать новую сделку. А, демо, сделка, вебинар напишу, вот, и выберу какого-нибудь клиента. Ну, давайте вот пускай будет дельта. Значит, сделка у нас должна закрыться вот такого числа. Ну и по факту всё. Мне тут больше-то особо ничего не надо. Э- сделка в валюте дирхамы. Можно выбирать рубли, можно выбирать доллары, а евро, э, индонезийские, в общем, разные валюты. [смех] Аа индийские рупили, хотел сказать, пошёл индузиские говорить. [откашливается] Вот у нас создана сделка. В сделке есть вот как раз клиент аккаунт. И если вот мы к этому клиенту, к аккаунту зайдём, то можем увидеть, что у него несколько сделок. И это как раз тот кейс, про который я говорил. То есть вот если мы к клиенту заходим, то вот видим, что у него две сделки. И это вот тот тот кейс, где как раз речь идёт о том, что мы можем не один проект делать в рамках одного клиента. Вот сейчас мы заходим вот в эту сделку конкретную. И логика здесь какая? То есть у нас есть пайплайн. А в ходе пайплайна мы, наверное, о чём-то договариваемся и вот идём по статусам. У нас там какой-то договорённости идут. То есть мы сейчас работу союзов не рассматриваем, а рассматриваем больше именно уже следующую часть. То есть как из CRM это всё проходит на каком-то этапе. А у нас может, допустим, возникнуть инвойс, может не возникать. Здесь тоже по-разному. Ну то есть давайте как будто бы вот конкретно в этой ситуации у нас вот на этом этапе аэ появляется инвойс. В данном случае здесь без автоматизации, без ничего. Я просто создам запись инвойса. А сделаю тест, тест вебинар. Срок. Пускай он вот такой тоже будет. клиент э указан. Здесь нам эти поляники не нужны. Ну и вот давайте возьмём, пускай вот этот айтем будет и сделаем здесь 199. Налоги не указываю. В общем, всё, оставляем вот так. Здесь, кстати, вот уведомление выходит, что у нас на складе этого продукта уже нет. И, скажем так, тоже, кто вот работает именно со складами, то иногда это важно бывает вот понять, что ты сейчас продаёшь продукт, э, которого нет на складе. [вздыхает] Так вот, у нас появился инвойс. А, соответственно, с инвойсом работа какая? Он у нас появился. Если там есть автоматизация, то, скорее всего, сразу же файл уже сгенерируется. Если автоматизации нет вообще по дефолту, то мы просто можем вот PDF-файл выгрузить. И здесь опять момент такой вопрос, какой страной мы работаем. Если речь идёт по международным стандартам, ну там по европейским чаще всего или там вот как раз в Эмиратах, если речь идёт, то у нас вот это вот по факту называется инвойс, но форму мы не должны делать. инвойсов мы должны либоate, либо про форму, то есть использовать какую-то форму, где она как бы не должна считаться так инвойсом, по которому уже декларация происходит. Поэтому здесь как бы в CRM фактически менеджеры делают даже не инвойс, а такую проформу, э генерируют PDF или он сам генерируется, это уже как бы настраивается легко и всё. И, соответственно, отправляют клиенту в данном случае. Здесь можно здесь прямо мейлом отправлять или там WhatsApp отправить. Ну, то есть любым способом. Всё, вот мы отправили и а дальше у нас какие-то переговоры пошли. Может быть, мы ещё там и не один инвойс отправили там на выбор несколько про форм, точнее, если правильно быть правильным языком. Потом у нас идут переговоры. И вот мы там финишировали, всё договорились, какой-то инвойс у нас там стал опрувленный, то есть он тут created. И, допустим, какой-то из выбранных [откашливается] инвойсов у нас стал approved. Всё это значит, что его подтвердили и, соответственно, будут оплачивать. А здесь два сценария. Либо уже оплату внесли и после этого сделку закрываем, либо уже подтверждение есть, работа начинается, и уже мы оплату не ждём. И фактически менеджер может закрыть сделку, как выиграно. В данном случае как будто бы а мы и или получили, или не получили, неважно, но менеджер уже нажал кнопку сделка выиграна. И вот в этот момент у нас запускается процесс. Если ещё не вёл поле, какая сумма сделки, поэтому А зсь лучше вот так ввести. То же самое, то, что мы в инвойсах. Вот сделка выиграна. И технически менеджер нажал на просто вот на статус. Но в этот момент у нас запускается процесс э-э создания проекта. Вот