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こんにちは、ネたです。今日はExcelを使った業務をAIを使うことで生産性を10倍にする方法をご紹介します。Excelを使って日々の業務を行っている皆さん、AIが話題になっているけど、どのように活用すればいいのか分からず、今までのやり方を続けていませんか？
ニュースやSNSを見ると、周りがどんどん効率化をしているのに、自分だけが取り残されてしまった、そんな感覚に陥ってないでしょうか？今までのやり方を続けていると、生産性は一向に上がらず、競合他者に差をつけられてしまうかもしれません。業務が効率化されないどころか、人件費や管理コストが増え、会社全体の成長が鈍化してしまうこともありえます。でも、ご安心ください。今日の動画ではExcelとAIを組み合わせて生産性を爆上げする方法をご紹介します。この方法を実践していただければ、あなたの会社やチームの生産性は10倍に上がり、業績アップに大きな貢献をします。
私はITコンサルタントとして、これまで様々な企業様において生成AIを活用した業務効率化の支援をしてまいりました。現在進行系で複数の企業様を支援しており、現場で生成AIを活用することで、作業時間の大幅短縮による生産性向上、人件費の削減などの成果を出しております。実際、製造業のお客様では、経理部による毎月の部門別収支のデータ集計及び分析に生成AIを活用することで、作業時間が大幅に短縮され、残業時間が削減されました。また、チーム内の他の経理担当者でも業務を実施できるようになったことで、属人性排除も実現できました。もし、今の作業効率に不満がある方や、AIを活用したいけれどどう始めればいいか分からないという方は、是非今日の動画を最後まで見てください。
今日ご紹介するのは、CopilotというMicrosoftの生成AIです。有料契約をすることで、Excelを開いたまま生成AIを使うことができるようになります。Copilotは皆さんが普段使っているOfficeのアプリケーションでそのまま使える生成AIなんです。これが最大の強みで、新しいツールを導入することなく、誰でも簡単に使えちゃうんです。Excel以外にもWordやPowerPointやTeamsなど、日々皆さんが使っているMicrosoft 365の製品で使えてしまう、唯一の生成AIです。
例えばExcelの場合、Excelを開いた右側にCopilotに指示をする画面が出てきます。この画面で日本語で指示をするだけで、簡単にAIに作業を実施させることができます。ただ皆さん、生成AIといえばChatGPT、そう思い浮かんだ方もいらっしゃるのではないでしょうか？「なんでCopilotを使った方がいいの？」そう思った方もいらっしゃるんじゃないでしょうか？Officeを使うならCopilotがお勧めです。今現在使っているツールをそのまま使い続けるだけで、新しいツールの導入は不要ですし、生成AIでよく心配される情報漏洩のリスクもありません。
今日はそんなCopilotの中でもExcelを使った活用事例をご紹介します。ExcelでCopilotを使う最大の利点としては、データの集計や分析が日本語で指示をするだけで簡単にできるようになってしまうことです。仕事でExcelを使っている皆さん、データの集計や分析に時間がかかったり、関数をインターネットで調べることに時間がかかった、こんな経験をされた方いらっしゃるんじゃないでしょうか？私も以前はよくやってました。特に関数は、調べた関数をセルに打ち込んだら、結局エラーになってまた調べ直し、それもまたエラーになって調べ直し…こんなことを繰り返すだけで、たった1つの関数を使うのに何十分という時間を使ってしまった、そんな経験もあります。ただ、ExcelでCopilotを使えば、これが全て一瞬で解決するんです。Copilotは世界最高の頭脳を持つAIの1つであり、Excelでそのまま使うことができるので、誰でも簡単、抵抗感なく使えるんです。具体的には、表形式のデータを集計したり、グラフの作成ができます。また、使い慣れていない関数をインターネットでいちいち調べる必要などなく、やりたいことを日本語で指示するだけで、正解の関数を教えてくれるんです。調べることに数十分かかっていた作業時間が、わずか数秒から数十秒で解決してしまいます。
ただ、「Copilotという新しい技術を使いこなすのは難しいんじゃないのか」なって、そういう風に思った方いらっしゃるんじゃないでしょうか？ご安心ください。部下や後輩に指示するかのように、自然な日本語で指示をするだけでいいんです。それでは、実際にCopilotを使って業務の生産性を爆上げする方法を見ていきましょう。