здесь уже в проджете. и он автоматически этот процесс сейчас запускает. Вот если мы сейчас обновим страничку, так сейчас там вот мы увидим, что у нас вот где Zoха Project появилась однёрочка. И мы вот видим, что здесь вот в разделе ZХ Proже появилась появился пысь. А если мы на неё кликаем, то у нас открывается такой фрейм. То есть его можно открывать и в CRM можно открывать отдельно. Ну, в данном случае он прямо в CRM открывается. Я сейчас здесь покажу, потом перейду, потому что не очень удобно здесь вот в таком виде. Всё равно удобнее отдельно вкладки держать. И у нас по факту вот создался проект. Этот проект связан со сделкой. И вот здесь вот настройках сразу же можно посмотреть, что есть CRM связи. Вот клиент, вот сделка и всё. Он, соответственно, законнектился. То есть у нас данные CRM провалились про Project. Всё, мы сделали мэчир. Аэ, я сейчас его закрою, а, и перейду вот сюда. [фыркает] Аэ, когда проект создаётся технически, допустим, мы можем даже запустить какой-то workflow, сразу же там создать набор задач, сразу же назначить исполнителей, ответственных. А сейчас я, у меня этой автоматизации нет, просто создали проект и всё. Но технически можно здесь как раз там сразу же TASK о, Task 2 на ответственных там, я не знаю, в списке сделать. То есть сразу же фактически распределить. И если у нас условия там построить загородный участок, то у нас может создаться задачи сразу же там для стройки загородного участка, если там какой-то ремонт или там ещё что-то. Соответственно, можно выбрать этот темплей для задач, которые вот релевантны к конкретному продукту, конкретному объекту, услуги и так далее. То есть тут можно эту автоматизацию достаточно легко организовать, просто сделать темплейт задач, которые будут при создании проекта сам запускаться. А нам сейчас не это интересно, поэтому больше фокуса сделаем именно финансы. А вот у нас создался проект. И допустим, что вот этот инвойс, э, мы понимаем, что он всё уже точно будет оплачен. И когда это подтверждение есть, либо по статусу, либо вручную при нажатии на кнопку мы можем этот инвойс отправить в Zoobooks. В данном случае я сейчас сделал просто по кнопочке, чтобы показать, что есть вариант, допустим, вот изменения статуса, какой-то процесс запускать вот как сделки, либо вот нажатием на кнопочку, и тогда как бы информация только запустится и и отправится. Вот сейчас мы нажмём на кнопку. И вот видно, что invoice has been created. Это означает, что запрос изм был отправлен в Zoбкс. Он за собой потянул информацию о Сирем и информацию о проекте, который был уже связан, а вот здесь вот создан и связан с конкретной сделкой. То есть технически мы потянули сразу же вот три данных: аккаунт, deal и проект. И вот если мы посмотрим, у нас сразу же в CRM появился invoice draft. И вот в этом случае - это уже так инвойс. То есть у нас есть определённое время между выставлением проформы и когда оплата пришла, у нас там есть несколько дней для того, чтобы подготовить taxinвой и уже tax inвоice отправлять клиенту. И технически вот я сейчас нажал кнопочку отправить invoice ээ про форму в букс. в буксе она создалась, зарегистрировалась и сразу же обратно пришло сообщение, что вот создан, его можно использовать. В данном случае он ещё не оплачен, потому что финансисты в зохбуксе его ещё не отметили как оплаченный, поэтому он стоит в драфте. А я сейчас зайду в ZOHbooks, найду этот инвойс и, допустим, сделаю, что он оплачен. Вот он у нас создался. Вот он драфт шестьдесят седьмой. Да, вот он шестьдесят седьмой. И сделаю, как будто мы по нему получили оплату. Здесь с оплатами тоже можно автоматизировать, можно подключить банк. В общем, ну, сейчас я вручную это делаю для того, чтобы просто ускорить. Вот мы сделали оплату. Вот, то есть это значит, что мы точно получили сумму, финансист отметил или автоматически это всё отметилось, неважно. И вот тут уже речь идёт провос. Это то, что мы вот как закрывающий документ отправляем клиенту. И, соответственно, у менеджера, который занимается клиентом, скорее всего, это его обязанность будет отправить так инвозить, либо мы можем есть функционал прямо отсюда отправлять. То есть, если переписка по почте