まず1つ目の活用術は、関数が簡単に作れるということをお見せしたいと思っています。今表示されているExcelは、列に名前が入っています。この氏名には、姓と名の間に全角のスペースと半角のスペースが混在しています。例えば、根本拓也さんの場合は全角スペース、伊藤一郎さんの場合は半角スペースが入っています。このように顧客のデータを管理する際、姓と名の間に全角スペースや半角スペースが入力されている、そんなシーンを皆さん見たことがあるんじゃないでしょうか？でも、これを姓と名に適切に分けるためには、どんな関数を使えばいいのか、なかなか分からない。こんな経験をされた方いらっしゃるんじゃないでしょうか？ご安心ください。Copilotを使えば、この悩みは一瞬で解決します。ではやってみましょう。ホームのCopilotアイコンをクリックします。プロンプトを入力するところにプロンプトを書きます。「C列には氏名が記載されています。姓と名の間には半角スペースまたは全角スペースが入っています。半角スペースと全角スペースを正しく識別して、姓と名を分割する関数を入力して」と、Excelの状態とやりたいことを入力して送信します。すると、あっという間にCopilotが姓と名を分割する関数を出してくれました。姓はLEFT関数を使います。名はMID関数を使うようです。列を挿入をクリックすると、Excelに反映することができます。根本拓也さんも伊藤一郎さんも、全角半角スペースを正しく識別して、姓と名の列が分割されています。このように、私を含め、LEFT関数やMID関数を日常的に使わないため、なかなか正しい関数を使えないというお悩みを抱えている方いらっしゃるんじゃないでしょうか？Copilotを使えば、関数の知識がなくても、やりたいことを説明するだけで、あっという間にできてしまうんです。
続いて2つ目の事例になります。Copilotを使えば、データの集計と分析が、関数を自分で1度も書くことなく簡単にできてしまうんです。データ集計する時に、正しい関数を自分で入力するのが大変。さらに集計したデータを見やすいように強調したり、分類する分析もやり方が難しい。こんなお悩みを抱えている方、ご安心ください。Copilotなら一瞬で解決です。Copilotのアイコンをクリックします。こちらのExcelは、地域、顧客、商品名、販売価格、原価、販売数、売上、利益というのが一覧になっている、販売データのグラフになっています。ではまず始めに、「売上と利益から利益率を出してもらいましょう」と指示します。しっかりと利益率ができてきました。列の挿入を行います。では続いて、「このまま利益率が20％未満のセルを赤太字にしてもらいましょう」と指示します。すると、「太字かつフォントの色赤字」が適用ボタンを押すことでExcelに反映されちゃうんです。15.9％や15.5％、正しく赤太字になっています。さらに、「利益率にカラースケールをつけて、利益率が高いほど緑色、低いほど赤色にして」という指示を出します。するとCopilotからカラースケールが返ってきて、適用を押すと利益率の列にカラースケールが適用されます。確かに利益率の高い66.5％や70.6％が緑色になっています。さらに、「利益率が20％未満、利益が10万円未満の行にフラグをつけて」と指示を出します。すると「採用フラグ」の列をCopilotが作るので、列の挿入をクリックすると列が挿入されます。試しに11行目を見てみると、利益率は15.9％で20％未満、利益は8万2223円なので10万円未満ということで、正しく採用フラグが立っています。一方で17行目を見ると、利益率は15.5％と20％未満という条件を満たしていますが、利益は19万1118円と10万円未満という条件を満たしていないので、「採用」が表示されていません。このようにCopilotを使うことで、データの集計や分析、強調などが、やりたい日本語で指示をするだけで、あっという間にできてしまうんです。
では、このExcelを使ってそのまま3つ目の活用事例を見ていきましょう。3つ目の活用事例はグラフの作成です。今、データをグラフにする時、縦軸と横軸の設定に手こずった経験は皆さんないでしょうか？その悩みもCopilotなら一瞬で解決です。ではCopilotに指示を出してみましょう。「地域別の売上の棒グラフを作成して」と指示を出します。すると地域別の売上の棒グラフが出てきました。「新しいシートに追加」を押すと、新しいシートに集計したピボットテーブルとそのグラフが作成されています。さらに棒グラフ以外にも作れてしまうんです。「販売数と利益の相関関係のグラフを作成して」と指示を出します。すると相関関係のグラフを作成してくれました。こちらも「シートに追加」をクリックすると、シートに相関関係のグラフが挿入されました。このようにグラフの作成やピボットテーブルの作成も、難しいExcelの知識がなくても、日本語で入力するだけでできてしまう。これがCopilotの強みなんです。
続いて4つ目の活用術です。データの操作もCopilotを使えば一瞬です。このまま指示を続けます。「利益率で降順の並び替えをして」という指示を出します。するとCopilotから結果が返ってきたので、適用をクリックするとA列「利益率」が降順になりました。先ほどのカラースケールをつけているので見やすいかと思いますが、オレンジ色からだんだん濃い緑色に変わっています。正しく並び替えができています。さらに文字列の置換もできるんです。「顧客名について、田中電気株式会社を根元電気株式会社に置換して」という指示を出してみます。B列が顧客名の列になります。すると「B2からB2011の全ての田中電気株式会社を根元電気株式会社に置き換えます」という風な結果が返ってきました。7行目や17行目に田中電気株式会社とあるので、適用をクリックしてみると、見事に根元電気株式会社に変換されました。試しに「田中電気株式会社」でこのシートを検索してみると、1件もヒットしないので、正しく置換されていることが分かります。このようにCopilotを使うことで、データの並び替えや置換なども、あっという間にしてしまうんです。