идёт, то в целом можно и взять и просто здесь отправить и всё, инвойс будет отправлен. Просто я знаю, что часто бывает тоже сами менеджеры, которые вот занимались продажей, они же и занимаются там дальше пробросом документов всех. И вот этот важный момент вернуть обратно менеджеру Так инвойс, чтобы он его просто забрал и отправил. Вот поэтому тут механика какая? Финансист там получил банковскую выписку, увидел, что тут у него какие-то драфты, по банковской выписке есть оплаты, он просто эти оплаты все прощёлкал, что оплата прошла. Автоматически менеджеру в его конкретную сделку по его клиенту прилетела запись, что всё, оплата прошла, иди отправляй. Можно, не знаю, в Telegram отправить сообщение или там в чат куда-то. Ну и всё. И, соответственно, он видит документ есть, скачал. Всё, скачал и отправил. То есть ручных действий тут никаких нет. А [откашливается] это как у нас конект работает между CRM и Books. Теперь что происходит в этот же момент параллельно Zo Project? То есть вот мы создали проект, и у нас здесь есть такая сейчас скрытая вкладка, но она на самом деле должна быть открыта. Сес я открою вот Finance. Ну это просто она тут скрыта была по дефолту. И у нас мы видим, что вот в разделе финансы у проекта а тоже есть этот же документ, который тоже уже провёлся как оплаченный. Вот. И мы его также можем открыть и посмотреть, что этот же так инвойс, он ещё и попал сюда. И кроме этого у нас в финансах есть ещё раздел expenses, то есть расходы. И мы получается, что в интерфейсе ZO проjectжек сразу же получаем а входящие деньги по этому проекту. И здесь же ещё можем создавать как раз расходы. Кроме этого, тут появляется аналитика. Не знаю, сейчас. А, ну вот она, кстати, появилась сразу же. Ага. Сразу же, кстати, здесь борды появились. То есть как бы идея в том, что у нас вот разные интерфейсы, разные пользователи работают с разными интерфейсами и с минимальным количеством вот времени и трудозатрат пробросить всем информацию, какую нужно. И вот у нас тут видно, что есть incм на ту сумму, на которую мы выставляли инвойс. Этот же incвосах и этот же ин у нас в виде инвойса есть в CRM. То есть всё везде пробросилось. По факту нажал две кнопки. А дальше [откашливается] а у нас есть возможность сделать экспенсис. Это вот то, о чём я вам говорил. То есть, э-э, вот в рамках проекта мы работаем. Допустим, у нас, ээ, есть какая-то диаграмма Ганта. Я сейчас сделаю вот там для для проектной работы. Обычно важный момент такой бывает. Там Task
2. Даже нет, знаете, как сделаем? Давайте фазами сделаем. То есть вот есть фаза два, тест один, есть какая-то фаза. В рамках неё мы, э-э, делаем какую-то работу. Так вот, тест один, дата такая, старт, дата и дата завершения. Вот, допустим, вот так. Всё. Вот у нас появилась первая фаза.
Потом у нас есть там тест2, вторая фаза. Она начинается после того, как завершается первая. Пускай вот так будет. 2 недели. Всё. Вот у нас появился вот такой график. Так, только надо перенести здесь местами. Вот так сделать. Во. Вот мы сейчас здесь находимся. Фаза номер один. Фаза номер два.
Соответственно, расходы по фазе номер один мы можем прямо здесь и отслеживать, то есть здесь и заводить. Здесь же отслеживать. То есть технически, как вот у нас expenses и инвойсы можно и здесь сделать, а можно и отдельно вот здесь finance. Ну то есть тут уже как организовать, разницы нет. Самое главное, что есть техническая возможность, ээ, э организовать именно сбор документов, инициировать процесс ээ расходов или доходов, кстати, потому что вот э классически как бывает, то есть особенно когда ситуации вот мы деньги получили, всё, у нас там процесс идёт, но иногда, допустим, возникает какая-то ещё ситуация, что надо дополнительно доплатить. И она возникает не со стороны sales, она возникает со стороны уже production части. И по идее здесь ничего не мешает нам точно также сформировать инвойс, а указать там набор товаров, там продуктов, которые надо сделать. И, соответственно, этот инвойс выставить. Он также будет отправлен в ZOHO Books с финансистом. Они также его там проведут как выполненную работу. И он также прикрепится и к проекту, и к сделке. То есть в обе стороны работает.
Но, [откашливается] допустим, что у нас, о'кей, мы сумму угадали, всё хорошо, и нам надо вписывать сюда расходы. Заходим в финансы, э, выбираем expenses и делаем добавить новый расход. Вот. И, допустим, что сегодня мы, а, отмечаем расход, э-э, ну, допустим, допустим, допустим, мы там что-то купили, а, нет, вот что-то арендовали, то есть в аренду, и пускай это стоит 55. Мы можем здесь завести какого-то вендора, допустим, вот мы там часто по арендуем что-то у кого-то. Можем выбирать, можем не выбирать. Это дополнительная ещё связь. Сразу же будет к вендеру привязано. И по нему ещё отдельная статистика будет идти, сколько мы вендер вообще оплачиваем. Здесь можно платить salary, э, то есть salary расходы учитывать вот так вот и списывать деньги с конкретных счетов. Ну, то есть, а у нас есть, кроме того, что у нас есть статьи расходов, у нас ещё есть вот именно оплатить как бы с какого счёта. Это уже больше для бухгалтеров. И вот кто аккаунтингом занимается, но тем не менее покажу, что вот эта вот опция сразу же здесь тоже есть. Вот можно здесь какой-то референс сделать, ээ, department выбрать. Это уже такие допнастройки, какой-то комментарий и прикрепить файл. А именно расходов, фотографию, файл, неважно. То есть прицепить сюда или вот этот чек, который там взяли, прикрепить сюда. Можно несколько файлов. И, соответственно, всё. Отправляем, делаем сохранить. И вот мы видим, что у нас расход записался, отправлен в ZOHO Books. Тут какое-то небольшое время занимают, чтобы синхронизация произошла. Сейчас мы её посмотрим. То есть вот это вот действие именно создания расхода, оно уже salesам не идёт, потому что расходы не надо salesам мониторить. Оно вот уже только обменивается между ZOHO Books. Так, ещё не появилось. Сейчас обновим. Во. И вот видно, что у нас здесь в expenses тоже появилась запись. Если мы дашборды зайдём, теоретически здесь тоже должна появиться, ну вот всё. Вот у нас появились расходы. Там у нас 10 было плюсом. Это, видимо, с клиента были ещё. В общем, можно там посмотреть, какого там ещё 10. Ну вот и всё. И мы по проекту уже прямо вот на первой странице можем видеть income и сразу же смотреть там за какой-то период ээ информацию, что с проектом.
Значит, как это теперь выглядит у финансиста. То есть здесь учёт вот этот можно вести, но он, скажем так, вот только для проектной работы, потому что учёт по клиенту здесь не очень удобно, но вот в рамках конкретного проекта здесь можно эти движения смотреть. Но когда нам надо более расширенно, то мы всё-таки уходим именно вот финансовую программу, где у нас регистрируются входящие исходящие документы. Вот с инвойсами мы здесь разобрались, они сюда попадают. Когда мы делаем expenses, у нас это purchase, и вот, соответственно, я вот только что сделал на 55 дирхам расход. Вот он сюда попал. Клиент такой, э, вендер такой, проект такой. Всё, он зарегистрировался. И, соответственно, дальше нам нужно, допустим, э посмотреть э движение по клиенту технически. Вот можно просто нажать на него, и мы перепрыгиваем к клиенту. И вот мы видим, что доход по клиенту в апреле вот такой. И, соответственно, здесь сейчас у нас не показывает расход, получается, но мы можем видеть вот все транзакции. То есть вот у нас ээ а операции инвойсов, это у нас там какие-то expenses, то есть вот все операции, которые здесь есть, они вот здесь отображаются. Вот. И вот у нас тут два проекта. То есть вот видно, что сразу же есть клиент, у него есть два проекта. И вот это вот всё здесь ээ связано. Вот я сейчас эту выплату сделал. То есть по по клиенту как раз вот заходя в информацию его транзакций, здесь вот сразу же всё видно, сколько проектов, какие expenses, э, payments, инвойсы, ну и так далее. Вот. И можно такое overview, ээ, что там у клиента приходит.