最後の事例はシートをまたがるデータ分析です。皆さんの会社もそうだと思うんですけど、会社のデータって1つのシートに全てが管理されてることってあまりないですよね？Copilotであれば、複数のシートにまたがるデータ分析も簡単にできてしまうんです。例えばこちらのExcelでは、「販売データ」シートでは、日々の顧客の販売データが蓄積されています。顧客ID、商品ID、数量、このような形でデータが構成されています。2つ目のシートが「商品マスター」のシートで、これは商品IDに紐づく商品名と単価が管理されているデータになります。3つ目が「顧客マスター」のシートで、顧客IDに紐づく顧客名、居住地、性別が管理されているシートです。このように日々登録されるデータといわゆるマスターデータと呼ばれるものは別々に管理されるのが一般的なデータ管理になります。これもCopilotを使えば簡単に分析できてしまうんです。ではやってみましょう。まず始めに「商品マスターの商品IDと販売データの商品IDを比較して、販売データのシートに商品マスターから単価を挿入する」そういうような指示を出します。結果が返ってきたので、列の挿入をクリックします。さらに追加で「商品マスターの商品ID、販売データの商品IDを比較して、販売データシートに商品名を追加して」という指示も出します。こちらも列の挿入を行います。では、Copilotが正しく列の挿入できているか実際に確認してみましょう。商品ID201は単価100円の「リンゴ」という商品のようです。実際に見てみると「リンゴ」の100円です。商品ID202は単価50000円の「ブドウ」と書かれており、商品マスターでも商品ID202は「ブドウ」の単価50000円と、正しく商品マスターからデータを取ってこれていることが分かります。次は顧客マスターからもデータを取ってきたいと思っています。「顧客マスターの顧客ID、販売データの顧客IDを使って、販売データシートに顧客名を追加してもらいましょう」列の挿入をクリックします。顧客ID1001は「田中一郎」さん、顧客ID1002は「高橋ひろし」さんと出力されました。顧客マスターを確認すると、正しく顧客名を取ってこれていることが分かります。このように簡単な指示で複数のシートから情報を取ってくることが可能です。これに対して「単価と数量を元に売上を算出して」と指示を出します。列の挿入をクリックすると、単価と数量を元に売上を計算してくれています。計算式を確認すると、適切に数量をかける単価ができていることが分かります。さらに追加の指示として「顧客の名前ごとの購入回数を教えて」と指示をします。すると「田中一郎」さんの行は6と出ているので、「田中一郎」さんは6回購入していることが分かります。正しいかを確認してみましょう。フィルターで「田中一郎」さんだけをフィルタリングしてみると、「田中一郎」さんは6行ありますので、Copilotが正しく顧客の名前ごとの購入回数を計算できていることが分かります。そして最後に「田中一郎さんにおける商品名ごとの売上を教えて」と指示を出します。すると「田中一郎」さんの商品名別の売上のグラフが作成されました。こちら「新しいシートに追加」をすると、ピボットテーブルと「田中一郎」さんの商品ごとの売上が出力されています。このようにCopilotを使えば、複数のシートにまたがって管理されているデータも簡単に集計、分析、グラフ作成が行えちゃうんです。これはものすごく実用的で、多くの企業において大幅な生産性向上と業務効率化につながる使い方になりますね。
以上5つの事例をご紹介いたしました。今ならCopilotを使った活用事例、プロンプトマニュアルを無料で配布しちゃいます。Officeを使ったあるある事例を20個ほどまとめた活用事例集になっています。プロンプトやマニュアルもあるので、コピペでそのまま使えて、皆さんの仕事の生産性が爆上がりすること間違いありません。概要欄の公式LINEからお友達になっていただいた後に、「AI」とメッセージを送ってくださった方限定の無料プレゼントになっています。是非LINEのお友達になっていただき、プレゼントをお受け取りください。
今日の動画をまとめると、ExcelでAIを使って業務を効率化するためには、日本語でやりたいことの指示を出すだけで、Copilotが代わりに自動実行してくれる。そんな事例を5つご紹介いたしました。皆さんは日々の業務の中で、限られたリソースを使って最大限の成果を出さなければならない、そんなプレッシャーの中でビジネスを行っているとと思います。私もこれまで多くの企業様を支援してまいりましたので、その厳しさを痛感しております。日本企業の90％が生成AIをまだ導入できておりません。だからこそ、この動画を見てくださって、生成AIの簡単さや有効性を理解していただいたあなたなら、明日から、いや今日から自社に生成AIの導入ができるはずです。そしてそれがあなたのビジネスの生産性向上、業務効率化に大きな貢献をすること間違いありません。この動画があなたの会社の成長の一助になればこんなに嬉しいことはありません。
最後までご視聴いただきありがとうございました。この動画が参考になったという方は、チャンネル登録や高評価をよろしくお願いいたします。疑問点があればコメント欄に是非書いてください。アンサー動画や返信をさせていただきます。ご視聴ありがとうございました。[音楽] たH [音楽]