И дальше нам интересно посмотреть по конкретному, по нашему проекту какая динамика. Мы идём, а, в проекты вот здесь вот в разделе. Вот он наш demo webinar. Этот проект создаётся автоматически и ставится галочка, что это проект создан из ZOHO Project. Технически эти проекты можно создавать здесь и вручную. То есть синхронизация может быть автоматизирована ZOHO Project. Синхронизация может быть автоматизировано из, я не знаю, там из любой другой программы, там пускай где учёт хоть какой-то ведётся. Либо можно создавать проекты вручную. То есть здесь API есть. И я вот сейчас показываю классический способ, как это внутри ZOHO инфраструктуры. Ну нету разницы, из какой системы то же самое организовать автоматически. Вот мы заходим в проект. А здесь по умолчанию у нас ээ задачи появляются, потом там часы по задачам. Кто вот именно часами ведёт, ещё можно часы здесь учёт вести, а более удобно будет вот сразу же с часами. И вот если мы перейдём вот сюда вот profit, э то у нас есть income по конкретному проекту. И вот тут уже можно мониторить как раз операции по клиенту и по конкретному проекту. И здесь также есть расходы, также есть инвойсы, но по конкретному проекту. И получается, что за счёт этого у нас есть возможность, то есть мы, допустим, вот вот у нас список проектов для такого ежедневного аудита. Там кто-то из руководителей может ээ взойти даже вот на уровне просто одного клика посмотреть, что у нас тут происходит, то есть какая динамика и как бы быстро проверять, где что. А также из руководителей, кто вот занимается именно расходами, допустим, здесь можно организовать ещё approval процесс, чтобы expenses не просто взяли, создались и сразу же записались, а они, чтобы записались после того, как их approve. То есть тоже процесс можно сделать. Ну, в данном случае это просто сделали сделали запись расхода в Project, она сразу же отправилась в ZOHO Books, всё и записалась.
Так, и [откашливается] последнее, наверное, вот в интерфейсе здесь покажу такое больше для как раз там для управления финансами, как это, скажем так, удобнее можно сделать. В каждом проекте есть конфигурация бюджета. То есть, допустим, что мы продали какой-то проект. Вот у нас там общий бюджет 199. И этот проект, допустим, не на один месяц, а на несколько месяцев. Ну, то есть он, скажем так, разделён. И мы можем сразу же запланировать наш бюджет, чтобы просто по нему сверху вести. Вот это удобный очень инструмент именно вот в стройке, где, ну, точно будет несколько месяцев процесс идти. И у нас есть входящие деньги от sales, то есть план. И у нас есть, допустим, расходы на на офис, аренду, э, и где у нас тут salary самый основной. Вот. И salary. То есть у нас вот есть три расхода. Всё, мы делаем создать бюджет. А, и вот у нас появилась такая по каждому месяцу таблица. То есть, и мы, допустим, говорим, что в первом месяце у нас там должно прийти 100, а во втором месяце должно прийти 99. Вот. И общая сумма 199. Пускай так. Можно там по всем месяцам ещё дальше сделать. Так, я только тут, наверное, надо не с января его стартовать, а вот так вот с апреля 100 и, допустим, 99. Итого 199 мы ожидаем по этому проекту total. И потом у нас есть расходы. Вот, допустим, офисные расходы. Пускай запланировано будет 10, аренда 30 и там salary какое-нибудь, пускай ещё 20. То есть вот у нас по этому месяцу мы ожидаем 100 и расходов ожидаем на 40. Поэтому месяц у нас ничего. Итого у нас total profit должен быть 139 по этому проекту. Всё, мы делаем save. Вот у нас появился как бы такой демо. Этих бюджетов здесь ещё можно несколько сделать таких как бы драфтов. И потом, когда мы хотим, допустим, сверить, а мы по этому бюджету и к реальности, какое отношение он имеет, здесь есть кнопочка целая, и у нас выходит такой борд, то есть такая таблица. Вот мы берём апрель и мы смотрим, то есть у нас ожидание бюджета 100, получили мы 190, то есть на 99% получили больше, чем ожидали. То есть вот у нас зелёненьким здесь подчёркивается всё total, соответственно по этому месяцу у нас плюс 99, по маю у нас пока минус. И по расходам сразу же смотрим. То есть вот у нас расходы, budget здесь ноль. Ну, то есть у нас что из расходов сделали только вот это вот у нас было запланировано 20, а потратили на зарплату 55, то есть перерасход 175. И вот у нас такими вот галочками здесь точнее цветами подсвечиваются, по какой статье у нас там запланировано было столько, потратили больше. Вот и у нас Total Expenses в итоге на перерасход на пять больше, чем запланировано. Вот, соответственно, такими быстрыми отчётами можно легко пользоваться по каждому проекту. Можно сделать там по клиенту такой же отчёт, можно сделать по компании такой же отчёт, то есть именно запланированный бюджет, план на год по компании, по проектам и всё. Вот мы его можем мониторить. То есть это сохраняется вот сюда вот в reports уже. И здесь можно его использовать. Вот, выбираем. Раз, запустили, посмотрели. Всё. Ну, то есть достаточно быстро это всё делается. И, соответственно, вот у нас все системы, они передают информацию, а дальше вот на уровне финансового управления, то есть мы начинаем взаимодействовать как раз в ZOHO Books, делать репорты. Тут тут графики есть. Ну, то есть общие графики по компании, графики по отдельному клиенту, графики по отдельному проекту. То есть проекты для отслеживания можно ещё сюда сделать типа такие watchlists для себя. В общем, базу я рассказал, вот как это работает. Сейчас у нас есть немножко ещё времени для того, чтобы посмотреть, были ли какие-то вопросы, и я перейду уже к такой технической, покажу, сколько строчек кода надо было, чтобы это всё реализовать, а, в рамках вот инфраструктуры ZOHO.
Так, [откашливается] так. Ну, в целом, похоже, судя по вопросам, я тут уже всё это уже ответил. Мм, ну да, не вижу я что-то нового, похоже, ответил. [фыркает] Значит, теперь как это всё реализовано. Вот у нас на первом шаге при изменении статуса на а ээ, то есть выиграно, у нас надо создать ZOHO Project. Как реализуется? То есть ZOHO CRM есть опция запускать какие-то workflow при изменении, при создании, при удалении записи. Вот здесь вот в автоматизации. И я вот создал create ZOHO Project. Вот мы его делаем. И здесь выбрал действие, запускать действия, когда поле в сделках stage поменялось на close one. Всё, сохранил. То есть только в этот момент будет запускаться этот процесс. Дальше я здесь сделал, что применять для всех сделок. Тут не надо ничего отсортировывать. и сделаю такую кастомную функцию. Сейчас покажу, как выглядит а этот страшный экран сразу же открывается для разработчиков, но тут ничего страшного нет. А вот в этой функции э используется как раз там очень упрощённый язык программирования. То есть при желании можно научиться самостоятельно. Если надо вас научить, мы можем научить или написать вам какие-то там кастомные истории, которые там можно использовать. То есть фактически работа вот нас как там интеграторов или как внедренцев, она на какую-то часть там а состоит из консалтинга. вот именно помочь организовать, то есть объяснить, как вообще работать с разными инфраструктурой, с инструментами внутри инфраструктуры и на какую-то часть ещё вот стоит именно делать автоматизацию, используя внутренние инструменты. В данном случае это ZOHO Deluge, а такой упрощённый язык программирования, который используется внутри всех сервисов ZOHO. И вот он нам как раз помогает сделать такие кастомные истории, когда нам надо нажать что-то в одной системе, создать что-то в другой системе. Вот. И здесь достаточно как просто разобраться. Мы тут видим, что мы получаем запись из сделки. Нам надо deal name, currency. Это вот два два параметра. А потом мы создаём запрос, а чтобы создать ZOHO Project. И вот видно, что ZOHO Project create project. И вставляем, соответственно, туда название проекта у нас deal name и currency. Для того, чтобы currency отслеживать всё ID проект, ID нашего портала есть. Вот вот этой вот функции мы просто внутри, а, ZOHO систем, как бы, ZOHO инфраструктуры пробрасываем запрос и создаём проект. Всё. И вот мы его здесь вот уже аэ можем получить ID и прикрепить его конкретной сделки. И поэтому это всё автоматически происходит. Всё. Вот. Вот это вот единственный кусочек, который нам нужно было сделать в CRM, чтобы отправлять и создавать проект в другой системе. Это первая часть, то, что на стороне CRM сделано. Кому нужен будет код, пишите, звоните, отправим, покажем. Вот. И есть вторая часть. Она работает из кнопки. Это мы отправляем invoice ZOHO Books. Вот кнопочки у нас создаются вот здесь отдельно. Мы заходим в модули и заходим в инвойсы. Вот. И в инвойсах есть редактирование вот самого модуля. есть кнопки. И вот здесь можем сделать свою кастомную кнопку. То же самое. Заходим в кнопку. Здесь вот где она должна располагаться, как запускаться. И вот такая же функция здесь есть. Кстати, можно сделать, чтобы эта кнопка была ещё на мобильном телефоне. Вот кто мобильным пользоваться, допустим, можно ещё там сделать. Вот здесь такая же функция. Здесь уже она чуть-чуть посложнее, потому что сам ZOHO Bookings, ZOHO Books посложнее, но вот тем не менее логика здесь такая. Мы получаем информацию об инвойсе, получаем информацию о сделке, получаем информацию о проектах, связанных со сделкой. Вот это вот всё получили. Получили. Аэ, вот Project ID мы получили. Вот у нас А ещё, кстати, надо ID проекта из booking, из books получить. Ну, короче, получили все айдишники. Вот здесь мы их получили. И вот дальше у нас есть create invoice. И вот у нас такое тело запроса для создания инвойса. Здесь вот у нас там рубли, доллары, тут ещё ID валют, а, налоги. И по каждому айтему, который у нас был в инвойсах, вот мы собираем такой запросик и всё. И в конце отправляем его в ZOHO Books, делаем создать рекорд. И вот всё, что выше там мы насобирали, все айдишники, проекта, компании, сделки, айтемов, всё это собрали, бросили в ZOHO Books. И вот у нас создался инвойс, который связан уже сразу же и с клиентом, и со сделкой, и с Project. Всё между собой связано. В нужной валюте всё сюда залетело. И создался, соответственно, вот так инвойс. Аа в целом всё. Вот две кнопки, которые нам нужны были для того, чтобы организовать вот такую автоматизацию, которую мы сделали. Всё остальное, то, что [откашливается] подкачивается вот здесь вот Finance - это стандартное приложение ZOHO. Просто его там из маркетплейса здесь вот устанавливаем. И оно, в общем, само тянет все записи из ZOHO Books. Здесь вот есть Marketplace. Вот ZOHO. Выбираем. Где он финансы? А, ну вот, э, финансы вот у нас установлен. Всё, делаю save. [фыркает] И у нас начинает всё тянуть. То же самое и с CRM, чтобы у нас этот финансовые инструменты тянулись. Мы просто там устанавливаем приложение, у нас ставится О, кстати, здесь кнопочки тоже возможность стала кнопочки делать. Прикольно. А у нас ставится, соответственно, приложение финансы из маркетплейса. Вот сейчас Marketplace чуть-чуть вроде переехал. Так, нет, не переехал. Вот marketplace у нас здесь. И вот мы finance устанавливаем. И всё, у нас тоже связь CRM и ZOHO Books появилась. Единственное, что вот мы как бы, раз у нас кастомный сценарий, то мы немножко вот её используем не для создания всего. Тут больше опций, ну вот, э, для именно выгрузки такси инвойсов из ZOHO Books в ту же сделку. В остальном всё вот эти проброс айтемов, проброс продуктов, проброс клиентов, вот это всё уже организовано автоматически. В целом всё. Вот можно сказать, что там за за час можно полностью организовать ээ работу менеджеров со сделками. передачу проекта на production там и запуска вот этих задач там всего и учёт доходов расходов сразу же финансовую программу и в целом всё вот завтра поехали работать вот это если мы используем инфраструктуру ZOHO приложения которые вот входят как раз в инфраструктуру ZOHO так ну кажется что а-а достаточно объёмно получилось. Надеюсь, возникло много идей, мыслей, вопросов. И если вы отправите вопросы нам на почту, а, допустим, какие-то конкретные кейсы, то, возможно, мы прямо в реалтайме сделаем отдельный workshop, поэтому workshop конкретную вашу задачу решим. Ну и также вот вместе там соберёмся, организуемся на час и что-то такое сделаем. Всех был рад видеть, слышать и до новых встреч, надеюсь, на следующей неделе. Всё, всем спасибо.